紙質復制文件材料歸檔標記方法研究

■ 尹慶紅

一、引言

檔案是歷史的真實記錄，歸檔的文件材料應該是原件，在檔案界已經(jīng)沒有什么爭議。那么，到底復制件能不能歸檔？如果復制件歸檔，該怎么對復制件進行處理？從我國現(xiàn)行的有關文件材料歸檔的法律法規(guī)看，都規(guī)定了歸檔的文件材料應該是原件，同時作出了因特殊原因，無法獲取原件的，可以使用復印件或復制件歸檔的規(guī)定。這類復制件需要加蓋檔案證明章、復制單位或歸檔單位戳記等進行標識，但法規(guī)標準對具體的標識方法未作出具體明確的規(guī)定，具體的措施辦法是需要我們研究解決。

二、復制件的概念與范圍

所謂的復制件，不同的規(guī)范有不同的描述，不同的復制件有不同的制作方法，手抄（臨?。⒂∷?、照相、攝影、掃描、打印、靜電復印、仿真復制等都是復制件制作的手段和方法?！睹绹?lián)邦證據(jù)規(guī)則（2011）》提出復制件是“以原件的同一版本，從相同的模體、以照相的方式（包括放大和縮?。?，以機械或電子重錄的方式，以化學復制的方式或以其他能精確再制原件的同等技術方式所制作的對應物?！薄稒n案工作基本術語》（DA/T1- 2000）所述復制件是指“與原件（最初產(chǎn)生的區(qū)別于復制件的原始文件）內容相同的復“仿真復制采用臨摹、印刷、攝影、復印、掃描、打印等技術和方法，將檔案原件的文字、圖像、外形、質地等信息再現(xiàn)到相同或相似的載體上，生成內容、形式、外觀都與檔案原件相似的制成品的過程。”以上可見，復制件歸根到底都是原件的對應物，是原件的復制品。本文所指的復制件包括紙質文件的復印件、電子文件（含紙質檔案數(shù)字化副本）的紙質打印件（其中一部分）、仿真復制件。

三、復制件的歸檔

1.法律法規(guī)中有關復制件歸檔的規(guī)定?，F(xiàn)行的法律法規(guī)對于復制件歸檔的問題，概括起來有三個方面。

1.1 歸檔文件材料必須是原件，沒有“例外”。如《機關檔案管理規(guī)定》《水利檔案工作規(guī)定》《鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理辦法》規(guī)定“歸檔文件材料應當為原件。”《國家電子政務建設工程檔案管理暫行辦法》規(guī)定“電子政務項目實施機構歸檔的紙質文件應為原件或正本，且簽章手續(xù)完備”。

1.2 既明確歸檔的文件材料應為原件，同時也有“例外”規(guī)定。如《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》規(guī)定“歸檔的文件材料應為原件。因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料。”《人民法院訴訟檔案管理辦法》規(guī)定“入卷訴訟文書材料應當保留原件，未能提供原件的可保存一份復制件，摘錄、復制的材料應當注明來源、名稱、日期，并寫明經(jīng)辦人姓名，入卷備查。”《第二次全國地名普查檔案管理辦法》規(guī)定“歸檔的文件材料原則上應當為原件，如以復制件歸檔必須備注?！薄段廴驹雌詹闄n案管理辦法》規(guī)定“歸檔的文件材料應為原件，如歸檔復制件必須有相應的說明?！钡鹊?。

1.3 無法獲取原件的規(guī)定。如《機關文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》規(guī)定“機關聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機關歸檔，其他機關將相應的復制件或其他形式的副本歸檔?！薄秶辛謭鰴n案管理辦法》規(guī)定“國有林場所有歸檔文件材料均應是原件，無法獲取原件而只能用復印件或復制件歸檔的，應標明原件所在位置，并加蓋檔案證明章?！薄犊茖W技術研究檔案管理規(guī)定》規(guī)定“參加單位在保存本單位承擔任務所形成檔案的同時，將副本或復制件送交牽頭承擔單位?！薄秶衅髽I(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權變動檔案處置辦法》規(guī)定“國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權變動各方如存在多方檔案保存需求，經(jīng)協(xié)商一致，相關方可以保存檔案復制件?！薄陡刹咳耸聶n案工作條例》規(guī)定“干部人事檔案分為正本和副本。副本由正本主要材料的復制件構成?！薄渡虡俗詸n案管理辦法》規(guī)定“歸檔的商標注冊文件材料一般應當為原件，確實無法獲得原件的，可以是與原件核對無異的復印件，但是應當注明原因。”等等。

這些規(guī)定我們可以理解為：歸檔的文件材料應該是原件是必須不折不扣遵循的歸檔原則，同時，“例外”的情況是可以使用復制件歸檔的。在這里，“例外”情況有兩種，第一種是原件只有一份而歸檔單位有若干個，除其中一個單位外，其他歸檔單位無法取得原件；第二種是文件材料本身只有復制件（比如審批中的依據(jù)性材料，資質、身份等證明材料，所提供的文件材料一般都是復制件）。

2.實踐中復制件歸檔的情況。筆者在檢查本單位檔案和基層調研中發(fā)現(xiàn)，無論是文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案，還是專業(yè)檔案，除法規(guī)規(guī)定可以使用復制件歸檔的“例外”情況外，仍然存在許多復制件歸檔問題，黑白打印材料（黑頭文件）歸檔的也不在少數(shù)。造成問題的主要原因：一是文件材料收集、歸檔制度不規(guī)范，文件材料管理人員、檔案人員責任心不強，不按期開展年度歸檔，有的原件缺失，只能使用復制件歸檔，有的不加蓋單位印章即歸檔，難于判定其是否是原件；二是基層經(jīng)費緊張，設施設備落后，只能以黑白打印文件歸檔，無鮮章，雖然直接由OA 系統(tǒng)或辦公電腦打印，但形同復制件；三是有的原件在承辦部門（科室）或領導手中，而交來歸檔的是復印件，檔案人員主觀認為復制件與原件沒有區(qū)別，怕麻煩，不去找原件，而將復印件歸檔。

四、歸檔復制件標記方法

前述法律法規(guī)規(guī)定了復制件歸檔的，應當加蓋檔案證明章或注明來源，作出說明。但筆者在調查中發(fā)現(xiàn)，無論是哪一種情況下使用復制件歸檔，絕大部分的復制件都沒有進行標記。這個問題解決不好，勢必會給以后的利用工作帶來極大隱患。筆者認為，對歸檔的復制件均應作出標記，同時，還應該在歸檔文件目錄或卷內目錄備注欄注明“復制件”或“復印件，重要的憑證性文件還應注明原件保存處。

4.1 復制件歸檔的一般情況。一是歸檔的文件材料可以是復制件（原件在其他單位歸檔）的，將復制件與原件比對，比對后復制件與原件一致的，注明“此件與原件一致”，寫明經(jīng)辦人、時間，并在此加蓋歸檔單位鮮章。二是按照規(guī)定應該歸檔原件但原件缺失的（原件其他單位有存檔），將復制件與原件比對，比對后復制件與原件一致的，標注“原件缺失，此歸檔復制件與原件一致”，寫明經(jīng)辦人、時間，并在此加蓋歸檔單位鮮章。

4.2 提供材料時就提供復制件，但未注明“此件與原件一致”的。有的依據(jù)性材料，比如投標文件、行政審批、行政處罰、會計憑證附件（如合同、協(xié)議等）等，原單位在提供材料時就是提供的復制件，按照要求，應注明“此件與原件一致”字樣（蓋章或手寫），寫明經(jīng)辦人、時間，并加蓋提供材料單位的印章。但很多情況下，這些復制件并未按照規(guī)定要求注明“此件與原件一致”并簽章。在歸檔時應當返回材料提供單位完備相關手續(xù)（特別是需要永久保管的檔案），提供材料單位因撤銷、注銷等原因，無法完備手續(xù)的，由歸檔單位據(jù)實說明情況，加蓋歸檔單位鮮章。

4.3 蓋有檔案館等檔案收藏單位印記的復制件。有的歸檔文件材料是由檔案館等檔案收藏單位查閱提供的，根據(jù)《檔案法實施辦法》“檔案縮微品和其他復制形式的檔案載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標記的，具有與檔案原件同等的效力。”《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》“復制件加蓋檔案證明專用章后，與檔案原件具有同等效力。”和《人民法院訴訟檔案管理辦法》“經(jīng)批準復制的材料，由檔案工作人員核對無誤后，加蓋人民法院檔案證明專用章，與檔案原件具有同等的效力?！钡鹊囊?guī)定，已經(jīng)有收藏單位印記的，不再作處理，無需增加新的標記，與原件具有同等效力，加蓋歸檔章即可。

4.4 電子文件紙質打印件。由OA 系統(tǒng)打印歸檔的紙質文件材料，應按照《機關檔案管理規(guī)定》中“電子文件需要轉換為紙質文件歸檔的，若電子文件已經(jīng)具備電子簽名、電子印章，且電子印章按照規(guī)定轉換為印章圖形的，紙質文件不需再行實體簽名、實體蓋章?！钡囊?guī)定執(zhí)行。具體有以下幾種情況：

4.4.1 收文。彩色打印，且打印出來的文件內容、格式與OA 電子文件一致，視為原件歸檔。發(fā)文單位未蓋電子印章的，在歸檔文件目錄備注欄注明。黑白打印，且打印出來的文件內容、格式與OA 電子文件一致，應注明“黑白打印機OA 系統(tǒng)直接打印”字樣，寫明經(jīng)辦人、時間，加蓋歸檔單位鮮章。發(fā)文單位未蓋電子印章的，在歸檔文件目錄備注欄注明。

4.4.2 對外行文（含便箋）。彩色打印，且打印出來的文件內容、格式與OA 電子文件一致，視為原件歸檔。電子文件未蓋單位電子印章的，在打印的紙質文件落款位置上加蓋本單位鮮章。黑白打印，且打印出來的文件內容、格式與OA 電子文件一致，加蓋過電子印章的，在黑章旁適當位置加蓋本單位鮮章后歸檔；沒有加蓋過電子印章的，在落款位置加蓋本單位鮮章后歸檔。

4.4.3 內部文件。內部文件如內部通知、工作總結、計劃、報表、名冊等，有的以正式文件或便箋形式內部印發(fā)，有的沒有印發(fā)。以正式文件或便箋形式內部印發(fā)的，處理的方法同對外行文。沒有以正式文件或便箋形式印發(fā)的，無論是彩色打印還是黑白打印，均要加蓋本單位鮮章后歸檔。

4.5 字跡褪變材料復制件歸檔。對于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件（如熱敏紙傳真件、鉛筆書寫及其他易發(fā)生褪變的重要文件），以及使用中出現(xiàn)破損的文件，應復制后歸檔。目前一般采用靜電復印的方式進行復制。為保證復印質量，復印時應慎重選擇紙張和復印設備，并且宜采用單面方式復印。這類復印件的憑證作用依賴于原件（整理時與原件作為1 件，原件在前，復制件在后，連續(xù)編制頁號），歸檔時無需標記。在借閱利用的過程中再行復制的，加蓋檔案收藏單位印章標記。

4.6 傳真方式簽訂的合同。以傳真方式簽訂的合同，一般情況下，甲乙雙方只有一方加蓋鮮章（紅章）并有原始簽字（如甲方），而乙方的公章和簽字則是通過傳真或復印的形式體現(xiàn)。

如果由乙方簽字蓋章后傳真或復印至甲方，甲方加蓋鮮章后回傳給乙方，雙方?jīng)]有加蓋鮮章的第二份相同合同的情況下，在甲方檔案整理過程中，以甲方加蓋的鮮章為準將其認定為原件歸檔（此材料乙方的簽章為傳真復制件黑色）。乙方在歸檔該份合同時，則其簽署鮮章的材料應與雙方均為傳真方式簽字蓋章的傳真件作為一件歸檔。

4.7 原件批回。在公文處理中，下級給上級的請示、報告，有的沒有正式行文批示或批復，而是在請示、報告上直接簽署意見（領導意見或單位意見），復印后加蓋單位鮮章后發(fā)回請示、報告單位。這種情況下，批復單位歸檔原件，請示、報告單位歸檔蓋有批復單位鮮章的復印件，可不另作標記。而很多情況下，批復單位是蓋好鮮章后再復印，將復印件發(fā)回請示、報告單位。這樣的復印件沒有鮮章，在歸檔時需要與原件比對，一致的，標注“此件與原件一致”，簽署經(jīng)辦人和時間，加蓋歸檔單位鮮章。比對不一致的，不得歸檔。

4.8 歷史遺留下來的無文頭無簽單文件材料。由于歷史原因，一些遺留下來的規(guī)章制度、規(guī)范等未能及時歸檔整理，但其本身無文頭，也沒有簽字蓋章，無法確定其是原件還是復制件。符合以下條件的，可以歸檔：一是非憑證性材料；二是文件時隔較長時間；三是當時文書處理不規(guī)范；四是收集到的此份文件是獨一無二的。此類文件材料由于無法比對，歸檔時不宜標注“此件與原件一致”，也不宜加蓋歸檔單位鮮章，可作出專門說明，說明加蓋歸檔單位鮮章后歸入全宗卷。

五、結束語

由于特殊的原因，復制件歸檔在今后一段時間內，還可能在一定范圍內存在。而不加蓋任何自證其真實性標記的復制件，在歸檔后總是難以讓檔案利用者對其原始憑證性完全認同。對復制件加蓋歸檔單位的標記后，再將其歸檔的做法，既佐證其復制件的來源真實性，又證實歸檔單位各項工作的歷史記錄的真實性，也符合《檔案法實施辦法》關于“檔案縮微品和其他復制形式的檔案載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標記的，具有與檔案原件同等的效力”的規(guī)定，不失為目前解決歸檔復制件效力問題的有效辦法。當然，使用作了標記的復制件歸檔只是權宜之計，歸檔的文件材料應該是原件，是必須始終堅持的原則。