大數(shù)據(jù)視角下檔案數(shù)字化工作優(yōu)化策略探析

閆羽

【摘要】隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的不斷發(fā)展進(jìn)步，大數(shù)據(jù)視角已經(jīng)融入各行各業(yè)之中，檔案管理是企業(yè)開展各項(xiàng)工作的重要工具和信息記錄憑證，在此大數(shù)據(jù)視角下檔案數(shù)字化依然成為檔案管理工作不可替代的重要形式。為了做好檔案數(shù)字化工作，需要檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)和把握最新數(shù)字化技術(shù)，不斷改進(jìn)創(chuàng)新檔案管理策略，掌握從大數(shù)據(jù)中分析和采集數(shù)據(jù)等方式提高優(yōu)化檔案工作，提高效率。本文將就大數(shù)據(jù)視角下如何優(yōu)化檔案數(shù)字化工作產(chǎn)開探析。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù) 檔案數(shù)字化 檔案工作

【正文】大數(shù)據(jù)指的是能夠在合理時(shí)間內(nèi)從巨大的資料量中篩選、處理并整理得出資料來幫助企業(yè)做出經(jīng)營(yíng)決策。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理工作來說，對(duì)大量資料進(jìn)行篩選處理正是檔案工作的主要方式，其檔案數(shù)字化工作與大數(shù)據(jù)視角相吻合，大數(shù)據(jù)視角下檔案數(shù)字化工作的優(yōu)化提高對(duì)于檔案工作者來說既是機(jī)會(huì)又是挑戰(zhàn)，只有有效利用大數(shù)據(jù)視角下檔案數(shù)字化的信息化、智能化等特點(diǎn)不斷優(yōu)化工作策略、不斷提高自身檔案工作水平，才能滿足大數(shù)據(jù)視角下檔案工作的需求。

一、分析大數(shù)據(jù)視角下檔案數(shù)字化工作現(xiàn)狀

檔案數(shù)字化工作就是將文字檔案、圖片檔案、音頻視頻檔案存入計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案保存的工作，當(dāng)前我國(guó)檔案數(shù)字化工作已經(jīng)取得顯著提高，并且在大數(shù)據(jù)技術(shù)飛速發(fā)展的現(xiàn)在正在逐漸與大數(shù)據(jù)技術(shù)結(jié)合，但是在其過程中檔案數(shù)字化工作仍然存在些許問題。首先就是數(shù)字化檔案的把控不嚴(yán)導(dǎo)致檔案質(zhì)量下降，由于檔案工作人員大量采用計(jì)算機(jī)等數(shù)字化管理技術(shù)，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來說保存方式和工作速度都有很大進(jìn)步，檔案工作人員對(duì)于數(shù)字化檔案的把控不嚴(yán)往往不加以篩查就直接存儲(chǔ)在電腦硬盤中，簡(jiǎn)單化的檔案保存方式導(dǎo)致一味追求檔案保存的速度忽視了檔案的質(zhì)量。另一個(gè)問題就是不重視對(duì)于檔案的分析加工，大多數(shù)工作人員只是將檔案搜集并存入電腦，并沒有對(duì)檔案進(jìn)行后續(xù)分析或者檔案管理模式的研究創(chuàng)新，不能滿足大數(shù)據(jù)視角下對(duì)于檔案的高要求。

二、探究大數(shù)據(jù)視角下優(yōu)化檔案數(shù)字化工作的策略

2.1提高檔案數(shù)字化工作質(zhì)量

雖然說結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)大大提高了檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量和效率，但是工作人員不能因此松懈工作質(zhì)量，仍然要做到利用優(yōu)質(zhì)信息渠道和軟件技術(shù)為檔案數(shù)字化工作提供支持。在檢索數(shù)字化檔案時(shí)要注意數(shù)據(jù)檔案的真實(shí)有效性和信息準(zhǔn)確性，不能因?yàn)闄n案的數(shù)字化而減少對(duì)于檔案內(nèi)容的審查，要保證檔案能夠體現(xiàn)出大數(shù)據(jù)客觀、真實(shí)、真確的優(yōu)勢(shì)，嚴(yán)格把關(guān)數(shù)字化檔案的質(zhì)量。此外工作人員的不斷更新檔案管理所需要的技術(shù)和設(shè)備，保證數(shù)字化檔案不會(huì)因?yàn)橛布O(shè)備和技術(shù)失誤產(chǎn)生問題和錯(cuò)誤。還要在日常工作中總結(jié)細(xì)化檔案管理工作的各方面細(xì)節(jié)，深化工作方式，提高檔案工作高效性、有序性和規(guī)范性，不斷提高數(shù)字化檔案管理水平和質(zhì)量。

2.2培養(yǎng)檔案數(shù)字化工作人才

為了優(yōu)化大數(shù)據(jù)視角下檔案數(shù)字化工作，就需要培養(yǎng)和發(fā)展檔案管理人員的先進(jìn)思維模式和大數(shù)據(jù)技術(shù)手段，提升檔案管理人員數(shù)字化知識(shí)和技術(shù)，提高數(shù)字化檔案管理能力，進(jìn)一步培養(yǎng)現(xiàn)有員工加強(qiáng)大數(shù)據(jù)、云空間、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)和統(tǒng)計(jì)學(xué)知識(shí)，保證其知識(shí)水平和工作技術(shù)能夠符合大數(shù)據(jù)背景下數(shù)字化檔案工作的要求。此外還要挖掘和雇用具有先進(jìn)思維模式和創(chuàng)造性的新員工，加強(qiáng)其創(chuàng)新意識(shí)和綜合素質(zhì)，開拓檔案管理人員的工作思路，鼓勵(lì)其在工作中創(chuàng)新和應(yīng)用新的管理技術(shù)與方式，積極推動(dòng)數(shù)字化檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展。此外還要加強(qiáng)數(shù)據(jù)共享平臺(tái)的建設(shè)，加強(qiáng)工作人員之間的技術(shù)交流和資源互通，提高數(shù)字化檔案的工作效率。

2.3做好數(shù)字化檔案維護(hù)工作

在大數(shù)據(jù)背景下運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)優(yōu)化檔案數(shù)字化工作固然重要，但是在研究和創(chuàng)新新的管理方式或加強(qiáng)檔案質(zhì)量的同時(shí)也要不斷提高檔案的安全性和積極開展維護(hù)工作。由于數(shù)字化檔案都是存在于計(jì)算機(jī)硬盤中的，歸根結(jié)底就是大量的數(shù)據(jù)，而如何保證數(shù)據(jù)的安全性和防止數(shù)據(jù)丟失而造成企業(yè)巨大損失就是檔案管理人員在工作中需要關(guān)注的地方。首先工作人員要時(shí)刻注意硬盤的更新升級(jí)和保養(yǎng)，掌握硬盤的存儲(chǔ)原理和維護(hù)方法，保證硬盤能夠正常使用。其次就是避免外界因素的干擾，比如說要控制好檔案室的溫度和濕度，防止空氣中灰塵長(zhǎng)期積累影響電腦或硬盤的正常運(yùn)行，避免在檔案室防止易燃易爆物品等，最關(guān)鍵的就是要做好數(shù)字化檔案的備份工作。此外工作人員還需要注意對(duì)檔案文件進(jìn)行加密保護(hù)，加強(qiáng)電腦安全防止病毒破壞文件。

【結(jié)束語】隨著當(dāng)前大數(shù)據(jù)技術(shù)的飛速發(fā)展，諸多行業(yè)已經(jīng)開展了產(chǎn)業(yè)與大數(shù)據(jù)技術(shù)結(jié)合的創(chuàng)新方法，這對(duì)于檔案數(shù)字化工作來說既可以運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)提高檔案的采集、分析和整理技術(shù)又對(duì)工作人員的技術(shù)水平和創(chuàng)新思維有很高的要求。為此工作人員在數(shù)字化檔案管理工作中要注意數(shù)字化檔案的把控不嚴(yán)導(dǎo)致檔案質(zhì)量下降和不重視對(duì)于檔案的分析加工等問題，要通過提高檔案數(shù)字化工作質(zhì)量、培養(yǎng)檔案數(shù)字化工作人才、做好數(shù)字化檔案維護(hù)工作等措施優(yōu)化檔案數(shù)字化工作。只有這樣才可以有效將大數(shù)據(jù)技術(shù)和思想融入到檔案數(shù)字化工作之中，讓檔案數(shù)字化工作在大數(shù)據(jù)視角下高效率、高質(zhì)量發(fā)展。

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