大數(shù)據(jù)時代檔案信息化工作研究

吳雨珊

摘要：大數(shù)據(jù)時代為檔案管理工作的信息化帶來了極大的發(fā)展機遇，本文首先闡述檔案信息化的意義，其次分析目前檔案管理工作中存在的問題，最后針對現(xiàn)狀中存在的問題提出在大數(shù)據(jù)時代下促進檔案信息化管理的幾點建議，以加快實現(xiàn)檔案的信息化管理。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案信息化

引言：

檔案信息是各行各業(yè)發(fā)展的重要資源，對企業(yè)的未來發(fā)展起著參考指示的重要作用。隨著時間的推移和行業(yè)的不斷發(fā)展數(shù)據(jù)量激增，傳統(tǒng)的檔案管理方式跟不上檔案數(shù)據(jù)激增的發(fā)展要求，在數(shù)據(jù)量暴增的面前人力、物力、財力都顯得微不足道。因此在大數(shù)據(jù)時代，信息化是檔案管理的發(fā)展趨勢，檔案的信息化管理具有劃時代的意義。鑒于此，下文作者圍繞大數(shù)據(jù)時代的背景探討檔案信息化管理的發(fā)展策略。

一、大數(shù)據(jù)時代檔案信息化管理的重要意義

（一）減輕工作人員的工作量，提高工作效率

檔案信息化管理后，各項檔案信息都將進行有效的采集、歸納、整理和儲存，工作人員不再需要進行繁重而機械的檔案整理工作，信息化的管理使管理人員可以充分的利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可對檔案資料進行更精準(zhǔn)的管理，降低管理的失誤率和查找資料的時間損耗，提高檔案管理的工作效率。

（二）保障檔案信息的安全性

由于工作地點的變更或資料的調(diào)檔，往往需要將紙質(zhì)版的檔案資料進行運輸，到達(dá)指定的保存和使用地點，這就不可避免的會在運輸途中導(dǎo)致檔案資料損壞或丟失[1]。檔案實行信息化管理后不再需要承擔(dān)紙質(zhì)版在運輸途中的丟失破損風(fēng)險，電子化的檔案資料在使用時可以加密傳輸既方便快捷，又保障了檔案信息的安全。

二、當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀和問題

（一）檔案資料不足，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂

當(dāng)檔案實行信息化管理后，需要建立多種多樣的數(shù)據(jù)庫存儲不同類型資料的數(shù)據(jù)，因此有必要進一步拓展信息數(shù)據(jù)的來源渠道，擴大信息的收集量，使數(shù)據(jù)庫得到充分的利用，并且大量的數(shù)據(jù)可以為企業(yè)的未來發(fā)展提供更準(zhǔn)確的預(yù)見趨勢。同時由于現(xiàn)有檔案資料的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)多樣，在存儲上造成了較大的麻煩，檔案管理人員需要花費較多的時間和精力統(tǒng)一化檔案資料的數(shù)據(jù)格式，以便于后期檔案資料的電子化錄入存儲。

（二）安全系數(shù)低，檔案存在風(fēng)險

在計算機技術(shù)給檔案管理工作帶來極大便利的同時也需要考慮網(wǎng)絡(luò)安全問題，網(wǎng)絡(luò)也具有兩面性，電子化的檔案會出現(xiàn)資料泄露存在安全隱患。一旦發(fā)生安全泄露問題，帶來的是不可估量的損失，不僅給企業(yè)帶來了損失，而且使用戶的個人隱私資料變得透明。因此必須在使用計算機技術(shù)的同時充分考慮安全問題，相較于檔案的信息化管理，安全更是應(yīng)該放在首位的考慮因素。

（三）管理人員的專業(yè)素質(zhì)不足

傳統(tǒng)的檔案管理方式對檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)要求較低，在檔案實行信息化管理后，由于檔案信息化緊密依靠計算機技術(shù)，需要檔案管理的操作人員不斷提升自身的計算機操作技能，熟悉檔案電子化管理的操作。同時由于計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，新的實用技能層出不窮，需要管理人員不斷地學(xué)習(xí)，保障檔案信息化管理工作在計算機技術(shù)地革新中有條不紊地開展。

三、大數(shù)據(jù)時代下檔案信息化管理的發(fā)展路徑

（一）統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，拓展信息征集渠道

檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一是檔案管理信息化的重要先決條件。為了降低在檔案資料錄入的過程中的難度，促進后期的查詢效率，提高查找準(zhǔn)確度，首先應(yīng)該規(guī)范化檔案數(shù)據(jù)，在將紙質(zhì)版的資料導(dǎo)入計算機時統(tǒng)一文件的錄入格式，減少不同錄入部門最終在檔案數(shù)據(jù)查看上的不統(tǒng)一性。同時為了充分提高開辟的數(shù)據(jù)庫的利用價值，應(yīng)該拓寬現(xiàn)有同類檔案資料的數(shù)據(jù)量[2]，與公安部等相關(guān)部門協(xié)調(diào)，獲取更多的數(shù)據(jù)，這不僅是對數(shù)據(jù)的擴充，從深層次來看，更是對一個企業(yè)或一個行業(yè)發(fā)展提供的一個借鑒和預(yù)判。

例如，在規(guī)范數(shù)據(jù)格式時，安排相關(guān)數(shù)據(jù)負(fù)責(zé)人統(tǒng)一規(guī)范數(shù)據(jù)類型，對涉及到所有的數(shù)據(jù)，包括文字、圖片在內(nèi)的數(shù)據(jù)，給出一個數(shù)據(jù)的劃定標(biāo)準(zhǔn)。然后將該標(biāo)準(zhǔn)下發(fā)到錄入的各個部門，并且有必要對錄入部門使用的錄入辦公軟件進行統(tǒng)一的規(guī)范，要么使用WPS，要么使用Office，總之不管使用什么辦公軟件，各個部門都應(yīng)該統(tǒng)一，避免因錄入軟件的不同最終造成數(shù)據(jù)的差異，提高數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性。

（二）增強檔案資料的安全防護

檔案資料的信息化管理方便了數(shù)據(jù)的分類存儲和查看，使原本復(fù)雜龐大的數(shù)據(jù)一目了然的存放在各個數(shù)據(jù)庫中，但是數(shù)據(jù)安全同樣是在實現(xiàn)檔案信息化管理過程中不容忽視的一大環(huán)節(jié)。檔案資料一旦泄露，造成的后果不堪設(shè)想，小到個人隱私泄露造成錢財詐騙，再到企業(yè)資料泄露造成企業(yè)的發(fā)展受限遭遇巨大沖擊，大到國家重要機密泄露其后果令人不寒而栗。因此檔案數(shù)據(jù)資料的安全性必須受到重視。

例如，檔案錄入時對數(shù)據(jù)的查看、下載、編輯權(quán)限進行規(guī)定，就像是對一個文檔的安全保護，普通身份登錄只有查看檔案資料的權(quán)限，其余權(quán)限都不予開放;而地位較高的領(lǐng)導(dǎo)登錄時選取不同的級別，登錄密碼正確時，可以成功進入系統(tǒng)，不僅擁有查看資料的權(quán)限，而且擁有下載備份的權(quán)限，若以領(lǐng)導(dǎo)身份登錄需要對檔案的數(shù)據(jù)進行更新修改，則需要向服務(wù)器端發(fā)送請求，由檔案管理部門發(fā)送私密的身份驗證碼。檔案資料的使用權(quán)限設(shè)置保障了檔案資料在使用過程中的安全性。同時還可以設(shè)置公司的虛擬網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，使工作人員在外時使用公司的虛擬化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進入系統(tǒng)，查看檔案資料，為檔案資料系統(tǒng)的進入加一層保護。

（三）加強檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)

檔案管理的信息化程序依賴于計算機技術(shù)的發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理人員對其計算機使用操作要求較低，不能滿足信息化過程的需要[3]。因此檔案管理人員的任用上一定要有更高的要求，必須要有常用辦公軟件和計算機的使用基本技能，同時也要有一定的學(xué)習(xí)能力，以適應(yīng)不斷更新迭代的計算機技術(shù)。

例如，企業(yè)可以為檔案管理人員創(chuàng)造更多的學(xué)習(xí)機會，定期培訓(xùn)信息技術(shù)，條件允許的情況下可以實行一對一的培訓(xùn)，全程保駕護航檔案管理人員的技術(shù)掌握情況，以便更加熟練的管理檔案數(shù)據(jù)。

總結(jié)：大數(shù)據(jù)時代的到來猶如劃破長夜的裂痕，使傳統(tǒng)的檔案資料管理方式進行了革新，看到了更好更快的管理方式。檔案的信息化管理使一個漫長曲折而又繁雜的過程，管理部門一定要切實理解信息化管理的意義，腳踏實地，逐漸步入信息化管理的正軌，提高檔案管理的效率和安全性。

參考文獻(xiàn)

[1]汪分曾.大數(shù)據(jù)時代做好檔案信息化管理工作的策略[J].河北企業(yè)，2020（09）：35-36.

[2]王偉華.大數(shù)據(jù)時代檔案信息化工作研究[J].蘭臺世界，2020（06）：50-52.

[3]李蘭蘭.大數(shù)據(jù)時代檔案信息化管理工作的幾點思考[J].科技展望，2016，26（06）：214.