對(duì)加強(qiáng)綜合檔案館制度建設(shè)的思考

■ 吳志虹

最近，省檔案局舉辦的綜合檔案館制度建設(shè)視頻會(huì)議結(jié)束后，不少綜合檔案館提出將會(huì)議的授課內(nèi)容提供各館結(jié)合實(shí)際加以參考執(zhí)行的訴求，筆者認(rèn)為一方面檔案館加強(qiáng)制度建設(shè)是十分重要的，這是各館高效管理的客觀需要；另一方面當(dāng)前我省各級(jí)綜合檔案館的制度建設(shè)工作還有較大的提升完善空間，因此，筆者將相關(guān)內(nèi)容作了梳理，提出一些引導(dǎo)性的觀點(diǎn)與各館探討，供各館參考。

從本質(zhì)上看，人類的管理活動(dòng)催生了制度，制度是管理活動(dòng)的產(chǎn)物。“制”即節(jié)制、限制，“度”即尺度、標(biāo)準(zhǔn)。顯然，制度是節(jié)制人的行為的尺度，是人類行為的規(guī)范或約束規(guī)則的總稱。管理的核心是人，制度最終是管人的，是約束人的言行的隨意性、自我性。通過制度設(shè)計(jì)和制度執(zhí)行，規(guī)范人的社會(huì)活動(dòng)，從而滿足管理效能優(yōu)化的需要。

綜合檔案館作為公益一類事業(yè)單位，內(nèi)部管理涉及若干方面，如人員管理、資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)管理、業(yè)務(wù)管理等，特別是檔案館的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)多，業(yè)務(wù)工作的實(shí)踐性、運(yùn)用性特點(diǎn)鮮明，建立和不斷優(yōu)化制度，是保證檔案館依法高效運(yùn)轉(zhuǎn)的必要條件。

一、人員管理方面的制度

應(yīng)制定的主要規(guī)章制度是：檔案館工作職責(zé)；館內(nèi)各部門工作崗位職責(zé)；檔案館工作人員行為規(guī)范；年度考核制度；季度考核制度；責(zé)任追究制度；考勤管理制度；請(qǐng)銷假制度；學(xué)術(shù)研究獎(jiǎng)勵(lì)制度等。

二、行政管理方面的制度

應(yīng)制定的主要規(guī)章制度是：檔案館會(huì)議制度；公文處理辦法；保密制度；安全保衛(wèi)工作制度；災(zāi)害應(yīng)急處置預(yù)案；消防安全管理制度；值班制度等。

三、財(cái)務(wù)管理方面的制度

應(yīng)制定的主要規(guī)章制度是：固定資產(chǎn)管理辦法；財(cái)務(wù)管理制度；行政經(jīng)費(fèi)使用審批制度；項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用規(guī)定等。

四、業(yè)務(wù)管理方面的制度

綜合檔案館業(yè)務(wù)工作具有專業(yè)性、運(yùn)用性強(qiáng)的特點(diǎn)，應(yīng)當(dāng)建立和細(xì)化各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的管理制度，有相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)和要求作支撐，通過覆蓋各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的制度建設(shè)，提高管理效率。目前，國(guó)家檔案局和省檔案局印發(fā)的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范多達(dá)百余種，這些國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范本身就屬于制度范疇，成為綜合檔案館業(yè)務(wù)實(shí)踐活動(dòng)需要共同遵守通用的約束性規(guī)定。近期，國(guó)家檔案局一再強(qiáng)調(diào)了制度建設(shè)的重要性，要求各級(jí)檔案部門要進(jìn)一步增強(qiáng)重點(diǎn)領(lǐng)域標(biāo)準(zhǔn)供給，盡快構(gòu)建起引領(lǐng)高質(zhì)量發(fā)展的檔案標(biāo)準(zhǔn)體系，認(rèn)真抓好檔案制度規(guī)范建設(shè)工程。

要充分發(fā)揮制度的剛性約束作用，必然要求制定制度時(shí)應(yīng)充分體現(xiàn)制度的可操作性，充分明晰工作責(zé)任，即制度要實(shí)用管用，否則，制度設(shè)計(jì)是失效的，起不到其應(yīng)有的約束作用。

表單是制度落地、落細(xì)、落具體的必要載體內(nèi)容，沒有配套的工作表單，很多制度成了高大上的“空中樓閣”，其約束性大打折扣。從這些年開展規(guī)范化管理認(rèn)定、復(fù)查、業(yè)務(wù)建設(shè)評(píng)價(jià)中反映出來的情況看，我省綜合檔案館業(yè)務(wù)管理方面的制度建設(shè)存在的主要問題是制度的可操作性不強(qiáng)，制度設(shè)計(jì)中沒有配套的細(xì)化可操作的工作表單，工作表單種類稀少，表單內(nèi)容設(shè)計(jì)簡(jiǎn)單，缺失應(yīng)有的記錄要素，工作責(zé)任不明，缺乏科學(xué)合理性。比如有的檔案館接收了檔案而沒有登記入賬，館藏?cái)?shù)量不精確、查閱檔案沒有登記審批手續(xù)，檔案出庫沒有記錄等等，因此，各個(gè)檔案館應(yīng)在制度化、制度具體化、制度可操作化方面再努力，把一些實(shí)際運(yùn)用效果好的比較完善成熟的工作表單固化下來加以推廣普及，積極向標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化方向推進(jìn)。

（1）檔案接收征集方面的制度

應(yīng)制定的主要規(guī)章制度是：

a.接收（征集）進(jìn)館檔案登記制度和登記明細(xì)表 （表的內(nèi)容要素應(yīng)含：全宗號(hào)、全宗名稱、檔案數(shù)量、門類載體、檔案的年限、檔案的保管期限、進(jìn)館時(shí)間、進(jìn)庫上架時(shí)間、接收經(jīng)辦人、移交經(jīng)辦人、經(jīng)辦時(shí)間、登記人、登記時(shí)間等）；

b.接收（征集）進(jìn)館檔案交接制度和交接文據(jù)（表的內(nèi)容要素應(yīng)有：移出單位名稱、接收單位名稱、交接性質(zhì)、檔案所屬年度、檔案類別、移出說明、接收意見等），應(yīng)以國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《檔案交接文據(jù)格式》（GBT13968—92）為準(zhǔn)；

c.進(jìn)館檔案質(zhì)量檢查制度和檢查登記表（表的內(nèi)容要素應(yīng)含：全宗名稱、全宗號(hào)、檔案起止年度、擬進(jìn)館檔案門類及數(shù)量、檔案實(shí)體及整理情況、目錄及移交清冊(cè)編制情況、檔案數(shù)字化情況、檔案解密和劃控意見、全宗介紹編寫情況、檢查人意見及整改要求、質(zhì)量部門負(fù)責(zé)人審核意見等）。

（2）檔案保管保護(hù)方面的制度

應(yīng)制定的主要規(guī)章制度是：

a.新入庫檔案清點(diǎn)交接制度和記錄單（單的內(nèi)容要素應(yīng)含：主要移交經(jīng)辦人、主要接收經(jīng)辦人、檔案門類及數(shù)量、清點(diǎn)時(shí)間、特殊情況備注、職能處科股室負(fù)責(zé)人審核意見等）；

b.新入庫檔案除蟲滅菌制度和記錄單（單的內(nèi)容要素應(yīng)含：全宗號(hào)、檔案數(shù)量、進(jìn)館時(shí)間、消毒起始時(shí)間、消毒終止時(shí)間、操作人簽名、登記人簽名、登記時(shí)間、職能處科股室負(fù)責(zé)人審核意見等）；

c.庫藏檔案存放標(biāo)識(shí)索引表（表的內(nèi)容要素應(yīng)含：全宗號(hào)、全宗名稱、起止目錄號(hào)、起止件號(hào)、起止年度、保管期限、存放位置（庫號(hào)、列號(hào)、柜號(hào)、箱號(hào)等）；

d.庫藏檔案清點(diǎn)制度和清點(diǎn)記錄表（表的內(nèi)容要素應(yīng)含：庫號(hào)、庫存各全宗檔案明細(xì)登記、空號(hào)漏號(hào)跳號(hào)重號(hào)情況登記、檢查人簽名、檢查日期、職能處科股室負(fù)責(zé)人審核意見等）；

e.庫藏檔案質(zhì)量檢查制度和檢查記錄表（表的內(nèi)容要素應(yīng)含：庫號(hào)、全宗號(hào)、檔案生蟲生霉破損情況記錄、采取的處置措施、檢查時(shí)間、檢查人簽名、職能處科股室負(fù)責(zé)人審核意見等）；

f.庫藏檔案出庫歸庫登記制度和登記表（表的內(nèi)容要素應(yīng)含：庫號(hào)、出庫檔案檔號(hào)、出庫時(shí)間、出庫原因、歸庫檔案檔號(hào)、歸庫時(shí)間、庫房管理人員簽名等）；

g.全宗卷管理規(guī)定；

h.庫房?jī)?nèi)溫濕度觀測(cè)調(diào)控制度和觀測(cè)記錄單（單的內(nèi)容要素應(yīng)含：庫號(hào)、觀測(cè)記錄時(shí)間和時(shí)段、溫度值、相對(duì)濕度值、調(diào)控措施、觀測(cè)人簽名等）；

i.庫房?jī)?nèi)保潔制度和記錄單（單的內(nèi)容要素應(yīng)含：庫號(hào)、保潔時(shí)間、保潔措施、保潔人員簽名、職能處科股室負(fù)責(zé)人審核意見等）；

j.庫房管理人員入庫登記制度和記錄單（單的內(nèi)容要素應(yīng)含：庫號(hào)、入庫原因、入庫時(shí)間和時(shí)段、出庫時(shí)間和時(shí)段、庫房管理人員簽名等）；

k.庫房?jī)?nèi)設(shè)施設(shè)備檢查制度和記錄單（單的內(nèi)容要素應(yīng)含：庫號(hào)、檢查時(shí)間、設(shè)施設(shè)備名稱、檢查結(jié)果記錄、處置措施、檢查人員簽名、職能處科股室負(fù)責(zé)人審核意見等）；

l.接待參觀庫房的制度和登記表（表的內(nèi)容要素應(yīng)含：參觀單位、參觀原因、參觀人數(shù)、帶隊(duì)人員簽名、接待人員簽名、參觀時(shí)間等）；

m.搶救修復(fù)檔案制度和記錄單（單的內(nèi)容要素應(yīng)含：搶救修復(fù)檔案的檔號(hào)、數(shù)量、生蟲生霉破損情況登記、搶救修復(fù)時(shí)間、搶救修復(fù)方法、操作人員簽名、檔案交接人員簽名、職能處科股室負(fù)責(zé)人審核意見等）；

n.銷毀檔案制度和登記清單（單的內(nèi)容要素應(yīng)含：銷毀檔案的檔號(hào)、銷毀檔案的標(biāo)題、銷毀數(shù)量、銷毀方式、銷毀地點(diǎn)、監(jiān)銷人員簽名、經(jīng)辦人員、職能處科股室負(fù)責(zé)人審批意見、館領(lǐng)導(dǎo)審批意見、銷毀日期等）。

（3）檔案查閱利用方面的制度

應(yīng)制定的主要規(guī)章制度是：

a.查閱檔案登記制度和登記表（表的內(nèi)容要素應(yīng)含：查檔日期、查檔單位、查檔人員姓名、證件名稱及證件編號(hào)、查閱內(nèi)容、查閱用途、查閱檔案的檔號(hào)、職能處科股室負(fù)責(zé)人審批意見、館領(lǐng)導(dǎo)審批意見、查閱目的、查閱檔案數(shù)量及類別、查閱結(jié)果、滿意度反饋等）；

b.調(diào)取歸還檔案記錄制度和記錄單（單的內(nèi)容要素應(yīng)含：調(diào)取檔案的檔號(hào)、調(diào)取日期、調(diào)取人員簽名、查閱檔案人員簽名、歸還日期、歸還人員簽名、收回檔案人員簽名等）；

c.查閱檔案效果登記制度和登記表（表的內(nèi)容要素應(yīng)含：查檔日期、查檔單位、查檔用途、查閱結(jié)果、社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益預(yù)估等）；

d.開放檔案鑒定制度和明細(xì)表（表的內(nèi)容要素應(yīng)含：擬開放檔案的檔號(hào)及標(biāo)題、鑒定意見、鑒定人員簽名、鑒定日期、職能處科股室負(fù)責(zé)人審核意見、館領(lǐng)導(dǎo)審核意見、鑒定小組或鑒定委員會(huì)審核意見、審核日期等）。

（4）檔案數(shù)字化方面的制度

各個(gè)檔案館在執(zhí)行《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DAT31--2017）、《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》（DAT62--2017)、《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》（DAT68--2017）的同時(shí)，應(yīng)結(jié)合實(shí)際工作需要，制定相應(yīng)的規(guī)章制度，如數(shù)字化加工場(chǎng)所安全巡查制度、質(zhì)量抽查制度、數(shù)字化檔案驗(yàn)收辦法、數(shù)字化檔案驗(yàn)收工作細(xì)則等，并設(shè)計(jì)相應(yīng)配套的工作表單，把制度細(xì)化、具體化，如巡查記錄單、質(zhì)量抽查登記表等。

（5）檔案統(tǒng)計(jì)工作方面的制度

應(yīng)制定的主要規(guī)章制度是館藏檔案統(tǒng)計(jì)制度和統(tǒng)計(jì)表，把統(tǒng)計(jì)范圍、統(tǒng)計(jì)責(zé)任、統(tǒng)計(jì)內(nèi)容、統(tǒng)計(jì)時(shí)間等加以明確。館藏各門類載體檔案應(yīng)分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)表的內(nèi)容要素應(yīng)含：全宗號(hào)、全宗名稱、檔案起止年度、保管期限、數(shù)量、材質(zhì)等。通過統(tǒng)計(jì)，精準(zhǔn)地反映館藏檔案的全貌，為精細(xì)化、規(guī)范化管理提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐。

概言之，任何制度都難以做到完美無缺，總會(huì)存在制度的縫隙和邊界，制定制度是否能取得預(yù)期效果，取決于制度是否得到嚴(yán)格執(zhí)行和具體落實(shí)，是否存在實(shí)施過程中的特殊和例外。如果制度得不到有效落實(shí)，只是寫在紙上、貼在墻上、鎖在抽屜里，那么制度就形同稻草人，成為不具有剛性約束力的橡皮筋。我省各級(jí)綜合檔案館管理中尚存的短板弱項(xiàng)，與管理制度不完善，制度執(zhí)行不力、制度可操作性不強(qiáng)有密切關(guān)系，因此，各個(gè)館的制度建設(shè)更顯得迫切必要，任重道遠(yuǎn)。