互聯(lián)網(wǎng)時代的學(xué)校檔案管理的挑戰(zhàn)與應(yīng)對策略

摘 要：當(dāng)前我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于人們的生活和工作中。在教育體制深化改革的背景下，學(xué)校工作發(fā)生了較大變化，其中檔案管理是學(xué)校日常事務(wù)中的重點內(nèi)容，由于檔案資料類型十分多樣，管理起來較為煩瑣，學(xué)校檔案管理人員可利用信息技術(shù)有效解決傳統(tǒng)工作中存在的問題。本文對互聯(lián)網(wǎng)時代學(xué)校檔案管理的挑戰(zhàn)以及應(yīng)對策略進行了分析。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng);學(xué)校;檔案管理;挑戰(zhàn);應(yīng)對策略

信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為很多行業(yè)的發(fā)展帶來了新機遇，同時也讓其面臨著更為嚴峻的挑戰(zhàn)。對于學(xué)校檔案管理工作而言，其主要面對的問題包括學(xué)校對信息化建設(shè)的認識不充分、基礎(chǔ)建設(shè)不完善、沒有相應(yīng)的規(guī)章制度、人才隊伍建設(shè)不足等。想要有效提升檔案管理工作效率，就要對當(dāng)前存在的問題進行全面分析，在問題中尋找策略，在策略中謀求發(fā)展，讓檔案管理信息化建設(shè)工作順利開展，為學(xué)校發(fā)展而服務(wù)。因此，對互聯(lián)網(wǎng)時代學(xué)校檔案管理中存在的問題進行分析具有重要意義。

一、互聯(lián)網(wǎng)時代學(xué)校檔案管理概述

1.互聯(lián)網(wǎng)時代特點

首先，互聯(lián)網(wǎng)時代具有較強的互動性。當(dāng)前我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，在移動設(shè)備普及度越來越高的背景下，人們接觸信息、發(fā)布信息的渠道越來越多樣化，能夠?qū)崿F(xiàn)人與人之間的實時交流溝通。其次，信息數(shù)據(jù)更加豐富，人們可以利用不同的平臺自主發(fā)言，信息傳遞十分簡便。最后，互聯(lián)網(wǎng)能夠為人們營造更加開放的社交環(huán)境，信息交流、傳遞基本無障礙、無邊界，人們發(fā)言更加自由，不會受到約束。

2.學(xué)校檔案的價值內(nèi)涵

（1）教學(xué)文化的重要構(gòu)成

學(xué)校檔案詳細記錄了學(xué)生的學(xué)習(xí)活動、成績、行為紀律等，也記載了教職工的個人信息、工作經(jīng)歷，以及學(xué)校的發(fā)展歷史。學(xué)生檔案能夠從側(cè)面反映出該學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和水平，教師可以此作為參考依據(jù)，分析自己在教學(xué)過程中存在的問題，從而不斷提升個人能力和專業(yè)素養(yǎng)。

（2）教學(xué)發(fā)展的重要工具

檔案資料詳細記錄了學(xué)校、教師等工作者的重要信息，是學(xué)校文化資源、科研、教學(xué)、管理等工作順利開展的重要保障。當(dāng)前教育工作者能夠通過相關(guān)資料，推動教學(xué)水平的不斷發(fā)展，助推學(xué)校邁入新的發(fā)展階段。

（3）精神傳承的重要載體

學(xué)校檔案是學(xué)校和社會的寶貴財富，也是先輩智慧結(jié)晶和精神文化的重要體現(xiàn)，很多學(xué)校擁有悠久的發(fā)展歷史，涌現(xiàn)了一批又一批優(yōu)秀的教育工作者以及歷史偉人，這些杰出工作者的成就會通過檔案的方式詳細記錄下來，為后代教育者提供參考和學(xué)習(xí)依據(jù)。

二、互聯(lián)網(wǎng)時代學(xué)校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)和機遇

1.學(xué)校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

（1）電子檔案成為主流

以前很多學(xué)校的檔案資料都是以紙質(zhì)為主，在互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，紙質(zhì)檔案已經(jīng)逐漸發(fā)展成為電子檔案，能夠有效節(jié)省檔案資料的儲存空間，如何爭取建設(shè)、使用檔案信息化管理平臺，成為學(xué)校檔案管理需要面對和解決的問題。

（2）檔案集成化管理

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對檔案信息化建設(shè)中的檢索功能要求越來越高，有關(guān)人員要合理利用先進技術(shù)，完成對紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化，對其進行網(wǎng)絡(luò)集成化處理，提升信息查閱、使用效率。

（3）檔案信息網(wǎng)絡(luò)化

信息化建設(shè)最大的優(yōu)勢就在于能夠有效提升檔案的交流和共享水平，可以加強學(xué)校內(nèi)部各部門之間的聯(lián)系，在保證信息傳輸安全性的基礎(chǔ)上，提升檔案管理和利用水平。

2.互聯(lián)網(wǎng)時代學(xué)校檔案管理面臨的機遇

（1）檔案管理工作更加智能精確

學(xué)校檔案類型多樣、數(shù)量龐大，以往人工管理模式更容易出現(xiàn)失誤，檔案丟失、遺漏的風(fēng)險大大增加。在互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，能夠通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為音頻、視頻、圖片等資料，對檔案分類也更加細致，可有效提升管理水平。

（2）檔案管理工作更為高效

計算機擁有強大的計算、儲存、信息收集和處理功能，可有效簡化檔案管理工作流程，將檔案管理人員從重復(fù)、煩瑣的工作中解放出來，節(jié)省人力資源和成本投入，讓檔案管理工作更加高效開展，可有效提升學(xué)校內(nèi)部運轉(zhuǎn)效率，為各項工作的順利開展提供必要保障。

三、互聯(lián)網(wǎng)時代學(xué)校檔案管理的應(yīng)對策略

1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作理念

在互聯(lián)網(wǎng)時代，學(xué)校檔案管理工作急需得到創(chuàng)新和優(yōu)化，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員、檔案管理人員要轉(zhuǎn)變思想理念，以先進的思想指導(dǎo)實踐，積極主動學(xué)習(xí)管理新技術(shù)，在原有工作模式上進行升級，以便更好應(yīng)對互聯(lián)網(wǎng)對傳統(tǒng)檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)。首先，要改變“重藏輕用”的理念。傳統(tǒng)的檔案管理工作多注重檔案管理，在檔案使用、借閱方面的管理十分嚴格，但資料使用率低下，各部門之間聯(lián)系不夠緊密，往往需要經(jīng)過多項流程才能夠完成檔案資料的共享，十分煩瑣。為了有效解決這一問題，可以將信息化建設(shè)和檔案管理工作相結(jié)合，打造信息化管理系統(tǒng)，有關(guān)人員要轉(zhuǎn)變思想，要全面提升檔案資料的利用率，為檔案使用者提供更優(yōu)質(zhì)、更全面的服務(wù)。其次，學(xué)?？裳垖I(yè)技術(shù)人員，利用局域網(wǎng)和信息技術(shù)，豐富檔案管理平臺的功能，包括數(shù)據(jù)收集、信息檢索、分類、借閱、跟蹤化管理等，要突出“用”這一關(guān)鍵點，拓寬檔案應(yīng)用范圍，為學(xué)校內(nèi)各部門工作的順利開展提供必要保障，充分凸顯檔案管理信息化的應(yīng)用價值。

2.加強信息化基礎(chǔ)建設(shè)

想要有效提升互聯(lián)網(wǎng)背景下學(xué)校檔案管理水平，僅依靠轉(zhuǎn)變從業(yè)人員思想意識是遠遠不夠的，還需要以完善的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)作為硬件基礎(chǔ)，以更好地面對各種挑戰(zhàn)。學(xué)校管理層要加強規(guī)劃，在基礎(chǔ)建設(shè)上加大資金、人才、物資投入，為檔案管理工作的順利開展提供必要保障，為教職工、學(xué)生等提供社會保障和社會服務(wù)效能。當(dāng)前我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展十分迅速，信息化建設(shè)在很多領(lǐng)域和行業(yè)都得到了廣泛應(yīng)用，在技術(shù)不斷更新?lián)Q代，趨于完善的過程中，有關(guān)人員依然要加大技術(shù)研發(fā)力度。首先，學(xué)校要加大資金投入力度，大力開展信息化基礎(chǔ)建設(shè)，包括硬件、軟件等，確保能夠滿足當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作的實際需求。其次，在信息化背景下，要著眼于未來，規(guī)劃發(fā)展方向，以發(fā)展的眼光看待問題，確保檔案管理信息化建設(shè)與時俱進。再次，可以學(xué)習(xí)并借鑒其他學(xué)校的信息化建設(shè)經(jīng)驗與思路，打造完善的信息技術(shù)服務(wù)模式以及網(wǎng)絡(luò)管理體系，在管理平臺中突出重點，能夠針對學(xué)生、教職工對信息化平臺的不同需求，提供差異化、個性化的服務(wù)。最后，在當(dāng)前技術(shù)工作上進行不斷創(chuàng)新，為檔案管理工作的順利開展源源不斷注入新的活力。

3.完善管理制度體系

管理制度是各項工作順利開展的必要保障，也是約束檔案管理人員行為的有力標準，要以當(dāng)前信息化發(fā)展模式作為主要參考依據(jù)，建設(shè)和檔案管理工作實際相符合的制度體系，確保各項工作有章可循。第一，檔案管理人員要深入了解國家的有關(guān)政策，加強傳統(tǒng)工作和新技術(shù)之間的聯(lián)系，建立健全網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用管理系統(tǒng)。第二，做好監(jiān)督工作，完善監(jiān)督機制，保證制度體系能夠有效落實。要針對檔案資料收集、信息整理、資料節(jié)約等各方面制訂完善的標準，對檔案管理人員的行為進行約束，在統(tǒng)一標準的作用下，能夠讓從業(yè)人員了解工作“底線”。第三，在信息化技術(shù)的應(yīng)用下，檔案資料也不僅限于文字，其形式更為多樣化，包含了圖片、音頻、視頻等，要加強對不同類型檔案資料的管理力度，確保信息化系統(tǒng)具有較強的兼容性，對不同的檔案類型進行差異化管理，提升標準化管理水平。第四，還要優(yōu)化當(dāng)前資源管理模式，加強對資料收集、編目、檢索等各方面的管理，為后續(xù)工作提供便利。第五，當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境日益復(fù)雜，在學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的過程中，要盡可能避免網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險，降低數(shù)據(jù)丟失、被竊取的可能性。在制度建設(shè)中，一定要明確安全管理的規(guī)范標準，全面提升從業(yè)人員安全責(zé)任意識，在檔案資料傳輸、收集的過程中，做好監(jiān)督和管控。

4.建立檔案管理數(shù)據(jù)庫

信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算數(shù)據(jù)等都是可以應(yīng)用的先進手段，將其和檔案管理相結(jié)合，能夠全面提升工作效率。其中，云計算技術(shù)的成本投入較小，具有很強的儲備功能，是防止信息丟失的有效技術(shù)。對于學(xué)校而言，要優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，成立專門的檔案管理部門，安排專職人員進行嚴格把關(guān)，利用云計算技術(shù)打造數(shù)據(jù)庫。在完善的硬件設(shè)備的支持下，學(xué)校檔案管理工作可以利用數(shù)據(jù)挖掘、高速掃描、數(shù)據(jù)壓縮等對檔案資料進行處理，根據(jù)音頻、視頻、圖片等不同的檔案類型，將其分類儲存在數(shù)據(jù)庫不同的檢索目錄中，方便查閱和管理。在對所有數(shù)據(jù)進行云備份之后，即便硬件設(shè)備發(fā)生故障，也能夠通過賬號密碼及時找回檔案資料信息，十分方便，有效解決了傳統(tǒng)工作中，檔案資料容易丟失、損壞等問題。不僅如此，由于檔案類型越來越多樣化，這就要求數(shù)據(jù)庫具備較強的信息處理能力，能夠?qū)Σ煌愋偷馁Y料進行保存，還要對軟件系統(tǒng)進行升級，加強各級數(shù)據(jù)庫的兼容性，打破學(xué)校內(nèi)部各部門之間的限制，確保信息化管理系統(tǒng)具備自動化、安全化、管理科學(xué)化、服務(wù)人性化等一系列應(yīng)用優(yōu)勢。

5.提升檔案管理技術(shù)利用率

檔案管理信息化建設(shè)和傳統(tǒng)工作存在的最大區(qū)別就是，不管是技術(shù)還是檔案利用率都會大大提升，這也是提升技術(shù)應(yīng)用水平的關(guān)鍵保障。首先，學(xué)校檔案管理人員要對檔案資料進行信息化管理，包括對目錄進行分類、對不同的資料進行編號保存、對編排不合理的文檔進行排序等，從而進一步提升檔案管理工作效率，充分發(fā)揮先進技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢。其次，信息化技術(shù)的應(yīng)用，可以有效降低檔案管理人員的工作負擔(dān)，利用計算機來代替人工進行工作，能夠?qū)n案人員從崗位上解放出來，將更多時間投入到其他工作中。最后，傳統(tǒng)檔案管理工作很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、遺漏等問題，而信息化技術(shù)就能夠解決這一問題，尤其是對機密文件的借閱環(huán)節(jié)，可以在信息化管理平臺中設(shè)置訪問權(quán)限，對訪問人的身份、訪問時間、借閱途徑等進行調(diào)查，一旦發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或其他異常情況，能夠及時找到負責(zé)人員，十分方便。

6.打造高素質(zhì)的檔案管理隊伍

想要推動檔案管理工作的高效開展，就離不開高素質(zhì)人才的支持，學(xué)校檔案管理工作本身就較為煩瑣，日常事務(wù)較多，且檔案類型、種類十分多樣，在信息化建設(shè)下，對檔案管理人員綜合素質(zhì)、專業(yè)能力也提出了更高要求。第一，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要加大對人才培養(yǎng)的重視力度，根據(jù)檔案管理工作特點，合理安排人員，明確其職責(zé)和工作內(nèi)容，確保在適合自己的崗位上實現(xiàn)個人價值。學(xué)?？梢约哟筚Y金投入力度，提升檔案管理人員薪酬待遇水平，利用互聯(lián)網(wǎng)廣泛發(fā)布招聘信息，從源頭上提升人才隊伍的綜合水平，以此為基礎(chǔ)，為信息化檔案管理團隊提供強大支撐。第二，可以參考其他學(xué)校的先進工作經(jīng)驗，定期開展教育培訓(xùn)活動，邀請專業(yè)人士前來舉辦講座或者座談會議，交流工作經(jīng)驗和心得體會，為檔案管理的信息化建設(shè)出謀劃策，提升檔案人員的專業(yè)能力以及信息化素養(yǎng)，使其不僅具備檔案管理方面的專業(yè)能力，還要了解信息化平臺的使用技巧和方法。第三，要了解“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下檔案人員培養(yǎng)的相關(guān)要求，制訂最符合信息化建設(shè)的人才隊伍建設(shè)模式，確保團隊與時俱進，具備創(chuàng)新意識。第四，學(xué)校檔案涉及很多機密文件，包括學(xué)校發(fā)展歷史、教職工個人信息、學(xué)生隱私等，檔案管理人員要全面提升其職業(yè)態(tài)度，要能夠在利益誘惑面前堅守職業(yè)道德底線。一方面要提升檔案資料的利用率，另一方面在借閱過程中，一定要全面掌握檔案使用人員的身份信息，做好保密工作。第五，為了提升其工作積極性，可以制訂獎懲制度和激勵機制，對表現(xiàn)優(yōu)異的管理人員進行物質(zhì)、精神激勵，對出現(xiàn)違規(guī)操作，或是因為個人失誤導(dǎo)致檔案丟失、遺漏的，進行處罰，如果存在違法行為，要追究其法律責(zé)任。

四、結(jié)語

總之，在互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，學(xué)校檔案管理工作也發(fā)生了較大變化，作為學(xué)校的寶貴資源和社會財富，要正視新時代為其帶來的挑戰(zhàn)，在原有工作模式上，利用信息技術(shù)進行創(chuàng)新，提升工作效率的同時，強化工作質(zhì)量。對于從業(yè)人員而言，要轉(zhuǎn)變思想理念，充分意識到先進技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，學(xué)校要加大資金投入、強化信息基礎(chǔ)建設(shè)、完善制度管理體系、建立檔案管理數(shù)據(jù)庫、提升技術(shù)利用率、充分發(fā)揮先進技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，還要全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力，確保檔案人員與時俱進、勇于創(chuàng)新，以檔案管理的信息化建設(shè)，推動學(xué)校教育教學(xué)事業(yè)的整體發(fā)展。

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（作者單位：山東省臨沂衛(wèi)生學(xué)校）

基金項目：本文是山東省衛(wèi)生學(xué)校調(diào)研課題：互聯(lián)網(wǎng)下的學(xué)校檔案管理的挑戰(zhàn)與應(yīng)對策略，項目編號：XTL1617。

作者簡介：金穎哲（1974-），女，漢族，江蘇濱海人，本科，館員，研究方向：檔案管理信息化建設(shè)。