現(xiàn)代石油企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作創(chuàng)新策略

李明燕

摘要：21世紀(jì)以來，伴隨著我國城市化發(fā)展的不斷加快，我國現(xiàn)代石油企業(yè)文書檔案類型眾多，做好收集與歸檔工作，能夠保證文書檔案的完整性，為企業(yè)日常事務(wù)處理、發(fā)展戰(zhàn)略調(diào)整等提供幫助。文章通過分析現(xiàn)代企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作現(xiàn)狀及存在問題，提出了具體可行的創(chuàng)新策略。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代石油企業(yè);文書檔案;手機(jī)歸檔;工作創(chuàng)新

引言

石油企業(yè)文書檔案是指企業(yè)在行政管理事務(wù)中形成的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的檔案。石油企業(yè)文書檔案包括各種決定、請示、批復(fù)、會(huì)議記錄、會(huì)議簡報(bào)、企業(yè)年度計(jì)劃及總結(jié)等等，記錄了企業(yè)行政管理過程中的重大決策、重要決定，做好石油企業(yè)文書檔案管理工作對提升企業(yè)行政管理水平具有積極現(xiàn)實(shí)意義。石油企業(yè)文書檔案收集與歸檔是石油企業(yè)文書檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，也是一項(xiàng)重要的管理環(huán)節(jié)。石油企業(yè)文書檔案資料收集的完整性、歸檔的準(zhǔn)確性等等，都是直接影響石油企業(yè)文書檔案管理整體水平的重要因素。因此，要高度重視石油企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作，為石油企業(yè)文書檔案管理工作奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。

1現(xiàn)代企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作現(xiàn)狀

1.1制度上不夠健全

建筑施工石油企業(yè)文書檔案收集、歸檔有著嚴(yán)格的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)要求，需要完善的規(guī)章制度予以保障。但在實(shí)際工作中存在著重管理、重利用，缺乏前端的文書檔案資料收集、歸檔相關(guān)的規(guī)章制度，尤其是文書檔案收集、歸檔的檢查、監(jiān)督和相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度不夠健全，影響了整個(gè)石油企業(yè)文書檔案收集、歸檔的工作效率。

1.2文書檔案收集與歸檔的工作力度較小

縱觀當(dāng)前石油企業(yè)文書檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)情況，文書檔案收集與歸檔的工作力度較小。在實(shí)際進(jìn)行文書檔案內(nèi)容收集時(shí)，所使用的收集方式不夠先進(jìn)，對當(dāng)前的先進(jìn)技術(shù)尚未進(jìn)行及時(shí)有效的應(yīng)用，依然沿用傳統(tǒng)落后的收集方式，這樣的狀況對于文書檔案整體管理工作是非常不利的，不但導(dǎo)致工作效率無法得到提升，并且在處理過程當(dāng)中還會(huì)出現(xiàn)很多差錯(cuò)，難以及時(shí)有效地進(jìn)行落實(shí)。此外，因?yàn)槲臅鴻n案的收集工作落實(shí)不夠徹底與全面，屬于石油企業(yè)文書檔案管理工作中的一種常態(tài)，所以要重新進(jìn)行有序管理是非常困難的，實(shí)際進(jìn)行歸檔時(shí)更是困難重重。

1.3石油企業(yè)文書檔案管理人員缺乏較高的管理意識

首先，在部分石油企業(yè)中，相關(guān)部門以及管理人員對于文書檔案的收集與歸檔并不重視，而且管理人員自身也缺乏專業(yè)性的管理能力及素養(yǎng)，其自身的管理意識更是不足。比如，在對文書檔案進(jìn)行級別劃分時(shí)，相關(guān)管理人員只關(guān)注重要文件，而缺乏對普通文書檔案的重視，這樣很容易降低文書檔案收集與歸檔工作的效率與質(zhì)量，在這種情況下，有些比較珍貴的檔案資料會(huì)出現(xiàn)收集不完整的問題，甚至還有可能出現(xiàn)缺失以及破損現(xiàn)象，致使文書檔案的真實(shí)性無法得到有效的保障。其次，部分文書檔案的管理人員自身缺乏工作責(zé)任感。在文書檔案的收集與歸檔工作中，管理人員是重要的執(zhí)行者，一旦在人員要素方面出現(xiàn)問題，會(huì)讓工作質(zhì)量與效率被拉低，其中文書檔案的相關(guān)資料也難以得到高效的利用。比如，一些管理人員在對文書檔案資料進(jìn)行處理時(shí)，沒有對文書檔案的來源以及出處進(jìn)行認(rèn)真核實(shí)，導(dǎo)致這些資料的真實(shí)性以及可靠性無法得到保障，致使文書檔案收集與歸檔工作缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性以及規(guī)范性。

2現(xiàn)代企業(yè)文書檔案收集與歸檔工作創(chuàng)新策略

2.1健全規(guī)章制度，增強(qiáng)收集、歸檔工作規(guī)范

無規(guī)矩，不成方圓。建筑施工石油企業(yè)文書檔案的收集、歸檔工作也不例外，只有建立完善的收集、歸檔管理規(guī)章制度，才能保障整個(gè)收集、歸檔工作的規(guī)范化。對此，應(yīng)從檢查、監(jiān)督和獎(jiǎng)懲三個(gè)方面為建筑施工石油企業(yè)文書檔案收集、歸檔予以規(guī)范。一方面，建立文書檔案收集、歸檔檢查制度，重點(diǎn)檢查各個(gè)部門及各個(gè)環(huán)節(jié)是否做到了應(yīng)移交盡移交，應(yīng)歸檔盡歸檔，并根據(jù)檢查的結(jié)果，要求建筑施工石油企業(yè)中的相關(guān)部門做好整改，確保文書檔案收集、歸檔工作符合標(biāo)準(zhǔn)和要求。另一方面，是要建立相應(yīng)的文書檔案收集、歸檔監(jiān)督制度。如，成立文書檔案移交、歸檔工作監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)小組，對員工反映或者在檢查過程中發(fā)現(xiàn)文書檔案移交、歸檔方面存在問題或違規(guī)行為的，應(yīng)及時(shí)根據(jù)規(guī)定作出相應(yīng)的處理。此外，建筑施工石油企業(yè)還應(yīng)從獎(jiǎng)勵(lì)和懲處兩個(gè)方面制定具體規(guī)定，既要對收集、歸檔工作做得的個(gè)人或部門給予物質(zhì)或精神方面的獎(jiǎng)勵(lì)，對未按規(guī)定和要求做好文書檔案收集、歸檔的，給予相應(yīng)的處罰，形成獎(jiǎng)優(yōu)罰劣機(jī)制，提升石油企業(yè)文書檔案收集、歸檔的整體水平。

2.2做好石油企業(yè)文書檔案管理宣傳工作

為推動(dòng)石油企業(yè)辦公室工作的開展，提高文書檔案收集與歸檔效率，管理者需要在思想上引起高度重視，將宣傳工作做到位。第一，在文書檔案管理過程中，檔案管理人員要轉(zhuǎn)變思想觀念，主動(dòng)投入到文書檔案收集與歸檔工作中，應(yīng)該積極采取檔案編研、簡報(bào)編制等措施，提高檔案利用價(jià)值，擴(kuò)大文書檔案宣傳范圍。第二，發(fā)揮新媒體的作用，通過新媒體宣傳文書檔案利用效果，提高全員歸檔意識，這也是宣傳文書檔案管理工作的有效途徑。第三，為促使文書檔案管理方式與工作流程更加規(guī)范，檔案管理者應(yīng)該定期全面、認(rèn)真核查檔案庫中的內(nèi)容，防止文書檔案出現(xiàn)信息失真的問題，保證文書檔案在現(xiàn)代石油企業(yè)管理中得到高效利用。第四，要通過對文書檔案作用的宣傳，提高管理者的重視程度，調(diào)動(dòng)檔案管理人員及各部門兼職檔案管理人員的積極性，全身心投入到文書檔案收集與歸檔工作中，保證與檔案管理標(biāo)準(zhǔn)相符。

2.3增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)能力素養(yǎng)

作為檔案管理人員，其自身要具備專業(yè)的檔案管理能力以及相關(guān)素養(yǎng)，檔案管理能力就是指文書檔案管理的專業(yè)知識以及能夠?qū)⑾嚓P(guān)專業(yè)知識靈活有效應(yīng)用到管理工作中的能力，而專業(yè)管理素養(yǎng)則是指工作責(zé)任感、認(rèn)真的工作態(tài)度、敬業(yè)心理等品質(zhì)，這樣才能夠在石油企業(yè)的文書檔案管理工作中發(fā)揮出重要作用，促使文書檔案收集與歸檔這一工作順利開展?；诖耍嚓P(guān)石油企業(yè)的主管部門需要對檔案管理人員進(jìn)行全面了解與掌握，并根據(jù)管理人員實(shí)際工作情況以及階段性的績效考核目標(biāo)，制定合理且適合檔案管理人員的專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃方案，通過專業(yè)有效的培訓(xùn)，并在培訓(xùn)內(nèi)容中融入先進(jìn)的管理思想理念，讓管理人員能夠在較短時(shí)間內(nèi)掌握專業(yè)的檔案管理知識技能，提升其自身的工作素養(yǎng)，同時(shí)還要在培訓(xùn)結(jié)束之后，對其進(jìn)行科學(xué)的考核測評，有效把握培訓(xùn)的效果，若是發(fā)現(xiàn)不足之處，要予以完善，以此促使管理人員自身專業(yè)能力素養(yǎng)的提升。

結(jié)束語

總而言之，文書檔案管理在現(xiàn)代石油企業(yè)的管理工作中是關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，所以，為了促進(jìn)石油企業(yè)在激烈的市場競爭中獲得良好的發(fā)展，一定要強(qiáng)化文書檔案內(nèi)容的收集與歸檔，創(chuàng)建更為完善的檔案管理工作制度，使檔案收集與歸檔工作落實(shí)到位。要對工作方式進(jìn)行合理有效的創(chuàng)新與改革，并且強(qiáng)化對石油企業(yè)文書檔案管理工作者的教育與培訓(xùn)，讓其具有更強(qiáng)的業(yè)務(wù)工作能力，有更認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。在文書檔案收集與歸檔工作中，要根據(jù)單位當(dāng)前的工作現(xiàn)狀，對工作中存在的問題進(jìn)行認(rèn)真解決。及時(shí)改進(jìn)檔案管理機(jī)制，創(chuàng)新檔案管理工作方法。全面提高檔案管理質(zhì)量和效果，為單位的未來發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。

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