淺談基層農(nóng)村信用社的檔案規(guī)范化管理

■ 郭心燕 趙 杰

基層農(nóng)村信用社承擔(dān)著直接為農(nóng)民、農(nóng)村和農(nóng)業(yè)提供金融支持和服務(wù)的特殊重要任務(wù)，呈現(xiàn)出點(diǎn)多、面廣的特點(diǎn)，是農(nóng)村信用社經(jīng)營發(fā)展中的主力軍?；鶎愚r(nóng)村信用社產(chǎn)生大量的會(huì)計(jì)檔案、信貸檔案不僅真實(shí)記錄了金融服務(wù)的全過程，更是農(nóng)村信用社服務(wù)“三農(nóng)”、助力脫貧攻堅(jiān)和鄉(xiāng)村振興的重要史料，對農(nóng)村信用社經(jīng)營管理、業(yè)務(wù)發(fā)展具有不可替代的重要意義。例如，信貸業(yè)務(wù)檔案記錄了業(yè)務(wù)受理、審查、審批、發(fā)放和貸后檢查的全過程管理模式，能夠追蹤信貸資金的使用、流動(dòng)，有效防范信貸資金金融風(fēng)險(xiǎn)。但是，基層農(nóng)村信用社檔案管理工作非常落后，檔案安全隱患多，經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失、毀損、涂改等現(xiàn)象。為確保基層農(nóng)村信用社檔案的完整與安全，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，更好地為農(nóng)村信用社經(jīng)營決策、科學(xué)管理服務(wù)，保障員工和客戶合法權(quán)益，加強(qiáng)基層農(nóng)村信用社的檔案規(guī)范化管理工作刻不容緩。

一、基層農(nóng)村信用社檔案管理現(xiàn)狀

（一）保管基礎(chǔ)條件差

基層農(nóng)村信用社大多設(shè)置于偏遠(yuǎn)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)、農(nóng)村地區(qū)，辦公場所多為駐鄉(xiāng)、村房屋，條件簡陋、設(shè)施簡單，并未設(shè)置專用檔案庫房。據(jù)筆者就云南省農(nóng)村信用社基層網(wǎng)點(diǎn)調(diào)研情況來看，由于辦公空間有限，許多信用社網(wǎng)點(diǎn)業(yè)務(wù)室多與檔案庫房合在一起，業(yè)務(wù)人員多將個(gè)人物品存放在檔案庫房；還有檔案庫房緊挨衛(wèi)生間、廚房，甚至將雜物間與檔案庫房混合使用的情況，檔案存在較大安全隱患。

（二）歸檔意識薄弱

由于基層農(nóng)村信用社直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，加之受疫情影響，基層農(nóng)村信用社經(jīng)營壓力較大、任務(wù)較重，造成工作人員重業(yè)務(wù)營銷輕檔案管理，對形成的會(huì)計(jì)、信貸等業(yè)務(wù)檔案隨意擺放；且業(yè)務(wù)人員大多未經(jīng)過專門檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，對檔案工作不熟悉、不了解，檔案歸檔意識薄弱，僅僅能做到將業(yè)務(wù)檔案鎖起來，事后不管不問。

（三）經(jīng)費(fèi)投入有限

現(xiàn)階段，基層農(nóng)村信用社辦公條件得到明顯改善，辦公經(jīng)費(fèi)有所增加，但投入到檔案管理方面的經(jīng)費(fèi)較少，在檔案柜、檔案架、溫濕度記錄儀、加濕器、防火、防盜、防蟲等設(shè)備上投入幾乎為零，僅僅有部分能夠滿足現(xiàn)有辦公條件的掃描儀、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等設(shè)施設(shè)備，這在極大程度上制約著檔案規(guī)范化的管理，也制約了檔案服務(wù)基層農(nóng)村信用社效能作用的發(fā)揮。

二、基層農(nóng)村信用社檔案管理存在的問題及原因分析

（一）宣傳貫徹落實(shí)檔案法律法規(guī)不到位

近年來，檔案管理部門通過多種形式、多種途徑宣傳貫徹《中華人民共和國檔案法》《云南省檔案條例》，尤其是對新修訂《中華人民共和國檔案法》加大了宣傳力度，全社會(huì)對檔案的認(rèn)識逐漸加強(qiáng)，但是僅僅局限在機(jī)關(guān)事業(yè)單位及省、市級企業(yè)，深入基層企業(yè)的檔案法律、法規(guī)的宣傳教育從未開展，這間接導(dǎo)致基層農(nóng)村信用社業(yè)務(wù)人員檔案法治觀念淡漠。

（二）檔案主管部門對基層農(nóng)村信用社檔案規(guī)范化管理缺少指導(dǎo)監(jiān)督

基層農(nóng)村信用社大多不知道要由地方檔案部門來主管檔案業(yè)務(wù)，加之地方檔案主管部門對基層農(nóng)村信用社的行政執(zhí)法檢查缺失，造成地方檔案主管部門與基層農(nóng)村信用社業(yè)務(wù)交流不暢，指導(dǎo)監(jiān)督少，專業(yè)知識輸入不足，是造成基層農(nóng)村信用社檔案管理不規(guī)范的重要原因。

（三）省、州、市級農(nóng)村信用社聯(lián)合社對基層農(nóng)村信用社檔案規(guī)范化管理工作無考核要求

省、州、市級農(nóng)村信用社聯(lián)合社在每年業(yè)務(wù)工作安排和巡視、巡查整改中，雖然提出要對業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行痕跡管理，但是未將檔案工作與業(yè)務(wù)工作同部署、同要求，更是未將檔案工作納入年度考核指標(biāo)，忽視檔案的基礎(chǔ)性管理，致使檔案工作一直讓路與業(yè)務(wù)工作，業(yè)務(wù)檔案多年積壓未歸檔、未移交、沒有實(shí)現(xiàn)集中管理的情況普遍存在。

三、加強(qiáng)基層農(nóng)村信用社檔案規(guī)范化管理的對策與措施

針對基層農(nóng)村信用社檔案管理工作基礎(chǔ)差、檔案數(shù)量多、涉及面廣的實(shí)際，結(jié)合云南省農(nóng)村信用社在全省推廣檔案規(guī)范化管理工作的經(jīng)驗(yàn)，提出以下對策與措施。

（一）政企聯(lián)合，助推農(nóng)村信用社檔案規(guī)范化管理

面對基層農(nóng)村信用社檔案管理現(xiàn)狀，云南省聯(lián)社為進(jìn)一步推進(jìn)全省農(nóng)村信用社檔案規(guī)范化管理工作，提升檔案科學(xué)化管理水平，積極與云省檔案局溝通協(xié)調(diào)赴多家基層農(nóng)村信用社進(jìn)行實(shí)地調(diào)研，掌握第一手資料，并經(jīng)多次研討論證，聯(lián)合下發(fā)加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范管理的文件，按照“先易后難，因地制宜，分類實(shí)施”、“整體推進(jìn)，試點(diǎn)先行”、“以點(diǎn)帶面，以面帶全”的原則，在每個(gè)州市推出1 至2 家檔案管理基礎(chǔ)條件較好的基層農(nóng)村信用社率先進(jìn)行檔案規(guī)范化試點(diǎn)工作，并以“一顆棋子帶動(dòng)一盤棋”的模式盤活全省農(nóng)村信用社檔案規(guī)范化管理工作這盤棋。經(jīng)過云南省檔案局與云南省聯(lián)社三年的努力，云南省農(nóng)村信用社有多個(gè)州、市所轄基層農(nóng)村信用社檔案規(guī)范化驗(yàn)收工作已完成80%，這是云南省農(nóng)村信用社成立70年來檔案工作方面取得的最大成績。

（二）強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)，壓實(shí)工作責(zé)任

一是明確責(zé)任主體，堅(jiān)決貫徹依法治檔、黨管檔案的要求，落實(shí)基層農(nóng)村信用社檔案工作一把手責(zé)任制，將檔案工作納入中心工作統(tǒng)籌、規(guī)劃，要求黨委班子成員按期學(xué)習(xí)習(xí)近平總書記對檔案工作的指示批示精神及相關(guān)檔案法律法規(guī)。二是云南省聯(lián)社與基層農(nóng)村信用社簽署責(zé)任狀，要求在新建、修建、擴(kuò)建辦公大樓和營業(yè)網(wǎng)點(diǎn)時(shí)將檔案室、檔案庫房納入新建、修建、擴(kuò)建范圍，同時(shí)須配備必要的設(shè)施設(shè)備，滿足檔案庫房安全保管需求。三是將檔案規(guī)范化管理驗(yàn)收達(dá)標(biāo)工作納入年度業(yè)務(wù)目標(biāo)考核，與基層農(nóng)村信用社一把手績效薪酬掛鉤，通過檔案規(guī)范化驗(yàn)收的基層農(nóng)村信用社有評優(yōu)評先的優(yōu)先權(quán)；同時(shí)，檔案安全享有一票否決權(quán)，若出現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案丟失、損毀等安全事故，年度績效評價(jià)為不合格。

（三）制定措施辦法，由易到難搞試點(diǎn)

一是結(jié)合“廢、改、立”要求，省聯(lián)社從宏觀到微觀重新梳理檔案工作制度，建立健全檔案規(guī)章制度，落實(shí)檔案規(guī)范化管理工作的責(zé)任人、責(zé)任部門，要求基層農(nóng)村信用社結(jié)合實(shí)際制定檔案分類方案、實(shí)施細(xì)則，實(shí)施檔案網(wǎng)格化管理，明確集中統(tǒng)一管理的原則，不得出現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案不歸檔、不移交的現(xiàn)象。二是建立溝通協(xié)作機(jī)制，省聯(lián)社要求各基層農(nóng)村信用社積極與當(dāng)?shù)貦n案管理部門溝通聯(lián)系，邀請當(dāng)?shù)貦n案管理部門進(jìn)行檔案規(guī)范化業(yè)務(wù)工作指導(dǎo)，為檔案工作規(guī)范化管理工作打好基礎(chǔ)。三是在前期調(diào)研基礎(chǔ)上，省聯(lián)社選擇了20 家基礎(chǔ)條件好、一把手重視、檔案門類齊全的基層農(nóng)村信用社進(jìn)行試點(diǎn)，并在試點(diǎn)農(nóng)村信用社開展檔案規(guī)范化驗(yàn)收工作時(shí)組織觀摩會(huì)，要求該試點(diǎn)其所在州市其他基層農(nóng)村信用社的檔案分管領(lǐng)導(dǎo)、專兼職檔案管理人員到現(xiàn)場觀摩學(xué)習(xí)，取得較好的示范效果。如第一批進(jìn)行檔案規(guī)范化管理示范單位認(rèn)定試點(diǎn)的安寧市農(nóng)村信用社、易門農(nóng)村商業(yè)銀行、思茅農(nóng)村商業(yè)銀行就對推動(dòng)昆明、玉溪、普洱所轄的基層農(nóng)村信用社檔案規(guī)范化管理工作取到很好的引領(lǐng)作用。

（四）加強(qiáng)宣傳引導(dǎo)，由點(diǎn)到面做推廣

一是以檔案工作規(guī)范化認(rèn)定達(dá)標(biāo)為契機(jī)，在全省農(nóng)村信用社范圍內(nèi)采取主題宣傳、知識競答等方式對檔案相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行宣傳，學(xué)習(xí)檔案相關(guān)知識，牢固樹立檔案法治觀念，真正把檔案法確立的制度優(yōu)勢轉(zhuǎn)化為檔案治理效能，常態(tài)化做好檔案工作，推動(dòng)全省農(nóng)村信用社檔案規(guī)范化工作有序開展。二是對檔案規(guī)范化管理工作進(jìn)行宣傳。云南省聯(lián)社通過云南農(nóng)信官網(wǎng)、OA 辦公系統(tǒng)、微信公眾號對已驗(yàn)收的基層農(nóng)村信用社每驗(yàn)收一家宣傳一家，大量的宣傳工作有力地增強(qiáng)了全體職工檔案檔案意識，促進(jìn)了工作開展。三是利用重要節(jié)點(diǎn)，對檔案存史資政育人的作用進(jìn)行宣傳。結(jié)合“數(shù)字云南”的建設(shè)，省聯(lián)社利用慶祝省農(nóng)村信用社成立70 周年之機(jī)，應(yīng)用新一代LED顯示技術(shù)、4G 和5G 通信技術(shù)，將大量檔案資料以圖片、視頻的形式打造成陳列館，對檔案信息資源加以開發(fā)，積極發(fā)揮檔案為現(xiàn)實(shí)工作提供參考、借鑒、憑證的作用；在新員工入職、建黨紀(jì)念日、農(nóng)信社成立周年之時(shí)組織員工赴陳列館進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)，增強(qiáng)員工的集體感、榮譽(yù)感、自豪感，充分發(fā)揮了檔案的育人功能。

（五）建立檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案信息化納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃

省聯(lián)社利用互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、人工智能、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈技術(shù)構(gòu)建能夠覆蓋會(huì)計(jì)檔案、信貸檔案的綜合電子檔案管理系統(tǒng)。一是建立會(huì)計(jì)檔案后督中心，要求各基層農(nóng)村信用社產(chǎn)生的會(huì)計(jì)檔案當(dāng)天進(jìn)行掃描后上傳至綜合檔案管理系統(tǒng)，做到柜面業(yè)務(wù)無紙化管理，不斷提高會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)水平。二是建立信貸電子檔案系統(tǒng)，信貸業(yè)務(wù)從審查、審批、放款、資金流向做到全過程實(shí)時(shí)管理，待信貸資金全部結(jié)清后再按“一戶一檔”歸檔要求一鍵點(diǎn)擊進(jìn)入綜合電子檔案管理系統(tǒng)。綜合電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，提高了檔案管理的程序化、信息化水平，與企業(yè)發(fā)展規(guī)劃相適應(yīng)。

實(shí)踐證明，開展檔案規(guī)范化管理認(rèn)定工作是基層農(nóng)村信用社做好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，確保檔案的齊全完整與安全，實(shí)現(xiàn)檔案的法治化管理，提高檔案管理水平的有效手段和方法，為云南省農(nóng)村信用社打造“小而美、聚而精、品牌佳、口碑好”現(xiàn)代農(nóng)村商業(yè)銀行奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。