高校檔案館如何助力校友工作淺探

摘 要：高校校友工作是高校整體工作的重要組成部分，對高校的發(fā)展有著非常重要的作用。檔案館作為高校檔案工作的業(yè)務(wù)管理部門，是永久保存和提供利用本校檔案的機(jī)構(gòu)，在做好校友工作、促進(jìn)校友文化建設(shè)方面具有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢。本文以南京工程學(xué)院為例，探討了高校檔案館如何發(fā)揮檔案優(yōu)勢，助力高校校友工作。

關(guān)鍵詞：高校;檔案館;校友工作

高校校友是指曾在學(xué)校各辦學(xué)時期學(xué)習(xí)或工作過的師生員工，含畢業(yè)生、肄業(yè)生、進(jìn)修生、成教生和兼職教授、名譽(yù)教授、客座教授、訪問學(xué)者等以及對學(xué)校做出重大貢獻(xiàn)的人。南京工程學(xué)院高度重視校友工作，積極推進(jìn)校友組織和校友文化建設(shè)，各地校友聯(lián)誼會積極發(fā)揮橋梁紐帶作用，聚力聯(lián)感情、搭平臺、匯資源，聚焦促合作、促發(fā)展、促共贏，不斷提升服務(wù)校友的工作能力，不斷提升校友工作對學(xué)校發(fā)展的貢獻(xiàn)力，更好打造學(xué)校與校友的命運(yùn)共同體，更好支撐學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展和特色鮮明的一流應(yīng)用型工程大學(xué)建設(shè)。南京工程學(xué)院的快速發(fā)展，得益于廣大校友的關(guān)心、支持、鼓勵與貢獻(xiàn)，學(xué)校的每一項(xiàng)工作都牽動校友的心，每一點(diǎn)成績都凝聚校友的付出。校友是學(xué)校的最大財(cái)富，他既是一個身份稱謂，更是一種情感認(rèn)同，是校友們共同創(chuàng)造母校昨日的輝煌歷史，共同成就母校今天的一座座豐碑，為母校贏得美好聲譽(yù)。校友們的支持是推進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)蓬勃發(fā)展的重要保障和堅(jiān)不可摧的精神力量，是促進(jìn)學(xué)校工作的堅(jiān)強(qiáng)后盾，是激勵學(xué)校前進(jìn)的不竭動力。

2020年2月，新冠肺炎全球肆虐，在學(xué)校繼續(xù)做好疫情防控及開學(xué)準(zhǔn)備工作的關(guān)鍵時刻，校友們心系母校、奉獻(xiàn)愛心、捐贈防疫物資，以實(shí)際行動支持學(xué)校復(fù)學(xué)復(fù)工，充分體現(xiàn)高度的社會責(zé)任與擔(dān)當(dāng)。繼108班校友、中國工程院沈國榮院士委托南京均添榮益慈善基金會向?qū)W校捐贈了2臺人像測溫?cái)z像機(jī)、10臺移動紫外線消毒車、10020只口罩、16把額溫槍;工程071班校友朱國亮、營銷081班校友施春雷冒著大雨來到學(xué)校，向母校捐贈21把醫(yī)用測溫槍和2000只口罩;2006級校友王勁軍捐贈1噸84消毒液、500個醫(yī)用外科口罩;電8913班校友王育華捐贈了3噸中藥成分消毒液……學(xué)校陸續(xù)收到校友寄來的醫(yī)用一次性口罩等防疫物資，校友用自己的方式、用善舉溫暖了這個特別的冬天。校友資源和校友文化在一定程度上也是衡量高校成績的重要指標(biāo)之一，艾瑞深中國校友會網(wǎng)發(fā)布2021中國大學(xué)青年創(chuàng)業(yè)精英校友排名，南京工程學(xué)院位列全國第19位，躋身全國20強(qiáng)，居江蘇省首位。

做好校友工作，促進(jìn)校友文化建設(shè)，不只是校友會的事，它涉及方方面面，需要學(xué)校各部門相互配合，共同推進(jìn)。檔案館作為學(xué)校檔案工作的業(yè)務(wù)管理部門，是永久保存和提供利用本校檔案的機(jī)構(gòu)，在做好校友工作、促進(jìn)校友文化建設(shè)方面具有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢。本文以南京工程學(xué)院為例，談?wù)劯咝n案館如何發(fā)揮檔案優(yōu)勢做好校友服務(wù)工作。

一、要高度重視校友工作和校友文化建設(shè)，強(qiáng)化校友檔案意識

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的真正重視，是做好校友工作、促進(jìn)校友文化建設(shè)的基本前提。校友檔案的收集是一項(xiàng)長期而復(fù)雜的工作，檔案館在收集校友檔案資料的過程中，需要其他部門的積極配合和支持，沒有學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，校友工作就會像一盤散沙。因此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要積極協(xié)調(diào)好校友檔案管理工作和學(xué)校中心工作的關(guān)系，呼吁各部門協(xié)助檔案館做好校友資料的收集工作，解決好校友檔案管理中實(shí)際存在的問題。另外，學(xué)校要不斷提高各部門工作人員的檔案意識和責(zé)任感，充分認(rèn)識校友工作對學(xué)校發(fā)展的重要性，善于發(fā)現(xiàn)校友檔案并及時送交檔案館歸檔，盡可能形成完備的校友檔案大數(shù)據(jù)。

二、多渠道專門收集和完善與校友相關(guān)的檔案，切實(shí)加強(qiáng)校友資源建設(shè)

1.做好與教職工切身利益相關(guān)檔案的收集、整理、歸檔工作

序號 相關(guān)檔案 具體內(nèi)容

1 人事相關(guān)檔案 學(xué)歷學(xué)位、人事任免、職稱評審、職稱聘用、轉(zhuǎn)正定級、教師資格認(rèn)定、培訓(xùn)進(jìn)修、掛職鍛煉、獎懲情況、考核考評等。

2 教學(xué)相關(guān)檔案 教學(xué)計(jì)劃、方案，教學(xué)量工作完成情況、教學(xué)參考書目、考試題、教學(xué)實(shí)習(xí)材料，教學(xué)獎懲情況等。

3 科研相關(guān)檔案 科研課題立項(xiàng)及完成情況、科研成果轉(zhuǎn)化情況、科研專利、科研論文、科技發(fā)明、指導(dǎo)學(xué)生在科技競賽中獲獎情況等。

4 民主政治相關(guān)檔案 政治面貌、組織關(guān)系、政治評價(jià)、政治作為、來信來訪、民主選舉、工齡黨齡、獎懲情況等。

5 社會保障相關(guān)檔案 工資福利、醫(yī)療保險(xiǎn)、養(yǎng)老保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)和津貼、失業(yè)保險(xiǎn)、住房公積金和住房補(bǔ)貼、婚姻狀況、戶籍等。

6 基建相關(guān)檔案 涉及個人的征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖、拆遷、補(bǔ)償協(xié)議書、教職工住宅樓圖紙等。

7 其他相關(guān)檔案 ─

2.做好與在校學(xué)生切身利益相關(guān)檔案的收集、整理、歸檔工作。

序號 相關(guān)檔案 具體內(nèi)容

1 個人基本情況檔案 姓名、性別、民族、家庭成員、主要社會關(guān)系、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、體檢表等。

2 學(xué)籍檔案 高考成績、普通高等學(xué)校錄取新生名冊、學(xué)籍變更材料（升級、留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)）、專業(yè)、班級、學(xué)歷學(xué)位信息等。

3 政治檔案 政治面貌、黨團(tuán)組織材料、學(xué)生干部經(jīng)歷材料、獎學(xué)金證明材料、競賽獲獎情況材料等。

4 成績檔案 學(xué)習(xí)成績單、外語等級考試成績、計(jì)算機(jī)等級考試成績、普通話等級考試成績、各類從業(yè)資格證書成績等。

5 畢業(yè)生檔案 實(shí)習(xí)情況、就業(yè)情況、檔案及黨團(tuán)關(guān)系轉(zhuǎn)接情況等。

6 升學(xué)進(jìn)修留學(xué)檔案 升學(xué)進(jìn)修留學(xué)方式、學(xué)校機(jī)構(gòu)名稱、入學(xué)成績等。

7 聲像相關(guān)檔案 入學(xué)照片、畢業(yè)照及一些活動照片、視頻等。

8 其他相關(guān)檔案 ─

3.持之以恒地做好畢業(yè)生跟蹤工作

高校要樹立終生跟蹤校友的觀念，學(xué)校不僅要跟蹤校友在校時的學(xué)習(xí)情況，還要跟蹤他們學(xué)成離校后的工作情況和社會活動情況、優(yōu)秀事跡以及社會影響、聯(lián)系方式等全方位的數(shù)據(jù)和信息。這是一項(xiàng)長期而艱巨的工作，需要全體教職員工和廣大校友共同參與，才能保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整和及時更新。南京工程學(xué)院面向應(yīng)屆畢業(yè)生按每個班級推薦1～2名畢業(yè)班校友聯(lián)絡(luò)員，對擔(dān)任畢業(yè)班校友聯(lián)絡(luò)員有意愿的畢業(yè)生也可向?qū)W院自薦，經(jīng)同意后產(chǎn)生，畢業(yè)班校友聯(lián)絡(luò)員由學(xué)校統(tǒng)一任聘，負(fù)責(zé)本班畢業(yè)生的跟蹤工作。如果說，離開母校后，南京工程學(xué)院的校友們猶如一顆顆散落的珍珠，在各自領(lǐng)地散發(fā)著光亮，那么校友聯(lián)絡(luò)員就如同一根金線，將這些散落的珍珠顆顆串起。

4.做好杰出校友專題檔案建設(shè)

在南京工程學(xué)院百年辦學(xué)歷程中，涌現(xiàn)出了無數(shù)杰出校友，從國民革命時期、抗日戰(zhàn)爭時期為民族解放不惜拋頭顱、灑熱血，前赴后繼、英勇斗爭的尹景伊烈士、王順芳烈士、陳元達(dá)烈士、鄭文道烈士、鄭香山烈士、朱覺烈士，到中國現(xiàn)代化建設(shè)時期引領(lǐng)電力前沿技術(shù)創(chuàng)新成果轉(zhuǎn)化典范的沈國榮、在平凡中奉獻(xiàn)才智的全國勞模盧宗奎、為核反應(yīng)堆“把脈問診”的“工人院士”何少華、用執(zhí)著“匠心”做電力“匠人” 的王生強(qiáng)、把紅色基因融入綠色發(fā)展之路的朱共山等，他們都是學(xué)校的驕傲和名片，我們要切實(shí)做好這些杰出校友的專題檔案建設(shè)，發(fā)揮他們在校園精神和校友文化方面的引領(lǐng)、示范作用。

5.運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)打造校友信息大數(shù)據(jù)平臺，做好校友檔案數(shù)字化工作

南京工程學(xué)院非常重視檔案，特別是校友檔案的數(shù)字化工作，開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作時，首先，考慮的就是歷年新生錄取名冊、學(xué)籍卡、畢業(yè)生成績單、學(xué)位授予名冊、畢業(yè)生驗(yàn)印名冊等，這一部分檔案是日常工作中校友們利用率最高的。其次，是教職工職稱評定、科研項(xiàng)目、人事任免和表彰獎勵等，職稱評審的時候經(jīng)常會用到。最后，是其他檔案的數(shù)字化。

學(xué)校購買了綜合檔案管理軟件，數(shù)字化后的數(shù)據(jù)直接掛接到軟件中，實(shí)現(xiàn)了校友檔案的全文檢索利用。有關(guān)學(xué)生的新生錄取名冊、學(xué)籍卡、畢業(yè)生成績單、學(xué)位授予名冊、畢業(yè)生驗(yàn)印名冊等，要求一一對應(yīng)掛接到每個人，有關(guān)教師職稱評定、科研項(xiàng)目、人事任免、表彰獎勵等涉及個人切身利益的檔案資料，數(shù)字化的時候在文件標(biāo)題里要求錄入所有相關(guān)人員名字。

四、強(qiáng)化服務(wù)意識，做好校友檔案的查詢利用工作

新冠肺炎疫情發(fā)生以來，我校檔案館不斷創(chuàng)新檔案查詢工作方式，努力克服疫情期間校園封閉帶來的影響，積極啟動“居家辦公、線上服務(wù)”模式，通過電話、傳真、電子郵件、門戶網(wǎng)站、微信公眾號等非接觸式業(yè)務(wù)受理方式遠(yuǎn)程查檔，妥善處理教育部學(xué)位與研究生教育發(fā)展中心認(rèn)證處、省高校招生就業(yè)指導(dǎo)服務(wù)中心等單位及學(xué)生在就業(yè)應(yīng)聘、出國留學(xué)、考研深造、晉升補(bǔ)檔等檔案需求方面的查檔和信息咨詢工作，確保防疫、工作兩不誤，線上查檔不打烊，為戰(zhàn)“疫”出力，做到疫情當(dāng)前，服務(wù)有情。山東濰坊的一位畢業(yè)生收到檔案館寄發(fā)的檔案材料后回信說：母校有如此負(fù)責(zé)的老師，讓我們學(xué)生心里很感動！

五、充分利用信息化手段開展校友工作

依托微信、微博、QQ等現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)媒體等各種畢業(yè)生熟知、常用的新媒體聯(lián)系方式，保持畢業(yè)生與學(xué)校、院系、老師的聯(lián)系和互動。及時了解校友需求，解答校友提出的問題，推送學(xué)校最新資訊，讓校友第一時間了解學(xué)校的發(fā)展動態(tài)。每逢傳統(tǒng)節(jié)日，送上母校的節(jié)日祝福，增強(qiáng)校友對母校的親近感。

六、結(jié)合“6.9”國際檔案日，做好校友畢業(yè)季檔案主題宣傳

每年“6.9”國際檔案日，檔案館都會同期舉辦“畢業(yè)季，檔案與你同行”主題宣傳活動，工作人員通過設(shè)立宣傳展板、發(fā)放宣傳資料、設(shè)立咨詢臺等方式，對學(xué)籍檔案查閱流程、畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞流程等內(nèi)容進(jìn)行宣傳，為師生、畢業(yè)生家長現(xiàn)場答疑解惑。檔案館微信公眾號還同步推送《畢業(yè)季，檔案與你同行》宣傳文章。多種形式的宣傳令廣大畢業(yè)生更加了解檔案在未來人生歷程中的重要性，為畢業(yè)生由“學(xué)校人”轉(zhuǎn)變?yōu)椤吧鐣恕?，開啟新的“人生旅程”提供了必要的檔案知識指導(dǎo)。

七、積極參與校友文化建設(shè)，用心搭建有品質(zhì)、有內(nèi)涵、有溫度的校友文化，強(qiáng)化校友對母校的精神共鳴和愛校榮校的思想認(rèn)同

一是積極參與校慶和校友返校日活動。在南京工程學(xué)院成立5周年、10周年、20周年以及每年10月底的校友返校日活動中，檔案館積極參與，主動為學(xué)校提供學(xué)校發(fā)展歷程中的重大事件、珍貴照片、校友信息，隨時準(zhǔn)備為需要查檔的校友提供服務(wù)。

二是建立杰出校友檔案陳列室，培養(yǎng)學(xué)生的愛校情懷，激發(fā)“知校、愛校、榮校、興校”的自豪感、榮譽(yù)感和責(zé)任感。

三是舉辦主題展覽，展示校友風(fēng)采，如“弘揚(yáng)傳統(tǒng)文化 增強(qiáng)文化自信——紅色主題剪紙藝術(shù)體驗(yàn)活動”、校友攝影展、校友書畫展，用人文素養(yǎng)和藝術(shù)素養(yǎng)的提升來促進(jìn)在校學(xué)生專業(yè)技能的提高。

四是舉辦“我與母校的故事”征文活動，向全體校友征集回憶性文章，回憶在學(xué)校學(xué)習(xí)、生活、工作過程中難忘的點(diǎn)點(diǎn)滴滴。

五是共繪校友樹，將簽到墻以一棵樹的形式呈現(xiàn)，事先做好形狀，將校友的簽名或手印去填滿這棵校友樹，表達(dá)花開滿園，桃李芬芳，學(xué)校發(fā)展生生不息的美好寓意。

六是重視校友檔案研究，做好校友檔案編研工作，賦予校友檔案生命力，營造良好的校友文化氛圍，推進(jìn)學(xué)校校園精神的傳承與創(chuàng)新，強(qiáng)化校友對學(xué)校精神的認(rèn)同，強(qiáng)化學(xué)校精神在文化引領(lǐng)與社會和諧方面的積極作用，充分發(fā)揮校友資源的育人功能。

七是加強(qiáng)對校友工作的宣傳，在檔案館主頁上開設(shè)豐富多樣的專欄。比如，有關(guān)學(xué)校發(fā)展歷程的老照片、各個年代的畢業(yè)照、校友故事、校友講壇、校友名冊、校友風(fēng)采等。

八是開展檔案捐贈活動，向校友征集在校就讀時期保存的珍貴實(shí)物檔案以及畢業(yè)后取得的榮譽(yù)和成果等。捐贈堅(jiān)持自愿原則，引導(dǎo)畢業(yè)生微捐大愛，表達(dá)對母校的感激之情，引導(dǎo)學(xué)校捐贈風(fēng)氣養(yǎng)成。

九是走訪老校友、杰出校友、有困難的校友，定期將校友刊物寄送給校友。走訪校友既能夠與校友建立良好的感情基礎(chǔ)，使校友倍感母校的關(guān)懷和溫暖，還能夠讓校友了解到學(xué)校的發(fā)展近況。檔案館非常重視校友走訪工作，多次派人專程去嘉興、無錫等地看望1953屆老校友們，給他們送去母校的問候和關(guān)愛。

總之，校友工作是一項(xiàng)艱巨而重要的綜合性工作，是高校整體工作的一個重要組成部分。檔案館要充分發(fā)揮自身檔案優(yōu)勢，加強(qiáng)與校友之間的聯(lián)系和互動，與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新工作方式，為校友終身發(fā)展服務(wù)，與校友攜手并進(jìn)，共同譜寫母校未來的華彩樂章。

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（作者單位：南京工程學(xué)院檔案館）

基金項(xiàng)目：本文系南京工程學(xué)院校級科研基金項(xiàng)目，（項(xiàng)目編號：CKJC202104）。

作者簡介：王調(diào)江（1973-），男，漢族，湖南隆回人，助理研究員，文學(xué)士，研究方向：高等教育管理。