淺論突發(fā)事件的檔案收集工作
——以亞洲象北移事件為例

■ 王驥云

作為我國檔案事業(yè)的重要組成部分，突發(fā)事件檔案管理對國家政治、經(jīng)濟、文化、社會、生態(tài)等方面的安全和現(xiàn)代化建設(shè)具有極其特殊的作用和價值，應(yīng)該引起高度重視。從新冠疫情爆發(fā)、亞洲象北移等突發(fā)事件來看，加強突發(fā)事件檔案管理是建設(shè)檔案強國的需要，是檔案事業(yè)自身發(fā)展的需要，也是建設(shè)平安中國和維護國家安全的需要。如何做好突發(fā)事件發(fā)生前、發(fā)生中、發(fā)生后歸檔文件材料的收集和整理，強化突發(fā)事件檔案管理，值得我們深入思考研究。

2020年12月，長期棲息在西雙版納的“短鼻家族”亞洲象群一路向北遷移。2021年4月16日，17 頭亞洲象從普洱市墨江縣遷移至玉溪市元江縣境內(nèi)，其中2 頭亞洲象于4月24日返回墨江縣，剩余15 頭亞洲象繼續(xù)北移，途經(jīng)玉溪市元江縣、紅河州石屏縣、玉溪市峨山縣、玉溪市紅塔區(qū)、昆明市晉寧區(qū)、昆明市安寧市。2021年6月8日，15 頭亞洲象踏上“南返”之路，7月7日，1 頭離群獨象被成功活捕后安全送返西雙版納自然保護區(qū)勐養(yǎng)片區(qū)；8月12日14 頭亞洲象進入普洱市墨江縣，返回傳統(tǒng)棲息地。北移象群歷時120 余天持續(xù)北移和南返，迂回行進1400 多公里，途經(jīng)普洱、玉溪、紅河、昆明4 個州（市），元江、峨山、紅塔、易門、新平、晉寧、安寧、石屏、墨江等9 個縣（市、區(qū)）。在國家林草局全力指導(dǎo)和云南省委、省政府的正確領(lǐng)導(dǎo)下，通過各級、各部門的共同努力，北移亞洲象全部安全南返，象群總體情況平穩(wěn)，沿途未造成人、象傷亡，北移亞洲象群安全防范和應(yīng)急處置工作取得決定性勝利。

在此期間，全省共出動安全防范工作人員2.93 萬人次，無人機共飛行3609 架次，布控應(yīng)急車輛1.65 萬臺次，疏散轉(zhuǎn)移群眾15.96 萬人次，投放象食近216 噸。受理亞洲象肇事?lián)p失申報案件1501 件，評估定損512.52 萬元。據(jù)不完全統(tǒng)計，對云南“亞洲象北移”進行報道的國內(nèi)外媒體超過3000 家，相關(guān)報道超過6500 篇，覆蓋全球180 多個國家和地區(qū)。人民日報、新華社、中央廣播電視總臺、光明日報、《焦點訪談》和《新聞?wù){(diào)查》等國內(nèi)媒體、欄目紛紛點贊。

整個亞洲象北移事件，從最初的各級部門積極組織各方力量有效應(yīng)對，到全民全社會關(guān)注，全球各大媒體爭相報道，充分展現(xiàn)了習(xí)近平生態(tài)文明思想在云南省的重要生態(tài)成果，考驗了全省上下協(xié)調(diào)、前后銜接、專業(yè)有序應(yīng)對這一突發(fā)事件的能力，為今后科學(xué)研究、應(yīng)急保障提供了大量的原始數(shù)據(jù)和科學(xué)依據(jù)。云南省林業(yè)和草原局作為野生動物業(yè)務(wù)主管部門，全程調(diào)度指揮積極參與，順利處置完成此次事件。事后云南省林草局檔案室對此次事件各類檔案進行了專門收集歸檔?，F(xiàn)以此次事件為例，淺談突發(fā)事件的檔案收集歸檔工作。

一、亞洲象北移事件的檔案收集

1.歸檔文件材料的收集整理

1.1 發(fā)文收集整理。按照國家檔案局《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》第十六條規(guī)定，省林業(yè)和草原局對此次事件中本局發(fā)文進行了收集整理，共115 件，包含各類工作方案、應(yīng)急預(yù)案、請示、通知、函件、處理意見、報告、專報、批復(fù)、政務(wù)信息、總結(jié)等。此類文件材料按照《電子檔案單套管理一般要求》以O(shè)FD 格式電子公文形式收集，沿用文書檔案管理辦法，按主辦處室分類對文件進行整理歸檔。并收集整理省林業(yè)和草原局網(wǎng)站關(guān)于亞洲象北移南遷各類信息27 條。

1.2 各級來文收集整理。一是收集有關(guān)亞洲象北遷事件各級部門來文262 件，包含2021年1月以來，普洱、西雙版納、臨滄等地林草部門各類亞洲象活動、個別事件監(jiān)測預(yù)警報告；2021年4月以來亞洲象北移活動的預(yù)警工作專報；網(wǎng)絡(luò)輿情通報；各地政府應(yīng)急防范方案；專題會議紀要；上級領(lǐng)導(dǎo)對各類報告的批示；國內(nèi)外各大新聞媒體的采訪函等。二是收集整理自5月中旬大象北移到8月大象回遷各大媒體新聞、評論246 篇，其中人民日報14 篇、新華社22 篇、央視網(wǎng)56篇、央廣網(wǎng)8 篇、光明日報15 篇、中國日報12篇、中國新聞網(wǎng)11 篇、云南發(fā)布57 篇、云南日報16 篇、云南電視臺8 篇、云南廣播電臺1 篇、澎湃新聞19 篇、紅星新聞7 篇，按時間順序?qū)σ陨细黝愂瘴霓D(zhuǎn)換為電子公文以文書檔案形式進行整理歸檔。

2.聲像檔案的收集整理

在亞洲象北移整個事件處理過程中，由林草、應(yīng)急、森林消防、公安等部門和各科研教學(xué)機構(gòu)的專家學(xué)者及資深大象監(jiān)測員組成的現(xiàn)場指揮部應(yīng)急值守89 天，機動13789 公里，地面監(jiān)測跟蹤66 小時，無人機共飛行3609 架次，1435 小時，3175 公里。相關(guān)部門通過無人機、地面監(jiān)測設(shè)備和手機等設(shè)備對象群移動軌跡、象群休整覓食、應(yīng)急處置過程等進行了視頻錄制及照片拍攝，產(chǎn)生了大量聲像資料。各類資料報送省林業(yè)和草原局對應(yīng)處室。事件結(jié)束后局檔案室對各處室留存視頻及照片進行了備份歸集，并按時間順序進行了相應(yīng)整理，共收集各類視頻資料2142條，主要記錄象群動態(tài)活動情況及前方各單位部分工作情況；收集照片資料1047 幅，主要記錄象群靜態(tài)活動情況，數(shù)據(jù)量達1T 左右。

二、歸集整理過程中存在的問題

突發(fā)事件是不可預(yù)測事件，這就給與之相關(guān)的文件材料的收集管理帶來挑戰(zhàn)。這就要求檔案工作者具有高度的工作敏銳性，及時跟進事件進展，做好突發(fā)事件檔案全程跟蹤和收集整理工作。本次亞洲象北移事件的檔案收集工作，筆者認為尚存在如下問題。

1.所收集歸檔文件材料時間短。此次亞洲象北移事件歷時9 個月，但收集整理的各類歸檔文件材料主要集中在事件過程中的4 至8月，因未把握好先機，故未形成全程跟蹤和收集整理的良好工作機制，導(dǎo)致文件材料不夠齊全完整。

2.所收集歸檔文件材料來源單一。本次亞洲象北移事件檔案主要來源于現(xiàn)場指揮部、本部門各個基層單位組織的前方觀測組和相關(guān)單位報送、主流媒體的報道等，沒有直接從村民、群眾處獲取的材料，也未收集新媒體、國外媒體相關(guān)報道，所收集檔案資料來源單一，僅能體現(xiàn)政府主管部門處理事件的過程。

3.視頻資料數(shù)據(jù)量不大。此次亞洲象北移事件檔案存檔實時數(shù)據(jù)部分僅為相關(guān)處室整理后移交的2000 多條幾十小時的實時視頻數(shù)據(jù)。前期多個亞洲象監(jiān)測點固定機位24 小時實時數(shù)據(jù)未做整理移交。

三、相關(guān)思考

實踐表明，突發(fā)事件的檔案管理工作，涉及單位的各部門，必須統(tǒng)籌推進。

一是要建立并完善突發(fā)事件檔案工作應(yīng)急管理機制。各單位應(yīng)制定突發(fā)事件檔案管理工作方案，建立各部門參與的檔案工作機制，才能在最有效的時間范圍內(nèi)，及時完成突發(fā)事件相關(guān)文件材料的收集和整理，確保突發(fā)事件歸檔文件材料的系統(tǒng)完整。

二是要及時結(jié)合突發(fā)事件實際研究制定歸檔范圍。就亞洲象北移這一事件的歸檔文件材料，筆者認為，還應(yīng)該收集如下內(nèi)容，如其他相關(guān)政府部門對此次事件產(chǎn)生的文件材料；各大新聞媒體、網(wǎng)站、微信、微博、抖音、快手等媒體的相關(guān)視頻、短視頻、照片；網(wǎng)站客戶端、公眾號推文，微博相關(guān)言論；前期多個亞洲象監(jiān)測點固定機位24小時實時數(shù)據(jù)，甚至各相關(guān)紀錄片、訪談等影視作品都應(yīng)當收集。

三是要規(guī)范整理聲像檔案。由于前期收集聲像檔案僅是按時間順序進行了相應(yīng)整理，文字說明未加以完善，在下一步整理聲像檔案過程中，應(yīng)及時添加時間、人物、地點、事由、背景、攝影者六要素的文字說明，整理完善后及時編制目錄分類歸檔。

四是完善檔案數(shù)字化保存。亞洲象北移事件的各類檔案已完成數(shù)字化加工整理，并通過硬盤進行保存。在傳統(tǒng)的硬盤物理保存形式外應(yīng)發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)云備份優(yōu)勢，將數(shù)據(jù)打包上傳，實現(xiàn)云保存，增長檔案保存時限，確保數(shù)據(jù)安全，方便今后檔案內(nèi)容的開發(fā)利用。

五是積極開展重大活動突發(fā)事件檔案利用和開發(fā)。在亞洲象北移事件一案中，部分檔案資料為政府公開信息，還有大量媒體相關(guān)信息，此類信息具有公開性。這部分檔案資料可以以大事記、專題匯編、舉辦陳列展覽、拍攝專題片等形式向社會公開，及時發(fā)揮檔案價值，提高檔案利用效率。