關(guān)于新時(shí)期文書(shū)檔案管理工作的思考

摘 要：文書(shū)檔案管理是資料管理工作中最重要的一部分，文書(shū)檔案管理的效果不僅直接影響到單位檔案管理工作的質(zhì)量，而且還關(guān)系著單位的整體管理水平。檔案資料為單位開(kāi)展各項(xiàng)工作打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策工作的重要依據(jù)。在我國(guó)文書(shū)檔案已經(jīng)逐步走向信息化、網(wǎng)絡(luò)化的大趨勢(shì)下，如何切實(shí)做好對(duì)文書(shū)檔案信息的管理，使其管理規(guī)范化、程式化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，不斷適應(yīng)辦公室信息管理工作變化的要求，是我國(guó)檔案管理人員值得深入探索的一個(gè)課題。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;文書(shū)檔案;管理工作

文書(shū)檔案管理工作對(duì)促進(jìn)單位的穩(wěn)定和可持續(xù)發(fā)展，具有非常重要的指導(dǎo)意義，不僅能夠準(zhǔn)確記錄企業(yè)的變遷和發(fā)展歷史，還能夠確保企業(yè)良好的發(fā)展趨勢(shì)。對(duì)于加強(qiáng)企業(yè)文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范化，主要是從加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作的信息化和體系建設(shè)、注重文書(shū)檔案管理人才和隊(duì)伍建設(shè)以及構(gòu)筑健全的文書(shū)檔案管理體系和制度等多個(gè)角度入手，確保了企業(yè)文書(shū)檔案管理工作的合理性、規(guī)范化，在此基礎(chǔ)上推動(dòng)了企業(yè)的快速成長(zhǎng)。

一、文書(shū)檔案管理的意義與主要特點(diǎn)

1.文書(shū)檔案管理的意義

文書(shū)檔案管理工作是一個(gè)單位在其發(fā)展中的重要工作記錄，單位的管理和發(fā)展都離不開(kāi)對(duì)其文書(shū)檔案的保存和管理，這是確保單位健康發(fā)展的重大前提。目前，文書(shū)檔案管理開(kāi)始在各類(lèi)單位中發(fā)揮出愈發(fā)明顯的作用。文書(shū)檔案管理工作具有許多特點(diǎn)，如具有很強(qiáng)的服務(wù)性、技術(shù)性以及政治性較為復(fù)雜，其在日常工作開(kāi)展階段有十分重要的指導(dǎo)作用。近年來(lái)，隨著我國(guó)企業(yè)規(guī)模和數(shù)量的不斷擴(kuò)大，企業(yè)內(nèi)部檔案記錄工作有了更加具體的目標(biāo)，面臨著更為復(fù)雜的要求。在信息化時(shí)代，文書(shū)檔案管理工作的管理方式和管理內(nèi)容發(fā)生了較大改變。相關(guān)檔案文書(shū)管理工作者必須認(rèn)識(shí)到問(wèn)題的嚴(yán)峻性，加強(qiáng)制度和方式創(chuàng)新，做到與時(shí)俱進(jìn)，提升和改善文書(shū)檔案管理工作的有效性和科學(xué)性。

2.文書(shū)檔案管理的主要特點(diǎn)

（1）專(zhuān)業(yè)性

檔案文書(shū)管理涉及企事業(yè)單位日常工作的各項(xiàng)記錄。比如，單位工作計(jì)劃、年度總結(jié)等，這些內(nèi)容的專(zhuān)業(yè)性都是非常強(qiáng)的，也就增加了管理工作的專(zhuān)業(yè)性要求。

（2）保密性

由于企事業(yè)單位內(nèi)部運(yùn)行生產(chǎn)記錄都關(guān)系著其發(fā)展的具體信息，具有極強(qiáng)的隱蔽性，因此文書(shū)檔案管理工作不是一項(xiàng)能夠隨意對(duì)人公布的隱秘性事業(yè)，它對(duì)于管理者具有較強(qiáng)的道德要求，要求管理者不隨意透露單位內(nèi)部的各項(xiàng)生產(chǎn)記錄，保密性較強(qiáng)。

（3）階段性

除了以上兩點(diǎn)之外，文書(shū)檔案管理本身還具備較強(qiáng)的實(shí)踐階段性?，F(xiàn)階段，大部分企事業(yè)單位都已經(jīng)配備檔案管理職能科室，為了能夠有效保證單位檔案文件資料具有相對(duì)連貫性、完整性，通常會(huì)以一年或半年時(shí)間作為一個(gè)管理周期，對(duì)該項(xiàng)目的文件資料進(jìn)行歸檔管理。

二、文書(shū)檔案管理工作規(guī)范化的影響因素

1.技術(shù)因素

就目前情況來(lái)看，一些企事業(yè)單位對(duì)檔案管理還沒(méi)有引起足夠重視，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理工作的意義和重要性，因此對(duì)于文書(shū)檔案管理仍然采取人工操作的管理模式，在對(duì)文件的查閱、儲(chǔ)存、整理以及檔案資料的搜集等多種操作上，手續(xù)都很繁雜，而且檔案的保管困難、差錯(cuò)率較高、管理效果低。除此之外，在文書(shū)檔案管理工作中，由于管理人員信息化水平不高，所以大部分文書(shū)檔案材料無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效共享，直接導(dǎo)致我國(guó)的文書(shū)管理水平下降。

2.人為因素

現(xiàn)階段，一些企事業(yè)單位中普遍缺乏專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)文書(shū)檔案管理工作的人員，大多是由秘書(shū)或者行政人員兼職，這些人員未曾經(jīng)過(guò)相關(guān)專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，大多不具備相關(guān)專(zhuān)業(yè)背景，不僅對(duì)文書(shū)檔案管理的操作基礎(chǔ)和理論知識(shí)認(rèn)識(shí)較低，對(duì)文書(shū)檔案管理工作的意義和重要性更沒(méi)有明確的了解。同時(shí)，因?yàn)榇蠖鄶?shù)文秘人員的主要任務(wù)就是對(duì)檔案資料進(jìn)行管理，雖然在檔案資料的管理和工作之間存在著一定聯(lián)系，但是大多數(shù)單位只是把文書(shū)資料和檔案的管理工作單純停留在形式上，并沒(méi)有切實(shí)針對(duì)文書(shū)資料和檔案工作進(jìn)行管理。

3.觀念因素

企事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作，主要目的是對(duì)所有文書(shū)信息資源進(jìn)行搜集、整理、歸納以及整合，便于其提取和應(yīng)用?，F(xiàn)階段，我國(guó)大多數(shù)中小型企業(yè)在推動(dòng)文書(shū)檔案管理工作中的“重藏輕用”觀念十分嚴(yán)重，大多企事業(yè)單位的檔案管理者把工作重點(diǎn)放在對(duì)文書(shū)檔案的保管、整理上，沒(méi)有高度重視對(duì)文書(shū)檔案的內(nèi)在價(jià)值進(jìn)行合理發(fā)掘、利用。

三、文書(shū)檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.相關(guān)單位的配合力度不夠

文書(shū)檔案管理工作涉及企事業(yè)單位發(fā)展的方方面面，因此需要各級(jí)相關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)做到積極配合和協(xié)調(diào)，但是目前我國(guó)大部分企事業(yè)單位對(duì)文書(shū)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致部分單位、部門(mén)為了保證自身利益，沒(méi)有做到切實(shí)配合工作。比如，當(dāng)進(jìn)行文書(shū)檔案歸檔工作時(shí)，按照我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，上交文檔必須做到格式統(tǒng)一，并有明確上交期限，但有些部門(mén)對(duì)檔案的上交存在拖延，甚至檔案規(guī)格不符合標(biāo)準(zhǔn)，這為企事業(yè)單位檔案管理工作帶來(lái)了非常大的難度和阻礙。同時(shí)， 也由于部分文書(shū)檔案管理工作者對(duì)自身職業(yè)缺乏專(zhuān)注和熱情，導(dǎo)致了他們對(duì)相關(guān)檔案的歸類(lèi)和整理工作并不認(rèn)真，甚至發(fā)生了丟失或錯(cuò)誤歸檔的情況，即使沒(méi)有在短時(shí)間內(nèi)帶來(lái)危害，但長(zhǎng)期發(fā)展必然會(huì)為單位發(fā)展帶來(lái)一定阻礙。

2.文書(shū)檔案管理體制不完善

就目前我國(guó)對(duì)于文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，現(xiàn)在大多數(shù)單位的文書(shū)檔案管理工作制度依然深受傳統(tǒng)黨政機(jī)關(guān)檔案管理制度的影響，無(wú)法充分理解“藏”與 “用”的關(guān)系，往往是重藏輕用，使檔案工作喪失了它應(yīng)具有的職能。同時(shí)，單位在開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作時(shí)通常是上級(jí)要求指示，下屬執(zhí)行，但是往往領(lǐng)導(dǎo)只抓大頭、框架，對(duì)細(xì)化部分沒(méi)有引起高度重視。比如，對(duì)于檔案規(guī)章制度的建設(shè)和完善這項(xiàng)工作就很少被人重視，很大程度上也會(huì)影響到對(duì)于文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范性、時(shí)效性以及實(shí)用性。除此之外，工作制度的不健全也直接反映了文書(shū)檔案管理者的工作態(tài)度與側(cè)重點(diǎn)，一般都傾向于把工作重點(diǎn)集中到檔案信息的搜集、整理、保存等前期的業(yè)務(wù)上，忽略了對(duì)于文書(shū)檔案管理工作的服務(wù)性，降低了其工作的有效率。

3.文書(shū)檔案保存與管理工作人員專(zhuān)業(yè)技術(shù)素質(zhì)欠缺

文書(shū)檔案管理者的綜合素質(zhì)低下也是當(dāng)前檔案管理工作的一個(gè)重大問(wèn)題。首先，管理者的綜合素質(zhì)直接決定其對(duì)文書(shū)檔案管理的認(rèn)識(shí)和理念以及業(yè)務(wù)技巧是否完全符合規(guī)范。如果檔案管理者的綜合素質(zhì)達(dá)不到規(guī)范的要求，那么必然會(huì)造成文書(shū)檔案的管理工作陷入混亂，使得他們不能夠更加有條理地進(jìn)行文書(shū)檔案管理。其次，管理者的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高還主要體現(xiàn)在其對(duì)計(jì)算機(jī)的運(yùn)用上。進(jìn)入21世紀(jì)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)和信息化建設(shè)進(jìn)程越來(lái)越快，熟練掌握計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)已經(jīng)成為現(xiàn)階段對(duì)于人才的基本要求。如果檔案管理者不能夠熟練使用電腦，勢(shì)必會(huì)嚴(yán)重降低文書(shū)檔案管理的實(shí)際工作效率。

4.對(duì)文書(shū)檔案管理的思想認(rèn)識(shí)不足

據(jù)有關(guān)調(diào)查研究表明，企事業(yè)單位許多職工都對(duì)于文書(shū)檔案管理非常陌生，只是大致聽(tīng)說(shuō)過(guò)。許多單位對(duì)于文書(shū)檔案管理工作還缺乏必要的認(rèn)識(shí)，不了解具體的工作流程，因此并沒(méi)有將文書(shū)檔案管理工作完整納入信息化管理系統(tǒng)中。他們認(rèn)為文書(shū)檔案管理工作不會(huì)對(duì)單位帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，文書(shū)檔案工作隨便做做就好，在這種錯(cuò)誤思想領(lǐng)導(dǎo)下，造成了文書(shū)檔案管理人員工資待遇低、工作熱情差、單位對(duì)軟硬件資金投入不足的情況，種種弊病為單位的長(zhǎng)期生產(chǎn)環(huán)節(jié)的記錄帶來(lái)困難，必然會(huì)為其健康發(fā)展帶來(lái)阻礙。

5.歸檔制度不夠完善

對(duì)于基本的文書(shū)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，檔案的快速歸檔能夠有效提升工作效率，但是由于企事業(yè)單位的諸多原因，導(dǎo)致各類(lèi)檔案文件并不能實(shí)現(xiàn)及時(shí)上交和保存，還有些企事業(yè)單位沒(méi)有創(chuàng)設(shè)專(zhuān)門(mén)的檔案管理室，造成沒(méi)有足夠空間存儲(chǔ)需要保存的文書(shū)檔案。還有一些文書(shū)檔案管理員面對(duì)煩瑣的文書(shū)檔案工作，產(chǎn)生了懈怠心理，工作不認(rèn)真且缺乏系統(tǒng)和邏輯性，導(dǎo)致文書(shū)檔案出現(xiàn)歸檔錯(cuò)誤或丟失現(xiàn)象。這些原因的產(chǎn)生，總體來(lái)說(shuō)還是單位規(guī)章制度不夠健全和完善所造成的，沒(méi)有科學(xué)合理地規(guī)范檔案管理的流程和工作模式，對(duì)人員的分配管理也不明確。

四、新時(shí)期提高文書(shū)檔案管理水平的措施

1.需要?jiǎng)?chuàng)新文書(shū)檔案管理理念

作為一個(gè)企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者，其管理能力直接影響著整個(gè)企事業(yè)單位發(fā)展。所以，我國(guó)各級(jí)企事業(yè)單位管理層都應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到在信息化背景下進(jìn)一步創(chuàng)新文書(shū)檔案管理工作的重大意義，樹(shù)立單位文書(shū)檔案管理信息化的工作觀念，并且應(yīng)該積極地采取切實(shí)可行的措施，在文書(shū)檔案管理工作中進(jìn)一步落實(shí)新的信息化工作觀點(diǎn)，自上而下帶動(dòng)單位所有文書(shū)檔案管理人員認(rèn)識(shí)和牢固樹(shù)立文書(shū)檔案管理信息化的工作觀念。

2.制訂完善的文書(shū)檔案信息化管理制度

建立健全文書(shū)檔案管理體系制度，是對(duì)企事業(yè)單位切實(shí)推行文書(shū)檔案信息化管理的一個(gè)重要制度保證。文書(shū)檔案的管理任務(wù)，不斷加大對(duì)文書(shū)檔案的信息化管理執(zhí)行力度。需要特別提醒的是，由于各企事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r差異巨大，所以企事業(yè)單位制訂的文書(shū)檔案信息化管理制度應(yīng)該與本單位的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r相一致，這樣才能充分發(fā)揮文書(shū)檔案信息化管理的實(shí)效作用，更好地支持本單位其他工作的展開(kāi)。其中主要包括兩個(gè)層次：一方面重點(diǎn)是單位內(nèi)部制度的建立，以落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)為依托而建立的相應(yīng)體系，主要是為了實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的管理目標(biāo)而提供支撐;另一方面針對(duì)我國(guó)檔案管理體系，為適應(yīng)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展和檔案在執(zhí)行過(guò)程中管理的需求，檔案管理人員要按照單位實(shí)際情況，對(duì)現(xiàn)有制度的橫向與縱向做出改善，保障制度行之有效，不斷對(duì)現(xiàn)有管理體系進(jìn)行評(píng)審，針對(duì)存在的漏洞和缺陷做出改善，保障了該體系的完整性與效用。

3.提升文書(shū)檔案管理人員素養(yǎng)

無(wú)論是哪個(gè)環(huán)節(jié)的管理工作，都離不開(kāi)人，企事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作亦是如此。與相關(guān)的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)合作，定期組織文書(shū)檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)性培訓(xùn)，讓檔案管理人員對(duì)現(xiàn)階段的工作方式和崗位技能有更深刻的認(rèn)識(shí)。隨著科技發(fā)展，文書(shū)檔案管理過(guò)程中使用的設(shè)備功能也越來(lái)越復(fù)雜，只有通過(guò)不斷培訓(xùn)學(xué)習(xí)，才能確保檔案管理人員的綜合素養(yǎng)滿(mǎn)足當(dāng)代的文書(shū)檔案管理需求。

4.開(kāi)展技術(shù)創(chuàng)新，提高服務(wù)質(zhì)量

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)進(jìn)步和發(fā)展腳步的不斷深入，傳統(tǒng)的檔案管理思想已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)當(dāng)前企事業(yè)單位的需求。所以，樹(shù)立現(xiàn)代化的檔案管理觀念，開(kāi)展科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新，提升服務(wù)質(zhì)量是不可忽視的。單位的檔案管理者要將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的現(xiàn)代化管理充分利用起來(lái)，以計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)作為傳播載體，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息管理工作的自動(dòng)化、智能化。對(duì)于存在的問(wèn)題一定要及時(shí)處理，把技術(shù)性接口和系統(tǒng)性接口問(wèn)題都徹底解決。此外，為了更好滿(mǎn)足各部門(mén)文書(shū)檔案管理工作的根本需求，單位還必須要將檔案管理的軟硬件設(shè)備納入信息化建設(shè)的總體規(guī)劃中，從根本上保障和提高其管理服務(wù)質(zhì)量。

5.強(qiáng)化部門(mén)間合作

各部門(mén)之間收集的具有一定經(jīng)濟(jì)利用價(jià)值的檔案資料都是檔案管理的主要資料來(lái)源，因而對(duì)于文書(shū)檔案的管理機(jī)構(gòu)就應(yīng)該盡快充當(dāng)好各部門(mén)之間溝通的橋梁，妥善處理各部門(mén)之間的關(guān)系，不斷提升收集的檔案資料質(zhì)量。在工作中做到積極主動(dòng)，掌握單位內(nèi)部產(chǎn)生的最新數(shù)據(jù)資料和相關(guān)信息，并認(rèn)真思考對(duì)于檔案材料的搜集和管理如何圍繞中心工作的目標(biāo)來(lái)開(kāi)展。

6.文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化

信息化時(shí)代的來(lái)臨，促進(jìn)了我國(guó)電子文件、現(xiàn)代化辦公等新技術(shù)的普及。檔案的管理活動(dòng)就更加迫切需要實(shí)現(xiàn)信息化和現(xiàn)代化。在文書(shū)檔案管理的綜合運(yùn)行中增強(qiáng)信息化服務(wù)，這是檔案管理各個(gè)領(lǐng)域適應(yīng)時(shí)代變遷所做出的必然選擇。在完善文書(shū)檔案資料信息系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)上，還應(yīng)當(dāng)積極將信息化管理應(yīng)用引入到文書(shū)檔案管理中，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案的管理自動(dòng)化。首先，應(yīng)該嚴(yán)格規(guī)范各類(lèi)文書(shū)檔案資料管理信息的錄入，保證檔案資料和信息的安全性，對(duì)文書(shū)檔案中的電子資料信息應(yīng)當(dāng)進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)實(shí)施內(nèi)外部網(wǎng)絡(luò)隔離，確保文檔資料和信息的安全。其次，建立一套完善的檔案管理制度，推動(dòng)文書(shū)檔案工作的辦公自動(dòng)化。

五、結(jié)束語(yǔ)

總之，文書(shū)檔案管理工作是我國(guó)現(xiàn)代企事業(yè)檔案管理工作的重要組成部分，不僅需要設(shè)置專(zhuān)人專(zhuān)管，還需要不斷更新服務(wù)設(shè)備，保證管理技術(shù)的科學(xué)和合理性。在今后的企事業(yè)單位文書(shū)檔案的管理工作中，單位各級(jí)人員都會(huì)根據(jù)自身的需要不斷學(xué)習(xí)更多新的有關(guān)管理知識(shí)，對(duì)于文書(shū)檔案的管理工作要有正確認(rèn)識(shí)，不斷優(yōu)化文書(shū)檔案管理的工作體系和流程，提高文書(shū)檔案管理的有效性。

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（作者單位：湖南省煤田地質(zhì)局第三勘探隊(duì)）

作者簡(jiǎn)介：李美玲（1973-），女，漢族，湖南永州人，本科，副研究館員，研究方向：綜合檔案、機(jī)要、公文、資質(zhì)印章管理，信訪接待工作等。