淺談事業(yè)單位檔案管理應(yīng)用中存在問(wèn)題及對(duì)策

錢(qián)青青 劉薇

（青島市疾病預(yù)防控制中心，山東青島 266000）

0.引言

目前學(xué)術(shù)界關(guān)于檔案的定義還不完全統(tǒng)一，總的來(lái)說(shuō)，檔案記錄著歷史、社會(huì)發(fā)展、人類(lèi)信息等，它具有保存價(jià)值的原始記錄，也是事業(yè)單位檔案管理中非常重要的部分。尤其是隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，信息社會(huì)也隨之而來(lái)，各領(lǐng)域?qū)n案管理工作的要求也越來(lái)越高，它所具備的知識(shí)性、服務(wù)性也逐漸凸顯。同時(shí)，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，也為事業(yè)單位的員工提供了重要的支撐，影響著他們的績(jī)效考核、職位晉升等。因此，檔案管理工作重心應(yīng)該放在為事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者提供準(zhǔn)確有效的人員信息。

1.目前事業(yè)單位檔案管理工作中所存在的問(wèn)題

1.1 對(duì)檔案管理的重視程度不足

從過(guò)往對(duì)一些事業(yè)單位的調(diào)查來(lái)看，大部分的檔案管理工作人員甚至包括很多領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在著一定的誤區(qū)，簡(jiǎn)單地認(rèn)為檔案管理工作就只是保管的瑣碎事務(wù)，并不是本單位的主要工作，因?yàn)樗荒芙o單位直接創(chuàng)造任何經(jīng)濟(jì)價(jià)值，只需要堅(jiān)持做好不遺失、不泄露，當(dāng)需要查看時(shí)能隨時(shí)進(jìn)行調(diào)閱即可。

1.2 整體的管理力度較弱，水平不高，管理手段也較為落后

目前，很多事業(yè)單位的檔案管理人員并未真正經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)化的檔案管理方面的知識(shí)培訓(xùn)，他們對(duì)于檔案管理的重要性缺乏認(rèn)知且對(duì)檔案材料如何進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)等相關(guān)業(yè)務(wù)并不完全了解，整體的意識(shí)相對(duì)薄弱。

1.3 檔案管理所需硬件設(shè)備的經(jīng)費(fèi)不足

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的迅速發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在日常管理中也被廣泛應(yīng)用，同時(shí)，管理手段也在不斷提升，但目前檔案管理主要還是采用手工進(jìn)行收集、信息檢索，運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)計(jì)算進(jìn)行檔案管理的事業(yè)單位相對(duì)較少。這樣一來(lái)，由于信息量小，也不便于檔案的收集和利用。主要的原因也是由于事業(yè)單位檔案室的經(jīng)費(fèi)不足，目前硬件設(shè)備呈現(xiàn)老化、保管條件簡(jiǎn)陋等。

1.4 歸檔后整體的使用率低

事業(yè)單位的檔案管理工作對(duì)各項(xiàng)工作的開(kāi)展都具有非常重要的影響，合理有效地利用可以為事業(yè)單位帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。但目前大部分事業(yè)單位長(zhǎng)期以來(lái)存在著重“藏”輕“用”，從而對(duì)于檔案的有效利用以及所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)與社會(huì)效益缺乏認(rèn)知，相關(guān)工作人員對(duì)其更是知之甚少，在工作中的重視程度也嚴(yán)重不足，以至于檔案信息資源再次開(kāi)發(fā)利用率嚴(yán)重不足。

1.5 檔案管理制度不健全

主要是檔號(hào)、案卷標(biāo)題不規(guī)范，以及大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，同時(shí)組卷也呈現(xiàn)混亂。其次，很多檔案的收集、歸檔、保管、借閱等相關(guān)制度還不夠健全。

1.6 檔案管理人員整體素養(yǎng)參差不齊

檔案管理是一項(xiàng)極具綜合性、專(zhuān)業(yè)性、政策性的工作。但我國(guó)事業(yè)單位的工作人員整體隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德還無(wú)法完全滿足現(xiàn)代化的檔案管理工作。其中一些檔案管理人員由于自身的責(zé)任感差，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，專(zhuān)業(yè)知識(shí)不強(qiáng)，規(guī)范化專(zhuān)業(yè)化的對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、分類(lèi)、歸檔、保管所保存資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、價(jià)值性以及可疑資料的核查基本問(wèn)題都成了檔案管理中“老生常談”的難題。這種情況間接或者直接造成了本單位很多人不辦事、辦不好事的局面，從而浪費(fèi)了單位的資源，造成了不必要的損失。

2.如何加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作相應(yīng)的對(duì)策

2.1 加大宣傳力度，進(jìn)一步提高對(duì)檔案管理工作重視程度

首先，作為事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)一定要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)本事業(yè)單位的快速發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，真正做到將檔案管理工作作為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)義不容辭的責(zé)任和義務(wù)，做到應(yīng)有的責(zé)任感和使命感。同時(shí)，各事業(yè)單位也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)文件的學(xué)習(xí)，提高檔案管理的法律意識(shí)，從而幫助事業(yè)單位形成有利的檔案管理環(huán)境[1]。

2.2 設(shè)立切實(shí)可行標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度，加強(qiáng)員工責(zé)任意識(shí)

必須堅(jiān)持依法治檔，堅(jiān)持落實(shí)檔案管理的制度，加強(qiáng)法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》是我國(guó)目前進(jìn)行檔案管理工作所必須遵循的主要法律文件。一切檔案管理制度都必須以此法律為指導(dǎo)原則，同時(shí)從本單位檔案管理工作的實(shí)際情況出發(fā)，為其制定一套符合本單位且行之有效的檔案管理制度。

2.3 堅(jiān)持引進(jìn)檔案管理的人才

我們的檔案管理方面專(zhuān)業(yè)性人才必須具備良好的政治素質(zhì)和職業(yè)道德。其次，作為事業(yè)單位也應(yīng)對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)和相關(guān)工作指導(dǎo)，進(jìn)一步夯實(shí)專(zhuān)業(yè)方面的理論知識(shí)，不斷提高自身專(zhuān)業(yè)知識(shí)，讓其熟練掌握檔案管理工作中的各項(xiàng)技能。另外，目前是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代，各事業(yè)單位則應(yīng)要求檔案管理人員必須在數(shù)字設(shè)備、攝像設(shè)備等方面進(jìn)行相關(guān)應(yīng)該技術(shù)知識(shí)學(xué)習(xí)。值得注意的是，當(dāng)面對(duì)檔案資料進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理后，其計(jì)算系統(tǒng)中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)都存在遺失、盜竊等風(fēng)險(xiǎn)，因此，要求我們的檔案管理人員必須具備一定的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)意識(shí)和較強(qiáng)的現(xiàn)代化管理技術(shù)，確保檔案資料的安全。

2.4 加強(qiáng)對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行改善

檔案管理室一定要進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)備的配置以及對(duì)各種檔案資料的安全采取保護(hù)措施，例如日常存儲(chǔ)檔案資料基礎(chǔ)設(shè)備有檔案柜、房間的空調(diào)、溫度計(jì)、除濕機(jī)以及一系列的防火設(shè)備等。對(duì)于涉及本單位機(jī)密文件還應(yīng)配備保險(xiǎn)柜、攝像頭、防盜器等[2]。

2.5 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化和信息化建設(shè)

事業(yè)單位的檔案管理是本單位重要的信息資源庫(kù)，需要合理利用其資源，讓其價(jià)值發(fā)揮到最大限度，堅(jiān)持運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)管理方式，延長(zhǎng)檔案管理的時(shí)間同時(shí)提高員工的工作效率。要想實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)，必須要堅(jiān)持讓檔案信息符合日益發(fā)展的社會(huì)需求，做到及時(shí)、準(zhǔn)確地傳遞檔案信息，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理的時(shí)效性，同時(shí)利用計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)以及各種攝像設(shè)備對(duì)其進(jìn)行輔助管理從而提高工作效率。

2.6 創(chuàng)新個(gè)性化檔案管理服務(wù)

檔案工作它既包括對(duì)本單位過(guò)往的回顧，同時(shí)也對(duì)現(xiàn)在和以后本單位的發(fā)展進(jìn)行參考與指導(dǎo)。由此可見(jiàn)，檔案管理工作最大的特點(diǎn)是其服務(wù)功能。當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理相對(duì)較為混亂，其主要原因在于對(duì)檔案管理工作的目標(biāo)認(rèn)識(shí)并不清晰。這就要求我們要積極梳理檔案管理工作的服務(wù)對(duì)象與內(nèi)容，將個(gè)性化檔案管理工作服務(wù)為我們今后重要的工作方向，能夠高效地進(jìn)行規(guī)范管理，也保證了檔案管理服務(wù)的功能性[3]。

2.6.1 面向單位領(lǐng)導(dǎo)人員

在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的今天，我們正處于經(jīng)濟(jì)體制改革的大環(huán)境中，而檔案管理工作更是應(yīng)該首先服務(wù)于事業(yè)單位的整體發(fā)展，顧全大局，積極充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)層的參考，為本單位的發(fā)展提供真實(shí)有用的數(shù)據(jù)作為參考。

2.6.2 面向普通員工

檔案服務(wù)是檔案管理工作的本質(zhì)，而普通員工也是本單位發(fā)展的內(nèi)在動(dòng)力與基本。因此，事業(yè)單位應(yīng)該適當(dāng)對(duì)其員工進(jìn)行檔案資料的開(kāi)放。

2.6.3 面向特定部門(mén)

針對(duì)事業(yè)單位中不同部門(mén)的不同職能，檔案管理部門(mén)應(yīng)該提出有針對(duì)性和專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的檔案服務(wù)。

3.結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，它對(duì)于社會(huì)、政治、經(jīng)濟(jì)等方面都發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，各事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理部門(mén)的工作人員也應(yīng)該高度重視，加強(qiáng)檔案管理工作人力、物力、財(cái)力等各方面的支持，對(duì)檔案管理工作中所遇到的難題應(yīng)及時(shí)地解決，以便讓檔案管理這一重要的信息資源，可以更好地為本單位的快速發(fā)展提供強(qiáng)有力支持，同時(shí)不斷促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定發(fā)展。