數(shù)字檔案館建設(shè)及對(duì)檔案管理體制的影響研究

訾海英 張曉倩

◆摘? 要：信息技術(shù)的發(fā)展使得大數(shù)據(jù)技術(shù)成為各個(gè)領(lǐng)域不可替代的推動(dòng)力，行業(yè)特征的不同也決定了大數(shù)據(jù)應(yīng)用需求的差異。檔案管理在信息化背景下愈發(fā)向數(shù)據(jù)化、信息化發(fā)展，向數(shù)字檔案館發(fā)展成為主要發(fā)展趨勢(shì)之一。本文從數(shù)字檔案館建設(shè)存在的主要問(wèn)題入手，探究其對(duì)檔案管理體制的影響，并分析新時(shí)代背景下提升檔案管理質(zhì)量的有效途徑。

◆關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館;檔案管理體制;檔案管理建設(shè)

數(shù)字檔案館是信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，與傳統(tǒng)檔案管存在運(yùn)行體制、管理方式、監(jiān)督方式等方面差異。數(shù)字檔案館就是實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，是傳統(tǒng)檔案館發(fā)展升級(jí)的結(jié)果，也是推動(dòng)檔案館可持續(xù)健康發(fā)展的強(qiáng)大助力，能夠提升檔案管理使用的合理性和管理的科學(xué)性。當(dāng)前我國(guó)數(shù)字檔案建設(shè)已經(jīng)有了較大成就，但是其中仍存在諸多問(wèn)題需要加以分析解決，以此提升檔案管理質(zhì)量。

一、數(shù)字檔案館建設(shè)存在的主要問(wèn)題

（一）專業(yè)人才缺乏

數(shù)字檔案資源具有內(nèi)容繁雜豐富、類型多樣等特點(diǎn)，因此數(shù)字化管理難度較大，對(duì)于管理人員也就提出了更高的要求，只有專業(yè)技能過(guò)硬、管理能力突出的人員才能夠完成數(shù)字檔案資源高質(zhì)量管理的目標(biāo)，最大化發(fā)揮檔案價(jià)值。但是，當(dāng)前我國(guó)數(shù)字檔案館建立過(guò)程中存在檔案管理人員專業(yè)性不足、信息管理知識(shí)缺乏等問(wèn)題，造成數(shù)字檔案管理工作無(wú)法高效完成，人才隊(duì)伍質(zhì)量的提升成為工作重點(diǎn)。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施待完善

數(shù)字檔案資源不足是數(shù)字檔案館建設(shè)的突出問(wèn)題，無(wú)法對(duì)大量的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行接受和儲(chǔ)存，造成極大的資源浪費(fèi)。另外，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入不足也是影響數(shù)字檔案館建設(shè)質(zhì)量的關(guān)鍵原因，陳舊的計(jì)算機(jī)設(shè)備以及管理系統(tǒng)等無(wú)法滿足新時(shí)代海量信息管理要求，管理安全性也難以得到保障。因此，加大資金投入、重視基礎(chǔ)設(shè)施的更新升級(jí)成為必然。

（三）整體規(guī)劃缺失

我國(guó)在實(shí)施師資檔案館建設(shè)時(shí)缺乏宏觀、全面的整體規(guī)劃，與政府政務(wù)系統(tǒng)的規(guī)劃并不同步，這就為信息采集、檔案資源使用以及安全維護(hù)等工作的正常展開(kāi)帶來(lái)的阻礙。另外，早期宏觀規(guī)劃的缺失也將造成后期經(jīng)費(fèi)評(píng)估不當(dāng)，經(jīng)費(fèi)投入的不足會(huì)直接影響數(shù)字檔案管理高質(zhì)量建設(shè)。

二、數(shù)字檔案館建設(shè)對(duì)檔案管理體制的影響

（一）完善檔案服務(wù)功能及體系

傳統(tǒng)檔案館地理位置較偏，且信息資源儲(chǔ)存分散，人員在信息查詢時(shí)便捷度不高，在實(shí)施檔案管理時(shí)需要投入更多人力，管理復(fù)雜、工作量大、錯(cuò)誤發(fā)生率較高。數(shù)字檔案館的建立則突破了這一弊端，可以在線上平臺(tái)中進(jìn)行檔案信息資源的集中、高效管理，使用者可迅速檢索所需信息，檔案管理者的工作負(fù)擔(dān)也能夠得到極大減輕，檔案管理體系也會(huì)得以完善，為檔案資源使用者提供高質(zhì)量檔案管理服務(wù)。

（二）轉(zhuǎn)變現(xiàn)行體制重點(diǎn)內(nèi)容

傳統(tǒng)檔案管理以人工為主要依托，重視檔案資源的儲(chǔ)存保管，無(wú)法有效發(fā)揮檔案價(jià)值，管理體制弊端尤為突出，且更新不及時(shí)，將會(huì)造成大量檔案資源浪費(fèi)，檔案管理的作用也無(wú)法得到有效發(fā)揮。檔案管理的主要目的有二：一為保障信息資源安全，二為最大程度發(fā)揮檔案價(jià)值，數(shù)字圖書(shū)館的建立滿足了這一需求。

三、提升檔案管理質(zhì)量的方法

（一）重視專業(yè)人才培養(yǎng)

數(shù)字檔案館的建立并非一蹴而就的，工作內(nèi)容繁瑣，對(duì)于專業(yè)化也有較高要求，因此需要更大的資金投入和更高質(zhì)量的人才支撐。相關(guān)部門需要定期對(duì)人員予以培訓(xùn)，另外提升管理人員的準(zhǔn)入門檻，全面提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，為數(shù)字檔案館建立檔案管理能力、信息技術(shù)使用能力均過(guò)硬的復(fù)合型人才隊(duì)伍支撐。

（二）轉(zhuǎn)變檔案管理思想

管理理念對(duì)檔案管理工作起指導(dǎo)作用，因此積極轉(zhuǎn)變管理理念、提升數(shù)字檔案館建設(shè)重視程度有關(guān)鍵意義。在信息化時(shí)代背景下，檔案用戶查詢和使用檔案信息的頻率極大提升，對(duì)于檔案查詢服務(wù)質(zhì)量也有了更高要求，檔案管理部門需要認(rèn)清時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，積極創(chuàng)新檔案管理體系，認(rèn)清數(shù)字檔案館建設(shè)優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)數(shù)字檔案館重要性的普及，讓更多人認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案館重要性。

（三）提升檔案管理安全性

檔案是對(duì)于個(gè)人及單位資料的重要記錄，一旦遭受非法侵害將造成極大損失，嚴(yán)重情況下甚至可能會(huì)給企業(yè)和國(guó)家?guī)?lái)極大損失。故而必須將安全管理理念融入至檔案信息收集、儲(chǔ)存、查閱等各個(gè)環(huán)節(jié)，保證信息不受外界惡意盜取和侵襲。因此，做好防病毒以及檔案?jìng)浞菰诎踩芾碇袠O為重要，人員要提升安全意識(shí)和保密意識(shí)，為使用者提供信息安全保障。

四、結(jié)語(yǔ)

數(shù)字檔案館的建立對(duì)于完善檔案管理體系、提高檔案管理工作質(zhì)量、推動(dòng)我國(guó)現(xiàn)代化發(fā)展有關(guān)鍵意義，但是檔案我國(guó)數(shù)字檔案館建立仍存在諸多問(wèn)題，相關(guān)部門必須深入探究問(wèn)題發(fā)生的原因，分析針對(duì)性解決策略，保證檔案管理的高效、規(guī)范，最大化發(fā)揮檔案資源價(jià)值。

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作者簡(jiǎn)介

訾海英（1972.10-）女，漢族，大專學(xué)歷，助理館員，研究方向：檔案管理。