淺談數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的區(qū)別

寧波

摘 要：隨著時(shí)代的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)也在飛速發(fā)展，各種形式的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用層出不窮，各種檔案館也跟緊時(shí)代的進(jìn)步，采用了數(shù)字檔案館的管理模式。數(shù)字檔案館的出現(xiàn)為檔案館的管理帶來了很大的便捷，這當(dāng)然對(duì)傳統(tǒng)的檔案館產(chǎn)生了很大的影響，然而傳統(tǒng)檔案館能夠長久地存在，也同樣擁有自己獨(dú)特的優(yōu)勢。本研究將會(huì)針對(duì)檔案館的發(fā)展進(jìn)行簡單介紹，并針對(duì)兩者的區(qū)別做出筆者的分析，希望能對(duì)檔案館工作人員提供有效的幫助，進(jìn)而幫助檔案館更好地發(fā)展。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館；傳統(tǒng)檔案館；區(qū)別

前言

計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，使傳統(tǒng)檔案館衍生出了數(shù)字檔案館的管理模式，這種數(shù)字檔案館的模式相比與傳統(tǒng)檔案館來說，具有相似點(diǎn)，然而更多的是兩者的不同點(diǎn)。雖然數(shù)字檔案館是時(shí)代發(fā)展的新產(chǎn)物，但是這并不代表著數(shù)字檔案館可以完全取代傳統(tǒng)檔案館的，傳統(tǒng)檔案館也同樣具有數(shù)字檔案館不能擁有的優(yōu)勢，因此，筆者通過研究，分析了數(shù)字檔案館和傳統(tǒng)檔案館的區(qū)別，希望檔案館管理人員能夠取兩者的精華，通過合理的融合，使檔案館能夠更好地發(fā)展。

1 檔案館發(fā)展的簡單闡述

顧名思義，檔案館就是收集和保管檔案的地方。自建國以來，我國的各個(gè)方面都進(jìn)入了一個(gè)新的時(shí)期，檔案館也是如此，到了二十世紀(jì)五六十年代，我國的檔案館開始蓬勃發(fā)展，各地市的檔案館開始如春筍般不斷冒出。傳統(tǒng)的檔案館是將紙質(zhì)的檔案存放在檔案館的特定庫房內(nèi)保管，當(dāng)有關(guān)人員需要調(diào)用時(shí)，再從特定庫房中找出。然而，由于紙張容易被破壞的特性，使得紙質(zhì)檔案的保存十分困難，并且檔案館的檔案原件獨(dú)有一份，這就增加了檔案的重要性，無形中也給紙質(zhì)檔案的保存增加了難度。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步，數(shù)字檔案館開始出現(xiàn)，它最大的優(yōu)勢就是克服了傳統(tǒng)檔案館的紙質(zhì)檔案不易保存，不易查找的困難，為檔案的存放及保存提供了極大的便利。相比于傳統(tǒng)檔案館，數(shù)字檔案館通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了資源共享，實(shí)現(xiàn)了信息化管理，使檔案館從實(shí)際走向虛擬，邁出了發(fā)展的第一步，這是時(shí)代發(fā)展的結(jié)果，也是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的表現(xiàn)。

2 傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館的區(qū)別——館藏

2.1 館藏含義的拓寬

對(duì)于傳統(tǒng)檔案館來說，館藏的含義就是檔案館中所有的紙質(zhì)檔案，并且紙質(zhì)檔案的數(shù)量等決定著檔案館的規(guī)模。在傳統(tǒng)檔案館中，工作人員的主要任務(wù)只是為檔案館搜集檔案，同時(shí)對(duì)檔案館已有的檔案加以保存和使用。而館藏對(duì)于數(shù)字檔案館來說，包括的不僅僅是檔案館中已有的紙質(zhì)檔案，還包括通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)檢索到的其它資源，對(duì)比傳統(tǒng)檔案館來說，數(shù)字檔案館館藏的含義更加寬，所能掌握的資源更加多。

2.2 館藏的載體改變

自從紙張被發(fā)明出來以后，它一直是文字的載體，因此，對(duì)于傳統(tǒng)檔案管來說，館藏的載體就是紙張。然而紙張卻存在很多的缺點(diǎn)，例如不易保存，不易查找等。而對(duì)于數(shù)字檔案館來說，其館藏的載體就是計(jì)算機(jī)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，人們可以通過計(jì)算機(jī)來儲(chǔ)存各種文件，這樣的文件叫做電子文件。電子文件相對(duì)于紙質(zhì)文件來說，有很多的優(yōu)勢，在保存和查找方面，電子文件的優(yōu)點(diǎn)更為突出。電子文件除了易保存，易查找的優(yōu)點(diǎn)外，另兩個(gè)優(yōu)勢分別是不占空間以及儲(chǔ)存的成本低，而對(duì)于傳統(tǒng)檔案館來說，這兩點(diǎn)是不可避免的兩個(gè)缺點(diǎn)。

2.3 獲取館藏的方式更加豐富

對(duì)傳統(tǒng)檔案館來說，獲取館藏的方式有兩種：分別是別的檔案館移交給的，在交易市場上買到的，其中，傳統(tǒng)檔案館獲取館藏的方式最主要的是第一種。而數(shù)字檔案館就與此不同，它獲取館藏的方式更為豐富，它不僅可以用傳統(tǒng)檔案館獲取館藏的方式，從而獲取館藏，還可以通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)搜索有用的檔案，從而獲取館藏，不僅如此，因?yàn)閿?shù)字檔案館對(duì)檔案實(shí)行了數(shù)字化管理，因此，數(shù)字檔案館可以通過接收電子文件的方式來獲取館藏。總而言之，數(shù)字檔案館因其特殊的性質(zhì)，使獲取館藏的方式變得更加的靈活，廣泛，豐富。

3 傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館的區(qū)別——業(yè)務(wù)工作

3.1 檔案鑒定的區(qū)別

傳統(tǒng)檔案館進(jìn)行檔案鑒定是分為兩個(gè)方面，分別是進(jìn)入檔案館前的鑒定，這個(gè)鑒定是決定本批檔案能否進(jìn)入館內(nèi)的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，另一個(gè)就是對(duì)已存在在檔案館內(nèi)的檔案進(jìn)行第二次鑒定，這次鑒定決定著這里的檔案是否需要銷毀，決定著檔案的生死。在數(shù)字檔案館時(shí)代，館內(nèi)的電子文件不僅要被檢查其內(nèi)容和職能，還要被分析其背景和技術(shù)性，相比之下，數(shù)字檔案館對(duì)檔案的鑒定更為完整，更為多方面。

3.2 整理檔案的區(qū)別

傳統(tǒng)檔案館在進(jìn)行整理檔案時(shí)，是通過使用一系列的手段，使檔案更加條理化，系統(tǒng)化，清晰化，然后再通過具有邏輯性的條碼等，使檔案能夠分類存放。而數(shù)字檔案館在整理檔案時(shí)，不僅能夠?qū)ξ凑淼臋n案通過計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行機(jī)械化整理，還能對(duì)不符合要求的檔案進(jìn)行重新整理，使檔案的存放方式更加符合人們對(duì)于檔案館的要求。

3.3 保護(hù)檔案的區(qū)別

傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館的區(qū)別之一就是兩者檔案儲(chǔ)存的載體不同，因此，兩者保護(hù)檔案所要關(guān)注的方面就有所不同。對(duì)于傳統(tǒng)檔案館來說，其需要關(guān)注的方面主要是對(duì)紙張的保護(hù)，因?yàn)榧垙埵莻鹘y(tǒng)檔案館內(nèi)館藏的主要載體，并且這樣的載體容易損壞。而對(duì)于數(shù)字檔案館來說，不僅要保護(hù)電子檔案存放的載體，還要對(duì)其中的內(nèi)容加以關(guān)注，以防止其中的內(nèi)容被錯(cuò)誤地刪除。

4 傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館的區(qū)別——服務(wù)

4.1 檔案館服務(wù)的范圍擴(kuò)大

傳統(tǒng)檔案館中，為了獲取館內(nèi)檔案，人們必須進(jìn)入檔案館才能獲取自己想要獲取的檔案資料，這大大浪費(fèi)了人們的時(shí)間，尤其在這個(gè)時(shí)間就是金錢的時(shí)代，這個(gè)缺點(diǎn)在一定程度上阻礙了檔案館的發(fā)展，而數(shù)字檔案館就解決了這個(gè)問題。數(shù)字檔案館對(duì)館內(nèi)館藏實(shí)行數(shù)字化管理，因此，檔案可以通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行分享，這樣一來，就節(jié)省了人們的時(shí)間，人們不需要再自己親自到檔案館，只需要終端連接到數(shù)字檔案館的網(wǎng)絡(luò)，就能夠查找到自己想要的信息，以此，大大拓寬了檔案館的服務(wù)范圍。

4.2 服務(wù)方式有所區(qū)別

從服務(wù)方式來說，數(shù)字檔案館有三個(gè)重要的優(yōu)點(diǎn)，一個(gè)就是打破了時(shí)間的限制。眾所周知，傳統(tǒng)檔案館是有時(shí)間限制的，過了檔案館的開放時(shí)間，人們就不能夠再進(jìn)入檔案館內(nèi)，進(jìn)行查找資料了，而數(shù)字檔案館卻不會(huì)受到時(shí)間的限制，可以隨時(shí)隨地地為用戶提供想要的資料，享受到非人工的服務(wù)。不僅如此，數(shù)字檔案館還可以提供個(gè)性化服務(wù)，針對(duì)每個(gè)用戶的特點(diǎn)為其服務(wù)。數(shù)字檔案館打破了時(shí)間和空間的限制，真正為人們提供了方便快捷的服務(wù)。

結(jié)束語

隨著時(shí)代的發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域，在檔案館方面，出現(xiàn)了數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館的到來，給傳統(tǒng)檔案館帶來了一定程度上的沖擊，這是不可避免的。數(shù)字檔案館是未來檔案館發(fā)展的趨勢，它與傳統(tǒng)檔案館存在著很多的區(qū)別，可能具有部分的缺點(diǎn)，然而相信隨著技術(shù)的提高，數(shù)字檔案館一定能夠克服這些確定，為人們提供更加方便快捷的服務(wù)。■

參考文獻(xiàn)

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