分析新時(shí)期行政審批檔案信息化管理

王洪寶

[摘 要]行政審批檔案管理會(huì)隨著時(shí)代的進(jìn)步而發(fā)展，信息化時(shí)代的到來(lái)對(duì)行政審批檔案管理帶來(lái)了更多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。文章在闡述行政審批檔案信息化管理的必要性和重要性的基礎(chǔ)上，立足實(shí)際情況，分析當(dāng)前行政審批檔案信息化管理存在的問(wèn)題，并針對(duì)問(wèn)題提出優(yōu)化行政審批檔案信息化管理的對(duì)策。

[關(guān)鍵詞]行政審批;檔案;信息化管理

中圖分類號(hào)：D523? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ?文章編號(hào)：1674-1722（2021）20-0094-03

行政審批是連接政府和公眾的一個(gè)重要平臺(tái)，公眾在從事社會(huì)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)事務(wù)的過(guò)程中往往需要通過(guò)行政審批的方式來(lái)獲得某種認(rèn)可[1]。行政審批工作直接面向公眾，因而這項(xiàng)工作的開展質(zhì)量、效率、水平直接關(guān)系到政府部門的形象。在各個(gè)企業(yè)的發(fā)展下，行政審批檔案數(shù)量和內(nèi)容增多，如何高效地處理這些信息成為相關(guān)人員需要思考和解決的問(wèn)題[2-3]。將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入到行政審批檔案管理中能夠通過(guò)信息化的方式來(lái)收集和整理檔案信息，可最大限度地保障檔案資料信息的完整性、可靠性、安全性，提升相關(guān)人員查找和利用檔案的效率。

一、行政審批檔案信息化管理的必要性和重要性

（一）必要性

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展和改革開放的深入使得越來(lái)越多的中小企業(yè)發(fā)展起來(lái)，一些家族企業(yè)也發(fā)生了演變，這樣的變化對(duì)政府部門職能機(jī)關(guān)的行政手續(xù)辦理提出了更高的要求，無(wú)形中加大了行政審批工作量[4]。

在開展行政審批管理工作的時(shí)候，行政審批效率、工作質(zhì)量直接關(guān)系到整個(gè)企業(yè)的發(fā)展。傳統(tǒng)意義上的行政審批模式會(huì)采取人工審批方式，審批資料信息會(huì)通過(guò)紙質(zhì)文檔的方式保存。但是從發(fā)展實(shí)際情況來(lái)看，這種保管方式會(huì)在時(shí)間流逝中出現(xiàn)字跡模糊的問(wèn)題，最終會(huì)影響行政審批工作的效率[5]。行政審批檔案信息化管理能夠?qū)崿F(xiàn)審批系統(tǒng)的信息化發(fā)展，進(jìn)而提升政府部門的政務(wù)工作水平。

（二）重要性

提升行政審批的規(guī)范性。在紙質(zhì)審批流程的影響下很容易出現(xiàn)審批文件資料遺漏或者丟失的問(wèn)題，加上各類資料審批管理沒(méi)有得到專業(yè)人才的支持，各個(gè)材料管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致在行政審批資料管理過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)管理混亂的問(wèn)題。行政審批檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)能夠更好地存儲(chǔ)和管理信息，加速各個(gè)部門之間的信息流動(dòng)速度，節(jié)省信息流動(dòng)時(shí)間，減少信息傳遞誤差，進(jìn)而提高中小企業(yè)的行政審批效率[6]。第二，增強(qiáng)行政審批的價(jià)值。在信息時(shí)代背景下，行政審批價(jià)值日益凸顯出來(lái)。行政審批檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)能夠利用信息來(lái)實(shí)現(xiàn)行政檔案的審批管理，最終實(shí)現(xiàn)政府職能部門審批管理的一體化、電子化、智能化發(fā)展，在保障行政審批工作效率的情況下降低相關(guān)人員的工作量，提高檔案利用率，拓展檔案的利用空間[7]。

二、行政審批檔案信息化建設(shè)發(fā)展面臨的問(wèn)題分析

（一）行政審批檔案管理缺乏信息化管理理念

在社會(huì)分工日益細(xì)化的背景下，檔案管理工作的專業(yè)性水平得到提升，也就是說(shuō)，行政審批檔案越來(lái)越需要具備專業(yè)知識(shí)的人員來(lái)進(jìn)行管理，信息化管理理念開始被引入到行政檔案審批管理中。但是從行政審批檔案管理發(fā)展實(shí)際情況來(lái)看，相關(guān)人員在從事這項(xiàng)工作的時(shí)候深受傳統(tǒng)檔案管理方式和管理思想的束縛，管理方式落后，且在檔案管理的時(shí)候沒(méi)有引入系統(tǒng)化的思維理念，最終導(dǎo)致行政審批檔案管理效果不理想。

（二）行政審批檔案信息化管理不夠規(guī)范

在信息化時(shí)代背景下，雖然一些地方行政機(jī)關(guān)開始就審批檔案管理進(jìn)行了信息化路徑的探索，但是受社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的影響，行政審批檔案管理規(guī)范化水平有待提升，特別是關(guān)于檔案的分類和存儲(chǔ)管理更是沒(méi)有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在不同行政審批機(jī)關(guān)、管理人員應(yīng)用不同方式管理檔案的時(shí)候會(huì)使得檔案管理工作陷入一種混亂的狀態(tài)，也會(huì)使得行政審批檔案管理工作出現(xiàn)新的問(wèn)題，相關(guān)人員在查找檔案資料信息的時(shí)候也會(huì)遇到一些困難。

（三）檔案資源相對(duì)分散

在行政審批業(yè)務(wù)檔案管理的時(shí)候會(huì)由不同的職能部門負(fù)責(zé)，在檔案管理的過(guò)程中形成了各自分工的分塊化檔案管理模式。比如在行政審批業(yè)務(wù)流程辦理完成之后需要安排專門的檔案管理人員來(lái)整理和管理檔案信息，并根據(jù)需要由專職人員將檔案提交給檔案中心負(fù)責(zé)保存、立卷和歸檔。由于不同類型的業(yè)務(wù)檔案材料分散于不同業(yè)務(wù)組，在檔案來(lái)回轉(zhuǎn)移的過(guò)程中容易出現(xiàn)信息被篡改、復(fù)印件不清晰、檔案頁(yè)面破損等問(wèn)題，嚴(yán)重影響了檔案的后續(xù)使用。

（四）行政審批檔案信息系統(tǒng)建設(shè)落后

雖然行政審批檔案管理中心先后購(gòu)買了數(shù)字化設(shè)備，但是受資金、空間和人員的限制，在檔案管理的過(guò)程中沒(méi)有形成專門的檔案管理系統(tǒng)。由此導(dǎo)致行政審批檔案的電子化服務(wù)管理和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下的檔案管理速率不匹配，降低了檔案信息化管理效率。

（五）檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接管理難度較大

行政審批檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)要求各個(gè)業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)信息能夠在行政審批服務(wù)的各個(gè)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)順暢的傳遞，在信息順暢傳遞的過(guò)程中提升檔案管理工作效率。但是從當(dāng)前發(fā)展實(shí)際情況來(lái)看，行政審批檔案會(huì)由一個(gè)專門的系統(tǒng)進(jìn)行管理，系統(tǒng)內(nèi)部各個(gè)業(yè)務(wù)部門之間的數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，最終導(dǎo)致系統(tǒng)內(nèi)部信息對(duì)接不順暢，嚴(yán)重阻礙了系統(tǒng)內(nèi)容信息的對(duì)接。

三、行政審批檔案信息化建設(shè)優(yōu)化對(duì)策

（一）強(qiáng)化行政審批檔案信息化建設(shè)意識(shí)

行政審批檔案信息化建設(shè)首先要落實(shí)和增強(qiáng)工作人員的服務(wù)意識(shí)，即要求政府人員能夠積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)行政審批檔案自主管理知識(shí)和技術(shù)，在工作中樹立一種正確的思想理念，在一系列的工作中要對(duì)員工本身產(chǎn)生積極的影響。在國(guó)家推行無(wú)紙化辦公的背景下，政府人員要加快轉(zhuǎn)變行政審批檔案信息化管理方式，將現(xiàn)代化的辦公模式融入到傳統(tǒng)意義上的行政檔案審批管理流程中。

（二）實(shí)現(xiàn)行政審批檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

行政審批檔案會(huì)牽扯到政府機(jī)關(guān)的工作，檔案處理工作量龐大，在具體實(shí)施操作的時(shí)候如果沒(méi)有制定出規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)和制度，就會(huì)影響行政審批工作效率，甚至還會(huì)誘發(fā)職能混亂的問(wèn)題。因此，行政審批檔案信息化建設(shè)要制定明確的標(biāo)準(zhǔn)，針對(duì)不同部門的工作屬性來(lái)對(duì)下放的文件資料實(shí)施管理，實(shí)現(xiàn)行政審批檔案的信息化發(fā)展，提升檔案利用效率。

政府部門負(fù)責(zé)檔案審批的人員多為基層工作者，因此，為了能夠提升行政檔案審批效率，需要對(duì)這些人員實(shí)施專業(yè)化的培訓(xùn)和引導(dǎo)，通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)引導(dǎo)來(lái)規(guī)避不良審批現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)行政審批檔案的信息化建設(shè)。

（三）優(yōu)化行政檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)

行政審批檔案信息化建設(shè)要做好建設(shè)之前的基礎(chǔ)性工作，強(qiáng)化檔案信息化管理的前端控制，以保證檔案信息化建設(shè)的順利推進(jìn)。具體工作內(nèi)容包括：第一，做好對(duì)專職人員的管理培訓(xùn)。在行政檔案審批管理工作中設(shè)置專職檔案管理人員，在專職檔案管理人員的作用下更好地管理檔案資料信息。同時(shí)，檔案中心還需要定期組織員工開展培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)轉(zhuǎn)變其陳舊的工作思維，強(qiáng)化檔案管理人員的檔案意識(shí)。第二，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案提交和整理的規(guī)范化發(fā)展。行政審批檔案管理中心要引導(dǎo)專職檔案人員能夠應(yīng)用文字、圖像、電子文件等多個(gè)形式來(lái)管理檔案資料，并在檔案整理利用的時(shí)候借助先進(jìn)的手段來(lái)保障檔案資料不會(huì)出現(xiàn)破損。第三，制定規(guī)范化的檔案管理流程，按照行政檔案審批的基本流程和檔案資源信息基本情況管理檔案，做好電子信息檔案的存檔工作。

（四）加快打造完善化的行政審批檔案管理系統(tǒng)

第一，為行政審批檔案的管理投入足夠的資金。在資金的支持下為行政審批檔案的規(guī)范化管理提供計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)施設(shè)備的支持。第二，加快打造完善化的檔案信息管理系統(tǒng)。在行政審批檔案管理的過(guò)程中需要根據(jù)檔案信息的總體規(guī)劃方案來(lái)設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的功能模塊，制定出統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，為行政檔案審批的信息化、高效化管理提供重要支持。第三，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利對(duì)接。行政審批檔案管理部門要根據(jù)檔案審批業(yè)務(wù)發(fā)展實(shí)際情況，聯(lián)合大數(shù)據(jù)管理部門來(lái)更好地實(shí)現(xiàn)資源信息的共享應(yīng)用，完成行政審批檔案的對(duì)接管理。

（五）建立健全行政審批檔案信息化管理模式

在信息化技術(shù)的支持下，加快打造完善的行政檔案審批管理模式，形成行政檔案審批管理系統(tǒng)，合理配置行政檔案審批業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的各個(gè)檔案資源信息，在多個(gè)業(yè)務(wù)部門的共同作用下做好檔案的管理工作。行政審批檔案信息化管理模式的實(shí)施具體包含以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：第一，各部門之間的協(xié)同作業(yè)。行政審批服務(wù)部門要在各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息順利對(duì)接的基礎(chǔ)上，在行政審批檔案管理中心的帶頭下將各個(gè)部門分散化的檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榻y(tǒng)一化、一體化的檔案管理模式。第二，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化的檔案管理。在選擇好業(yè)務(wù)試驗(yàn)點(diǎn)之后，借助數(shù)字摘要、電子信息簽名、信息戳等技術(shù)手段來(lái)完成電子信息文件的順利移交處理，提高行政審批檔案管理工作效率。在各個(gè)試驗(yàn)點(diǎn)建設(shè)完成之后還需要逐漸向行政審批服務(wù)區(qū)域內(nèi)的各個(gè)業(yè)務(wù)小組推行無(wú)紙化檔案管理。第三，實(shí)現(xiàn)行政審批檔案信息的對(duì)外公開。在數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、電子信息技術(shù)的支持下，行政審批檔案會(huì)從紙質(zhì)版的模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影婺Ｊ剑髸?huì)存儲(chǔ)在檔案信息庫(kù)中，成為各個(gè)行業(yè)發(fā)展的重要信息參考資源。在電子政務(wù)信息全面公開的背景下能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源信息的分級(jí)管理，全面提升行政審批服務(wù)工作效率。

（六）積極推廣網(wǎng)上電子歸檔辦公業(yè)務(wù)

在信息時(shí)代背景下，行政審批檔案管理要積極順應(yīng)信息化發(fā)展趨勢(shì)，按照時(shí)代發(fā)展需要積極推廣網(wǎng)上電子檔案歸檔業(yè)務(wù)，在全面推廣網(wǎng)上電子業(yè)務(wù)的過(guò)程中提升行政審批檔案工作的效率。在實(shí)施網(wǎng)上電子檔案歸檔管理的時(shí)候需要根據(jù)各個(gè)檔案信息的基本情況和檔案信息需要進(jìn)行卷宗的管理，制定出檔案資料統(tǒng)一、規(guī)范的管理流程，由此實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料信息的合理化、規(guī)范化管理。

1.分類組卷

行政審批檔案可以按照事項(xiàng)的基本內(nèi)容來(lái)進(jìn)行劃分，將行政檔案資料劃分為一案一卷、一卷一號(hào)的結(jié)論文件、審批材料;一案兩卷的牽扯到個(gè)人隱私的文件材料，并對(duì)這些材料存儲(chǔ)為正副兩卷來(lái)進(jìn)行歸檔管理;單獨(dú)組卷的卷宗會(huì)按照時(shí)間的順序進(jìn)行排列，合并卷宗會(huì)按照一系列審批事項(xiàng)來(lái)實(shí)施分類管理。

2.打造歸檔檔功能模塊

在開展行政審批管理的時(shí)候，相關(guān)人員可以根據(jù)自身情況來(lái)適當(dāng)?shù)財(cái)U(kuò)展電子檔案的歸檔服務(wù)管理范圍，通過(guò)采取線上和線下結(jié)合的方式來(lái)將整理好的檔案信息提交給上級(jí)部門進(jìn)行審核，并就電子檔案實(shí)施數(shù)字簽名和線上蓋章，從而有效保障檔案信息的安全性、真實(shí)性和可靠性。設(shè)置好的檔案信息歸檔模塊會(huì)牽扯到檔案資料信息的參數(shù)設(shè)置、檔案使用規(guī)則、檔案保管權(quán)限設(shè)定等內(nèi)容。

3.統(tǒng)一歸檔范圍與存儲(chǔ)格式

在實(shí)現(xiàn)行政審批檔案電子歸檔管理的過(guò)程中，需要對(duì)每一個(gè)事件所產(chǎn)生的檔案資料信息實(shí)施歸類管理，形成文件夾。在文件夾中會(huì)牽涉到檔案資料信息的申請(qǐng)、受理、審批、辦理、輸送等業(yè)務(wù)，按照檔案資料的使用方向來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)行政檔案資料信息的分類歸屬管理，將檔案資料信息轉(zhuǎn)變成方便存儲(chǔ)和使用的文件格式。

四、行政審批檔案信息化建設(shè)的實(shí)施效果

（一）提升行政審批檔案資源信息的利用效率

信息時(shí)代的到來(lái)對(duì)檔案資料使用的方便性、快捷性、實(shí)時(shí)性等提出了更高的要求，在這樣背景下，實(shí)現(xiàn)行政審批檔案的信息化建設(shè)能夠在最大限度上彌補(bǔ)行政審批業(yè)務(wù)部門各盡其職過(guò)程中所引發(fā)的檔案資料信息使用分散化的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)對(duì)行政審批檔案資料信息的高效率整合應(yīng)用管理，全面提升檔案資料信息的使用效率。

（二）采取措施擴(kuò)展檔案歸檔范圍

行政檔案審批管理會(huì)牽扯到多方主體的利息資料，這些材料具備很高的保存價(jià)值。在以往的紙質(zhì)檔案管理模式下，受檔案室空間狹小、人員配置不充分等因素的影響，檔案資料信息往往很難被有效保存。信息化技術(shù)在行政審批檔案資料管理中的應(yīng)用能夠應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)形式拓展檔案資料信息的歸檔范圍，并按照一事一卷的原則來(lái)管理檔案資料信息，在最大限度上保證檔案資料信息的完整性、可靠性。

（三）采取措施保證原始紙質(zhì)檔案信息的安全

在紙質(zhì)檔案信息傳遞使用的過(guò)程中不可避免地會(huì)出現(xiàn)文字模糊、頁(yè)面受損、資料丟失等問(wèn)題，這些問(wèn)題的存在會(huì)影響行政審批檔案資料的完整性、安全性。在信息機(jī)技術(shù)的支持下會(huì)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料信息的電子化存儲(chǔ)歸檔，在檔案使用者需要查閱檔案資料信息的時(shí)候，其登錄平臺(tái)就能夠在第一時(shí)間獲取相關(guān)電子檔案，從而在最大限度上保障紙質(zhì)檔案資料信息的安全性、完整性。

（四）提升檔案管理工作效率

在行政審批業(yè)務(wù)量增多的情況下，所需管理的檔案資料數(shù)量和內(nèi)容增多，這無(wú)形中加大了檔案人員的工作量，在檔案資料信息管理不恰當(dāng)?shù)那闆r下會(huì)影響行政審批檔案管理工作效率。行政審批檔案信息化建設(shè)管理會(huì)借助先進(jìn)的技術(shù)手段來(lái)對(duì)檔案資料信息實(shí)施歸檔處理，從而使得檔案管理人員能夠從煩瑣的工作中解脫出來(lái)，并有效提升檔案資源信息的管理效率。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，信息化技術(shù)在行政審批檔案管理中的應(yīng)用會(huì)有效提升行政審批檔案信息的管理效率，打造出完善的行政審批檔案管理系統(tǒng)，形成完善的檔案信息化管理模式，促進(jìn)行政審批檔案工作得到深入發(fā)展，從而使得電子檔案審批管理能夠更好地滿足服務(wù)型政府的建設(shè)需要。

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