醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理的信息化建設(shè)

舒 洋 濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院

一、醫(yī)療機(jī)構(gòu)中進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的必要性

(一)方便進(jìn)行長(zhǎng)期的檔案儲(chǔ)存

對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，患者的檔案信息管理工作是極其重要的，其不僅關(guān)系到患者的隱私，同時(shí)也可以在一定程度上為患者提供更加優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。在傳統(tǒng)的醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理工作中，患者的檔案材料均采用紙質(zhì)材料進(jìn)行儲(chǔ)存，隨著患者數(shù)量的不斷增多，紙質(zhì)資料占據(jù)的空間十分巨大，同時(shí)由于存放檔案資料的環(huán)境容易出現(xiàn)變化，相關(guān)的紙質(zhì)材料就會(huì)受到不同程度上的損傷，進(jìn)而導(dǎo)致了檔案資料的丟失等問(wèn)題。此外，傳統(tǒng)的檔案資料在進(jìn)行查閱時(shí)也無(wú)法及時(shí)地予以查找，極大程度上降低了工作效率。而隨著醫(yī)療機(jī)構(gòu)中檔案管理信息化建設(shè)工作的推行，相關(guān)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案資料能夠儲(chǔ)存到信息設(shè)備上，現(xiàn)如今可以利用計(jì)算機(jī)甚至云端服務(wù)器等高科技存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檔案資料的儲(chǔ)存，這樣不僅可以保證資料的安全性，防止資料出現(xiàn)損壞，同時(shí)還極大程度上提高了查閱檔案資料過(guò)程中的工作效率，為相關(guān)的工作提供良好的技術(shù)支持。

(二)緩解檔案數(shù)量增多所帶來(lái)的壓力

隨著患者數(shù)量的越來(lái)越多以及醫(yī)療機(jī)構(gòu)中相關(guān)工作人員數(shù)量的增加，醫(yī)療機(jī)構(gòu)中檔案的數(shù)量正在快速地增加。針對(duì)于醫(yī)療機(jī)構(gòu)中工作人員的檔案資料來(lái)看，隨著人員調(diào)動(dòng)的不斷進(jìn)行以及工作人員數(shù)量的增多，傳統(tǒng)的檔案管理模式難以符合現(xiàn)行的工作標(biāo)準(zhǔn)，在一定程度上影響了工作的進(jìn)行。同時(shí)，針對(duì)于醫(yī)院內(nèi)部的患者相關(guān)的醫(yī)療檔案來(lái)說(shuō)，由于患者數(shù)量龐大，傳統(tǒng)的檔案管理方式其他程度上影響了醫(yī)療工作的效率，在進(jìn)行檔案的查找過(guò)程中需要消耗大量的人力以及物力資源，甚至?xí)斐蓹n案資料的丟失等情況，嚴(yán)重影響了工作的進(jìn)行。而在醫(yī)療機(jī)構(gòu)中進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)之后，相關(guān)的數(shù)據(jù)信息能夠更加方便地儲(chǔ)存在移動(dòng)設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備之中，檔案管理人員可以通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)備對(duì)相關(guān)的檔案信息進(jìn)行調(diào)取，極大程度上提高了檔案資料管理的工作效率，同時(shí)也為患者提供了良好的醫(yī)療服務(wù)，為醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部的工作人員提供有效的人力資源服務(wù)保障。

(三)順應(yīng)醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)

社會(huì)的快速發(fā)展的同時(shí)也推動(dòng)了醫(yī)療行業(yè)的快速發(fā)展，同時(shí)隨著生態(tài)環(huán)境的不斷惡化以及食品安全問(wèn)題的頻發(fā)，人們的健康問(wèn)題日益嚴(yán)重，這對(duì)于醫(yī)療機(jī)構(gòu)相關(guān)工作造成了較大的考驗(yàn)。未來(lái)，醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)必將是高效的、優(yōu)質(zhì)的以及智能化的，而檔案管理工作是醫(yī)療機(jī)構(gòu)當(dāng)中相關(guān)管理工作的重點(diǎn)，所以加強(qiáng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)中檔案管理的信息化建設(shè)也是醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展所需。通過(guò)檔案的信息化管理，醫(yī)生在對(duì)患者進(jìn)行檔案信息調(diào)取過(guò)程中能夠減少一系列的復(fù)雜的查找以及審批環(huán)節(jié)，可以直接通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行相關(guān)患者的檔案資料調(diào)取，從而更加具有針對(duì)性地對(duì)患者進(jìn)行治療方案的制定，極大程度上減少醫(yī)療資源的浪費(fèi)，為提高醫(yī)療機(jī)構(gòu)中醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量以及效率提供有利的保障。

二、醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理的主要問(wèn)題

(一)醫(yī)療機(jī)構(gòu)當(dāng)中檔案管理人員的綜合素質(zhì)不足

對(duì)于醫(yī)療機(jī)構(gòu)中檔案管理工作來(lái)說(shuō)，由于資料數(shù)據(jù)基數(shù)較大，進(jìn)行相關(guān)管理工作時(shí)會(huì)遇到較多的問(wèn)題，這就對(duì)相關(guān)檔案管理人員的素質(zhì)以及專(zhuān)業(yè)能力有著更加嚴(yán)格的要求。但是目前檔案管理人員的綜合素質(zhì)不足是一個(gè)十分常見(jiàn)的問(wèn)題，一些醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理部門(mén)建設(shè)不夠完善，院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作不予以重視，從而導(dǎo)致在進(jìn)行人員招聘時(shí)，沒(méi)有合理的考核標(biāo)準(zhǔn)來(lái)對(duì)相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)能力以及綜合素質(zhì)考察，導(dǎo)致相關(guān)管理工作的隊(duì)伍建設(shè)不夠完善、工作人員的整體能力不足。另外，造成檔案管理人員綜合素質(zhì)不足的主要原因還有以下幾方面：首先是檔案管理部門(mén)工作人員的流動(dòng)性較大，相較于醫(yī)療機(jī)構(gòu)中其他崗位的人員來(lái)說(shuō)，檔案管理部門(mén)的工作人員具有著較大的流動(dòng)性的特點(diǎn)，從而造成了該部門(mén)工作人員的整體工作能力不能得到有效的培養(yǎng)。另外，一些醫(yī)療機(jī)構(gòu)也存在著檔案管理工作由其他部門(mén)的工作人員進(jìn)行兼職負(fù)責(zé)的情況，而其他部門(mén)的工作人員缺乏檔案管理的基本素質(zhì)，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的質(zhì)量。

(二)醫(yī)療機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案管理工作的重視

造成醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理中出現(xiàn)問(wèn)題的另一個(gè)原因就是一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視，從而造成該單位檔案管理工作的質(zhì)量達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)相關(guān)工作不夠重視，單位內(nèi)的檔案管理工作人員也會(huì)缺乏工作積極性，遇到相關(guān)的工作問(wèn)題甚至于忽視，不及時(shí)解決，導(dǎo)致工作人員的工作態(tài)度出現(xiàn)嚴(yán)重的問(wèn)題，影響檔案管理工作的進(jìn)行。另外由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)該工作的不夠重視，相應(yīng)的資源也不會(huì)對(duì)此工作進(jìn)行傾斜，長(zhǎng)時(shí)間下去檔案管理工作的工作效率就會(huì)受到大大的影響，同時(shí)部門(mén)人員的工作能力也無(wú)法勝任目前醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的情況，從而極大程度上影響了醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展造成了嚴(yán)重的影響。

(三)檔案管理的技術(shù)手段不足

在大數(shù)據(jù)背景之下，信息化以及數(shù)字化技術(shù)在各行各業(yè)的數(shù)據(jù)資料管理中有著越來(lái)越深入的應(yīng)用，對(duì)于醫(yī)療行業(yè)來(lái)說(shuō)，信息化管理技術(shù)將會(huì)很大程度上提升相關(guān)醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理工作的效率。同時(shí)如今很多醫(yī)療機(jī)構(gòu)當(dāng)中雖然采用了信息化技術(shù)來(lái)進(jìn)行單位內(nèi)部的檔案管理工作，但是由于相關(guān)的檔案管理工作人員缺乏對(duì)信息化管理技術(shù)的認(rèn)識(shí)，缺少相應(yīng)的管理能力，從而導(dǎo)致其無(wú)法勝任相關(guān)的工作，仍舊采用傳統(tǒng)的檔案管理工作手段開(kāi)展工作，造成了信息化檔案管理工作無(wú)法落實(shí)，從而嚴(yán)重影響了醫(yī)院整體的工作效率，給百姓的正常醫(yī)療需求帶來(lái)了阻礙。

三、加強(qiáng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)的措施

(一)加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)

在醫(yī)療機(jī)構(gòu)當(dāng)中，檔案管理人員的綜合素質(zhì)以及專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力是落實(shí)檔案管理工作的基礎(chǔ)。針對(duì)于目前的醫(yī)療機(jī)構(gòu)當(dāng)中檔案管理工作人員的整體工作情況來(lái)看，主要要從以下幾個(gè)方面來(lái)加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，提高檔案管理部部門(mén)人才隊(duì)伍的建設(shè)，使其能夠充分利用信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，提高實(shí)際的工作效率。首先，針對(duì)于檔案管理人員人才流動(dòng)性問(wèn)題，相應(yīng)的管理人員要確保該部門(mén)的工作人員能夠長(zhǎng)時(shí)間的在該部門(mén)進(jìn)行工作，防止出現(xiàn)短時(shí)間內(nèi)的人才流失，從而避免造成檔案管理部門(mén)人力資源的短缺。

其次，針對(duì)于檔案管理部門(mén)人力配備的問(wèn)題，相應(yīng)的管理人員要充分的認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，配備足夠的檔案管理工作人員，避免出現(xiàn)其他崗位人員堅(jiān)持檔案管理工作的情況發(fā)生，保證檔案管理工作的質(zhì)量以及效率。另外，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)以及技術(shù)能力的培養(yǎng)。隨著信息化建設(shè)在檔案管理工作中的推行，相關(guān)的檔案管理工作會(huì)涉及到智能設(shè)備以及各種電子設(shè)備的應(yīng)用，而由于一些設(shè)備對(duì)操作人員具有較高的技術(shù)要求，所以對(duì)此相關(guān)的管理人員要組織該部門(mén)的工作人員進(jìn)行技術(shù)的培訓(xùn)，加強(qiáng)其對(duì)于信息化檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，讓其對(duì)相應(yīng)的電子設(shè)備更加熟悉，從而更好地提高其工作效率以及工作質(zhì)量。與此同時(shí)，還應(yīng)建立考核制度以及獎(jiǎng)懲措施來(lái)促進(jìn)檔案管理人員進(jìn)行自我能力的提高。針對(duì)實(shí)際的工作情況來(lái)對(duì)其進(jìn)行綜合素質(zhì)的考評(píng)，并與其升值問(wèn)題以及工資問(wèn)題相互聯(lián)系，從而從根本上促進(jìn)其綜合能力的提高，確保相關(guān)的檔案管理工作能夠得到更加高效、高質(zhì)量的落實(shí)。

(二)加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視

信息技術(shù)的逐漸發(fā)展推動(dòng)了產(chǎn)業(yè)的變革以及技術(shù)的進(jìn)步，在檔案管理工作當(dāng)中，信息化技術(shù)的應(yīng)用可以極大程度上提高相應(yīng)管理工作的效率以及質(zhì)量。對(duì)于醫(yī)療機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該充分的認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理工作的重要性，加強(qiáng)對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的重視，緊跟時(shí)代發(fā)展的節(jié)奏，使醫(yī)療事業(yè)當(dāng)中的檔案管理工作有著更高的效率，在進(jìn)行醫(yī)療服務(wù)的過(guò)程中提供更加智能化科學(xué)化的醫(yī)療技術(shù)支持。同時(shí)，管理人員要加大檔案管理部門(mén)信息化建設(shè)的資源支持、技術(shù)支持以及資金支持，從而更好地完善醫(yī)療機(jī)構(gòu)當(dāng)中檔案管理信息化建設(shè)的體系，從而從根本上提高檔案管理工作的效率，為醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的提高提供良好的保障。

(三)加強(qiáng)信息化檔案管理相關(guān)設(shè)備的引進(jìn)

落實(shí)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理的信息化作為重要的進(jìn)入是進(jìn)行相關(guān)設(shè)備的引進(jìn)。信息化管理工作的建設(shè)需要大量的先進(jìn)的電子設(shè)備予以支持，所以，醫(yī)療機(jī)構(gòu)當(dāng)中相關(guān)的管理人員首先要確保具有足夠的資金來(lái)源進(jìn)行相關(guān)設(shè)備的引進(jìn)以及購(gòu)買(mǎi)，同時(shí)要保證設(shè)備來(lái)源的可靠性，還要保證設(shè)備的質(zhì)量。另外，信息化檔案管理相關(guān)的電子設(shè)備中，很多設(shè)備具有較高的消耗性的特點(diǎn)，例如掃描儀、硬盤(pán)等設(shè)備。也就是說(shuō)針對(duì)于電子設(shè)備，要制定好設(shè)備的更換周期，確保在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)整體的工作效率，同時(shí)也能夠更好地保證相關(guān)的檔案資料更好的儲(chǔ)存。另外，針對(duì)于目前我國(guó)一部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)中所采用的醫(yī)療信息管理系統(tǒng)，相關(guān)的醫(yī)療機(jī)構(gòu)也可以模仿該模式，與有關(guān)的信息化單位進(jìn)行合作，要求其制定一套完善的信息化檔案管理系統(tǒng)，方便醫(yī)生更加直接地進(jìn)行患者檔案信息的調(diào)取，更好地提供醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量，為促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展提供有效的支持。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，如今隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)資料的管理變得越來(lái)越便捷。醫(yī)療機(jī)構(gòu)中檔案管理的信息化建設(shè)可以從根本上改善傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，極大程度提高了相關(guān)管理工作的質(zhì)量以及效率，為促進(jìn)我國(guó)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理工作的發(fā)展提供幫助，同時(shí)也為醫(yī)療機(jī)構(gòu)提高其醫(yī)療質(zhì)量提供了有力的支持。