公安檔案信息資源開發(fā)利用的幾點(diǎn)思考

張桂榮

[摘 要]開發(fā)利用檔案信息資源是檔案工作為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的重要途徑；檔案工作的最終目的是有效地開發(fā)檔案信息資源，最大限度地服務(wù)社會(huì)。公安檔案也不例外。文章試圖從突破公安檔案信息資源開發(fā)利用的瓶頸的角度，談?wù)剻n案資源的開發(fā)利用。

[關(guān)鍵詞]公安；檔案；開發(fā)利用

今年3月，永定縣鳳城鎮(zhèn)童某夫婦打算去漳州監(jiān)獄探視服刑的弟弟童某良。童某按要求到村委會(huì)出具了他與童某良的兄弟關(guān)系及他與廖某的夫妻關(guān)系證明。當(dāng)他把村委會(huì)出具的證明拿到城關(guān)派出所要求蓋章時(shí)，民警拒絕蓋章，因?yàn)檎{(diào)閱童某與廖某的戶籍檔案，無法證明他們倆是夫妻關(guān)系。結(jié)婚二十幾年的合法夫妻，派出所怎么就無法證明這老倆口的夫妻關(guān)系呢？原來，童某本是永定縣峰市鎮(zhèn)人，到永定化肥廠上班后，戶籍遷往化肥廠集體戶。1990年，童某與廖某結(jié)婚后，廖某戶籍夫妻投靠遷入峰市鎮(zhèn)長(zhǎng)壩村?；蕪S倒閉后，童某的戶籍先是遷回長(zhǎng)壩村，后因工作關(guān)系遷入鳳城鎮(zhèn)，單人單戶。1997年，因棉花灘水電站庫區(qū)移民，峰市鎮(zhèn)長(zhǎng)壩村整村搬遷至鳳城鎮(zhèn)長(zhǎng)化村居委會(huì)。在戶籍關(guān)系的遷入遷出中，在戶籍項(xiàng)目的不斷變更中，童某、廖某夫婦成了不相干的兩個(gè)人，各自戶籍檔案內(nèi)均無體現(xiàn)夫妻關(guān)系。根據(jù)童某出具的結(jié)婚證，戶籍民警變更了童某夫婦的相關(guān)戶籍信息，完善了相關(guān)檔案材料，并在相關(guān)證明材料上蓋上了公章。第二天，童某、廖某夫婦千里迢迢來到漳州監(jiān)獄。獄警查看童某夫婦出示的相關(guān)證明材料后，表示仍需上網(wǎng)查詢核實(shí)。經(jīng)查詢，全國(guó)人口信息庫內(nèi)，童某、廖某仍然沒有夫妻關(guān)系的相關(guān)信息。為什么查詢不到？如果當(dāng)?shù)嘏沙鏊_實(shí)變更了童某夫婦的相關(guān)戶籍信息，那么只能解釋為是系統(tǒng)更新速度慢等原因了。而他們又沒有隨身攜帶結(jié)婚證，結(jié)果廖某被攔在門外，沒有見著親人。

一、新形勢(shì)下制約公安檔案服務(wù)效能的瓶頸

從上面事例來看，目前，公安檔案管理工作與新形勢(shì)下公安檔案信息資源的服務(wù)利用需求依然存在不適應(yīng)現(xiàn)象，主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面的問題：

（一）思想重視不夠，檔案意識(shí)淡薄

基層派出所的民警平時(shí)忙于公安業(yè)務(wù)工作忽視了檔案工作，根本認(rèn)識(shí)不到檔案的重要作用和價(jià)值，部分派出所領(lǐng)導(dǎo)和民警都認(rèn)為“只要工作好，檔案材料可有可無”、“工作任務(wù)重，哪有時(shí)間搞檔案?！庇捎跈n案意識(shí)淡薄，有的材料形成和使用后亂堆亂放，不移交專人保管，常常被遺忘或沉入箱底，遇到民警調(diào)動(dòng)或崗位變動(dòng)時(shí)往往一丟了事。

（二）檔案收集不及時(shí)、不完整

由于平時(shí)收集、整理不及時(shí)，對(duì)本單位形成的檔案底數(shù)不清，情況不明，需要整理時(shí)臨時(shí)搞突擊，翻箱倒柜能找多少算多少。有些民警認(rèn)為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理。因移民、城市改造等原因，檔案實(shí)際保管在哪里，有的已經(jīng)說不清楚，群眾為查一份檔案在多個(gè)派出所之間奔波、甚至“無功而返”、“事與愿違”的例子仍然存在。

（三）管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，學(xué)習(xí)意愿不強(qiáng)

大多數(shù)派出所的檔案管理員由內(nèi)勤兼職（永定縣公安局已列入創(chuàng)建示范單位的14個(gè)派出所的檔案管理人員均由內(nèi)勤兼任），管檔人員一警多能，檔案工作只是內(nèi)勤工作中的一小部分。抱著多學(xué)一樣多累一樣的心理，兼職管檔人員學(xué)習(xí)意愿不強(qiáng)，檔案業(yè)務(wù)不熟悉，檔案工作的管理實(shí)際上基本處于無人管理狀態(tài)。

（四）現(xiàn)代化程度不高，利用效果不好

大部分派出所檔案管理仍然處于手工操作階段，有的配備了電腦也不能堅(jiān)持使用，更不用說應(yīng)用公安檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案信息輸入、檢索、利用等工作的現(xiàn)代化，使檔案信息處于封閉狀態(tài)，傳輸功能低，共享性差，不能充分發(fā)揮公安檔案在公安工作中的作用。

假如當(dāng)前戶籍檔案的數(shù)字化加工已經(jīng)完成，實(shí)現(xiàn)全省戶籍檔案數(shù)據(jù)掛接，那么，漳州監(jiān)獄的民警就可以通過網(wǎng)上異地查檔，核實(shí)童某夫婦的夫妻關(guān)系了。

二、公安檔案信息資源開發(fā)利用的幾點(diǎn)思考

公安檔案是公安機(jī)關(guān)打擊違法犯罪，維護(hù)社會(huì)治安，保障群眾安居樂業(yè)的工作記錄，是公安基層基礎(chǔ)建設(shè)的基石。作為一種重要的信息資源，如果開發(fā)利用得好，公安檔案也是一種間接的警力資源，在某些程度上能夠起到緩解公安機(jī)關(guān)警力不足的作用。檔案信息資源開發(fā)利用的關(guān)鍵在一個(gè)“活”字，要通過積極主動(dòng)的工作，把“死”材料變成“活”材料，化被動(dòng)為主動(dòng)，最大限度地為公安現(xiàn)實(shí)工作做好服務(wù)。

（一）加強(qiáng)檔案資源建設(shè)

豐富的館（室）藏檔案資源是實(shí)現(xiàn)公安檔案部門服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策、服務(wù)公安實(shí)戰(zhàn)、服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的基礎(chǔ)，是公安檔案事業(yè)發(fā)展的有力支撐，更是公安檔案存在于社會(huì)的命脈與基石。因此，公安檔案部門應(yīng)著重研究和解決影響提供利用的“源頭”和“瓶頸”，在加大公安檔案收集力度與規(guī)范化建設(shè)上下功夫、用力氣，把公安檔案資源建設(shè)作為檔案事業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)戰(zhàn)略任務(wù)予以高度重視，提上重要的議事日程。

一是主動(dòng)介入，及時(shí)歸檔。要樹立全局觀念和超前意識(shí)，主動(dòng)及時(shí)參與、了解公安中心工作，介入到公安檔案形成過程中去，加強(qiáng)對(duì)專職業(yè)務(wù)工作、重大（案）事件、重大活動(dòng)、重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目等公安檔案的收集工作，做到公安工作發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸、服務(wù)到哪里。二是內(nèi)容齊全，載體豐富。要從檔案的形成、收集、歸檔，最終進(jìn)行著錄等環(huán)節(jié)抓起，力爭(zhēng)做到建檔對(duì)象一個(gè)不漏，建檔資料齊全完整，建檔材料整理規(guī)范，確保檔案信息資源庫齊全、準(zhǔn)確，并錄入警務(wù)檔案系統(tǒng)，為檔案調(diào)閱從人工查詢向計(jì)算機(jī)檢索的轉(zhuǎn)變打下良好基礎(chǔ)，徹底改變檔案工作中“拖拉”、“積壓”、“混亂”、“遺失”、“難查”的工作局面。同時(shí)，隨著公安工作的不斷發(fā)展，公安檔案收集工作既要收集紙質(zhì)、實(shí)物檔案，又要收集非紙質(zhì)載體的檔案，更要注意聲、光、電、磁介質(zhì)檔案的收集。

（二）健全檔案長(zhǎng)效管理機(jī)制

檔案管理工作是一項(xiàng)需長(zhǎng)期堅(jiān)持的工作，只有堅(jiān)持常抓不懈，才能不斷提升檔案管理水平，才能服務(wù)新形勢(shì)下的公安工作。

一是抓培訓(xùn)，強(qiáng)素質(zhì)。檔案管理水平高低，在很大程度上同業(yè)務(wù)水平的高低有關(guān)系。要將檔案管理課程列為民警初任培訓(xùn)或警銜晉升培訓(xùn)的必訓(xùn)內(nèi)容之一，通過培訓(xùn)使全體民警都能掌握基本的檔案管理知識(shí)和歸檔立卷的基本技能。在業(yè)務(wù)培訓(xùn)方面要邀請(qǐng)有關(guān)專家領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行面對(duì)面的授課，還可以到檔案管理工作較好的單位學(xué)習(xí)參觀，取得有益的經(jīng)驗(yàn)。二是立規(guī)章，促規(guī)范。建立制度，目的是有章可循，方便管理。在制訂制度上，不但要將人員問題的具體規(guī)定和操作標(biāo)準(zhǔn)以文件形式下發(fā)，而且還要制定執(zhí)行檔案材料的收集、整理、歸檔等多項(xiàng)制度，進(jìn)行定期檢查考核，形成系統(tǒng)的工作考核、獎(jiǎng)懲制度。為提升檔案管理的重要程度，建議推行公安派出所檔案等級(jí)管理與派出所等級(jí)評(píng)定掛鉤制度，實(shí)行檔案工作一票否決制。三是重科技，加快現(xiàn)代化管理步伐。為提高檔案工作的服務(wù)水平和管理效能，應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念、更新理念，要把檔案管理納入科技含量，重點(diǎn)引進(jìn)和錄用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和裝備，切實(shí)抓好檔案計(jì)算機(jī)管理的建設(shè)，并不斷創(chuàng)新，不斷完善，使檔案管理工作適應(yīng)信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的發(fā)展需要。

（三）拓寬利用檔案的渠道和領(lǐng)域

檔案保管是手段，開發(fā)利用是目的。作為公安檔案管理部門和檔案工作者應(yīng)有強(qiáng)烈的信息開發(fā)意識(shí)，積極主動(dòng)地開展工作，并隨著公安工作的發(fā)展，不斷解放思想，開拓創(chuàng)新。公安檔案部門要在收集齊全、妥善保管的基礎(chǔ)上，充分利用自身特有的優(yōu)勢(shì)和行之有效的方式方法，對(duì)公安檔案進(jìn)行深加工，把檔案中儲(chǔ)存的大量寶貴信息，有針對(duì)性、有目的地發(fā)掘出來，使公安檔案信息資源發(fā)揮應(yīng)有的、更大的作用。

比如，全面推進(jìn)戶籍檔案數(shù)字化加工工作，充分發(fā)揮數(shù)字化檔案的“百度”功能。盡快全面推進(jìn)戶籍檔案數(shù)字化建設(shè)，并實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)共享，推行就近、異地查詢服務(wù)。同時(shí)，要扎實(shí)做好數(shù)據(jù)錄入質(zhì)量檢查和數(shù)據(jù)遷移校核工作。有條件的情況下，可以在檔案系統(tǒng)中增設(shè)糾錯(cuò)提醒功能，在戶籍檔案信息錄入、掃描、加載過程中，切實(shí)加強(qiáng)數(shù)據(jù)審核、校對(duì)，發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)、缺漏、不達(dá)規(guī)范要求的，及時(shí)糾正，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量；己完成數(shù)據(jù)遷移工作的地方，要組織力量、抓緊時(shí)間對(duì)導(dǎo)入新系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，確保新系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、可用性。今年4月初，永定縣公安局舉辦全縣戶籍檔案拍攝業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全縣戶籍檔案數(shù)字化將加快進(jìn)程，依托“福建公安檔案信息系統(tǒng)”，在不久的將來，網(wǎng)上異地查檔服務(wù)將是福建省公安機(jī)關(guān)擦亮的又一個(gè)高效便捷的綠色窗口。

再如，整合違法犯罪檔案資源，建立“違法犯罪案件查詢中心”，為實(shí)現(xiàn)違法犯罪檔案資源共享和綜合利用，為防范控制、偵查破案和打擊犯罪創(chuàng)造條件；利用豐富的檔案資源，建設(shè)走廊文化、廉政文化，提振民警的精、氣、神，制作安全防范、法律宣傳材料，為平安創(chuàng)建活動(dòng)服務(wù)等等。

只有充分認(rèn)識(shí)新形勢(shì)下制約公安檔案服務(wù)效能的瓶頸，從資源本身、制度建設(shè)等方面研究、突破瓶頸，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的開發(fā)利用，使公安檔案管理工作真正成為增強(qiáng)公安工作發(fā)展后勁的公安基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，使各級(jí)公安機(jī)關(guān)共享公安基礎(chǔ)性工作成果，為提高工作效率、降低工作成本創(chuàng)造有利的條件，為公安機(jī)關(guān)維護(hù)社會(huì)治安穩(wěn)定、依法打擊處理違法犯罪活動(dòng)提供強(qiáng)有力的信息資源保障。

引用文獻(xiàn)：

[1]對(duì)公安派出所檔案管理創(chuàng)新的思考；遼寧警專學(xué)報(bào)；2012年03期

[2]信息化時(shí)代公安檔案管理模式初探；天津大學(xué)；2009年