淺談人事檔案管理工作

孫雪

[摘 要]隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)、政治體制的不斷改革與深入，我國(guó)的人事檔案出現(xiàn)了許多新的問(wèn)題。為了改善這種情況，使得人事檔案管理工作能夠順利地開(kāi)展、與時(shí)俱進(jìn)，更好地為人們服務(wù)，筆者結(jié)合多年的檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，為人事檔案管理提出了幾條建議。

[關(guān)鍵詞]人事檔案；管理工作；分析

一、人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）存在歷史遺留問(wèn)題，工作需升級(jí)達(dá)標(biāo)任務(wù)繁重在人事檔案管理體制改革之前，局直單位的人事檔案必須交給地方的人事部門(mén)管理。這種管理方式各不相同，并且存在隸屬關(guān)系，給人事檔案的管理工作留下了許多歷史問(wèn)題。造成了檔案管理制度混亂，質(zhì)量差異很大等癥結(jié)，比如人事檔案的檔案盒出現(xiàn)破損、材料遺漏、整理不規(guī)范、分類(lèi)不科學(xué)、沒(méi)有正確裝訂等問(wèn)題。在人事檔案管理制度改革之后，需要對(duì)人事檔案進(jìn)行重新整理，進(jìn)行升級(jí)達(dá)標(biāo)工作。有些還需要進(jìn)行審核，這一系列的工作給人事檔案管理部門(mén)造成了很大的工作量。

（二）人事檔案管理硬件不足由于當(dāng)前許多檔案管理部門(mén)的硬件設(shè)施不足，導(dǎo)致在檔案整理過(guò)程中不能將檔案庫(kù)房、閱檔室、辦公室分離開(kāi)來(lái)，在一個(gè)或兩個(gè)辦公室進(jìn)行辦公。部分人事檔案管理部門(mén)的人事檔案庫(kù)房并沒(méi)有配置防盜門(mén)窗、加濕器、去濕機(jī)等硬件設(shè)施，對(duì)檔案的管理工作也造成了障礙。

（三）檔案管理專(zhuān)職人員匱乏目前，許多檔案管理部門(mén)并沒(méi)有足夠的專(zhuān)職人員。人事檔案工作由人事部門(mén)配備的兼職人員來(lái)進(jìn)行管理，這種管理模式使得組織人事部門(mén)的其他工作不能順利開(kāi)展。除此之外，由于管理模式的不合理性，使得人事管理部門(mén)人員的業(yè)務(wù)能力、工作素養(yǎng)、管理水平的培訓(xùn)工作不到位，使得人事檔案管理部門(mén)的改革與發(fā)展工作不能順利開(kāi)展。

（四）局直單位人事部門(mén)對(duì)檔案管理的意識(shí)不夠在人事檔案管理工作中，許多單位并不能?chē)?yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行辦理，不能及時(shí)的向省局遞送需要?dú)w檔的人事檔案。在借閱以及調(diào)閱人事檔案時(shí)，也不嚴(yán)格按照相關(guān)手續(xù)進(jìn)行辦理。以上所提到的幾個(gè)因素不利于檔案管理資料的更新，人事檔案材料的利用率不高。除了保管工作以外，人事檔案管理工作更大的意義是用來(lái)服務(wù)的，比如對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用等等。但是現(xiàn)在的人事檔案管理中的服務(wù)性處于被動(dòng)狀態(tài)，對(duì)人事檔案的信息管理工作也處于封閉與半封閉狀態(tài)。一般僅僅用來(lái)發(fā)展黨員和對(duì)干部進(jìn)行考察等，其作用不能真正發(fā)揮出來(lái)。

（五）檔案管理的方法落后目前，在人事檔案管理工作中，計(jì)算機(jī)并沒(méi)有得到充分的發(fā)揮與利用。僅僅用在檔案材料目錄的錄入工作，并沒(méi)有開(kāi)發(fā)人事檔案管理信息化。

二、人事檔案管理工作問(wèn)題的解決措施

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，組織合理負(fù)責(zé)管理人事檔案的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該增強(qiáng)自身對(duì)人事檔案管理工作的意識(shí)，應(yīng)充分體會(huì)到人事檔案管理工作的重要性，應(yīng)該認(rèn)識(shí)到人事檔案工作的重要性。將檔案管理工作提上日程，定期開(kāi)展匯報(bào)工作，從根源上解決在人事檔案管理工作中遇到的問(wèn)題。實(shí)際工作中，要對(duì)人事檔案工作做出近期和遠(yuǎn)期的工作任務(wù)，并制定工作計(jì)劃。并應(yīng)該關(guān)心檔案管理工作人員的生活、工作、學(xué)習(xí)。當(dāng)工作取得成就時(shí)，應(yīng)該對(duì)職工進(jìn)行鼓勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)，應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行認(rèn)可。升遷是應(yīng)該讓其享受同等的升遷機(jī)會(huì)，這樣才能提高人事檔案管理人員的工作熱情和積極性。

（二）為人事檔案管理工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)將人事檔案部門(mén)所需經(jīng)費(fèi)列入到單位的財(cái)務(wù)計(jì)劃中，并將其落實(shí)到實(shí)處。其次，單位應(yīng)該抓住拆遷機(jī)會(huì)，來(lái)加強(qiáng)檔案管理部門(mén)的硬件設(shè)施，將檔案整理過(guò)程中的檔案庫(kù)房、閱檔室、辦公室分離開(kāi)來(lái)。并且在人事檔案管理部門(mén)的人事檔案庫(kù)房配置防盜門(mén)窗、加濕器、去濕機(jī)等硬件設(shè)施，從這些方面來(lái)落實(shí)檔案的管理工作。

（三）配備檔案管理專(zhuān)職人員，提高工作人員的素質(zhì)按照人事檔案管理部門(mén)相關(guān)規(guī)定要求，檔案管理部門(mén)應(yīng)將“三齡一歷”落實(shí)到實(shí)際工作當(dāng)中。人事檔案管理部門(mén)應(yīng)該選擇專(zhuān)業(yè)的人事檔案管理人員，來(lái)落實(shí)對(duì)人事檔案的升級(jí)達(dá)標(biāo)任務(wù)。只有這樣，能提高人事檔案管理的水平，使得人事檔案管理工作可以得到長(zhǎng)效性的發(fā)展。除此之外，我們應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理部門(mén)專(zhuān)職人員的培訓(xùn)工作。讓之有充分的機(jī)會(huì)來(lái)學(xué)習(xí)黨和政府部門(mén)制定的有關(guān)政策與規(guī)定、系統(tǒng)的學(xué)習(xí)檔案管理工作的方式方法、充分掌握相關(guān)的法律法規(guī)，以此來(lái)提高人事檔案管理人員的工作水平。用知識(shí)與理論來(lái)充實(shí)自己、提高自己，開(kāi)闊思維，適應(yīng)新世紀(jì)社會(huì)對(duì)檔案管理人員的高要求。在學(xué)習(xí)知識(shí)的同時(shí)，也應(yīng)該培養(yǎng)工作人員吃苦耐勞、樂(lè)于奉獻(xiàn)、嚴(yán)于律己、認(rèn)真工作、保守秘密的優(yōu)良品質(zhì)。

（四）完善、落實(shí)人事檔案管理制度，人事檔案管理部門(mén)當(dāng)在現(xiàn)有的制度基礎(chǔ)上，根據(jù)本單位對(duì)人事檔案管理工作的要求以及實(shí)際情況進(jìn)行改善與創(chuàng)新，制定出更加完善合理的人事檔案管理、鑒別以及歸檔制度，制定出更加適合當(dāng)?shù)靥厣臋n案專(zhuān)遞制度、檢查核對(duì)制度以及保密制度等，形成更加科學(xué)合理、完善的人事檔案管理制度。比如人事檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)行許可證并年檢制度，制定硬件、軟件標(biāo)準(zhǔn)，并加強(qiáng)執(zhí)法檢查。同時(shí)，檔案管理人員也要進(jìn)行培訓(xùn)并實(shí)行資格證制度。并定期考試更新知識(shí)，統(tǒng)一服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。新制度制定以后，在實(shí)際工作中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照新制度進(jìn)行工作。要定期檢查人事檔案部門(mén)是否嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行工作，并且對(duì)人事檔案的歸檔及遞交工作應(yīng)及時(shí)。從檔案資料的收集過(guò)程、手續(xù)的辦理情況各個(gè)方面嚴(yán)謹(jǐn)管理，從根源上解決檔案工作中存在的一系列問(wèn)題。

三、結(jié)語(yǔ)

文章中，筆者首先介紹了人事檔案管理工作在當(dāng)前社會(huì)的重要性，指出了人事檔案是單位用來(lái)全面考慮一個(gè)人的最有利的依據(jù)，并且人事檔案的管理為我們選拔優(yōu)秀人才、錄用優(yōu)秀人才奠定了基礎(chǔ)。接著指出了人事檔案管理工作中存在的一系列問(wèn)題，比如說(shuō)專(zhuān)職人員的缺失、硬件設(shè)備不足等，并且根據(jù)這些問(wèn)題，給出了對(duì)應(yīng)的解決措施。

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