淺議房屋出租業(yè)務(wù)的規(guī)范化管理

田志軍

摘要：房屋出租是以自有具備居住或辦公條件的房屋進(jìn)行對外出租，并收取租金的經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動。以下根據(jù)某科研類公司閑置房屋的出租經(jīng)營管理過程進(jìn)行剖析，從出租準(zhǔn)備、出租合同、風(fēng)險管理等三方面進(jìn)行闡述。出租準(zhǔn)備從出租決策和計劃、經(jīng)營業(yè)務(wù)許可、基礎(chǔ)設(shè)施條件、詢價和招租四方面要求做好出租前的準(zhǔn)備工作。出租合同從法務(wù)審核、合同執(zhí)行、租金減免、合同解除四方面論述了合同在執(zhí)行過程中應(yīng)該注意的事項。合同風(fēng)險則從租金問題、合同爭議、法律訴訟、制度保障四個方面對合同存在的風(fēng)險進(jìn)行論述，提出解決方案。房屋出租業(yè)務(wù)要規(guī)范操作，嚴(yán)控風(fēng)險，及時尋求法律援助。房屋出租作為公司經(jīng)營發(fā)展中的重要業(yè)務(wù)，需要從規(guī)劃至實施全過程進(jìn)行規(guī)范操作，以維護公司利益。

關(guān)鍵詞：房屋出租;規(guī)范操作;法律風(fēng)險

本文所指的房屋出租是公司閑置商業(yè)房屋出租。房屋出租在實際運行中，涉及公司規(guī)范化管理的各個方面，要求公司經(jīng)營、財務(wù)、法務(wù)、后勤等各部門通力合作，才能保證房屋出租經(jīng)營行為順利完成。以下根據(jù)某科研類公司閑置房屋的出租經(jīng)營管理過程進(jìn)行剖析，以供參考。

一、出租準(zhǔn)備

房屋出租前的準(zhǔn)備工作如下：

（一）決策和計劃

公司經(jīng)營限制，存有閑置房屋，根據(jù)市場需要，可以對外出租。房屋管理部門根據(jù)初步調(diào)研，對周圍市場的需求狀況和供給狀況進(jìn)行調(diào)研，形成書面房屋出租建議。總經(jīng)理辦公會經(jīng)過集體討論決定是否出租，國有公司還涉及“三重一大”的表決流程?？偨?jīng)理辦公會決策通過，形成會議決議，經(jīng)營部門根據(jù)會議決議制定對外出租計劃。出租計劃包括可出租房屋面積、預(yù)計出租時間和租金收入預(yù)算等。出租計劃報董事會審議通過后執(zhí)行，如果出租面積、金額較小可以不報董事會，具體按公司內(nèi)部制度執(zhí)行。

（二）經(jīng)營業(yè)務(wù)許可

根據(jù)房屋出租計劃，可以辦理營業(yè)執(zhí)照經(jīng)營范圍變更，增加“出租商業(yè)用房、出租辦公用房”經(jīng)營業(yè)務(wù)范圍。工商經(jīng)營范圍變更后，公司具備了合法的房屋出租資質(zhì)，但這只是商業(yè)用房屋出租的資質(zhì)，如果出租給個人或其他用途，還要辦理特殊許可。出租業(yè)務(wù)不多時可以不辦理工商變更。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施條件

房屋出租前，需要準(zhǔn)備好房屋的產(chǎn)權(quán)證和消防合格證等，房屋的基礎(chǔ)設(shè)施包括水、電、暖氣條件。房屋的基本建筑條件和相關(guān)的安全消防設(shè)施必須完備，并經(jīng)過消防檢驗合格。電梯運行正常并有專人值守，基本照明、衛(wèi)生條件具備。部分公司實行統(tǒng)一物業(yè)管理，對自用房屋和出租房屋采用固定物業(yè)公司外包服務(wù)，可以保證物業(yè)服務(wù)質(zhì)量。

基礎(chǔ)設(shè)施條件是影響承租方滿意度的重要因素，是出租業(yè)務(wù)必須具備的基本條件。消防系統(tǒng)、照明系統(tǒng)、供排水系統(tǒng)出現(xiàn)問題，經(jīng)常導(dǎo)致停業(yè)歇業(yè)，給承租方帶來不便和損失。因此，出租房屋基礎(chǔ)設(shè)施的完備性非常重要。

（四）詢價和招租

房屋出租計劃經(jīng)過審批，經(jīng)營部門負(fù)責(zé)房屋出租的市場詢價和招租。在市場價格信息不清楚的情況下，可以委托中介機構(gòu)進(jìn)行本地區(qū)房屋出租價格詢價，獲取比較合理的房屋出租價格作為參考。房屋出租價格水平還受其他因素影響，比如關(guān)鍵承租方的租金標(biāo)準(zhǔn)可能比普通承租方低10%等，租金水平差異須經(jīng)過公司決策層審批后執(zhí)行。

房屋招租可以在公開范圍內(nèi)進(jìn)行，國有公司大多要求“陽光出租”，需要采取公開招租方式，借助公共交易平臺與有意向的承租方進(jìn)行談判。通過招租，找到合適的承租方，也可以通過多方多輪談判找出符合要求的、資質(zhì)和條件相對好、租金價格高的承租方。

二、出租合同

出租合同是在與承租方經(jīng)過招租或競爭性談判后形成的法律文件，在合同成立前雙方已經(jīng)就相關(guān)的出租條件進(jìn)行深入溝通。在出租合同階段，公司需要注意以下事項：

（一）法務(wù)審核

出租合同簽訂前，要了解合同主體的合法性、承租方的相關(guān)工商信息和經(jīng)營信息。合同應(yīng)當(dāng)明確出租標(biāo)的物、房屋起租日、出租期間、出租用途、裝修要求、租金收取、水電費的計價標(biāo)準(zhǔn)和收取、辦公設(shè)施使用維護約定、雙方的權(quán)利和義務(wù)、協(xié)議解除和違約責(zé)任等。

出租合同必須由公司法務(wù)人員或律師進(jìn)行審核，房屋出租與其他經(jīng)營業(yè)務(wù)相比，具有其獨特性，房屋的使用涉及雙方權(quán)利和義務(wù)的多方面內(nèi)容，容易因為租金支付、條件設(shè)施問題發(fā)生爭議。法律審核對合同中出現(xiàn)的分歧進(jìn)行提前約定，確保雙方的權(quán)益和義務(wù)得到保障，并就雙方的爭議處理方式進(jìn)行確認(rèn)，保護出租方和承租方的合法權(quán)益。

（二）合同執(zhí)行

出租合同簽字生效后，綜合部門保留一份存檔，財務(wù)部門保留一份作為結(jié)算依據(jù)，經(jīng)營部門保留一份作為收取租金的依據(jù)。財務(wù)部門根據(jù)公司審批的房屋出租計劃和出租合同，做預(yù)算調(diào)整和租金結(jié)算準(zhǔn)備，對出租金額較小的可以暫不調(diào)整損益預(yù)算。與合同相關(guān)的水、電、暖氣的結(jié)算準(zhǔn)備工作同時進(jìn)行。

運營部按合同要求，開具發(fā)票進(jìn)行結(jié)算，租金的計算，通常按每天每平使用標(biāo)準(zhǔn)計算，大、小月份租金不同。水、電、暖氣一般按季度或半年度收取，財務(wù)結(jié)算時按不同的業(yè)務(wù)對應(yīng)不同的收入類型進(jìn)行處理。車位出租費一般不在合同中約定，單獨按公司停車費標(biāo)準(zhǔn)收取。

出租合同執(zhí)行還包括相關(guān)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的執(zhí)行，包括承租方日常的經(jīng)營活動與合同表述是否一致，承租方經(jīng)營活動是否合法，承租方人員的日常出入管理、防疫政策的貫徹執(zhí)行情況等。如果設(shè)施或服務(wù)沒有達(dá)到承租方的要求，需要經(jīng)營部及時受理承租方訴求并與承租方協(xié)商解決。

（三）租金減免

租金減免，包括國家統(tǒng)一政策的減免，如2020年北京市人民政府辦公廳7號文件對中小微企業(yè)房租，免收2月份房租或給予2月份租金50%的減免等。為保證類似減免政策能夠順利落實，經(jīng)營部與承租方進(jìn)行商談，對符合減租或免租條件的承租方，提供減免申請和中小微企業(yè)相關(guān)證明材料，重新簽訂出租補充協(xié)議，按政策要求進(jìn)行租金減免。如果承租方出現(xiàn)經(jīng)營困難，減免事項需要履行承租方申請、查證、減租審批流程后執(zhí)行。

（四）合同解除

出租合同通常情況下，按約定時間自動解除，前提是承租方?jīng)]有繼續(xù)租用的意愿。合同解除后，雙方的權(quán)利和義務(wù)自動終止，承租方需要按合同約定進(jìn)行搬遷，雙方進(jìn)行房屋交接。承租方需要續(xù)租，須按出租合同要求，在出租到期日前一段時間內(nèi)提出書面申請，經(jīng)營部在收到申請后，綜合評估續(xù)租的可行性，考慮包括續(xù)租的租金水平、續(xù)租時間、承租方信譽、合作情況等因素。續(xù)租申請獲批后，經(jīng)營部與承租方補簽合同。部分關(guān)鍵承租方在首次簽訂出租合同時，已經(jīng)明確承租期滿后續(xù)租幾年，此類情況只需重新核定租金水平即可。

合同也可能在非正常情況下解除，比如合同約定的不可抗因素解除或通過法律訴訟解除等。合同非正常解除通常會有經(jīng)濟糾紛或損失發(fā)生。通過法律訴訟解除通常是由法院判決執(zhí)行。

三、風(fēng)險管理

房屋出租合同在執(zhí)行中，經(jīng)常發(fā)生爭議，法律訴訟也很常見。不可控因素或爭議、訴訟等，給公司經(jīng)營帶來各方面的風(fēng)險，影響出租業(yè)務(wù)的正常開展。出租合同常見的法律風(fēng)險，主要有以下幾方面：

（一）租金問題

承租方較多，要對房租價格水平進(jìn)行統(tǒng)一籌劃，入駐時間和入駐規(guī)模不同，不同的承租方租金水平不同?？鄢龍髢r包含的不同服務(wù)差異影響，導(dǎo)致承租方知情后滿意度下降，甚至出現(xiàn)租金爭議。因此在進(jìn)行房屋出租定價時，要綜合考慮多方面因素。租金水平要有明確的說明，比如季節(jié)差異、樓層差異、面積差異等，讓承租方清楚這些差異對租金的影響，避免出現(xiàn)租金爭議。

拖欠租金原因可能是承租方經(jīng)營不景氣，或者資金流出現(xiàn)短暫困難。經(jīng)過與承租方溝通，雙方協(xié)商可以暫緩收取租金。對經(jīng)常拖欠租金的承租方，經(jīng)營部要及時跟進(jìn)，了解承租方的財務(wù)狀況和經(jīng)營情況，對拖欠金額較大的承租方和頻繁發(fā)生拖欠行為的承租方要重點關(guān)注，以防出現(xiàn)租金損失。

（二）合同爭議

合同執(zhí)行中，雙方可能就房屋基本條件的瑕疵、前期承諾的服務(wù)條件不具備、雙方溝通不及時等原因，產(chǎn)生合同爭議。此類合同爭議可以通過雙方協(xié)商達(dá)成諒解。合同爭議中最難解決的是長期拖欠房租，理由很多，而且雙方很難達(dá)成一致。

合同爭議結(jié)果導(dǎo)致長期欠租。實際工作要注意合同簽訂時的租金收取條款，其中收取時間很關(guān)鍵。在公司按合同執(zhí)行，對方惡意欠租情況下，要尋求法律援助。律師可以形成《租金催繳通知函》，說明欠款逾期支付和產(chǎn)生違約責(zé)任，通知對方立即支付租金或解除《出租合同》，收回房屋。雙方《出租合同》應(yīng)當(dāng)約定：承租方未按合同約定的期限支付租金，延期支付租金超過固定天數(shù)，出租方有權(quán)單方解除合同，并收回房屋，承租方按雙倍日租金標(biāo)準(zhǔn)向出租方支付欠繳租金的違約金，以保障出租方權(quán)益。

根據(jù)《中華人民共和國民法典》第七百二十二條規(guī)定：“承租人無正當(dāng)理由未支付或者遲延支付租金的，出租人可以請求承租人在合理期限內(nèi)支付;承租人逾期不支付的，出租人可以解除合同?！?，即承租人拒不支付租金時，《民法典》賦予出租人解除合同的選擇權(quán)。

（三）法律訴訟

法律訴訟是房屋出租雙方分歧巨大，拖欠租金金額較大，合作意愿喪失情況下付諸的法律行為。雙方《出租合同》應(yīng)當(dāng)約定，因承租方違約導(dǎo)致出租方提前解除合同，自合同解除之日起固定日期內(nèi)返還房屋。如果不返還房屋，除按日租金標(biāo)準(zhǔn)支付房屋占用費外，還需按雙倍日租金標(biāo)準(zhǔn)支付逾期返還房屋的違約金。

實踐中發(fā)生的承租方惡意欠租行為，最終尋求法律解決。因承租方延遲支付租金，導(dǎo)致雙方喪失協(xié)商溝通的基礎(chǔ)，所以依法向法院提起訴訟。公司可以根據(jù)《民法典》和《民事訴訟法》的規(guī)定，委托律師向法院起訴。法律訴訟要注意訴前財產(chǎn)保全行為。在實踐中，對于惡意欠租，沒有信用的承租方，訴前委托律師辦理財產(chǎn)保全訴訟，查封承租方銀行賬戶，凍結(jié)承租方資金。因承租方原因?qū)е鲁鲎夂贤獬?，出租方可以通知承租方搬遷，并有權(quán)停止供應(yīng)水、電、取暖等。

出租合同是公司的一項重要經(jīng)營業(yè)務(wù)，需要財務(wù)部門及時跟進(jìn)，在租金涉稅、欠租、訴訟等特殊業(yè)務(wù)的處理中，最大限度維護公司利益，減少損失。在訴訟發(fā)生后，如果承租方繼續(xù)租住，仍拒絕交租和搬遷，財務(wù)繼續(xù)確認(rèn)應(yīng)收房屋使用費，并定期按企業(yè)會計準(zhǔn)則要求進(jìn)行收入和壞賬損失處理。

（四）制度保障

為降低房屋出租業(yè)務(wù)風(fēng)險，根據(jù)公司內(nèi)部控制體系管理要求，結(jié)合公司實際制定《XX公司房屋出租管理辦法》，以公司制度形式對房屋出租業(yè)務(wù)進(jìn)行規(guī)范?！禭X公司房屋出租管理辦法》規(guī)定房屋出租相關(guān)業(yè)務(wù)的基本定義、責(zé)任部門、決策程序、授權(quán)標(biāo)準(zhǔn)、爭議解決和其他相關(guān)規(guī)定，房屋出租業(yè)務(wù)可以根據(jù)制度的要求，進(jìn)行規(guī)范化操作。《XX公司房屋出租管理辦法》需要符合公司體制機制要求，符合公司其他核心管理制度的要求。《XX公司房屋出租管理辦法》是降低房屋出租合同風(fēng)險的重要保證。

四、結(jié)束語

以上是公司日常房屋出租業(yè)務(wù)實踐過程中常見的問題。在業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中，要規(guī)范操作，嚴(yán)控風(fēng)險，及時尋求法律援助。房屋出租作為公司經(jīng)營發(fā)展中的重要業(yè)務(wù)，需要從規(guī)劃至實施全過程進(jìn)行規(guī)范操作，以維護公司利益，為公司的發(fā)展和壯大提供堅實的利益保障。