關(guān)于影響招標采購效率的因素分析及對策

中國神華國際工程有限公司 馮星淇

一、引言

招標采購在企業(yè)的工程建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營中發(fā)揮著重要的保障作用。由于招標采購的特殊性，采購過程不僅受到法律法規(guī)的制約，而且受到社會各界的廣泛關(guān)注，參與方眾多，各方目的不完全一致。對于招標人而言，規(guī)范而有效率的招標活動是基建項目順利實施、企業(yè)持續(xù)生產(chǎn)經(jīng)營的重要支撐，規(guī)范而高效的采購活動能夠盡快取得急需的貨物或服務(wù)，降低采購成本，同時有利于防控管理風險和廉潔風險；對于投標人而言，通過參與投標獲得了公平競爭的機會，一次報價提高了成交效率，降低了交易成本。目前招標活動已經(jīng)形成了一套嚴格且復雜的流程，招標工作本身就是一項非常系統(tǒng)的工程，從招標計劃/需求提報、發(fā)出招標文件、組織開標到發(fā)布中標結(jié)果，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會對招標結(jié)果，產(chǎn)生影響。最常見的情形是招標失敗導致重新招標，會造成招標周期拖延，增加招標人的時間成本、增加投標人的投標成本、增加招標代理機構(gòu)的服務(wù)成本，對于參與各方均會產(chǎn)生不利影響。因此對影響招標采購效率的因素進行深入探討分析非常有必要，通過分析原因并提出應(yīng)對措施不斷提高采購效率，能夠有效節(jié)約工程建設(shè)周期、保障企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營，同時避免社會資源浪費。

二、影響招標效率的主要因素

招標采購的目的在于公開、公平、公正地選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，因此在本文中我們用招標周期來衡量招標采購的效率，即從招標計劃/需求提報到中標通知書發(fā)出這段時間。由于合同簽訂受外部影響更大，因此在本文中不討論從中標通知書發(fā)出到合同簽訂這段時間。在招標實施環(huán)節(jié)，有多重因素影響招標周期時長，首先是招標法規(guī)規(guī)定的時間，這個時間是必須遵守的，除此之外，還有下列因素。

（1）招標失敗。長期以來流標一直困擾著招投標業(yè)務(wù)，隨著國家招投標相關(guān)制度的不斷修訂和完善，招標自由裁量權(quán)不斷壓縮，對招標資格條件的設(shè)置、投標人編制投標文件的水平要求也越來越高，評標流程越來越規(guī)范，導致流標率也在上升。引起流標的原因種類復雜、發(fā)生流標的節(jié)點多變，隨著近些年電子招投標的廣泛應(yīng)用，招標流程更加嚴謹、程式化，全電子化操作也增加了流標率。流標帶來的影響廣泛而深遠，最直接的就是影響招標周期，重新招標費時費力，嚴重影響招標效率。采購環(huán)節(jié)的失敗，更加致命的是直接影響項目的后續(xù)建設(shè)，可能導致工程工期或設(shè)備交貨期超出預(yù)期，增加成本，工程效益受到影響。

（2）招標時效不高，溝通不暢。法律法規(guī)沒有明確每個環(huán)節(jié)的最長時間限制，只是規(guī)定了相關(guān)流程的最短時間，主觀人為的時間加長的隨意性較大。在現(xiàn)行的招標體系內(nèi)，招標過程的參與方有：招標人、招標管理機構(gòu)、招標代理、投標人、評標專家等。不同參與方的管理訴求不同，權(quán)責不一，但都是招標項目的重要參與方。招標過程中參與方積極履行職責，相互配合，有效溝通顯得尤為必要，但往往由于一些因素，導致溝通不暢，造成在招標文件編制環(huán)節(jié)、審查環(huán)節(jié)、發(fā)售環(huán)節(jié)、定標環(huán)節(jié)等出現(xiàn)延誤，造成招標時長浪費，影響招標周期。

（3）招標方案編制質(zhì)量問題。主要表現(xiàn)在編制招標方案時，提供的技術(shù)、質(zhì)量和服務(wù)需求不夠明確，標段劃分不合理，技術(shù)要求的描述不準確、不規(guī)范，商務(wù)資質(zhì)業(yè)績要求不合理，對市場狀況、潛在投標產(chǎn)品型號沒有深入調(diào)研，簡單地照抄一種設(shè)備型號或品牌，存在傾向性問題，這些都增加了采購過程的不確定性，從而導致招標失敗。

（4）投訴異議增多。近年來，隨著招投標事業(yè)的不斷發(fā)展，投標人對招投標方面的法律法規(guī)及招標程序逐漸熟悉和了解，投標人以提出異議、投訴的方式進行維權(quán)，而且電子化的操作大大降低了異議成本，在招投標活動中也越來越常見。異議、投訴在一定程度上也能夠反映招標項目在招標方案、招標計劃、招標文件編制、開標、評標等一系列過程中是否規(guī)范合理，是否嚴格遵循了“公開、公平、公正和誠實信用”的基本準則。但是據(jù)統(tǒng)計，半數(shù)以上的異議、投訴并不成立，暢通的渠道成為投標人在未中標后發(fā)泄不滿的途徑，處理這些異議、投訴耗費了大量的時間和精力，對招標采購項目的順利進行產(chǎn)生了負面的影響，降低了招標采購的工作效率和整體的服務(wù)水平，而對于一些因為工作疏忽造成不必要的異議、投訴，更是對項目的有序推進制造了障礙。

三、原因及對策分析

通過對影響招標效率的因素進行分析。招標失敗的原因非常復雜，按照招標全過程周期來分，流標類型可以分為：購標流標、開標流標、評標流標、定標流標。購標流標是在招標文件發(fā)售階段，購買招標文件的潛在投標人不足三家，導致的招標失敗；開標流標是在開標階段，上傳投標文件或成功解密電子投標文件的投標人不足三家，導致的招標失??；評標流標是在評標階段，有效投標人不足或不能形成有效競爭，導致的招標失?。欢肆鳂耸窃谠u委會推薦首選中標人后，因標的物原材料上漲，或首選中標人放棄中標，或被質(zhì)疑、投訴，且經(jīng)核查后投訴有效等原因，導致的招標失敗。無論什么原因?qū)е抡袠耸。瑢φ袠诵实挠绊懚际蔷薮蟮摹?/p>

招標流程溝通效率問題比較常見，歸納起來主要體現(xiàn)在兩個方面：一方面是缺乏有效的溝通聯(lián)絡(luò)機制。難點在于如何快速確定某、環(huán)節(jié)需要的參與方，并且讓參與方明確自身在此環(huán)節(jié)所需承擔的職責，進而高效地進行流轉(zhuǎn)；另一方面是由于招標流程的保密要求，招標實時狀態(tài)并不能隨時反饋到各參與方，信息不透明也會影響下一個環(huán)節(jié)的進行。

提高招標文件制作質(zhì)量是提高采購效率的基礎(chǔ)。招標要求應(yīng)當全面細致、無歧視性條款、操作性強，評分辦法要科學合理、匹配采購標的內(nèi)容，全面反映項目特點與招標人實際合理要求。合同條款要與招標標的物相匹配，合同的主要條款應(yīng)符合采購文件的實質(zhì)性要求。對預(yù)算金額較大，技術(shù)要求和服務(wù)質(zhì)量要求較高的項目，采購前組織專家對招標方案進行論證，提高源頭策劃質(zhì)量。按照標的物的行業(yè)進行分類，結(jié)合國家相關(guān)規(guī)定和實際經(jīng)驗總結(jié)，對常見的標的物分批次編制招標文件模版，為合理設(shè)置資質(zhì)業(yè)績提供指導建議，實現(xiàn)批次招標條款的標準化。

此外經(jīng)過對近年來發(fā)生的異議、投訴進行總結(jié)分析，發(fā)現(xiàn)原因主要有以下幾個方面：信息不對稱、對招標工作人員信任程度有偏差、對招標結(jié)果不甘心、對招標文件具體約定條款理解不一致、首選或備選中標人存在虛假資質(zhì)業(yè)績的情況、對評標過程有異議、投訴人無依據(jù)揣測以期查證、對非最低價中標者提出異議等。有些異議經(jīng)過雙方充分溝通是可以避免的，而對于工作失誤造成的異議、投訴則是應(yīng)該避免的。

通過對這些因素的歸納分析，結(jié)合以往招標經(jīng)驗和數(shù)據(jù)，其中招標失?。鳂耍┏蔀橛绊懻袠酥芷谧钪匾囊蛩?。解決措施如下：

（1）提高一掛成功率。作為對招標周期影響最大的因素，降低流標率能夠顯著提升招標效率、節(jié)約招標周期。為了反映流標數(shù)量的比例，引入一掛成功率的概念，即第一次掛網(wǎng)招標就成功的項目數(shù)量和全部招標項目數(shù)量的比值。一掛成功率直觀地反映出首次招標成功的項目比例。通過定期統(tǒng)計分析一掛成功率和招標周期兩個數(shù)值的變化趨勢，能夠識別當前的招標采購效率，并進行相應(yīng)調(diào)整。提高一掛成功率的關(guān)鍵在于降低流標率，對四個流標階段分別提出以下對策：

①購標流標的對策：嚴格審查招標文件，合理設(shè)置招標文件資質(zhì)業(yè)績門檻，做好前期供應(yīng)商調(diào)研工作；增加招標公告發(fā)布渠道，實現(xiàn)信息同步、共享，有效擴大公開范圍；適度延長招標文件發(fā)售時間，確保符合招標文件要求的潛在投標人及時參與。

②開標流標的對策：主動跟進、及時了解潛在供應(yīng)商的投標意愿，尤其是潛在供應(yīng)商相對較少的招標項目，積極主動提供平臺使用幫助，提醒潛在投標人盡早上傳投標文件，避免網(wǎng)絡(luò)問題導致標書上傳失??；招投標平臺系統(tǒng)升級改造，優(yōu)化操作流程，降低網(wǎng)絡(luò)造成的影響；加強開標過程中的技術(shù)支持，制定應(yīng)急處置預(yù)案等。

③評標流標的對策：對招標全流程進行梳理，抓好招標文件編制關(guān)，充分做好潛在投標人的市場調(diào)研，確保項目有效競爭；評標過程應(yīng)以招標文件、投標文件為依據(jù)，按照“撮合交易”的原則，認真、客觀的評審，為招標人選出“能價比優(yōu)”或“性價比高”的單位；對常見的否決投標原因進行定期業(yè)務(wù)提醒，避免低級錯誤導致的否決投標。

④定標流標的對策：制定供應(yīng)商管理辦法，對于拒絕正常履行合同的行為，加大考核機制，推進不誠信供應(yīng)商體系建設(shè)；評標階段督促評委會認真核查每一個投標人資質(zhì)、業(yè)績，重大技術(shù)路線及主要技術(shù)參數(shù)，真正履行好評委的職能，避免出現(xiàn)遺留問題。前期應(yīng)充分做好招標策劃，在技術(shù)方案、招標范圍未確定時，務(wù)必充分做好技術(shù)收資和市場調(diào)研，避免后期變更招標方案。

（2）建立招標時效管理制度。招標主要環(huán)節(jié)有招標文件編制與掛網(wǎng)、標前澄清與答疑、評標委員會組建、開評標過程、評標結(jié)果公示、中標通知書發(fā)放、資料歸檔、專家費支付、發(fā)票開具與郵寄，上述環(huán)節(jié)對時間的要求嚴格，且基本為遞進順序，若某一環(huán)節(jié)時間超時，則會造成后續(xù)環(huán)節(jié)時間的順延，進而導致招標周期加長。

從招標業(yè)務(wù)流程入手，熟知招標過程中的各個環(huán)節(jié)，并對具體環(huán)節(jié)中的各個參與方完成工作流轉(zhuǎn)所需時間進行定量分析，確保每一步具體操作都在規(guī)定時間內(nèi)完成，定期對流轉(zhuǎn)時間進行考核管理。制定科學的時效管理制度，確保在受控環(huán)節(jié)節(jié)點時間滿足國家法律法規(guī)要求及相應(yīng)的業(yè)務(wù)管理需要的前提下，層層逐項壓縮冗余時間，節(jié)省招標時長，確保招標過程全流程緊湊、順暢，有效提高招標過程中的全流程采購效率。

（3）建立有效的招標溝通機制。招標過程不同的環(huán)節(jié)，不同的時間，參與方也各不相同。及時有效的將各參與方建立起溝通渠道顯得尤為重要。只有溝通渠道暢通，才能共同解決招標環(huán)節(jié)中存在的問題，推動招標項目進入下一個環(huán)節(jié)。招標項目長時間在一個環(huán)節(jié)停滯不前，則可以進行狀態(tài)預(yù)警，敦促相關(guān)參與方聯(lián)動、互動，一起推動招標進程。

（4）建設(shè)智能化的電子招標業(yè)務(wù)平臺。隨著電子招標業(yè)務(wù)平臺的推廣與應(yīng)用，線下招標流程轉(zhuǎn)移到線上，便利程度得到提高，但是功能還有所欠缺。通過進一步完善平臺智能化模塊，打通招標平臺和企業(yè)平臺之間的聯(lián)系，建立高效的溝通交互渠道，積極開發(fā)人機互動模式，對招標節(jié)點周期進行智能預(yù)警，定期統(tǒng)計分析周期時長，并及時提醒相關(guān)業(yè)務(wù)人員，避免人為疏漏，提高招標效率。集合智慧化評審系統(tǒng)建設(shè)，充分運用云技術(shù)、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息化技術(shù)手段，橫向、縱向深入融合業(yè)務(wù)平臺、管理信息兩個系統(tǒng)，優(yōu)化提升數(shù)據(jù)采集信息的維度，做到招標業(yè)務(wù)“一鍵式”全流程全生命周期具有可追溯性，提升信息化能力，增強用戶體驗性，從而提升招標采購效率。

（5）推進標準化建設(shè)。針對招標工作中間環(huán)節(jié)多，參與方多的特點，從前期準備階段、開評標階段、評標收尾階段三個階段著手，細化、分解業(yè)務(wù)流程，制定工作節(jié)點，全面實行業(yè)務(wù)流程標準化。固化程序，確保所有招標項目同流程、不走樣，制定標準，確保每項工作節(jié)點有參照、有驗收。

（6）加強專業(yè)人才建設(shè)。招標采購具有較強的專業(yè)性，應(yīng)對專業(yè)采購人員進行系統(tǒng)性培訓，熟練掌握制度、法律法規(guī)的內(nèi)容，針對專業(yè)性強的標的物，加強專業(yè)知識的學習，提高人員素質(zhì)。高效的招標采購業(yè)務(wù)離不開一支專業(yè)化的招標團隊。

四、結(jié)語

本文對招標采購實施的過程中影響采購效率的因素進行分析研究，并提出了相應(yīng)的解決對策，進而對流標因素和對策進行深入分析，引入了招標周期和一掛成功率的概念，能夠進行定量分析，相應(yīng)的對策具有較強的指導性和可操作性，對招標從業(yè)人員有一定的參考意義。在招標工作中，堅持推進招標業(yè)務(wù)流程標準化，不斷提升招標業(yè)務(wù)管理手段，招標采購效率才能不斷提高。