新時(shí)代學(xué)校基建檔案管理存在的問題及對(duì)策

周文彬

摘 要：基建檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，是學(xué)校進(jìn)行整體規(guī)劃和建設(shè)管理的重要依據(jù)。本文針對(duì)學(xué)校基建檔案管理工作存在的問題進(jìn)行分析，研究探討改變現(xiàn)狀、解決問題的具體做法，提出加強(qiáng)學(xué)校基建檔案科學(xué)化管理的建議，供參考。

關(guān)鍵詞：基建檔案;學(xué)校;管理

隨著我國教育事業(yè)的快速發(fā)展，為了滿足社會(huì)對(duì)教育資源的客觀需求，學(xué)校不斷擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模，新建、擴(kuò)建校舍，改善辦學(xué)條件，基建項(xiàng)目逐年增加，基建檔案也越來越多。特別是近幾年學(xué)校普遍實(shí)施校舍加固工程，經(jīng)常查閱、利用基建檔案，從中發(fā)現(xiàn)了基建檔案管理中存在的一些問題。如何科學(xué)地管理好基建檔案，使之更好地服務(wù)于學(xué)校的改革和發(fā)展，成為學(xué)校基建檔案管理中亟待解決的一個(gè)問題。

1 基建檔案的重要作用

基建檔案是對(duì)工程項(xiàng)目全過程的一種記錄，能夠很好地反映工程的進(jìn)度以及工程施工等的真實(shí)面貌。因此，基建檔案最為顯著的特點(diǎn)在于完整性、準(zhǔn)確性，并且具有一定的系統(tǒng)性。該種檔案是從工程項(xiàng)目的醞釀、決策以及投建等過程所形成的，其中涉及到工程項(xiàng)目的立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)、施工及后期竣工驗(yàn)收等方面的內(nèi)容，能為工程的驗(yàn)收管理以及后續(xù)的維修養(yǎng)護(hù)工作提供依據(jù)。為了更好地保證工程項(xiàng)目的質(zhì)量及后續(xù)使用的安全性，在項(xiàng)目建設(shè)時(shí)，要將相關(guān)的圖文資料進(jìn)行整理和保存，做好相應(yīng)的歸檔工作?；n案記載了房產(chǎn)、地產(chǎn)等產(chǎn)權(quán)的形成過程，是學(xué)校界定產(chǎn)權(quán)關(guān)系的法律依據(jù)，可以有效避免和解決產(chǎn)權(quán)糾紛。如上級(jí)的工程立項(xiàng)批文、開工報(bào)告及政府相關(guān)部門的各種批文等，真實(shí)記錄了當(dāng)時(shí)的情況，對(duì)以后的房產(chǎn)證辦理、工程糾紛、事故處理等，都能起到重要的依據(jù)和憑證作用。同時(shí)在校舍加固、地下管網(wǎng)維修時(shí)，通過查閱基建檔案中的設(shè)計(jì)、施工圖紙，可以迅速準(zhǔn)確地了解其結(jié)構(gòu)、確定其位置，避免出現(xiàn)“刨了埋、埋了再刨”的重復(fù)施工現(xiàn)象，不僅節(jié)約人力、物力、財(cái)力，避免浪費(fèi)，而且也提高了學(xué)校的管理運(yùn)營效率。因此，基建檔案在學(xué)校發(fā)展過程中發(fā)揮著無可替代的重要作用。

實(shí)踐中，基建工程相關(guān)的建設(shè)用地審批文件、工程招投標(biāo)文件以及預(yù)算等文件，對(duì)于施工項(xiàng)目的合法性、施工成本的控制以及相關(guān)設(shè)備的安裝使用等都起到一定的積極作用。這種檔案能夠很好地記錄工程施工的情況，為施工環(huán)節(jié)的有效控制以及應(yīng)急措施的應(yīng)用提供有力依據(jù)，而這也為工程維修等工作的開展奠定了有利的基礎(chǔ)[1 ]。

2 當(dāng)前學(xué)?；n案管理中存在的問題

2.1 重視程度不夠，歸檔意識(shí)薄弱

大部分學(xué)校對(duì)文書、教學(xué)、會(huì)計(jì)、人事等檔案的歸檔管理比較重視，而對(duì)基建檔案的重視程度不夠，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人普遍存在“重工程建設(shè)，輕檔案管理”的思想，重視工程進(jìn)度，忽視檔案管理的跟進(jìn)。一般只注重工程施工和相關(guān)材料在施工過程中的使用，忽略對(duì)工程檔案材料的收集、整理、歸檔。有的工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理部門形同虛設(shè)，所聘用檔案管理人員對(duì)檔案業(yè)務(wù)不熟悉，只負(fù)責(zé)接收檔案，沒有能力對(duì)內(nèi)容進(jìn)行審核。工作不到位，與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和檔案管理人員檔案意識(shí)不到位密切相關(guān)。由于基建檔案的主要作用是為以后的維修、改建等提供服務(wù)，其效益的潛在性、延后性使很多人對(duì)基建檔案的收集管理缺乏足夠的重視，歸檔意識(shí)薄弱[2 ]。

2.2 形成時(shí)間長、內(nèi)容多，收集歸檔難度大

基建檔案具有專業(yè)性、成套性、龐大性、復(fù)雜性等特點(diǎn)，其形成過程周期長、內(nèi)容多、涉及部門和人員廣，稍有疏忽，就可能遺漏，收集難度較大。施工過程中檔案材料使用頻繁，經(jīng)常多部門、多人次交叉、反復(fù)使用，加之一般工程工期較長，很多施工人員“只管用，不管收”，極易造成檔案材料的破損、缺失，導(dǎo)致基建檔案材料無法收集齊全，加大了收集歸檔的難度。此外，基建檔案的相對(duì)物除了能看到的地上建筑物以外，還包括隱藏在地下和墻體內(nèi)的工程，加大了保證檔案材料完整性、系統(tǒng)性的難度。

2.3 專業(yè)知識(shí)不足，建檔質(zhì)量不高

基建檔案的專業(yè)性要求檔案管理人員既要了解檔案專業(yè)知識(shí)，又要熟悉基本建設(shè)的相關(guān)知識(shí)。一些學(xué)校檔案管理人員缺乏基建專業(yè)知識(shí)，又不能及時(shí)跟蹤收集工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料，對(duì)施工過程中許多設(shè)計(jì)與數(shù)據(jù)的變更不了解，工程竣工后，面對(duì)龐大而又復(fù)雜的基建檔案資料，如一團(tuán)亂麻，理不清頭緒，難以確定哪些材料反映工程竣工時(shí)的實(shí)際情況，對(duì)檔案數(shù)據(jù)、內(nèi)容缺乏準(zhǔn)確判斷，妨礙了對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)、合理的分類、整理，導(dǎo)致建檔質(zhì)量不高，嚴(yán)重影響日后查閱利用。

2.4 缺乏創(chuàng)新意識(shí)，管理手段滯后

一些檔案管理人員缺乏主動(dòng)服務(wù)與創(chuàng)新意識(shí)，在管理觀念、管理方法、管理手段上嚴(yán)重滯后，缺乏從源頭上管好基建項(xiàng)目檔案的意識(shí)，導(dǎo)致檔案工作與基建項(xiàng)目建設(shè)不同步，未形成環(huán)環(huán)相扣、層層負(fù)責(zé)的管理機(jī)制，使基建檔案管理工作陷于被動(dòng)局面。組卷由于職責(zé)不清、缺乏協(xié)作，只能保證在案卷外觀質(zhì)量上達(dá)標(biāo)，不能保證檔案內(nèi)容合規(guī)。對(duì)基建檔案往往存在“為保管而保管”的思想，重保管輕利用。即使有時(shí)需要查閱，也是沿用“你查我找”的傳統(tǒng)做法，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，嚴(yán)重影響利用效率，致使人們對(duì)基建檔案利用“望而生畏”，眾多寶貴的基建檔案被“束之高閣”，無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

3 搞好學(xué)?；n案管理的對(duì)策

3.1 提高認(rèn)識(shí)，重視基建檔案工作

學(xué)校及其檔案管理部門應(yīng)充分認(rèn)識(shí)基建檔案對(duì)學(xué)校工作的重要意義，不僅要重視文書、教學(xué)等檔案管理，也要重視基建檔案管理工作。建立健全檔案管理制度，將基建項(xiàng)目檔案管理納入整個(gè)工程建設(shè)管理中去，保證工程進(jìn)度與檔案管理工作同步進(jìn)行。施工過程中應(yīng)提高施工人員的檔案意識(shí)，要求和引導(dǎo)他們?cè)诒Ｕ鲜┕な褂玫耐瑫r(shí)，注意保管好相關(guān)檔案資料，做到“小心使用，及時(shí)交回”，以保證檔案資料的完整、系統(tǒng)，以便分階段或者工程竣工后整理歸檔。檔案管理人員應(yīng)遵循高標(biāo)準(zhǔn)管理要求，全面落實(shí)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批管理制度，做好登記確認(rèn)與責(zé)任人簽字，及時(shí)做好基建檔案完整度檢查與歸檔管理監(jiān)督。

3.2 系統(tǒng)管理，搭建基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系

為保證基建檔案資料收集齊全、完整，在工程建設(shè)過程中，應(yīng)了解基建工程建設(shè)工作的具體操作程序、工作流程以及各個(gè)階段的工作安排，掌握每一階段所形成的檔案資料情況，對(duì)每種資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)，并及時(shí)進(jìn)行跟蹤收集和管理。應(yīng)協(xié)調(diào)工程設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理和管理各部門有關(guān)人員，明確職責(zé)，落實(shí)到人。如文件、計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)合同、協(xié)議、審批手續(xù)等由文書負(fù)責(zé)收集;預(yù)決算由預(yù)算及其管理人員來收集;施工記錄、檢測記錄、交接驗(yàn)收記錄、隱蔽工程記錄等由施工人員來收集;項(xiàng)目決算、固定資產(chǎn)投資等由會(huì)計(jì)、審計(jì)人員收集;由檔案部門安排人員負(fù)責(zé)匯總審核，避免檔案資料的缺失和遺漏，從根本上解決歸檔難問題[3 ]。

3.3 加強(qiáng)學(xué)習(xí)，配備專業(yè)化檔案管理硬件設(shè)施

檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，定期參加有關(guān)培訓(xùn)，了解工程建設(shè)方面的專業(yè)知識(shí)和檔案工作法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)業(yè)務(wù)要求，及時(shí)指導(dǎo)監(jiān)督基建工程的立卷歸檔，不斷豐富自己，提高自身的檔案管理能力和水平，提升檔案規(guī)范化管理水平。從工程立項(xiàng)、招投標(biāo)到竣工結(jié)算，要做到心中有數(shù)，保證收集材料數(shù)據(jù)、內(nèi)容的準(zhǔn)確性和齊全完整，把握其內(nèi)在聯(lián)系，并進(jìn)行正確的分類、整理、裝訂，切實(shí)提高建檔質(zhì)量?；n案的文件、材料、圖紙等需成套保存，一個(gè)工程項(xiàng)目一套。與文書檔案不同，它不能按年度、保管期限分開保存，要保障整套檔案的內(nèi)在聯(lián)系性、完整性，按照屬性、項(xiàng)目等特點(diǎn)進(jìn)行分類編號(hào)，以便于日后的查閱利用。學(xué)?；n案管理應(yīng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，按照“增量電子化”的要求，加大信息化管理的力度，逐步采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備和應(yīng)用軟件進(jìn)行檔案信息的存儲(chǔ)、管理和利用，并結(jié)合網(wǎng)絡(luò)與多媒體技術(shù)，實(shí)現(xiàn)基建檔案收集、歸檔和利用的現(xiàn)代化[4 ]。應(yīng)加大配備專業(yè)化檔案管理硬件的力度，確保工作需要。

3.4 轉(zhuǎn)變觀念，服務(wù)學(xué)校長期發(fā)展

基建檔案不僅是學(xué)校建設(shè)的真實(shí)寫照，還能夠具體、直觀、清晰地再現(xiàn)整個(gè)建設(shè)過程，更能為建設(shè)項(xiàng)目以后的管理和維護(hù)提供翔實(shí)、準(zhǔn)確的基礎(chǔ)資料。學(xué)校基建部門是學(xué)?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目的直接管理單位，肩負(fù)著全校房屋建設(shè)和修繕維護(hù)的重任?；n案管理人員不僅是檔案材料的保管員，也是檔案的形成者、管理者，具體工作的執(zhí)行者。因此，在實(shí)際工作中應(yīng)不斷更新觀念，樹立“主動(dòng)服務(wù)”意識(shí)，充分挖掘檔案信息資源，抓好基建檔案的追蹤、業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使檔案達(dá)到完整、準(zhǔn)確、優(yōu)質(zhì)，充分發(fā)揮基建檔案的作用，更好地為學(xué)校的改革和發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]張春霞.基建項(xiàng)目檔案歸檔難度與對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（1）：140.

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[3]宋麗英.淺談基建工程檔案的歸檔工作初探[J].城市建設(shè)理論研究，2017（3）：95.

[4]趙紅云.關(guān)于學(xué)校檔案安全風(fēng)險(xiǎn)防控的思考[J].山東檔案，2020（3）：54.

（作者單位：山東省臨邑縣檔案館）