企業(yè)數(shù)據(jù)型檔案系統(tǒng)建設(shè)的思考

【摘要】檔案業(yè)務(wù)管理伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展而發(fā)生改變，發(fā)展過程總體上分為三大階段，分別為模擬型、數(shù)字型和數(shù)據(jù)型。企業(yè)檔案數(shù)據(jù)型系統(tǒng)建設(shè)方案是未來發(fā)展主要方向，將以單套制為基礎(chǔ)，管理電子文件的原始形態(tài)，通過大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等新技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的整合共享。

【關(guān)鍵詞】檔案數(shù)據(jù)型系統(tǒng)建設(shè);檔案;檔案工作

檔案業(yè)務(wù)管理伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展而發(fā)生改變，發(fā)展過程總體上分為三大階段，分別為模擬型、數(shù)字型和數(shù)據(jù)型。模擬型為早期檔案管理的模式，以實(shí)體檔案為主，通過計(jì)算機(jī)來輔助管理實(shí)體檔案的目錄;數(shù)字型為現(xiàn)階段各企業(yè)檔案管理的主要模式，管理對(duì)象為實(shí)體檔案和數(shù)字化副本（即雙套制），通過標(biāo)準(zhǔn)化的檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的管理、查詢和利用;數(shù)據(jù)型是未來發(fā)展主要方向，以單套制為基礎(chǔ)，管理電子文件的原始形態(tài)，通過大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等新技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的整合共享。

一、企業(yè)檔案數(shù)字系統(tǒng)建設(shè)的重要性

企業(yè)檔案是企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和社會(huì)化服務(wù)等各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展具有重要憑證價(jià)值和信息價(jià)值的歷史記錄。企業(yè)檔案既是企業(yè)各種有形資產(chǎn)的合法證據(jù)，又是承載企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、制造、經(jīng)營(yíng)和管理和服務(wù)的經(jīng)驗(yàn)、數(shù)據(jù)、信息、知識(shí)、智慧的寶貴資源，是企業(yè)管理決策、組織協(xié)調(diào)、依法維權(quán)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、延續(xù)歷史的原始憑證保障體系和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及信息的支持體系。檔案數(shù)字系統(tǒng)的建設(shè)，使檔案信息資源進(jìn)一步拓展，提升檔案工作時(shí)效性，使檔案工作流程合理化，科學(xué)化。

檔案數(shù)字系統(tǒng)不僅使得檔案管理體制機(jī)制更加完善，使工作流程進(jìn)一步優(yōu)化，同時(shí)讓檔案管理更加科學(xué)化。檔案數(shù)字系統(tǒng)的應(yīng)用，使檔案的收集、管理、利用各方面效率都得到了提升，還彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案的管理中的存在的不足，健全檔案工作的管理方法和手段，進(jìn)而提升了企業(yè)檔案管理水平。

近年來隨著我國(guó)信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理中也應(yīng)用到了各種新技術(shù)新手段，不僅促進(jìn)了檔案工作人員的管理水平，也給檔案工作人員開拓了新思路新想法，從而為企業(yè)帶來優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

二、企業(yè)檔案資源現(xiàn)狀與問題

對(duì)于新組建成立的企業(yè)，由于成立時(shí)間短、管理業(yè)務(wù)多，檔案四大體系建設(shè)工作滯后。一是從檔案資源來看，檔案來源和分布區(qū)域廣泛，檔案內(nèi)容涉及業(yè)態(tài)種類多樣且復(fù)雜，紙質(zhì)檔案量大，存量紙質(zhì)檔案資源的數(shù)字化工作量大，增量電子檔案資源的管控尚不到位，亟需形成統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，利于全企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理和利用。二是從檔案體制機(jī)制來看，發(fā)展不均衡，所屬企業(yè)有的已建設(shè)完善，走上正軌，有的尚在籌建階段，有的仍處于傳統(tǒng)的檔案管理模式中。三是檔案管理制度建設(shè)不完善，僅僅印發(fā)少量基本檔案管理制度和管理規(guī)范，尚未形成檔案管理規(guī)范制度體系，標(biāo)準(zhǔn)體系，理論支撐力度尚缺乏。四是檔案建設(shè)所需人財(cái)物技等資源配置尚顯薄弱。

三、數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)思路

通過數(shù)字檔案系統(tǒng)建設(shè)，建立健全檔案收集渠道，建立檔案收集的統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，建立重點(diǎn)資源開發(fā)體系，建成豐富完善的數(shù)字檔案資源庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源在全企業(yè)的整合和共享。

（一）建立健全檔案的收集渠道、推動(dòng)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，實(shí)現(xiàn)檔案收集的完整、準(zhǔn)確。主要步驟為：逐步完成新建檔案系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成工作，實(shí)現(xiàn)部分電子文件和電子檔案元數(shù)據(jù)的在線直接收集;在建立電子文件和電子檔案元數(shù)據(jù)歸檔細(xì)則的基礎(chǔ)上，確保數(shù)字檔案系統(tǒng)在收集電子文件和電子檔案元數(shù)據(jù)及時(shí)、準(zhǔn)確、整理規(guī)范;將不同業(yè)務(wù)類型的電子文件和電子檔案元數(shù)據(jù)、及傳統(tǒng)檔案全部納入數(shù)字檔案系統(tǒng)資源庫(kù)中;數(shù)字檔案系統(tǒng)在非密和涉密網(wǎng)絡(luò)中分別布控，且應(yīng)在對(duì)應(yīng)安全保護(hù)級(jí)別的數(shù)字檔案系統(tǒng)集中管控。

（二）推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工規(guī)范化建設(shè)。企業(yè)紙質(zhì)檔案存量巨大，很多珍貴檔案面臨亟需修復(fù)整理。紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)當(dāng)按照“重要性、常用性、急用性、搶救性、珍貴性”原則，結(jié)合實(shí)際開展存量檔案數(shù)字化工作，將重要的、急用的和自然老化嚴(yán)重的珍貴檔案優(yōu)先數(shù)字化。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)以人身安全和檔案安全為前提，堅(jiān)持質(zhì)量第一、控制數(shù)量、控制進(jìn)度。在進(jìn)行檔案數(shù)字化時(shí)，應(yīng)制定相關(guān)技術(shù)、工作和流程規(guī)范，以指導(dǎo)數(shù)字化過程管理，確保數(shù)字化的質(zhì)量和數(shù)據(jù)安全。實(shí)現(xiàn)“存量數(shù)字化，增量電子化”的目標(biāo)。

（三）搭建集中、統(tǒng)一的企業(yè)檔案綜合管理平臺(tái)。實(shí)現(xiàn)企業(yè)全體的信息化管理，實(shí)現(xiàn)檔案工作的信息化管理，全面提升檔案管理水平，促進(jìn)檔案資源的利用和共享效果。在檔案管理平臺(tái)上需包括檔案資源服務(wù)平臺(tái)、電子文件管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、檔案考評(píng)管理系統(tǒng)等。其中，要實(shí)現(xiàn)全企業(yè)檔案資源整合和共享，建議采用云計(jì)算技術(shù)支持系統(tǒng)集中部署;企業(yè)云存儲(chǔ)、云計(jì)算技術(shù)解決海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和并行訪問;在系統(tǒng)權(quán)限的分配能力和控制力度上需考慮當(dāng)前和后續(xù)不斷擴(kuò)展的業(yè)務(wù)需求;另外，在數(shù)據(jù)安全和可管理性要求上，要滿足多種形式的訪問需要，同時(shí)悲劇數(shù)據(jù)格式封裝功能模塊，電子文件要具有可加密、數(shù)字水印、離線保護(hù)、安全審計(jì)等多種檔案信息安全的防護(hù)措施。

（四）集成的數(shù)字檔案系統(tǒng)。數(shù)字檔案系統(tǒng)需包含檔案資源服務(wù)門戶網(wǎng)站、電子文件管理系統(tǒng)、檔案業(yè)務(wù)考評(píng)系統(tǒng)等。檔案資源服務(wù)門戶網(wǎng)站用于展現(xiàn)企業(yè)檔案重要資訊、企業(yè)文化、宣貫制度方針，便于利用人員查閱相關(guān)檔案資源，向所有利用這展示檔案工作情況。在資源服務(wù)門戶中可包括信息展現(xiàn)、利用、統(tǒng)計(jì)、編研和虛擬展廳等內(nèi)容;電子文件管理系統(tǒng)則要求實(shí)現(xiàn)電子文件的捕獲登記、分類組織、堅(jiān)定處置、統(tǒng)計(jì)管理、存儲(chǔ)管理、檢索利用等內(nèi)容，為數(shù)字檔案系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)支撐;檔案業(yè)務(wù)考評(píng)系統(tǒng)的建立，面向企業(yè)檔案專（兼）職工作人員，為檔案工作表彰獎(jiǎng)勵(lì)工作提供依據(jù)。另外，通過與企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫集成，保障數(shù)據(jù)采集的自動(dòng)化，通過與基礎(chǔ)系統(tǒng)（如門戶系統(tǒng)、身份認(rèn)證）的集成，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)登錄、用戶管理的方便性;實(shí)現(xiàn)與智能化庫(kù)房的集成，對(duì)庫(kù)房相關(guān)設(shè)施的監(jiān)控工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄧紹興 陳智為主編.檔案管理學(xué)，北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，1996年10月。

[2]馬潔.計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在企業(yè)檔案資源管理中的應(yīng)用[J].信息與電腦，2018（06）：177-179.

作者簡(jiǎn)介：

周慧（1981—），女，漢族，籍貫：湖南益陽，學(xué)歷：本科，職稱：無，單位：中國(guó)融通資產(chǎn)管理集團(tuán)有限公司，研究方向：檔案