紙質(zhì)檔案與電子檔案在管理上并存的思考

摘 要：近年來(lái)，電子檔案對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案產(chǎn)生了深刻影響，但由于電子檔案自身的一些缺陷，不能完全取代紙質(zhì)檔案。因此，在當(dāng)前檔案管理中對(duì)二者的客觀要求是相互補(bǔ)充和完善。對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行比較可以發(fā)現(xiàn)，在很長(zhǎng)一段時(shí)間里，電子檔案和紙質(zhì)檔案的相互依賴將不可避免。

關(guān)鍵詞：電子檔案;紙質(zhì)檔案;優(yōu)劣比較;依賴

很久以來(lái)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案作為信息載體來(lái)存儲(chǔ)和記錄信息內(nèi)容，一直被人們認(rèn)可和接受。如今，隨著電子信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案大量產(chǎn)生，其可記錄存儲(chǔ)大量信息、準(zhǔn)確高效查詢、節(jié)省大量空間、傳輸速度快、異地存儲(chǔ)利用等優(yōu)點(diǎn)，勝過(guò)紙質(zhì)檔案[1 ]。而紙質(zhì)檔案的價(jià)值在于可靠性、獨(dú)有性、真實(shí)性、耐用性和證據(jù)性，而且可以長(zhǎng)期保存，在檔案工作中仍起著重要作用。紙質(zhì)檔案和電子檔案各有優(yōu)勢(shì)。在這種情況下，應(yīng)對(duì)兩種檔案的特點(diǎn)和表現(xiàn)形式都進(jìn)行有針對(duì)性的管理，把紙質(zhì)檔案和電子檔案有機(jī)地結(jié)合在一起，同步進(jìn)行有效管理，更好地發(fā)揮各自的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)。

1 電子檔案和紙質(zhì)檔案的比較優(yōu)點(diǎn)

1.1 信息量大，密度高，儲(chǔ)存方式多樣

電子檔案是指在電腦上識(shí)別并隨時(shí)下載，可以通過(guò)特定的電子媒體存儲(chǔ)和讀取文字信息的資料信息。電子檔案信息量大，占用空間小，用電子媒體作為載體來(lái)存儲(chǔ)多種形式高密度、大容量信息，在存儲(chǔ)過(guò)程中，把信息存儲(chǔ)為文字、圖片和音視頻等多種形式。電子檔案信息的儲(chǔ)存密度高，在存儲(chǔ)信息時(shí)，僅用一個(gè)光盤或硬盤就可以錄入存儲(chǔ)大量數(shù)字信息和圖像信息，可通過(guò)電腦自由搜索、傳送信息，復(fù)制儲(chǔ)存更多的檔案相關(guān)信息。電子檔案節(jié)省儲(chǔ)存空間，相關(guān)管理系統(tǒng)具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)功能。這個(gè)優(yōu)勢(shì)是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所不具備的。

1.2 電子檔案可重復(fù)使用信息

電子檔案的再使用率非常高，使用時(shí)不受時(shí)間和空間的限制，實(shí)現(xiàn)信息共享。紙質(zhì)檔案在查閱和利用時(shí)會(huì)受到很多規(guī)章制度的限制，而對(duì)紙質(zhì)檔案的頻繁調(diào)閱、利用，對(duì)檔案本身造成嚴(yán)重破壞。而且對(duì)時(shí)間、空間限制很大，只有在特定的時(shí)間和特定的區(qū)域才能查閱檔案。電子檔案可以在不同區(qū)域，在同一時(shí)段，查閱相同檔案;還可多人一起查閱同一份檔案文件。電子檔案可以復(fù)制存儲(chǔ)多份，即使損壞一份，還有存儲(chǔ)備份的相同電子檔案供查閱，不會(huì)出現(xiàn)斷檔?？梢员ＷC檔案信息和數(shù)據(jù)庫(kù)的完整安全，在利用率和共享率上，電子檔案都優(yōu)于紙質(zhì)檔案[2 ]。

1.3 電子檔案利用條件便捷，保密性高

電子檔案在查閱時(shí)比較方便，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)關(guān)鍵詞、編碼、日期、序號(hào)等對(duì)電子檔案進(jìn)行查詢。電子檔案查詢利用可在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上設(shè)置權(quán)限，提高了電子檔案信息的可靠性和保密性。同時(shí)在計(jì)算機(jī)上安裝殺毒防毒軟件，可以防止網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的病毒。如果要使用磁盤和光盤存儲(chǔ)或轉(zhuǎn)換文件，應(yīng)先進(jìn)行病毒檢測(cè)后再使用。

2 紙質(zhì)檔案和電子檔案的比較優(yōu)點(diǎn)

2.1 保存查用方式更簡(jiǎn)便

紙質(zhì)檔案有便于閱讀，方便保存的特性。而且，紙質(zhì)檔案在合適的溫濕度下，只要對(duì)存放檔案注意防止霉變、防蛀蟲、防火、防水、防塵、防光、防熱及有害氣體等，及時(shí)修復(fù)破損的文件，檔案就能保存相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間，使檔案部門能更方便、更有效地保管保護(hù)。而且保存成本比較低，對(duì)于紙質(zhì)檔案的維護(hù)成本也比較固定，比電子檔案維護(hù)成本低很多。紙質(zhì)文件可以不通過(guò)任何介質(zhì)就可以直接讀取信息，有直觀且方便的特點(diǎn)。

電子檔案對(duì)運(yùn)行環(huán)境要求較高，維護(hù)成本也比較高，在存儲(chǔ)方面的優(yōu)點(diǎn)是利用U盤、硬盤等將轉(zhuǎn)換正確的電子檔案予以存儲(chǔ)。檔案可以在檢索、查看等方面比較靈活方便。但電子檔案比較復(fù)雜，對(duì)永久保存的條件較高，安全保護(hù)措施也有較大難度。這就要求電子檔案管理人員有更高的業(yè)務(wù)能力，更強(qiáng)的知識(shí)儲(chǔ)備，更高的技術(shù)水平，來(lái)滿足對(duì)電子檔案的管理和提供利用[3 ]。

2.2 檔案的真實(shí)可靠性更強(qiáng)

紙質(zhì)檔案作為原始記錄是真實(shí)可靠的，是沒(méi)有任何修改的最初信息。紙質(zhì)檔案是清晰可見(jiàn)的載體，因此有很高的可信度，不太可能被篡改。紙質(zhì)檔案的穩(wěn)定性和安全性都高于電子檔案，不會(huì)被病毒侵襲。紙質(zhì)檔案形成后，不太可能用自己的觀點(diǎn)和想法去篡改檔案。這就是紙質(zhì)檔案被重視的原因之一。而電子檔案在這一點(diǎn)上有容易被復(fù)制、修改、刪除等危險(xiǎn)，在保存過(guò)程中要用新的格式轉(zhuǎn)換或者對(duì)文件進(jìn)行備份和復(fù)制，就很難確認(rèn)是電子檔案原件[4 ]。

2.3 檔案歸檔方式不同

紙質(zhì)檔案在歸檔保管過(guò)程中，主要對(duì)已經(jīng)處理好的紙質(zhì)材料，按照資料之間的先后順序和關(guān)聯(lián)程度來(lái)統(tǒng)一整理，對(duì)其中有價(jià)值的材料進(jìn)行分類、整理、編號(hào)、填寫目錄等，然后進(jìn)行存檔。而電子檔案管理可以不進(jìn)行有關(guān)的分類整理工作，直接把相關(guān)信息交由檔案管理部門，對(duì)這些資料進(jìn)行分類整理，提供了快捷的管理方式和手段，還可以節(jié)約很多時(shí)間，提高了工作效率，減輕了勞動(dòng)強(qiáng)度。

檔案人員可以用電腦對(duì)檔案信息從各個(gè)角度進(jìn)行分類，設(shè)置文件名、關(guān)鍵字、日期等，方便用戶的檢索。檔案信息的移交方式也不同。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案是把整理好的檔案按同一類別時(shí)間順序移交，而電子檔案信息不僅可以通過(guò)儲(chǔ)存載體進(jìn)行當(dāng)面移交，也可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行在線傳輸歸檔，或者通過(guò)載體復(fù)制之后進(jìn)行移交等多種多樣的方式。紙質(zhì)檔案移交之后，需要人工進(jìn)行操作，要根據(jù)檔案序列號(hào)進(jìn)行分類、整理，最后用紙質(zhì)目錄記錄下來(lái)最終的結(jié)果。而電子檔案歸檔之后，除了要對(duì)所用的設(shè)備進(jìn)行歸檔，最主要是對(duì)電子檔案進(jìn)行格式的轉(zhuǎn)換，如果格式轉(zhuǎn)換不匹配，導(dǎo)致信息無(wú)法顯示，數(shù)據(jù)無(wú)法讀取，檔案數(shù)據(jù)就無(wú)效、無(wú)利用價(jià)值。

2.4 檔案的憑證性更強(qiáng)

紙質(zhì)檔案記錄的載體和信息為一體，屬于原始記錄信息。只有記錄的原始文字信息才能很好保存，而且具有憑證參考價(jià)值，是第一手資料，不易被修改。紙質(zhì)檔案具有準(zhǔn)確性、穩(wěn)定性和真實(shí)性的特點(diǎn)。電子檔案的信息與載體可以分離，就會(huì)有被盜竊、修改或銷毀的可能。而且，電腦病毒的存在是電子檔案所要面臨的極大威脅，如果侵入病毒，將無(wú)法有效地保障電子文件的完整性、可靠性和真實(shí)性。

2.5 受環(huán)境影響有所不同

紙質(zhì)檔案只要把水分解和氧化條件排除，就能達(dá)到預(yù)期的保存使用效果。而電子檔案受電子磁場(chǎng)影響，使電子文件載體的材料壽命縮短。溫度，濕度使字跡發(fā)生擴(kuò)散、洇化，對(duì)紙質(zhì)檔案影響很大。光盤材料很容易在高溫下發(fā)生變形，數(shù)據(jù)讀寫也受到影響。如果濕度太大，會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)損壞丟失，失去它的使用價(jià)值。如果濕度太低，磁性載體會(huì)發(fā)生斷裂，電子文件的查閱、讀、寫等都會(huì)受到影響，可見(jiàn)溫度和濕度對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案影響都很大。

3 電子檔案與紙質(zhì)檔案管理并存的必然性

電子檔案和紙質(zhì)檔案將長(zhǎng)期共存。電子檔案與紙質(zhì)檔案并存管理是優(yōu)劣互補(bǔ)長(zhǎng)期共存的必然要求[5 ]。有一些需要長(zhǎng)期、永久保存的紙質(zhì)檔案，可以在網(wǎng)絡(luò)檔案信息系統(tǒng)上錄入、復(fù)制完成后保存。現(xiàn)已保存的這些紙質(zhì)檔案將主要用來(lái)保存獨(dú)有性和原始證據(jù)。也可以復(fù)制一些常用的紙質(zhì)文件，防止因?yàn)轭l繁借閱利用受到破損。將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行雙重備份后，分別進(jìn)行管理。這樣，電子檔案的內(nèi)容就不容易被更改和刪除，從而保證檔案的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，更好地具備法律效力。加強(qiáng)電子檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)，加強(qiáng)其查詢利用及信息資源共享功能開(kāi)發(fā)，可以更好地發(fā)揮電子檔案在存儲(chǔ)、檢索、傳輸?shù)确矫嫠哂械目旖轀?zhǔn)確的優(yōu)點(diǎn)，有效地滿足和方便人們對(duì)電子檔案信息資源的共享[6 ]。

電子檔案和紙質(zhì)檔案將在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)無(wú)法相互取代。各自都有自己的優(yōu)勢(shì)和應(yīng)用范圍?？尚械姆椒ㄊ菍⒓堎|(zhì)檔案電子化，以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)建立電子檔案的雙向管理模式，從而維持紙質(zhì)檔案管理的基本原則，不妨礙電子檔案的保存方法的標(biāo)準(zhǔn)化。我們必須掌握電子檔案和紙質(zhì)檔案等載體文件的共同點(diǎn)和差異，才能對(duì)電子文件的保護(hù)和管理提出正確的要求[7 ]，在遵守文件管理基本原則的同時(shí)，建立自己的保管方法、技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣，才能更好地強(qiáng)化對(duì)電子文件和電子檔案的管理，同時(shí)不忽視對(duì)紙質(zhì)檔案的管理。在電子文件檔案大量涌現(xiàn)時(shí)，我們不僅要重視電子文件的管理，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的管理，充分開(kāi)發(fā)各種載體檔案信息資源，更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介：包翠玲，新疆維吾爾自治區(qū)地震局館員，主要研究方向：數(shù)字檔案管理與研究。