OA系統(tǒng)下高校電子文件歸檔管理現(xiàn)狀問(wèn)題及對(duì)策

鞏君慧　趙曉紅

摘 要：高校OA系統(tǒng)的廣泛使用，產(chǎn)生了大量的電子文件，對(duì)其進(jìn)行規(guī)范歸檔管理關(guān)系到高校檔案信息化建設(shè)和學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展。文章結(jié)合西藏民族大學(xué)近五年電子文件歸檔實(shí)踐，分析了歸檔過(guò)程中存在的問(wèn)題，并提出相應(yīng)的解決策略。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng);高校電子文件歸檔管理;問(wèn)題;對(duì)策

隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展，近年來(lái)，高校的辦公自動(dòng)化（簡(jiǎn)稱OA）系統(tǒng)得到普及并廣泛應(yīng)用。在OA辦公自動(dòng)化過(guò)程中，高校各部門(mén)產(chǎn)生了大量的電子文件，對(duì)其進(jìn)行歸檔管理成為學(xué)校管理活動(dòng)的重要內(nèi)容之一。電子文件歸檔管理水平的高低直接關(guān)系到高校的可持續(xù)發(fā)展。但是從高校電子文件歸檔管理現(xiàn)況來(lái)看，存在諸多問(wèn)題亟待解決。本文結(jié)合筆者所在的西藏民族大學(xué)（以下簡(jiǎn)稱民大）近五年電子文件歸檔實(shí)踐，分析了歸檔過(guò)程中存在的問(wèn)題，并提出相應(yīng)的解決策略，旨在探索出高校電子文件歸檔工作有效的解決路徑。

一、OA系統(tǒng)下高校電子文件歸檔管理現(xiàn)狀及問(wèn)題

1.電子文件的歸檔意識(shí)淡薄，管理制度不健全

就筆者所了解，許多高校在使用OA系統(tǒng)后，電子文件從生成到歸檔，上至主管領(lǐng)導(dǎo)下至普通的檔案工作人員，都存在對(duì)電子文件的歸檔意識(shí)淡薄和不夠重視，缺乏電子文件管理的前瞻性，檔案信息化建設(shè)投入不足，影響了電子文件歸檔工作的有效開(kāi)展。有的高校雖然明確了電子文件歸檔流程，但沒(méi)制訂相應(yīng)的責(zé)任制度，工作責(zé)任不明晰，牽涉部門(mén)互相推諉扯皮。還有的在電子文件辦理完后，不經(jīng)過(guò)鑒定所有電子件直接發(fā)送存檔，導(dǎo)致收集到的電子文件重復(fù)，如民大OA最初處理公務(wù)活動(dòng)8個(gè)流程，其中的二級(jí)單位內(nèi)部閱辦流程基本是轉(zhuǎn)發(fā)他部門(mén)發(fā)文給本部門(mén)人員知曉的，文件本身已由發(fā)文部門(mén)歸檔了，再歸就會(huì)造成重復(fù)歸檔，這時(shí)就要經(jīng)過(guò)鑒定此流程的電子文件不歸檔，在前端結(jié)束流程就好了?，F(xiàn)已增加到15個(gè)流程，產(chǎn)生的電子文件歸與不歸，還需要再鑒定。另外，部分高校對(duì)電子文件的保存工作做得不到位，電子文件存儲(chǔ)媒介的存儲(chǔ)場(chǎng)所簡(jiǎn)單隨意，導(dǎo)致電子檔案易受到不適宜的溫度、濕度、磁場(chǎng)強(qiáng)、光線的影響而損壞?？梢?jiàn)，要確保高校電子文件歸檔管理順利進(jìn)行，就必須要建立相應(yīng)規(guī)范的歸檔規(guī)章制度，確保各個(gè)關(guān)節(jié)、各個(gè)步驟都能夠有條不紊地順利進(jìn)行。

2.電子文件應(yīng)歸元數(shù)據(jù)收集不齊全、不規(guī)范

自2016年民大OA系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)對(duì)接運(yùn)行5年以來(lái)，電子文件的歸檔問(wèn)題就層出不窮，始終處于摸索攻關(guān)難度的過(guò)程。首先，是從最初的OA電子文件加密導(dǎo)致接入檔案系統(tǒng)中文件是亂碼，工作人員只能通過(guò)離線下載全文、文件簽發(fā)流程單，然后再上傳到檔案系統(tǒng)中，容易出現(xiàn)遺漏下載的情況;其次，是文件簽發(fā)流程單（HTML格式）上的領(lǐng)導(dǎo)簽名在檔案系統(tǒng)中捕獲不到，后經(jīng)過(guò)技術(shù)突破，在OA中采用在計(jì)算機(jī)上安裝虛擬打印機(jī)和傲游瀏覽器2進(jìn)入OA系統(tǒng)的方式，把文件簽發(fā)流程單轉(zhuǎn)換成PDF格式通過(guò)OA系統(tǒng)與文件附件并列上傳的形式，或通過(guò)本地計(jì)算機(jī)保存再依據(jù)文件目錄在檔案系統(tǒng)中上傳的方式收集并歸檔電子簽名，這樣的歸檔方式給檔案工作尤其兼職檔案員造成難度大、工作量大、錯(cuò)誤率高、效率低等問(wèn)題。直到2018年下半年，經(jīng)通達(dá)OA系統(tǒng)升級(jí)開(kāi)發(fā)，才實(shí)現(xiàn)了電子文件個(gè)人簽名的收集，也實(shí)現(xiàn)了電子文件的實(shí)時(shí)歸檔;最后，是OA系統(tǒng)中自2018年度以來(lái)的電子文件缺乏合法的電子公章就直接歸檔保存。原因是校辦基于電子公章的不安全性和可篡改性，要求各職能部門(mén)電子文件此后不再蓋電子公章。

3.電子文件“雙套制”歸檔管理模式并存

在數(shù)字化發(fā)展不全面和無(wú)紙化進(jìn)程的過(guò)渡時(shí)期，電子文件實(shí)行“雙套制”管理十分有必要，可以實(shí)現(xiàn)二者的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。紙質(zhì)文件保存原始記錄，發(fā)揮憑證作用，電子文件發(fā)揮在檢索、利用、傳輸?shù)确矫娴膬?yōu)勢(shì)。但隨著辦公自動(dòng)化和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子化趨勢(shì)，國(guó)家數(shù)字轉(zhuǎn)型不斷推進(jìn)與無(wú)紙化目標(biāo)的背景下，電子文件種類、數(shù)量不斷增加，“雙套制”管理大大增加了管理成本，造成社會(huì)資源的重復(fù)浪費(fèi)（紙張打印、掃描等），降低了管理效率。同時(shí)，“雙套制”管理也會(huì)使管理者依賴紙質(zhì)文件，而弱化電子文件管理的規(guī)范性。有可能造成在前端業(yè)務(wù)出現(xiàn)缺失電子文件元數(shù)據(jù)等問(wèn)題，以及在后端業(yè)務(wù)中忽視了對(duì)電子檔案的定期檢查、更新、備份與遷移。

就民大來(lái)說(shuō)，其他教學(xué)、科研等業(yè)務(wù)系統(tǒng)還未與檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)接，只能打印紙質(zhì)歸檔。僅OA辦公系統(tǒng)下，學(xué)校也遵循著雙套制的歸檔規(guī)定，電子文件和紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔保存，增加了歸檔任務(wù)量及管理成本。一方面最突出的問(wèn)題是電子文件缺失電子公章這個(gè)元數(shù)據(jù)，不得不打印出紙質(zhì)文件，加蓋部門(mén)實(shí)體公章，起到法律憑證作用。另一方面學(xué)校雖然推行無(wú)紙化辦公，要求各部門(mén)擬稿、核稿、審批均在OA上進(jìn)行，但還是有一部分人直接把紙質(zhì)交由領(lǐng)導(dǎo)審批，最后有可能造成文件遺漏丟失而無(wú)法歸檔。

4.跨部門(mén)、跨流程的一件文件或相互間有有機(jī)聯(lián)系的文件，或者成套性文件材料不能實(shí)現(xiàn)組合文件的歸檔

目前，在民大OA系統(tǒng)歸檔的流程主要有7個(gè)。文件簽發(fā)流程單（辦文簽、發(fā)文簽、擬辦單等）、文件擬稿、紅頭發(fā)文根據(jù)檔案歸檔要求應(yīng)為一件文件，但在我校目前分散在辦文流程、發(fā)文流程、請(qǐng)示報(bào)告流程等流程中，如其他職能部門(mén)在學(xué)校辦文流程中擬稿、核稿、簽批，要以學(xué)校的名義套制紅頭，就交給校辦秘書(shū)科經(jīng)發(fā)文流程套紅印發(fā)，這樣文件辦文簽、文件擬稿、發(fā)文簽、紅頭文就分割在辦文流程、發(fā)文流程中，實(shí)現(xiàn)不了在OA系統(tǒng)在線即時(shí)組合歸檔為一件。再比如，上級(jí)來(lái)文經(jīng)過(guò)機(jī)要收文掃描，通過(guò) OA 系統(tǒng)發(fā)送電子文件給需要知曉、辦理文件的相關(guān)部門(mén)，也產(chǎn)生大量的電子文件，有些電子文件是學(xué)校上報(bào)給自治區(qū)教育廳等上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示或報(bào)告等，文件材料之間有著密不可分的有機(jī)聯(lián)系（如批示、請(qǐng)示等），因?yàn)槟壳八猩蠄?bào)文擬稿在學(xué)校辦文流程中，上報(bào)的紅頭文只有紙質(zhì)形式，上級(jí)批示卻散在上級(jí)來(lái)文流程中，要想實(shí)現(xiàn)組合只能采取離線下載上傳檔案系統(tǒng)合為一件的做法，耗時(shí)費(fèi)力。目前，跨部門(mén)、跨流程的一件文件或相互間有有機(jī)聯(lián)系的文件，以及成套性文件材料實(shí)現(xiàn)組合文件的歸檔還是一個(gè)技術(shù)難題。

5.檔案工作人員業(yè)務(wù)能力不足

據(jù)筆者所知，包括民大在內(nèi)的各高校檔案工作人員，不管是專職還是兼職檔案員，對(duì)電子文件歸檔管理認(rèn)識(shí)不到位，不能熟練使用電子檔案管理系統(tǒng)。不按時(shí)參加電子檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，歸檔管理不規(guī)范，不適應(yīng)檔案管理信息化、現(xiàn)代化的需求。

二、加強(qiáng)OA系統(tǒng)高校電子文件歸檔管理工作的對(duì)策

1.轉(zhuǎn)變管理理念，完善電子文件歸檔管理制度

高校各部門(mén)在日常工作活動(dòng)中會(huì)生成文本、圖形、圖像等多種電子文件，要將其及時(shí)收集歸檔，必須要在全校范圍內(nèi)轉(zhuǎn)化檔案管理理念，完善電子文件歸檔管理各項(xiàng)規(guī)章制度。首先，高校檔案工作人員要跳出紙質(zhì)文件的老觀念，在全校大力宣傳電子文件歸檔的重要性，指導(dǎo)各部門(mén)兼職檔案人員順利做好各類電子文件的收集歸檔。其次，高校檔案各級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)電子文件歸檔管理過(guò)程中出現(xiàn)的技術(shù)難關(guān)投入充裕的經(jīng)費(fèi)。最后，完善電子文件歸檔管理制度。在OA系統(tǒng)下，高校要依據(jù)我國(guó)有關(guān)電子文件管理的相關(guān)法律法規(guī)，以及電子文件存儲(chǔ)特殊性、信息易變性、形式多樣性的特點(diǎn)，結(jié)合自身實(shí)際制訂電子文件歸檔規(guī)章制度。比如，《電子文件材料收集范圍和保管期限表》《電子文件歸檔細(xì)則》《電子文件管理規(guī)范》《電子文件的利用工作制度》《電子文件的保管備份制度》等。在相關(guān)制度下，對(duì)電子文件歸檔的方法與流程、歸檔部門(mén)與分工、歸檔具體要求和責(zé)任主體有詳細(xì)規(guī)定，還要落實(shí)責(zé)任制度，確保各項(xiàng)歸檔要求在各部門(mén)都能得到嚴(yán)格的落實(shí)與執(zhí)行，使高校檔案管理走向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化。

2.加強(qiáng)電子文件歸檔元數(shù)據(jù)收集的齊全性、完整性

根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）和《文書(shū)類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 46-2009）規(guī)定，用印、電子簽名是電子文件應(yīng)歸檔的元數(shù)據(jù)之一。電子簽名在電子文件中的作用在于進(jìn)行身份認(rèn)證，數(shù)據(jù)完整性檢驗(yàn)和抗抵賴。

《中華人民共和國(guó)電子簽名法》（2005年首次施行，2015年第一次修正，2019年第二次修正）第三章第十四條，以及2019年《國(guó)務(wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》（中華人民共和國(guó)國(guó)務(wù)院令第716號(hào)）第八條均規(guī)定“可靠的電子簽名與手寫(xiě)簽名或者蓋章具有同等的法律效力”。能夠被視為可靠的電子簽名，依據(jù)《電子簽名法》，須同時(shí)符合4個(gè)條件，即要具備身份進(jìn)行認(rèn)證技術(shù)、數(shù)字電子簽名技術(shù)、時(shí)間戳技術(shù)。身份認(rèn)證可采用權(quán)威的數(shù)字證書(shū)保證唯一性，數(shù)字證書(shū)就是網(wǎng)絡(luò)身份證，解決“我是誰(shuí)”的問(wèn)題。數(shù)字證書(shū)須符合《電子簽名法》《電子認(rèn)證服務(wù)管理辦法》等國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。國(guó)家工業(yè)和信息化部每年會(huì)公布換發(fā)電子認(rèn)證服務(wù)許可證企業(yè)名單，每5年審查予以換發(fā)。數(shù)字簽名技術(shù)以密碼為核心技術(shù)，采用專業(yè)電子簽章軟件確保。時(shí)間戳技術(shù)利用數(shù)字證書(shū)與簽名內(nèi)容進(jìn)行哈希運(yùn)算，確保及時(shí)發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)內(nèi)容被篡改。

電子印章是電子簽名的圖形化顯示，以密碼技術(shù)為核心，將數(shù)字證書(shū)、簽名密鑰與實(shí)物印章圖像有效綁定，實(shí)現(xiàn)各類電子文檔完整性、真實(shí)性和不可抵賴性。 要想使之與實(shí)物印章具有同等的法律效力，取決于電子印章的廠家有沒(méi)有用依法設(shè)立的第三方運(yùn)營(yíng)的數(shù)字證書(shū)。

民大OA系統(tǒng)目前電子印章合作的廠商是重慶軟航科技有限公司，但軟杭沒(méi)有使用第三方的數(shù)字認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)的數(shù)字證書(shū)，故電子印章和個(gè)人簽名只是圖片式的，印章和簽名的屬性不能顯示“我是誰(shuí)”、簽發(fā)者、頒發(fā)機(jī)構(gòu)、數(shù)據(jù)抗抵賴的時(shí)間戳等信息。經(jīng)咨詢陜西省數(shù)字證書(shū)認(rèn)證中心（陜西省印章服務(wù)中心），只有用數(shù)字認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)的u-key把數(shù)字證書(shū)寫(xiě)進(jìn)現(xiàn)有的電子印章系統(tǒng)，才是合法的。個(gè)人簽名手機(jī)端可以發(fā)云證書(shū)，打包收費(fèi)。PC電腦端可做云證書(shū)，也可發(fā)實(shí)體的。相關(guān)具體事宜還需校辦、網(wǎng)絡(luò)中心、圖書(shū)館專門(mén)研究考察可行性。

3.電子文件管理實(shí)現(xiàn)“雙套制”向“單套制”轉(zhuǎn)變

如前所述，在開(kāi)展電子文件管理初期，“雙套制”有利于電子文件歸檔管理工作。隨著信息化進(jìn)展，電子文件管理實(shí)踐的推進(jìn)，“雙套制”管理的弊端越來(lái)越凸顯。在國(guó)際上，美國(guó)、加拿大、澳大利亞、英國(guó)、丹麥、芬蘭、新西蘭等國(guó)對(duì)電子歸檔管理已逐步實(shí)現(xiàn)“單套制”的管理模式。在我國(guó)，一些省市地方政府對(duì)電子公文、一站式行政審批電子文件等開(kāi)展了全流程電子化管理，取得良好收效。公共服務(wù)行業(yè)中，對(duì)電子稅單、電子病歷、電子證照、電子訂單、電子合同、電子發(fā)票等進(jìn)行了單軌制管理探索。比如，2015年以來(lái)，上海自貿(mào)試驗(yàn)區(qū)開(kāi)展了電子文件歸檔和電子檔案單套制管理模式探索，并逐步推廣實(shí)施。國(guó)家開(kāi)發(fā)銀行開(kāi)展的助學(xué)貸款合同電子化和業(yè)務(wù)流程無(wú)紙化試點(diǎn)工作大大提高了信貸效率和管理水平，學(xué)生可在4分鐘內(nèi)完成在線貸款，每年減少合同套打用紙1500萬(wàn)張，節(jié)約檔案庫(kù)6000平方米等。新形勢(shì)、新實(shí)踐推動(dòng)了國(guó)家開(kāi)始推出電子文件單套制管理政策。國(guó)家檔案局2016年發(fā)布的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》指出，“在有條件的部門(mén)開(kāi)展電子檔案單套制（即電子設(shè)備生成的檔案僅以電子方式保存）、單軌制（即不再生成紙質(zhì)檔案）管理試點(diǎn)” 2016年8月修訂發(fā)布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）也取消了雙套制歸檔要求。

面對(duì)電子文件歸檔單套制管理的新趨勢(shì)，顯然，我國(guó)高校目前大多數(shù)檔案部門(mén)的“雙套制”已經(jīng)跟不上電子文件發(fā)展的新形勢(shì)要求，因此我國(guó)高校應(yīng)積極借鑒國(guó)內(nèi)外“單套制”管理經(jīng)驗(yàn)，貫徹執(zhí)行國(guó)家新政策，并結(jié)合本校的發(fā)展實(shí)際，積極與相關(guān)政府部門(mén)加強(qiáng)溝通與協(xié)作，推動(dòng)本校電子政務(wù)和信息化發(fā)展，加強(qiáng)校內(nèi)辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的對(duì)接，加強(qiáng)檔案部門(mén)與校內(nèi)其他部門(mén)間的溝通合作，只使用電子文件，并進(jìn)行電子文件歸檔管理，減少紙質(zhì)等資源的浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)歸檔。

4.實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)、跨流程組合文件關(guān)聯(lián)的途徑

如前所述，OA 系統(tǒng)產(chǎn)生的某些電子文件之間有這樣或那樣的聯(lián)系，所以 OA 系統(tǒng)的歸檔功能要同時(shí)滿足單份文件和組合文件的歸檔需求。對(duì)于民大跨部門(mén)、跨流程的文件實(shí)現(xiàn)組合歸檔的技術(shù)瓶頸，急需檔案部門(mén)、學(xué)校網(wǎng)絡(luò)中心、校辦、OA系統(tǒng)軟件公司、檔案管理系統(tǒng)公司等多部門(mén)溝通協(xié)作研究?？山梃b其他單位一些成熟的經(jīng)驗(yàn)做法。比如，可在歸檔文件申請(qǐng)單上設(shè)一個(gè)“文件類型”選項(xiàng)，設(shè)置一個(gè)組合文件歸檔的啟動(dòng)開(kāi)關(guān)“組合”，啟動(dòng)“組合”，“關(guān)聯(lián)文件”按鈕自動(dòng)顯示。點(diǎn)擊“關(guān)聯(lián)文件”出現(xiàn)查詢窗口，選擇與歸檔主文件相關(guān)聯(lián)的文件，確認(rèn)后，關(guān)聯(lián)文件的文號(hào)和題名自動(dòng)添加到歸檔信息窗口中，歸檔時(shí)主文件和關(guān)聯(lián)文件自動(dòng)打包向檔案系統(tǒng)傳輸。在查詢時(shí)，實(shí)現(xiàn)主文件和關(guān)聯(lián)文件與歸檔信息之間雙向查詢。

5.提升檔案工作人員有關(guān)電子文件歸檔管理的業(yè)務(wù)水平

檔案工作人員是電子文件歸檔工作的直接操作者，能力高低直接影響著檔案管理水平、服務(wù)質(zhì)量和工作效率。首先，檔案工作人員要深入學(xué)習(xí)電子文件管理的全套理論、技術(shù)方法，做好電子文件檔案歸檔各項(xiàng)工作。其次，檔案工作人員還要具備一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、設(shè)備維護(hù)能力等。最后，高校以及檔案管理部門(mén)要定期舉辦各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，使檔案工作人員更好地認(rèn)識(shí)和掌握新形勢(shì)下電子文件歸檔的理論知識(shí)和實(shí)踐操作規(guī)范，在檔案信息化建設(shè)中發(fā)揮更大作用。

總之，電子文件歸檔是新形勢(shì)下高校檔案管理工作的重點(diǎn)，是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。電子文件歸檔管理技術(shù)性更強(qiáng)，需要檔案管理部門(mén)、網(wǎng)絡(luò)信息部門(mén)、電子文件的形成部門(mén)聯(lián)合管理，統(tǒng)籌規(guī)劃，相互滲透，發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，使電子文件歸檔工作成為一體，將有利于加強(qiáng)全校電子文件歸檔管理工作的科學(xué)可行的有序化提升。

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（作者單位：西藏民族大學(xué)圖書(shū)館）

基金項(xiàng)目：本文為西藏民族大學(xué)校內(nèi)科研項(xiàng)目《高校照片檔案的收集管理和利用研究》（項(xiàng)目編號(hào)：19MDY06）成果之一。

作者簡(jiǎn)介：鞏君慧（1980-），女，漢族，陜西周至人，碩士，副研究館員，研究方向：檔案管理與利用服務(wù);趙曉紅（1968-），女，漢族，河南洛陽(yáng)人，本科，副研究館員，研究方向：圖書(shū)情報(bào)、檔案管理。