醫(yī)療設(shè)備檔案管理完整性思考

文/袁艷（廣饒縣醫(yī)療保障局）

隨著現(xiàn)代醫(yī)療技術(shù)水平的大幅提升，醫(yī)療設(shè)備類型日趨豐富多樣，使醫(yī)療設(shè)備在臨床工作中發(fā)揮的作用優(yōu)勢(shì)更加突出，進(jìn)一步說(shuō)明醫(yī)療設(shè)備檔案管理在醫(yī)院檔案管理工作中占據(jù)極其重要地位及作用。與此同時(shí)，醫(yī)療設(shè)備檔案管理究其本質(zhì)是一項(xiàng)全程跟蹤管理，涉及的管理環(huán)節(jié)相對(duì)復(fù)雜，由設(shè)備申請(qǐng)、論證、申購(gòu)，貫穿到設(shè)備驗(yàn)收、使用、維修、報(bào)廢等環(huán)節(jié)全過(guò)程，作為醫(yī)療設(shè)備管理的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)，可以保證設(shè)備處于正常、安全運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)[1]。此外，隨著醫(yī)療設(shè)備更新速度不斷加快，對(duì)醫(yī)療設(shè)備管理，特別是醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作提出了全新的要求與標(biāo)準(zhǔn)。除保證檔案資料的完整性，勢(shì)必需要提高檔案總體管理效率及質(zhì)量。鑒于此，本文針對(duì)“醫(yī)療設(shè)備檔案管理完整性”進(jìn)行分析研究具有重要的價(jià)值意義。

一、醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的基本原則及要點(diǎn)分析

（一）基本原則

醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的申購(gòu)、使用直至報(bào)廢全過(guò)程，均需建檔處理，并出具相應(yīng)的說(shuō)明文件，比如醫(yī)療設(shè)備裝備委員會(huì)的論證過(guò)程、設(shè)備購(gòu)置可行性論證報(bào)告、醫(yī)療設(shè)備的部門申購(gòu)表等。特別是針對(duì)進(jìn)口設(shè)備，需交由市級(jí)衛(wèi)生健康委員會(huì)予以批復(fù)處理，公開(kāi)組織設(shè)備招投標(biāo)工作，簽訂相應(yīng)的購(gòu)銷合同及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，詳細(xì)列舉操作手冊(cè)與維保記錄，并做好后期調(diào)撥及報(bào)廢工作。與此同時(shí)，50 萬(wàn)元及以上的大型醫(yī)療設(shè)備需要進(jìn)行經(jīng)濟(jì)效益論證[2]。嚴(yán)格遵循醫(yī)療設(shè)備檔案完整性工作原則，認(rèn)識(shí)到醫(yī)療設(shè)備檔案內(nèi)容越完整，越能幫助相關(guān)人員進(jìn)行查找，并及時(shí)了解醫(yī)療設(shè)備的運(yùn)行狀況，進(jìn)一步有效延長(zhǎng)醫(yī)療設(shè)備的使用年限周期。

（二）要點(diǎn)

（1）設(shè)備購(gòu)置。①醫(yī)療設(shè)備購(gòu)置前期需交由醫(yī)院各科室提交醫(yī)療設(shè)備的申購(gòu)表格、醫(yī)療設(shè)備購(gòu)置后的可行性報(bào)告，其報(bào)告內(nèi)容囊括新技術(shù)與新項(xiàng)目的可行性報(bào)告、設(shè)備經(jīng)濟(jì)效益分析結(jié)果、技術(shù)要求、功能需求等。利用醫(yī)療設(shè)備檔案，真實(shí)反映涉及的醫(yī)療設(shè)備對(duì)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)收入及醫(yī)療水平提升的貢獻(xiàn)與影響。其中，設(shè)備購(gòu)置的可行性報(bào)告交由醫(yī)院醫(yī)療器械裝備委員會(huì)開(kāi)展論證，集中體現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備購(gòu)置工作的公開(kāi)性、公正性、科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性特點(diǎn)，進(jìn)一步保證醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備購(gòu)置的質(zhì)量成效。②在醫(yī)療設(shè)備招投標(biāo)期間，需綜合考慮供應(yīng)商及設(shè)備的技術(shù)資質(zhì)，以供應(yīng)商資質(zhì)為例，包括法定代表人授權(quán)書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、銷售人員及送貨人員信息等。需認(rèn)識(shí)到設(shè)備資質(zhì)與供應(yīng)商資質(zhì)存在很大的區(qū)別，其包含的內(nèi)容相對(duì)復(fù)雜，比如售后服務(wù)、醫(yī)療設(shè)備系統(tǒng)配置參數(shù)、與設(shè)備相關(guān)檢驗(yàn)合格證書、設(shè)備彩頁(yè)、設(shè)備的市場(chǎng)占用比例、生產(chǎn)廠家授權(quán)及行業(yè)資質(zhì)、醫(yī)療器械注冊(cè)證等內(nèi)容。其中，系統(tǒng)配置參數(shù)集中體現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備是否能夠滿足醫(yī)院提出的醫(yī)療使用功能需求，通常被視為相對(duì)重要的技術(shù)支撐性材料。售后服務(wù)可以真實(shí)反映設(shè)備進(jìn)入醫(yī)院投入使用后商家對(duì)設(shè)備維護(hù)及保養(yǎng)的應(yīng)急工作能力，其評(píng)估指標(biāo)包括售后服務(wù)態(tài)度、設(shè)備巡查力度、維修速度、電話響應(yīng)速度等。此外，所有材料均需要商家參與投標(biāo)期間提供，且需保證內(nèi)容真實(shí)有效，以此作為設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)的主要參照依據(jù)。

（2）合同簽訂。經(jīng)招投標(biāo)環(huán)節(jié)確定中標(biāo)產(chǎn)品后，醫(yī)院及時(shí)與供應(yīng)商簽訂銷售合同。合同作為雙方間設(shè)立、變更及終止民事關(guān)系的主要協(xié)議，依法設(shè)置及簽訂的合同深受法律效力的保護(hù)，但是合同條款內(nèi)容不利于醫(yī)院，則可能發(fā)生較大的經(jīng)濟(jì)損失。因此，在簽訂合同期間，需持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。與此同時(shí)，合同條款包含醫(yī)院與商家相互協(xié)商后，與醫(yī)療設(shè)備相關(guān)的事宜信息及各種細(xì)節(jié)。在完成簽訂后，需及時(shí)由醫(yī)院檔案管理人員、科室負(fù)責(zé)人及維修工程師與商家共同開(kāi)展設(shè)備安裝、驗(yàn)收作業(yè)。在驗(yàn)收期間，側(cè)重檢查設(shè)備及其附件的類型、數(shù)量、出廠編號(hào)、生產(chǎn)日期，確保與合同內(nèi)容相一致。

二、醫(yī)療設(shè)備檔案管理現(xiàn)狀問(wèn)題分析

如前所述，對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的基本原則及要點(diǎn)均有了一定程度的了解。而從現(xiàn)狀來(lái)看，醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作尚存在一些較為明顯的問(wèn)題?？偨Y(jié)起來(lái)，具體問(wèn)題如下：

（一）檔案資料收集有待完善

由于醫(yī)療設(shè)備檔案搜集工作貫穿醫(yī)療設(shè)備全生命周期始終，如果忽略任何環(huán)節(jié)，均可能造成檔案資料缺失問(wèn)題的發(fā)生，并在很大程度上增加了檔案資料搜集的難度，影響檔案資料的完整性。同時(shí)，醫(yī)療設(shè)備檔案資料搜集不僅是管理人員的工作職責(zé)，更需要各部門通力合作，否則難以完成搜集目標(biāo)[3]。值得注意的是，當(dāng)下我國(guó)大多數(shù)醫(yī)院檔案管理模式仍停留在人口搜集檢索的階段。即便計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，被廣泛應(yīng)用在醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理領(lǐng)域，但是對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理來(lái)說(shuō)，其技術(shù)應(yīng)用水平尚未成熟，從而在很大程度上影響了檔案管理的總體工作效率，甚至還會(huì)增加檔案信息的檢索難度。由此可見(jiàn)，采取有效措施完善醫(yī)療設(shè)備檔案資料收集至關(guān)重要。

（二）檔案管理水平有待提高

醫(yī)療設(shè)備檔案包含的內(nèi)容量相對(duì)較多，囊括醫(yī)療設(shè)備全生命周期的所有信息，而醫(yī)療設(shè)備檔案的特殊性決定了部分檔案資料在設(shè)備使用過(guò)程中，可能出現(xiàn)從未被檢索的情況[4]。同時(shí)，部分檔案管理人員自身對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重視程度有待提升，若欠缺崗前培訓(xùn)，則可能導(dǎo)致醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作出現(xiàn)一系列的誤差問(wèn)題，還可能出現(xiàn)忽略對(duì)部分資料的搜集，比如醫(yī)療設(shè)備的動(dòng)態(tài)資料，即設(shè)備運(yùn)行情況、維修維保情況、設(shè)備調(diào)撥情況等，使檔案資料出現(xiàn)缺失的現(xiàn)象。此外，部分醫(yī)院自身醫(yī)療設(shè)備檔案管理規(guī)范性不足，尤其是在檔案借閱期間存在各種潛在性問(wèn)題，使醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的質(zhì)量及安全性飽受質(zhì)疑。

三、醫(yī)療設(shè)備檔案管理完整性的提升措施分析

為了解決醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作現(xiàn)狀存在的問(wèn)題，則需在保證醫(yī)療設(shè)備檔案管理完整性的基礎(chǔ)上，落實(shí)有效的解決措施。總結(jié)起來(lái)，具體解決措施如下：

（一）推行標(biāo)準(zhǔn)化管理模式

制度建設(shè)是保證檔案管理工作有序開(kāi)展的前提條件，強(qiáng)化醫(yī)療設(shè)備檔案制度化建設(shè)力度，立足醫(yī)院發(fā)展的主流方向，搭建完整、有利于醫(yī)院發(fā)展、滿足患者需求的檔案管理體系，對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的完整性能夠起到充分有效的保障作用[5]。因此，相關(guān)單位可結(jié)合自身實(shí)際發(fā)展情況，以《檔案法》作為醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的參照依據(jù)，搭建符合單位特點(diǎn)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理機(jī)制，規(guī)范各項(xiàng)管理環(huán)節(jié)，包括檔案借閱、調(diào)用、整理、交接、保管、審核、歸檔、采集等，形成標(biāo)準(zhǔn)化、正規(guī)化的檔案管理模式，確保單位內(nèi)所有醫(yī)療設(shè)備均處于正常使用狀態(tài)，進(jìn)一步提升醫(yī)療設(shè)備的利用效率。

與此同時(shí)，為充分挖掘醫(yī)療設(shè)備的使用潛力，為教研、醫(yī)療工作提供強(qiáng)有力的支持，相關(guān)單位需樹(shù)立強(qiáng)烈的醫(yī)療設(shè)備檔案管理的意識(shí)，充分發(fā)揮管理制度的約束、規(guī)范作用，明確劃分管理工作職責(zé)、權(quán)限，引進(jìn)考核機(jī)制，積極推行嚴(yán)格的責(zé)任管理模式，真正意義上做到獎(jiǎng)罰分明、責(zé)任到人。

并且，需強(qiáng)化醫(yī)療設(shè)備檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的力度，將管理工作貫穿醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)至報(bào)廢全過(guò)程始終，規(guī)范、約束管理人員對(duì)設(shè)備檔案資料的搜集行為。其中，標(biāo)準(zhǔn)化管理流程包括分類目錄、編號(hào)檔案，而相關(guān)管理人員需要逐一對(duì)應(yīng)搜集檔案目錄與資料，滿足查缺補(bǔ)漏的要求，確保檔案資料的完整性。

此外，對(duì)已完成搜集的檔案資料，則進(jìn)行歸檔編號(hào)處理，便于后期查找，并確保建立的醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)中不得缺少檔案模塊、科室查詢模塊、維修模塊等，及時(shí)在設(shè)備資料相對(duì)齊全的驗(yàn)收階段著手建檔，便于將所有資料信息錄入系統(tǒng)。對(duì)于相關(guān)檔案管理人員，可將驗(yàn)收模塊中部分?jǐn)?shù)據(jù)調(diào)整至檔案模塊，完全歸檔后無(wú)法再次更改，即所有臨床科室僅具備查詢醫(yī)療設(shè)備檔案信息的權(quán)利，以此降低檔案資料缺失、內(nèi)容錯(cuò)誤等風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題發(fā)生的幾率，全面提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的質(zhì)量及安全性。

（二）增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

醫(yī)療設(shè)備檔案管理信息化建設(shè)，指的是靈活運(yùn)用信息化技術(shù)方法，搭建醫(yī)療設(shè)備檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，滿足資源整合及實(shí)時(shí)共享要求的一項(xiàng)工作。需認(rèn)識(shí)到，醫(yī)療設(shè)備檔案管理信息化建設(shè)能夠在很大程度上提升總體管理效率，健全檔案資料的搜集流程。與此同時(shí)，信息化建設(shè)普遍由醫(yī)院提出建設(shè)要求，再逐一開(kāi)發(fā)出與醫(yī)院實(shí)際情況相符合的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)。除滿足常規(guī)資料查詢服務(wù)要求外，該系統(tǒng)需具備一定的統(tǒng)計(jì)分析能力，比如大型醫(yī)療設(shè)備效益分析、設(shè)備使用完好率分析等，以此為設(shè)備管理人員提供多元化的信息服務(wù)[6]。此外，可融入二維碼技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息化管理的目標(biāo)，即逐一拆解問(wèn)題模塊，搭建設(shè)備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理模塊、故障信息分析模塊、維修查詢分析模塊、維修人員管理模塊，形成兼顧信息實(shí)時(shí)跟蹤、信息價(jià)值創(chuàng)造、數(shù)據(jù)反饋信息、技術(shù)服務(wù)數(shù)據(jù)的信息化動(dòng)態(tài)監(jiān)控管理體系，為醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的完整性、質(zhì)量與安全性水平的協(xié)同提升起到保駕護(hù)航的作用。

（三）擴(kuò)大檔案管理人才培養(yǎng)力度

在實(shí)際管理工作開(kāi)展過(guò)程中，相關(guān)醫(yī)院需及時(shí)轉(zhuǎn)變對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的片面認(rèn)知，強(qiáng)化醫(yī)療設(shè)備檔案管理的宣傳力度，增強(qiáng)檔案管理人員的法律意識(shí)與業(yè)務(wù)意識(shí)，從根源上認(rèn)識(shí)到開(kāi)展醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要性及必要性，進(jìn)一步提高對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的重視程度[7-8]。與此同時(shí)，以提升管理人員總體業(yè)務(wù)水平為前提，綜合考慮檔案管理崗位的特殊性，即工作內(nèi)容復(fù)雜、管理要求細(xì)致等，側(cè)重培養(yǎng)檔案管理人員吃苦耐勞的精神，嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作態(tài)度、工作作風(fēng)。此外，鼓勵(lì)廣大醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員主動(dòng)參與各項(xiàng)崗位培訓(xùn)活動(dòng)，多為其提供崗位學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，使檔案管理人員的信息化處理能力水平得到全面提升，在保證醫(yī)療設(shè)備檔案管理完善性的基礎(chǔ)上，促進(jìn)醫(yī)療設(shè)備檔案管理整體質(zhì)量水平的提高。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作開(kāi)展期間，需遵循相應(yīng)的基本管理工作原則，做好醫(yī)療設(shè)備購(gòu)置、合同簽訂及驗(yàn)收等工作。與此同時(shí)，結(jié)合醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作現(xiàn)狀問(wèn)題，落實(shí)有效的標(biāo)準(zhǔn)化管理、信息化建設(shè)、人才培養(yǎng)等措施，使醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的完整性及質(zhì)量得到協(xié)同提升，進(jìn)一步為相關(guān)單位醫(yī)療事業(yè)的全面發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。