談數(shù)字檔案館信息收集與管理

李金苓

[摘 要]數(shù)字檔案館建設(shè)是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。目前，在檔案信息化建設(shè)中存在缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范；檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)“老化”，思想認(rèn)識不到位，重視程度不夠；軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對薄弱，工作基礎(chǔ)較差；數(shù)據(jù)保護(hù)存在風(fēng)險等問題。在傳統(tǒng)檔案工作走向數(shù)字化的過程中，需要針對新技術(shù)的應(yīng)用過程中產(chǎn)生的新方式和新問題進(jìn)行深入的探討和研究，使數(shù)字檔案館真正達(dá)到安全、方便、準(zhǔn)確、快捷，全面提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率。

[關(guān)鍵詞]數(shù)字檔案館；信息收集；管理

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展和日趨成熟，檔案資料數(shù)字化步伐加快，數(shù)字檔案館的研究和建設(shè)已經(jīng)成為檔案界發(fā)展的重要方向。與傳統(tǒng)檔案館相比，數(shù)字檔案館有著傳統(tǒng)檔案館所無法相比的優(yōu)勢，如收集和保存手段豐富、收集方式快捷、海量存儲、可以使用信息技術(shù)進(jìn)行高效的數(shù)字化檢索和利用、開放手段高效豐富、高效快捷的傳輸和共享。如果對數(shù)字檔案館僅僅套用傳統(tǒng)思路，將不可避免地導(dǎo)致一些問題。因此，必須深入研究解決管理發(fā)展數(shù)字檔案館中存在的技術(shù)難點(diǎn)和問題。

一、檔案的數(shù)字化

文件、檔案、聲像、圖書、情報、資料、文獻(xiàn)、實(shí)物，檔案館面對各種形態(tài)的檔案，要統(tǒng)一數(shù)字化形式，首先要解決的是標(biāo)準(zhǔn)問題。除了實(shí)物，其他形式的檔案，從理論上來說都可以用數(shù)字化來存儲。但是，理論上的存儲并不代表操作層面上的完美。一個系統(tǒng)在啟動之時，會制訂所能接受的格式和規(guī)范，而這些格式和規(guī)范，需要能包容本館所預(yù)期數(shù)字化的館藏。比如圖片資料，現(xiàn)在所用的手段是掃描或照相，便要確定精度標(biāo)準(zhǔn)是多少。又如在啟動時確定的規(guī)范是300dpi，但是后期發(fā)現(xiàn)這個精度對部分檔案無法完美反映其細(xì)節(jié)，這個時候就會面臨著大量返工的尷尬局面。開始設(shè)置較高、超高精度，又會造成存儲成本過大、使用困難。標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是在對本館館藏特征進(jìn)行全面分析的基礎(chǔ)上制訂的，既要符合數(shù)字檔案館的國家標(biāo)準(zhǔn)，又要擴(kuò)充、調(diào)整相應(yīng)的個性化標(biāo)準(zhǔn)以適應(yīng)本館的館藏特點(diǎn)。

二、檔案的收集

檔案數(shù)字化之后，使得在線或離線方式收集數(shù)字化的檔案變成可能。以目前的檔案管理方式，實(shí)體檔案和數(shù)字化檔案還將長期并存，實(shí)體檔案將繼續(xù)收集。但是提供數(shù)字檔案，可以分解數(shù)字化工作量，避免檔案館花費(fèi)過多人力于檔案的數(shù)字化工作。在檔案館人力不足、經(jīng)費(fèi)不足的情況下，可以通過制度來分解數(shù)字化工作，由檔案的形成人或提供人完成數(shù)字化工作。在線收集檔案同時還有明晰責(zé)任的作用。開發(fā)在線收集隨之而來的新問題是，如何控制檔案數(shù)字化的質(zhì)量問題以及真實(shí)性問題。在實(shí)際工作中，需要對責(zé)任人進(jìn)行定期專項培訓(xùn)、制訂出相應(yīng)的工作制度和規(guī)范、在入庫前實(shí)行從逐件檢查到抽檢制的過渡等工作，通過這些手段來保證入庫檔案的數(shù)字化工作準(zhǔn)確高效。

三、檔案的真實(shí)性

在目前的檔案管理系統(tǒng)里，最大的安全隱患是檔案的真實(shí)性問題。系統(tǒng)管理人員甚至是檔案管理人員，都有可能去變更數(shù)字化的檔案文件和數(shù)據(jù)，而數(shù)字化的檔案有別于傳統(tǒng)檔案的特點(diǎn)是很難發(fā)現(xiàn)變更，即使發(fā)現(xiàn)變更也沒有變更的痕跡。這樣檔案的真實(shí)性就很大程度依賴于管理人員的自覺性。檔案的真實(shí)性是檔案最嚴(yán)肅的要素，所以應(yīng)該從技術(shù)手段和制度上加以保證。目前已經(jīng)非常成熟的數(shù)字證書技術(shù)是保證檔案真實(shí)性非常好的方式。建立證書體系，由最后的責(zé)任人在入庫前加蓋數(shù)字印章。信息檔案文件采用數(shù)字印章或加密格式存放之后，需要使用系統(tǒng)密鑰打開，會帶來使用效率的問題。一是通常情況下加密元無法使用關(guān)系型數(shù)據(jù)的檢索手段。二是逐項加碼解碼會導(dǎo)致系統(tǒng)開銷巨大、效率降低。因此，需要在建立之前就認(rèn)真分析，合理設(shè)計開放元和加密元的組成和分布，實(shí)現(xiàn)高效和安全的平衡。

四、保管中的安全風(fēng)險

一般的理解，數(shù)字化檔案是一種永不消失永不磨損的信息，但是實(shí)際上磁信息或光信息同樣存在錯誤問題。磁場、過熱過冷、灰塵、多次讀取等因素都有可能造成數(shù)字信息的變更。有些變更是非致命的，只會導(dǎo)致部分信息缺失，有些錯誤卻會導(dǎo)致整個文件無法打開，甚至數(shù)據(jù)倉庫完全損壞。尤其是如果使用了加密格式存儲，任何誤碼都會造成信息無法還原。所以對數(shù)字檔案的保管，需要從技術(shù)方案上對數(shù)據(jù)安全提供足夠的保證。一是建立基礎(chǔ)的備份系統(tǒng)。二是建立定期自動核查例程，防止數(shù)據(jù)已損壞而未能發(fā)現(xiàn)。再好的備份系統(tǒng)也不可能無限量冗余備份，如果不及時發(fā)現(xiàn)問題，很有可能已損壞數(shù)據(jù)會沖掉備份的正確數(shù)據(jù)。三是有條件的檔案館應(yīng)建立實(shí)時異地容災(zāi)備份。四是定期更新存儲介質(zhì)。

五、利用中的安全風(fēng)險

檔案的密級制度是數(shù)字檔案館利用環(huán)節(jié)最需要關(guān)注的因素。以現(xiàn)在的信息技術(shù)手段，只要開放出去，再想保護(hù)就幾乎沒有可能，所以檔案的調(diào)閱流程需要有嚴(yán)格的控制。一是對數(shù)據(jù)元的開放方式要有明確的界定，按不同的密級，設(shè)定不同調(diào)閱方式的可見數(shù)據(jù)元；二是數(shù)據(jù)中心要有嚴(yán)格的安全措施，包括技術(shù)手段和管理手段；三是在無法做到物理隔離的情況下，要利用網(wǎng)閘等技術(shù)實(shí)行邏輯隔離；四是采用技術(shù)手段，嚴(yán)格控制調(diào)閱者來源和權(quán)限；五是檔案數(shù)據(jù)庫建立在內(nèi)網(wǎng)，需要開放的部分可采用同步技術(shù)建立鏡像供使用；六是建立調(diào)閱室，加強(qiáng)制度管理，采用技術(shù)手段防止通過網(wǎng)絡(luò)或移動存儲拷貝數(shù)據(jù)；七是要防止無線網(wǎng)絡(luò)設(shè)備造成網(wǎng)絡(luò)后門?？傊?，隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，數(shù)字檔案館的建設(shè)在面對新空間、新思路的同時，也會面臨著許多問題和困難。這就需要檔案管理人員保持與時俱進(jìn)，堅持學(xué)習(xí)和研究精神，不斷給數(shù)字檔案館的發(fā)展注入新的生命力。

參考文獻(xiàn)：

[1]呂元智.數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)管理研究[J].武漢大學(xué)，2004年.

[2]唐艷芳，溫獻(xiàn)英.數(shù)字檔案館信息資源研究綜述[J].檔案學(xué)通訊，2011（03）.