基于云計算的財務(wù)共享服務(wù)中心探析

高永生 齊魯銀行計劃財務(wù)部

引言

二十一世紀以來，信息化浪潮極大改變了集團公司的外部環(huán)境，一方面，集團公司組織規(guī)模龐大，每個子公司都有一套屬于自己的組織管理體系，這樣既浪費了公司資源，又使母公司需要加大對子公司的監(jiān)督，也無形之中加大了監(jiān)督成本。另一方面，由于子公司數(shù)量多且分散，導(dǎo)致母公司與子公司之間的信息傳遞產(chǎn)生誤差，進而影響信息傳遞效率，因此將基于云計算的財務(wù)共享服務(wù)中心引入企業(yè)管理，具有其迫切的必要性和積極作用。

一、財務(wù)共享服務(wù)模式構(gòu)建的優(yōu)勢

由于企業(yè)的大規(guī)模擴張，逐步產(chǎn)生了財務(wù)成本高、效率低和財務(wù)信息失真等一些問題，為了解決這些問題，將企業(yè)從財務(wù)危機中解救出來，應(yīng)用財務(wù)共享服務(wù)模式，利用云計算技術(shù)搭建財務(wù)共享服務(wù)中心是一個很好的選擇。

企業(yè)選擇財務(wù)共享服務(wù)模式往往有多個原因，加強企業(yè)集權(quán)和實行業(yè)務(wù)標準規(guī)范化要求是最主要的考慮因素，如圖1所示。財務(wù)共享服務(wù)模式作為一種新的商業(yè)盈利模式擁有許多優(yōu)勢，它能提升企業(yè)財務(wù)價值，優(yōu)化流程結(jié)構(gòu)，節(jié)約財務(wù)成本。其中實現(xiàn)管理規(guī)范化，強化管控所占比重最大，是最明顯的優(yōu)勢，如圖2所示。

圖1 選擇財務(wù)共享服務(wù)模式的原因

圖2 財務(wù)共享服務(wù)模式的各優(yōu)勢占比

二、財務(wù)共享服務(wù)模式構(gòu)建的可行性分析

企業(yè)在選擇財務(wù)共享服務(wù)模式的同時，要考慮這種新型的財務(wù)管理模式是否符合企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標，在企業(yè)當前條件下，它內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、信息管理系統(tǒng)以及員工意見是否可以提供相關(guān)支持，換言之，企業(yè)構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)模式是否具有可行性。

（一）企業(yè)戰(zhàn)略分析

公司戰(zhàn)略指的是，企業(yè)制定戰(zhàn)略遠景，然后確定目標，再對遠景的實現(xiàn)和目標的實現(xiàn)進行全面、綜合、有指導(dǎo)意義的計劃。目的在于實現(xiàn)股東利益最大化或公司價值最大化。企業(yè)管理變革必須與企業(yè)戰(zhàn)略相一致，否則將產(chǎn)生消極影響。企業(yè)必須考慮到這一管理活動的變革是與發(fā)展戰(zhàn)略的要求相一致的，所以要進行可行性分析。應(yīng)以企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃為著眼點，綜合考慮成本、風險、服務(wù)效率、服務(wù)質(zhì)量和長遠利益等因素。

針對不同的企業(yè)戰(zhàn)略目標，企業(yè)所適用的服務(wù)模式、形式、手段和服務(wù)也有不同的特點，需要結(jié)合企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃和當前的生產(chǎn)經(jīng)營狀況，綜合考慮。表1顯示了在不同戰(zhàn)略目標下，財務(wù)共享服務(wù)模式的偏重目標。就企業(yè)長遠發(fā)展而言，控制成本、加強管理、注重服務(wù)質(zhì)量，應(yīng)成為企業(yè)建設(shè)財務(wù)共享服務(wù)模式所追求的目標，從而使企業(yè)的管理行為和服務(wù)均衡科學(xué)發(fā)展。

表1 財務(wù)共享服務(wù)模式的不同偏重目標

企業(yè)確定了財務(wù)服務(wù)的偏重目標后，要根據(jù)偏重目標來劃分財務(wù)共享的范圍。企業(yè)要把符合企業(yè)實際狀況和業(yè)務(wù)性質(zhì)的業(yè)務(wù)活動劃入財務(wù)共享服務(wù)中心，要從業(yè)務(wù)流程簡單、容易集中處理而且具有重要性的業(yè)務(wù)著手，最后一步步實現(xiàn)戰(zhàn)略目標，堅決杜絕業(yè)務(wù)活動上的“一刀切”，從而保證構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)模式與企業(yè)戰(zhàn)略目標匹配，并且具有可行性。

（二）企業(yè)現(xiàn)狀分析

構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)模式會引起企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的變動，所以企業(yè)要仔細梳理其組織結(jié)構(gòu)，來判斷實施財務(wù)變革的可行性。企業(yè)要確定原來的財務(wù)部門屬于哪些業(yè)務(wù)單元，由誰控制，收益如何分配等信息，有利于企業(yè)了解與財務(wù)共享構(gòu)建的相關(guān)情況。企業(yè)還要重新梳理和規(guī)劃企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程，所以要提前判斷企業(yè)是否具有流程優(yōu)化的能力。在流程優(yōu)化的過程中，會導(dǎo)致許多問題的產(chǎn)生，如果問題越來越多，而企業(yè)自身卻無法解決，流程優(yōu)化將會失敗，給企業(yè)帶來損失。因此，企業(yè)需要仔細思考自身是否有足夠的能力去解決流程優(yōu)化中的問題。

企業(yè)構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)模式，離不開信息系統(tǒng)的支撐，所以需要購買管理系統(tǒng)并且建立強大的數(shù)據(jù)庫，對信息系統(tǒng)投入大量資金。企業(yè)應(yīng)當考慮公司目前是否有支持財務(wù)共享服務(wù)模式的信息系統(tǒng)，如果有，就要了解它的支持性有多大，是否需要增加更多投入；如果沒有，企業(yè)要盤點對信息系統(tǒng)和員工技術(shù)培訓(xùn)等投入，這就要求企業(yè)需要有足夠的資金實力和充足的預(yù)算。所以企業(yè)構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)模式必須要有信息系統(tǒng)的強大支持才可行。

此外，企業(yè)也要得到管理層的支持和員工的理解。對于企業(yè)管理層來說，構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)模式是一項跨區(qū)域和組織的活動，而且它能監(jiān)控企業(yè)活動，而管理層對企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和制度改革具有重要作用，所以得到管理層的支持是必不可少的。管理層要意識到利益和風險是共存的，要制定總體戰(zhàn)略，合理分配資金和人力資源，科學(xué)設(shè)計組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程，建設(shè)高效的信息系統(tǒng)，從而實現(xiàn)利潤最大化，成本最優(yōu)解。對于企業(yè)員工來說，在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)模式會改變公司的組織結(jié)構(gòu)，這一變化會導(dǎo)致權(quán)力的重新分配甚至?xí)?dǎo)致裁員，而且企業(yè)為了適應(yīng)新的財務(wù)模式需要改變傳統(tǒng)的工作方法，會使一部分員工產(chǎn)生抵觸心理，不愿意接受這種改變，影響工作效率，從而阻礙實施財務(wù)共享的進程。所以企業(yè)需要對員工耐心溝通和培訓(xùn)，設(shè)置激勵機制，增強員工信心，讓員工了解財務(wù)共享的長遠利益。

（三）云計算下的服務(wù)模式

想構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)模式的企業(yè)可以向供應(yīng)商按需購買三種服務(wù)，這三種服務(wù)分別是IaaS基礎(chǔ)設(shè)施即服務(wù)、PaaS平臺即服務(wù)和SaaS軟件即服務(wù)，這也是云計算的三個層次。

IaaS是最基礎(chǔ)的，它是一種底層基礎(chǔ)設(shè)施的租用服務(wù)，主要提供網(wǎng)絡(luò)、存儲等計算資源，用戶可以自主控制系統(tǒng)和部署軟件，它是三個服務(wù)中最簡單的交付模式，例如當我們想去超市買現(xiàn)成的餃子吃，餃子的供應(yīng)商就是IaaS服務(wù)。

PaaS作為中間層為用戶搭建了一個服務(wù)或開發(fā)平臺，提供了數(shù)據(jù)庫、應(yīng)用程序開發(fā)等服務(wù)，用戶只需要在平臺上進行自己的業(yè)務(wù)開發(fā)就可以，和IaaS一樣，用戶不用操控基礎(chǔ)設(shè)施，例如當我們點個外賣，商家在餐廳做好餃子給我們送過來，餐廳就是PaaS服務(wù)。

SaaS是成本最低，效益最好的一種服務(wù)，它直接給用戶提供了運行的應(yīng)用程序，用戶只要連接互聯(lián)網(wǎng)就可以訪問并獲取它們需要的信息，SaaS的實質(zhì)是第三方服務(wù)商負責軟件開發(fā)和部署，所以用戶不必關(guān)心技術(shù)層面的問題，例如當我們直接去餐廳吃餃子，餐廳為我們準備好所有東西，這就是SaaS。

對很多中小企業(yè)來說，SaaS服務(wù)是他們最優(yōu)先選擇的管理方式，因為和另外兩種服務(wù)相比更具有優(yōu)勢。一方面，企業(yè)不必在基礎(chǔ)設(shè)施和操作系統(tǒng)上耗費大量資金；另一方面，SaaS服務(wù)是基于云計算的隨時可用的工作，客戶只需要連接互聯(lián)網(wǎng)就可以注冊使用，而設(shè)備的維護升級則交給服務(wù)商，避免了時間的浪費，同時也提高了企業(yè)的信息化水平。SaaS服務(wù)的存在給企業(yè)解決了一些冗雜的工作，同時讓中小企業(yè)脫離成本限制，提高工作效率。

三、基于云計算的財務(wù)共享服務(wù)中心優(yōu)化建議

（一）加強云計算的安全保護

為了保護數(shù)據(jù)安全，更好地發(fā)揮云計算技術(shù)的優(yōu)勢，降低云計算的風險，保障企業(yè)利益，可以采取以下保護措施。

首先，劃分登錄財務(wù)共享服務(wù)中心的用戶范圍，進行用戶認證，并且限制權(quán)限，列出權(quán)力清單，規(guī)定操作范圍，加強監(jiān)督，安排監(jiān)管人員，保證用戶的每一步操作都要有明確的授權(quán)和監(jiān)督，禁止越權(quán)操作。

其次，保障網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全，利用殺毒軟件定期進行殺毒，并且可以設(shè)置防火墻，修復(fù)高危漏洞，提高工作人員的風險防范意識，安排信息技術(shù)人員負責網(wǎng)絡(luò)安全，定期升級和維護網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，嚴禁病毒和黑客入侵。

最后，可以對財務(wù)數(shù)據(jù)信息采取加密技術(shù)，防止信息泄密，利用一些軟件做好備份，同時企業(yè)要獨立管理自己的內(nèi)部數(shù)據(jù)，保障網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全。

（二）建立高水平的人才隊伍

財務(wù)共享服務(wù)中心的發(fā)展離不開基層員工的支持，所以要激發(fā)員工的潛能，挖掘他們每個人自身的價值，調(diào)動員工的積極性，才能更好地處理財務(wù)工作。

一方面，企業(yè)要加強對員工的培訓(xùn)，還可以通過招聘、人才引進等方式擴大人才儲備，財務(wù)共享服務(wù)中心需要一些數(shù)據(jù)分析能力強的人才，因為云端儲存著大量的數(shù)據(jù)，而數(shù)據(jù)的收集、分析離不開專業(yè)的人員，所以要具備一定的數(shù)據(jù)分析能力。建立財務(wù)共享服務(wù)中心的大多數(shù)是跨國集團，所以需要員工會處理一些小語種業(yè)務(wù)，這時擁有外語技能顯得極其重要，可以對員工進行外語培訓(xùn)或者在招聘時標注語言要求。

另一方面，企業(yè)要完善激勵機制和績效考評機制，由于工作流程單一，員工容易懈怠，而且員工晉升機會少，所以要激發(fā)員工熱情，提高個人能力。

（三）加強云計算應(yīng)用的創(chuàng)新

在當前，單據(jù)掃描、報賬等工作只能在電腦端應(yīng)用，如果能加強多終端創(chuàng)新，在手機等移動設(shè)備上也可以隨時隨地處理一些業(yè)務(wù)，財務(wù)工作會更具有靈活性。隨著公司的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)信息將會越來越多，所以云端的空間容量也要變大，而且可以將云端和信息系統(tǒng)結(jié)合，保持性能穩(wěn)定。同時要部署不同的云計算平臺，當某一平臺出現(xiàn)異常時，可以迅速切換到另一平臺繼續(xù)服務(wù)，降低服務(wù)風險。

（四）推進業(yè)財稅融合

隨著財稅融合的發(fā)展，稅務(wù)共享也成了一個關(guān)鍵點，如果財務(wù)共享服務(wù)中心嵌入稅務(wù)工作，利用云計算等技術(shù)實行納稅籌劃，將會進一步增加企業(yè)利潤。由于普通財務(wù)人員對稅務(wù)領(lǐng)域不夠了解，企業(yè)可以招聘專業(yè)的稅務(wù)人才，分析國內(nèi)外稅收政策，將財務(wù)共享服務(wù)中心和稅務(wù)共享服務(wù)中心連接起來，加強財務(wù)人員和稅務(wù)人員的合作，實現(xiàn)財稅信息數(shù)據(jù)的互通，大力推進財稅融合。

稅務(wù)共享服務(wù)中心可以利用云計算技術(shù)探索各種各樣的功能，可以設(shè)置發(fā)票管理、稅務(wù)核算、稅務(wù)稽核、納稅籌劃和納稅申報等模塊，還可以進行政策分析和報表分析，最大程度上發(fā)揮稅務(wù)共享的價值。同時，稅務(wù)風險的防范和控制也是必不可少的，要加強事前預(yù)防和事中事后的監(jiān)督，才能使稅務(wù)共享服務(wù)中心更好地運作。

同時也要推進業(yè)務(wù)、財務(wù)和戰(zhàn)略這三者之間的融合，它們之間互相管理指導(dǎo)，這三者相輔相成，互相支持，演變成為財務(wù)共享服務(wù)中心的三大重要支柱。

財務(wù)人員不能只待在財務(wù)共享服務(wù)中心里敲敲鍵盤，而是應(yīng)該走出去，進入業(yè)務(wù)部門，了解企業(yè)的業(yè)務(wù)工作，為企業(yè)業(yè)務(wù)提供財務(wù)支持。財務(wù)共享服務(wù)中心在利用云計算技術(shù)進行業(yè)務(wù)分析時要與部門深入交流，關(guān)注企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展情況和盈利模式，不能脫離業(yè)務(wù)，否則會變成空中樓閣，只有將兩者融合，將財務(wù)活動延伸到業(yè)務(wù)部門，才能提供準確的財務(wù)預(yù)測和分析。

結(jié)語

云計算技術(shù)代替人工可以提高財務(wù)分析效率，在面對企業(yè)不同的戰(zhàn)略目標下，例如企業(yè)是否需要在海外投資建廠，是否可以兼并或收購某個企業(yè)，它都可以用算法計算出收入利潤、投資回報和資金需求等信息，再進行定量分析，從而為集團高層的戰(zhàn)略規(guī)劃提供科學(xué)、高價值的決策，深入推進財務(wù)與戰(zhàn)略的融合。