淺談企業(yè)干部人事檔案材料收集歸檔工作

■ 王 艷

一、做好企業(yè)干部人事檔案材料收集歸檔工作的意義

干部人事檔案歸檔材料收集工作，是企業(yè)組織人事工作政策要求的具體體現(xiàn)，是歷史地全面地反映干部面貌的現(xiàn)實(shí)需要，是企業(yè)干部檔案管理工作的起點(diǎn)和重要環(huán)節(jié)。干部人事檔案歸檔材料收集工作是否規(guī)范，直接影響到企業(yè)干部人事檔案的完整性，決定著企業(yè)干部任職的合理性。只有規(guī)范干部的人事檔案管理，才能為企業(yè)組織人事部門在選人用人提拔任用人才時(shí)，提供有力的參考依據(jù)。因此，要做好企業(yè)干部人事檔案工作，確保企業(yè)干部人事檔案工作的質(zhì)量，首先就是要做好干部人事檔案歸檔材料收集工作。

二、企業(yè)干部人事檔案歸檔材料收集工作存在的問(wèn)題

（一）對(duì)歸檔材料收集重視不夠

有些企業(yè)人事檔案管理人員由于對(duì)人事檔案管理工作的關(guān)注度不夠，歸檔材料收集意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)收什么、怎么收缺乏深入的學(xué)習(xí)和研究。由于對(duì)歸檔材料收集意識(shí)淡薄，工作經(jīng)驗(yàn)不足，導(dǎo)致日常工作中形成的人事檔案材料歸檔范圍概念模糊，沒(méi)有準(zhǔn)確掌握哪些材料屬于歸檔范圍；同時(shí)，也沒(méi)有更好的督促檔案材料形成部門，在材料形成1 個(gè)月后，按規(guī)定主動(dòng)向企業(yè)人事檔案管理部門移交；在實(shí)際工作中，往往過(guò)于表面化，而且態(tài)度也比較敷衍，經(jīng)常忽略重要細(xì)節(jié)問(wèn)題，嚴(yán)重影響了人事檔案工作順利高效開展。

（二）歸檔材料收集制度不健全

在實(shí)際工作中，盡管中央組織部制定的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》中明確了干部人事檔案材料的收集歸檔范圍和要求，但是大都只是停留在制度上，沒(méi)有結(jié)合本企業(yè)工作實(shí)際，制定健全的本單位收集歸檔工作流程。由于制度不完善，執(zhí)行起來(lái)更是難以到位。

（三）歸檔材料手續(xù)不完備

在歸檔材料收集工作中，檔案管理部門經(jīng)常會(huì)接收到一些手續(xù)不完備的歸檔材料。比如：材料缺少公章、照片、意見、簽名、時(shí)間、復(fù)印材料沒(méi)有注明與原件相符的字樣等。由于關(guān)鍵要素的缺失，很難反映出檔案材料的真實(shí)性。這些手續(xù)不完備的材料，需要補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)或者退回重新補(bǔ)錄，待手續(xù)完備后再行移交歸檔，嚴(yán)重影響工作效率。

（四）歸檔材料內(nèi)容不完整

在審核干部人事檔案過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)檔案材料存在收集不全而缺少必要的原始材料現(xiàn)象。比如：高中畢業(yè)生登記表、員工登記表、99 干部履歷表、干部年度考核表、崗級(jí)薪級(jí)變動(dòng)審批表、勞動(dòng)合同、轉(zhuǎn)正定級(jí)表、優(yōu)秀黨員或生產(chǎn)工作先進(jìn)者等獎(jiǎng)勵(lì)材料、專利獎(jiǎng)或科技創(chuàng)新等科技類獎(jiǎng)勵(lì)材料、專業(yè)技術(shù)職稱等主要材料。這些主要材料的內(nèi)容不完整，導(dǎo)致干部人事檔案專項(xiàng)審核工作無(wú)法順利開展，無(wú)法真實(shí)的反映干部人事檔案的完整性，直接影響到企業(yè)組織人事部門選人用人、提拔任用等干部工作。

（五）歸檔材料收集不及時(shí)

由于檔案材料是多部門形成的原始材料，在收集過(guò)程中，缺乏多部門聯(lián)動(dòng)，導(dǎo)致檔案材料完結(jié)后，不能及時(shí)轉(zhuǎn)交，一拖再拖，遲遲不辦理移交。其次是對(duì)材料甄別不細(xì)致，雖然有些材料收集來(lái)了，但檔案材料仍存在缺項(xiàng)等問(wèn)題，給材料歸檔造成了一定困難。

三、如何做好企業(yè)干部人事檔案歸檔材料收集工作

（一）明確歸檔材料收集審核范圍

要按照《干部人事檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》和《關(guān)于完善干部人事檔案材料的通知》要求，結(jié)合實(shí)際，完善本企業(yè)歸檔材料收集范圍。要重點(diǎn)審核干部的出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、家庭主要成員及重要社會(huì)關(guān)系等“三齡兩歷”重要信息，尤其要注意審核檔案材料是存在否涂改造假等情況，確保干部信息真實(shí)準(zhǔn)確、重要原始依據(jù)材料完整規(guī)范、鮮活及時(shí)。

（二）明確歸檔材料收集的途徑

1.通過(guò)企業(yè)組織、干部人事部門，收集干部人事工作中形成的登記表，以及干部任免、專家選聘等材料。

2.通過(guò)國(guó)民教育的有關(guān)院校、黨校、軍隊(duì)院校以及培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等，收集學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)籍、培訓(xùn)等材料。

3.通過(guò)評(píng)、聘，專業(yè)技術(shù)職務(wù)資格相關(guān)部門，收集評(píng)審、考試、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格等材料。

4.通過(guò)企業(yè)黨群部門收集入黨、團(tuán)、和加入民主黨派等有關(guān)材料。

5.通過(guò)有關(guān)部門收集表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)中形成的相關(guān)材料。

6.通過(guò)紀(jì)檢、監(jiān)察、司法、審計(jì)及有關(guān)的行政部門，收集有關(guān)處分材料。

7.其他需要收集的材料，據(jù)實(shí)際主動(dòng)收集。

（三）歸檔材料收集方法

1.按照材料收集歸檔標(biāo)準(zhǔn)和要求，及時(shí)收集材料，鑒別材料內(nèi)容是否真實(shí)，檢查材料填寫是否規(guī)范、手續(xù)是否完備等；對(duì)于應(yīng)當(dāng)歸檔的材料準(zhǔn)確分類，逐份編寫材料目錄，整理合格后，一般應(yīng)當(dāng)在2 個(gè)月內(nèi)歸檔。

2.在收集歸檔材料時(shí)注意以下材料不能歸檔：一是信息與組織認(rèn)定不一致的材料；二是未見原件的復(fù)印件；三是內(nèi)容存在涂改的材料；四是內(nèi)容填寫不規(guī)范的材料；五是履歷學(xué)歷及黨團(tuán)材料不齊全的材料；六是表格印鑒不完備的檔案材料。因此，發(fā)現(xiàn)不符合歸檔要求的材料，不能歸檔，應(yīng)予以退回。另外，凡收集的材料必須經(jīng)過(guò)鑒別，未經(jīng)鑒別的材料，不得隨意歸檔或擅自銷毀；鑒別后及時(shí)歸檔入卷，不能長(zhǎng)期積壓。

3.歸檔時(shí)間要求。形成干部人事檔案材料的單位和部門，應(yīng)在材料形成后的1 個(gè)月內(nèi)，按照歸檔范圍，及時(shí)報(bào)送干部人事檔案主管理部門歸檔，并形成送交制度，責(zé)任到人。同時(shí)，干部人事檔案主管部門應(yīng)與材料形成部門建立聯(lián)系制度，采取主動(dòng)收集的方式，盡快將材料收集到位。

（四）建立歸檔材料收集及材料補(bǔ)充制度

1.企業(yè)干部人事檔案管理部門，要嚴(yán)格按照《干部人事檔案工作條例》《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》及《關(guān)于完善干部人事檔案材料的通知》的規(guī)定及要求，結(jié)合本企業(yè)實(shí)際，制定出切實(shí)可行的規(guī)章制度。

2.要督促檔案材料形成部門及時(shí)主動(dòng)地將材料送交企業(yè)干部人事檔案管理部門，最遲不得超過(guò)一個(gè)月。

3.企業(yè)干部人事檔案管理部門要經(jīng)常有計(jì)劃地收集、補(bǔ)充完善檔案材料，做到一季度一小收，半年一大收，年終一總收。同時(shí)要在半個(gè)月內(nèi)，將收到的材料進(jìn)行鑒定整理，鑒定整理后的材料歸入檔案袋內(nèi)，每?jī)赡赀M(jìn)行裝訂入卷歸檔一次。

4.收集的檔案材料，必須是辦理完畢的正式文件材料。材料必須真實(shí)、完整齊全、手續(xù)完備、文字清楚、對(duì)象明確，并寫明承辦單位和個(gè)人署名，有形成材料的日期。

5.企業(yè)干部人事檔案管理部門要認(rèn)真做好材料收集登記工作，履行好交接手續(xù)。

6.檔案材料必須統(tǒng)一使用A4(210*297)規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍(lán)墨水筆復(fù)寫紙書寫。

7.針對(duì)補(bǔ)充材料收集到的學(xué)歷學(xué)位證書及榮譽(yù)證書等復(fù)印件材料，必須寫明此復(fù)印件與原件相符的字樣，并加蓋人事管理部門印章。

（五）強(qiáng)化檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

1.強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。干部檔案管理人員要具有強(qiáng)烈的崗位責(zé)任感和愛崗敬業(yè)的奉獻(xiàn)精神，要積極創(chuàng)新工作方法，變被動(dòng)為主動(dòng)，加大干部檔案材料收集歸檔力度，確保收集歸檔工作質(zhì)量，不斷充實(shí)完善干部檔案內(nèi)容。

2.提高業(yè)務(wù)能力。要加強(qiáng)對(duì)干部檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，提高實(shí)際操作水平，并鼓勵(lì)其參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。尤其是檔案數(shù)字化技能培訓(xùn)學(xué)習(xí)，促使干部檔案管理人員不斷更新知識(shí)，提高專業(yè)水平和職業(yè)技能，提升干部檔案工作水平。

3.掌握溝通技巧。要與檔案材料形成部門建立有效的溝通聯(lián)系方式加強(qiáng)協(xié)作，做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)，定期對(duì)檔案材料收集工作進(jìn)行督導(dǎo)。

4.增強(qiáng)保密觀念，要隨時(shí)保持政治警覺，培養(yǎng)良好的保密習(xí)慣，確保檔案材料的保密安全。

歸檔材料收集工作是檔案工作開展的基礎(chǔ)，是管理好干部人事檔案工作的重要環(huán)節(jié)，企業(yè)干部人事檔案管理人員必須本著對(duì)組織、對(duì)干部、對(duì)事業(yè)、對(duì)歷史高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，以“嚴(yán)真細(xì)實(shí)快”的工作作風(fēng)收集好、保管好、利用好干部人事檔案，才能為企業(yè)建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化干部隊(duì)伍提供有力保障。