大數(shù)據(jù)時代的檔案數(shù)字化建設(shè)研究

文/濟南市萊蕪區(qū)人力資源和社會保障局 王霞

21世紀(jì)以來，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展，并迅速應(yīng)用到了各行各業(yè)，充分融入生活、工作、學(xué)習(xí)的方方面面。在檔案管理工作中，信息技術(shù)發(fā)揮了重要的作用，大數(shù)據(jù)時代的到來更助推檔案管理向數(shù)字化方向發(fā)展。文章將對大數(shù)據(jù)時代的檔案管理工作展開研究，以供參考。

一、大數(shù)據(jù)時代為檔案管理工作帶來的機遇

（一）大數(shù)據(jù)時代的概念與特點。美國的麥肯錫公司最早提出了大數(shù)據(jù)時代這一全新概念，該公司在所發(fā)布的報告當(dāng)中指出：在現(xiàn)今這個時代當(dāng)中，數(shù)據(jù)融入社會的每一個行業(yè)之內(nèi)，其發(fā)展為重要的生產(chǎn)要素?？梢哉f，社會公眾對數(shù)據(jù)信息的發(fā)掘和使用，意味著生產(chǎn)率增長及消費者盈余的實現(xiàn)。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息技術(shù)發(fā)展速度一日千里的背景之下，大數(shù)據(jù)技術(shù)的重要性日益凸顯，其在社會生活與生產(chǎn)的各個領(lǐng)域當(dāng)中持續(xù)得到推廣和應(yīng)用。審視大數(shù)據(jù)技術(shù)來看，其涵蓋了下述特質(zhì)：數(shù)據(jù)信息體量巨大，涉及的類目較多，具有較高的傳輸速率和時效性。由大數(shù)據(jù)技術(shù)的前述特質(zhì)可以作出這樣的論斷：其發(fā)展將為人類社會帶來巨大的思維變革。

（二）大數(shù)據(jù)時代為檔案管理工作帶來的機遇。首先，從檔案管理工作自身所表現(xiàn)出的特點來看，工作量大、工作強度高是此項工作的鮮明表現(xiàn)，因此可以說，檔案管理從業(yè)人員將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入日常工作當(dāng)中，將為自身所從事的工作帶來全新的發(fā)展契機，具體而言，借助對此種技術(shù)的引入，能夠提升檔案管理工作的安全性，并且實現(xiàn)對檔案資源的自動化管理，由此達到提升檔案管理工作效度的目的。其次，檔案管理從業(yè)人員借助云技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息資源的高效收集，從而提升歸檔工作的效率，并且實現(xiàn)對檔案信息資源的集成化管理，由此將讓檔案資源使用者在網(wǎng)絡(luò)的幫助之下，實現(xiàn)對檔案信息資源的高效查找和利用，這樣便提升了對檔案信息資源的利用率。第三，大數(shù)據(jù)時代，檔案數(shù)據(jù)能夠得到更迅速的利用和更深度的挖掘。在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作可以有更高效的平臺，檔案管理工作人員能夠加速檔案大數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)的建設(shè)和檔案大數(shù)據(jù)挖掘利用支撐平臺的建設(shè)，以檔案數(shù)據(jù)為中心，建立分布處理、集中管理的存儲體系，具備良好的性能，并能夠進行靈活的分配與配置，還具有模塊化建設(shè)和復(fù)制拷貝等功能，在存儲功能以外，實現(xiàn)對檔案大數(shù)據(jù)的快速利用，可以使用開源的Hadoop架構(gòu)，與結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)處理子系統(tǒng)相結(jié)合，對海量結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進行檢索、分析以及深度挖掘。

最后，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到普及的當(dāng)下，社會公眾基于工作與生活的需要，對檔案信息資源的使用訴求不斷提升，檔案管理從業(yè)人員如果能夠依托大數(shù)據(jù)技術(shù)等相關(guān)信息技術(shù)手段實現(xiàn)對檔案信息資源的建檔、歸檔與整合，將實現(xiàn)對檔案信息資源的數(shù)字化處理，由此將會大大節(jié)省使用者的檔案信息資源查找和利用時間成本，讓其獲得良好的檔案信息資源利用體驗。

二、大數(shù)據(jù)時代的檔案數(shù)字化建設(shè)

所謂檔案數(shù)字化建設(shè)，指的是利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、存儲技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等高新技術(shù)，將傳統(tǒng)載體的檔案資源進行轉(zhuǎn)換，使其具備信息化、數(shù)字化的特點，以便于檔案信息的存儲、利用與共享。大數(shù)據(jù)時代，要想做好檔案的數(shù)字化建設(shè)，就必須做好檔案資源的數(shù)字化工作，規(guī)范檔案數(shù)字化工作，開發(fā)與培養(yǎng)數(shù)字化檔案人才，做好檔案數(shù)字化的安全管理。下面筆者將對這幾個方面的策略逐一進行探究。

（一）做好檔案資源的數(shù)字化工作。檔案管理從業(yè)人員在借助現(xiàn)代信息技術(shù)手段對現(xiàn)有的檔案信息資源進行數(shù)字化處理時，應(yīng)當(dāng)遵循批次處理原則和主次處理原則，之所以強調(diào)這一點的原因在于，檔案管理機構(gòu)所存放的檔案信息資源體量巨大，每一種檔案信息資源的價值亦存在著顯著的差異，若檔案管理從業(yè)人員追求一次性實現(xiàn)對現(xiàn)有檔案信息資源的數(shù)字化處理，將背負(fù)巨大的工作壓力，而且會因為未能區(qū)分檔案信息資源的重要程度而導(dǎo)致資源浪費。鑒于此，各個檔案管理機構(gòu)在對現(xiàn)有檔案信息資源進行數(shù)字化處理之前，應(yīng)當(dāng)先行著手對檔案信息資源進行遴選，以便對館藏檔案信息資源進行數(shù)字化處理優(yōu)先級排序，從而優(yōu)先實現(xiàn)對價值相對較高的檔案信息資源（如保管價值高、利用率高）的數(shù)字化處理，如此將會使檔案使用者獲得更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)體驗。

（二）規(guī)范檔案數(shù)字化工作。在各種現(xiàn)代信息技術(shù)手段相繼被引入檔案管理工作領(lǐng)域后，大批數(shù)字化檔案信息資源隨之問世。不過對于檔案管理從業(yè)人員而言，因為這些數(shù)字化檔案產(chǎn)生的時期不同，儲存介質(zhì)、文件格式等不盡相同，由此導(dǎo)致了檔案信息資源管理難度提高。為達到提升檔案信息資源管理效率以及管理效度的目的，檔案管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)從下述方面著手：1.建立統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)字化檔案格式、存儲平臺。在不同部門將電子檔案信息資源發(fā)送至檔案信息管理部門時，如若格式以及存儲平臺等未能統(tǒng)一，則極易導(dǎo)致檔案信息資源丟失或者遺漏，這樣將會造成檔案管理部門工作的低效。2.建立數(shù)字化檔案文件編號機制，制定文件信息收發(fā)清單，這樣將會實現(xiàn)對檔案信息資源的高效化流程管理。3.建立標(biāo)準(zhǔn)化文化收發(fā)機制。收件部門在收件之后應(yīng)當(dāng)?shù)谝粫r間給予發(fā)件部門回饋。如此一來，將會極大地提升檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化程度。

（三）開發(fā)與培養(yǎng)數(shù)字化檔案人才。必須把傳統(tǒng)檔案管理工作模式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案管理模式，這有賴于檔案管理機構(gòu)的從業(yè)人員隊伍素質(zhì)，也就是說，檔案管理從業(yè)人員應(yīng)當(dāng)具備扎實的信息化技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)素養(yǎng)，了解信息化技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)的特點，可以在日常檔案管理工作當(dāng)中熟練應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段去提升工作效率。現(xiàn)階段國內(nèi)檔案管理機構(gòu)對于從業(yè)人員隊伍建設(shè)的重視程度不足，特別在一些企事業(yè)單位當(dāng)中，被安排到檔案管理部門的人員均是無法勝任其他崗位工作的人員，這種人力資源配置狀況在相當(dāng)大的程度上影響到檔案管理工作數(shù)字化模式的建立。為此，檔案管理部門應(yīng)該開發(fā)與培養(yǎng)數(shù)字化檔案人才。為此，可以從以下幾點入手：1.聘請檔案管理專業(yè)人才，尤其是信息化水平較高、熟練掌握檔案管理軟件的使用和檔案數(shù)字化加工方法的專業(yè)人才。在檔案數(shù)字化的發(fā)展背景下，聘請具有一定信息化水平的人才是至關(guān)重要的，對于檔案的數(shù)字化發(fā)展是非常有必要的。2.引進專業(yè)的檔案外包服務(wù)公司，加強對基層檔案管理人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育。為了進一步提升人才的培養(yǎng)速度和培養(yǎng)質(zhì)量，檔案管理部門可以引進專業(yè)的檔案外包服務(wù)公司，同時也要強化基層檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，以及繼續(xù)教育的力度。3.提高檔案管理人才的待遇，以市場經(jīng)濟來刺激后繼人才的產(chǎn)生和專業(yè)技能的提升。為了使檔案管理的信息化、數(shù)字化過程更加順利，應(yīng)該適當(dāng)提高檔案管理人才的待遇，吸引高水平人才。4.強化對檔案管理人才的考核，以考核促發(fā)展?，F(xiàn)如今，在檔案管理人才的考核中，可以增加對于數(shù)字化技術(shù)操作的考核，從而提升檔案管理工作者的工作積極性。

（四）做好檔案數(shù)字化的安全管理。建立檔案管理工作數(shù)字化模式的目的在于實現(xiàn)對檔案信息資源的高效共享。在大數(shù)據(jù)時代，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的電子檔案，能夠使檔案的存儲期限更長，防止部分檔案被篡改，尤其能夠更好地保護歷史久遠的檔案材料。但是在檔案數(shù)字化的過程中，安全問題依然不容小覷。檔案管理從業(yè)人員應(yīng)當(dāng)意識到，各類蠕蟲、木馬等病毒對于數(shù)字化檔案信息資源的潛在威脅。鑒于此，檔案管理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)購置先進的殺毒軟件，為檔案數(shù)據(jù)庫安裝最新的病毒防火墻，同時，設(shè)置安全密鑰，對不安全端口進行升級，這些方式將最大限度地提升數(shù)字化檔案信息資源的安全性。除此之外，應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的安全管理責(zé)任機制，把責(zé)任落實到具體的個人，使每一個檔案管理從業(yè)人員都能夠形成高度的安全管理風(fēng)險意識。借助前述方式，將實現(xiàn)對數(shù)字化檔案信息資源的安全管理，避免數(shù)字化檔案信息資源遭泄露、遺失和損毀。

三、結(jié)語

在本文中，筆者對大數(shù)據(jù)時代為檔案管理工作帶來的機遇進行了探究，并對大數(shù)據(jù)時代的檔案數(shù)字化建設(shè)進行了探討。在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理機構(gòu)應(yīng)該及時認(rèn)識到時代的發(fā)展需求，認(rèn)識到檔案數(shù)字化的趨勢，做好充分的技術(shù)準(zhǔn)備和工作創(chuàng)新，為人們提供便捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。