檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考

文/秦皇島市文學藝術(shù)界聯(lián)合會 李瀟

檔案信息化建設(shè)是信息時代檔案管理工作的重要手段，隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)在日常工作中的應用，不僅能加強內(nèi)部檔案資料保存的穩(wěn)定性和長期性，還能讓資源共享水平得到提高。由此可見，檔案信息化建設(shè)對檔案管理水平與質(zhì)量有著很大的影響，決定著檔案管理工作能否更好開展下去。由于傳統(tǒng)觀念等因素的影響，檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作還存在一些常見的問題，導致檔案信息化建設(shè)進度比較緩慢，與時代發(fā)展存在較大差距。因此，相關(guān)單位及人員應多加重視，對檔案信息化建設(shè)與檔案管理問題多加思考，從中找出一些對策加快檔案信息化建設(shè)與檔案管理水平的提升。

一、檔案信息化概述

（一）檔案信息化概念。檔案信息化是指根據(jù)國家對檔案管理的相關(guān)要求，利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，對相關(guān)檔案資料信息進行歸類整理、保存和利用，使其更好地服務社會、單位與企業(yè)。由于以往傳統(tǒng)檔案管理通常以紙質(zhì)檔案為主，在檔案歸檔整理上工作量大、效率不高，很難在檔案資料整理過程中不出現(xiàn)失誤或錯誤，保存過程中還會出現(xiàn)丟失或損毀等問題，在信息化時代發(fā)展中，該模式已經(jīng)無法適應當前社會的需求。檔案信息化管理能較好改善傳統(tǒng)檔案管理工作存在的問題，使檔案管理的質(zhì)量和水平得到有效提升。

（二）檔案信息化特征。檔案信息化建設(shè)工作主要是突破檔案管理的傳統(tǒng)模式，向多元化方向發(fā)展。在當前檔案日常管理工作中，通過信息技術(shù)的應用，促進檔案信息建設(shè)的推進，電子文件管理網(wǎng)站和數(shù)據(jù)庫的建立，使得檔案信息化建設(shè)成為檔案管理的主要形式。另外，檔案信息化管理還具有較多的特點及優(yōu)勢，如：有效提高檔案管理工作效率、便于檔案資料查找等。

二、檔案信息化建設(shè)工作的具體內(nèi)容

隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，為確保軟件系統(tǒng)能夠滿足互聯(lián)網(wǎng)、政務網(wǎng)等檔案建設(shè)工作的實際要求，相關(guān)單位及人員需要開發(fā)出現(xiàn)代檔案信息管理軟件系統(tǒng)，使軟件系統(tǒng)具有通用性和兼容性，進而滿足政府機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體乃至個人對檔案應用的需求。還要加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為充分開發(fā)和利用檔案信息資源提供軟硬件設(shè)施，使計算機的利用率得到提升。需要注重檔案管理的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，使檔案信息資源實現(xiàn)共享；要加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫的建立以及電子文件的管理。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)便捷性的優(yōu)勢，借助數(shù)字化形式處理傳統(tǒng)紙質(zhì)存儲的信息，同時加強檔案信息類型的豐富化，滿足不同群體的日常需求。

三、現(xiàn)代檔案信息化建設(shè)與檔案管理的常見問題

（一）檔案信息化建設(shè)缺乏了解與重視。當前檔案管理工作中，部分人員對檔案信息化建設(shè)等工作缺乏了解，使檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的優(yōu)勢效果難以得到充分發(fā)揮。另外，由于部分單位領(lǐng)導對檔案管理工作重視不夠，管理人員無法充分利用檔案管理信息技術(shù)，使檔案信息化建設(shè)進度緩慢，影響了檔案管理的水平和質(zhì)量的提升，使檔案管理工作很難提供滿意的服務。

（二）信息資源的運用觀念錯誤。檔案信息資源是指各種檔案原件、檔案文獻匯編、檔案目錄等內(nèi)容。檔案信息資源通過開發(fā)利用是檔案資料根據(jù)實際需求，將館藏信息通過查找、整理后成為動態(tài)信息并充分得到應用。因此，這就需要檔案管理人員了解本單位以及其他組織對檔案信息利用的需求，同時能根據(jù)實際需求將檔案信息進行歸檔整理，并且通過多樣化手段將其傳遞給需要的群體。但是個別管理人員并沒有充分利用館藏檔案資源，也沒有和社會生活充分聯(lián)系起來，在實際工作中更側(cè)重于檔案資料的保存，沒有將檔案信息當作重要信息資源。因此，這種重保管輕開發(fā)的觀念導致檔案信息資源利用率不高，也無法發(fā)揮出其應有的價值。

四、加強檔案信息化建設(shè)與檔案管理的具體對策

（一）加強電子文件管理。通常情況下，電子檔案文件主要是以現(xiàn)代數(shù)字環(huán)境為基礎(chǔ)，結(jié)合計算機等技術(shù)形成的文件，將其存儲在光盤、磁盤等載體當中，通過播放設(shè)備進行瀏覽與修改，并能上傳到網(wǎng)絡(luò)的各種文件。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷提高，現(xiàn)代化辦公設(shè)備廣泛應用在現(xiàn)代檔案管理工作中，電子檔案文件的使用具有十分重要的地位。特別是計算機網(wǎng)絡(luò)檔案的建立，使更多檔案資料信息傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)當中，使電子檔案文件管理更加重要。因此，相關(guān)部門在檔案管理實際工作中需要嚴格管控電子檔案文件。首先，應建立相關(guān)的技術(shù)部門，對電子信息、檔案資源網(wǎng)絡(luò)等方面進行規(guī)范管理與維護，并加強提高電子檔案文件歸檔工作的制度化與專業(yè)化以及電子檔案文件管理水平。其次，要加強對電子檔案文件的處理，管理人員需要處理好電子檔案接收、保存、文件格式整理等相關(guān)工作，為電子檔案文件的有效性提供保障。最后，加強電子檔案文件的保存，對需要長期儲存的文件要定期備份，保障檔案信息的安全性。

（二）加強檔案管理體系的完善。為加強檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的開展，相關(guān)單位及人員需要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想理念與工作方式，充分認識到檔案工作對單位運轉(zhuǎn)與發(fā)展的重要性，并根據(jù)有關(guān)部門的政策規(guī)定與制度，對檔案管理體系進行健全完善。以此為基礎(chǔ)，結(jié)合檔案管理工作的實際需要，對檔案管理工作的具體目標進行明確，并在日常工作過程中對相關(guān)內(nèi)容進行規(guī)范管控，避免由于操作失誤導致檔案資料出現(xiàn)損壞或丟失。此外，相關(guān)單位還可以借助綜合評價方式開展檔案管理工作質(zhì)量的評價，以此來提高現(xiàn)代檔案信息化管理水平。

（三）加強網(wǎng)絡(luò)檔案的創(chuàng)建。研究表明，通過創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)檔案，能夠最大限度上保障檔案管理的水平與質(zhì)量，在網(wǎng)絡(luò)檔案建立中，需要建立檔案網(wǎng)站，通過在互聯(lián)網(wǎng)上建立站點，保障檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作能夠順利進行下去。檔案網(wǎng)站的建立能夠充分借助網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢發(fā)揮出宣傳功能、展示功能以及服務利用功能。能夠打破時間以及地域性的限制，并通過各種服務模塊的設(shè)置進行多角度地宣傳。在展示功能上，檔案真實地記錄了政治、經(jīng)濟、文化等各相關(guān)信息，通過網(wǎng)絡(luò)檔案信息化的建設(shè)，促進資源信息共享水平的提高以及檔案資源的利用率。此外，應完善信息化建設(shè)相關(guān)設(shè)施，通過加強檔案信息化建設(shè)以及檔案管理水平的提高，完善硬件及軟件等相關(guān)設(shè)施，為檔案管理以及網(wǎng)絡(luò)檔案信息交換共享等提供更好的服務保障。

（四）加強信息化管理技術(shù)的應用。檔案信息化建設(shè)與檔案管理中，應注重其信息化管理手段的提升，是保證檔案管理效率和質(zhì)量的重要基礎(chǔ)。首先要完善信息化管理制度，并嚴格執(zhí)行檔案管理制度，促進實際管理水平的提高。其次要積極應用先進的管理方式，突破傳統(tǒng)檔案管理方式的局限性，確保最大限度上提高檔案管理的信息化水平，促進現(xiàn)代檔案信息化建設(shè)的健康發(fā)展。

（五）加強檔案人員專業(yè)水平的培養(yǎng)。檔案管理人員作為現(xiàn)代檔案信息化建設(shè)及管理工作的重要參與者，不僅需要注重對檔案的管理，同時還需要加強相關(guān)資源的應用。需要具備一定的計算機、信息技術(shù)基礎(chǔ)，能夠?qū)n案信息通過整理之后快速準確地提供給需要的人，將館藏檔案通過多種方式進行傳播，激活檔案室中的知識和信息，實現(xiàn)資源共享，發(fā)揮出其應有的社會價值。同時，為了強化提高檔案信息化建設(shè)與管理工作的水平，離不開專業(yè)人才的培養(yǎng)。首先，檔案管理部門需要根據(jù)實際工作需要，選擇專業(yè)素質(zhì)較高、能夠充分掌握計算機知識與技能、規(guī)范高效地完成日常工作的員工；其次，要不定期組織開展相關(guān)培訓學習，使管理人員專業(yè)素質(zhì)與技術(shù)能力不斷提高，樹立先進的檔案管理理念，激發(fā)起創(chuàng)新潛能，從而滿足現(xiàn)代檔案信息化管理工作發(fā)展的需要；最后，需要設(shè)立競爭機制，通過合理的崗位設(shè)置和競爭機制，激發(fā)出檔案管理人員自身的工作熱情與積極性。

五、結(jié)語

在現(xiàn)代化社會發(fā)展中，檔案信息化建設(shè)對于檔案管理工作有著重要的幫助，對檔案管理后期以及使用有很大的影響。加強檔案信息化建設(shè)，對傳統(tǒng)檔案管理方式進行優(yōu)化變革，有利于提高檔案管理的質(zhì)量和效率，以及實現(xiàn)對檔案資源的優(yōu)化和充分利用，提高檔案管理整體水平。因此，檔案管理部門應緊跟時代發(fā)展，積極創(chuàng)新檔案管理工作思路，并借助現(xiàn)代化信息管理技術(shù)的應用，使檔案信息化建設(shè)更好適應新時期社會發(fā)展需要。