新形勢下文書檔案數(shù)字化管理的策略分析

高麗

摘 要：隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有了質(zhì)的飛躍和提升，隨之而來的文書檔案管理也廣泛應用了數(shù)字化管理模式。由于資金投入、網(wǎng)絡(luò)安全、從業(yè)人員職業(yè)素養(yǎng)等原因，文書檔案的數(shù)字化管理也存在著諸多問題，本文主要探討新時代下文書檔案的數(shù)字化管理策略。

關(guān)鍵詞：新形勢;文書檔案;數(shù)字化管理;管理策略

1 文書檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

新形勢下，文書檔案應用數(shù)字化管理后，可建立起遠程傳遞和共享模式，快速、精確地將檔案信息歸類整理，并依據(jù)具體使用范圍在一定的范疇內(nèi)全面搜索數(shù)字化管理系統(tǒng)，采用智能檢索的模式實現(xiàn)篩查信息的高效性和準確性，同時最大化讓文書檔案信息的利用率得以提升[1 ]。在信息化技術(shù)的作用下，數(shù)字化管理不僅可以增強使用者對信息的篩選度和準確度，還可以最大程度地保護文書檔案信息的原貌，以起到降低信息流失度及損壞度的作用。

2 文書檔案數(shù)字化管理的重要意義

2.1 實現(xiàn)信息交流和共享

在現(xiàn)今的行政管理模式中，通過對文書檔案進行掃描、入庫等數(shù)字化存儲，大大提高了文書檔案的通用性、安全性和可視性，使用者可在任何時間、任何地點通過智能化檢索快速地查找到所需數(shù)據(jù)，不但節(jié)省了大量的人力、物力資源，更有效促進了各個部門之間的信息傳遞和交流。由于檔案的具體信息來源于組織內(nèi)的各個部門，而文書檔案最重要的操作價值在于它的應用，因此在保證信息系統(tǒng)安全的前提下，此舉既保證了獲取信息的及時性，又強化了科學式的管理模式，實現(xiàn)了各個部門之間檔案信息方便快捷地共享和交流，促進了系統(tǒng)內(nèi)各項工作的順利開展。

2.2 增強檔案信息的安全性

現(xiàn)如今，各企事業(yè)機構(gòu)的文書檔案管理尚處于電子檔案與紙質(zhì)檔案共存、互為補充的階段。紙質(zhì)檔案有厚厚的時代感，而電子檔案則有時代的潮流感。在一定程度上說，由于紙質(zhì)檔案需要進行人工保管和保存，檔案載體單一，在整理、借閱、復制等過程中很容易造成損毀，如果檔案庫房“八防”不到位，也容易產(chǎn)生霉變、受潮或毀壞。在此方面，電子檔案就有著獨特的優(yōu)勢，檔案的利用通過電腦、光盤、U盤和圖像記錄等方式就能完成，無需翻閱紙質(zhì)檔案，因此電子檔案的損壞程度較于紙質(zhì)檔案少，而紙質(zhì)檔案的改動辨識度相較于電子檔案高，此舉提高了檔案信息的安全性，并最大程度地減少了資源消耗。

3 文書檔案的數(shù)字化管理現(xiàn)狀及問題

3.1 文書檔案的整理和保存問題

傳統(tǒng)式的管理不論是在手段或是流程上都存在不足，而且還會占用大量的人力和物力資源，不僅會增大管理消耗的成本，而且還會影響檔案信息的篩選和整理，在空間和成本上都有很大的漏洞[2—3 ]。由于長期以來形成的不重視檔案管理的傳統(tǒng)觀念，導致企事業(yè)單位對檔案管理方面的投入普遍不足，很多單位甚至沒有獨立的檔案室。很多檔案庫房陰暗潮濕，不能按規(guī)定做到“防火、防盜、防高溫、防光、防潮濕、防蟲、防霉、防塵”，未能配備滅火器、空調(diào)、除濕機、溫濕度測試儀等設(shè)備，計算機、掃描儀、光盤刻錄機等基本工具缺失，檔案裝具不符合國家標準，檔案管理存在簡單粗暴、不規(guī)范的現(xiàn)象。

3.2 電子文檔信息的安全性

文書檔案的數(shù)學化管理仍然存在著一定風險性，一旦發(fā)生技術(shù)上的問題，出現(xiàn)信息混亂、流失的可能性便很大，而且容易造成不可彌補的困境[4 ]。電子檔案相較于紙質(zhì)檔案，其中的信息內(nèi)容更容易被篡改，并且經(jīng)過細微改動后不會影響檔案的整體布局，因而很難從中看出破綻。但細小的改動仍然會破壞檔案信息，降低其真實性，因而對于電子檔案的保密性和安全性是非常值得重視和解決的問題。另一方面，由于電子檔案不存在特殊的筆跡和紙質(zhì)的影響，容易更改，因而存在較大的改動性，且不具有辨識度;未能嚴格按照數(shù)字化管理和保密的流程行事，會導致檔案信息出現(xiàn)泄露的情況，進而威脅到檔案信息的安全性。

3.3 文書檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

現(xiàn)代化文書檔案管理對從業(yè)人員的職業(yè)技能和素養(yǎng)提出了更高的要求，專職檔案員應全面掌握檔案信息修正等相關(guān)技術(shù)。但是由于大部分機構(gòu)缺乏專業(yè)的檔案管理人員，很多單位都是兼職檔案員從事檔案工作，因而造成了高素質(zhì)、高技術(shù)的管理人員和復合型人才短缺。長期以來在客觀主觀因素的影響下，檔案工作者“重保管，輕服務”的現(xiàn)象較重，被動的工作方式也影響了文書檔案的日常利用。加之文書檔案的數(shù)字化管理對檔案管理人員的計算機水平要求較高，但現(xiàn)階段檔案從業(yè)者數(shù)字化管理的整體水平偏低，數(shù)字化管理理念缺乏的現(xiàn)狀也對文書檔案的數(shù)字化管理提出了挑戰(zhàn)。

3.4 信息化平臺建設(shè)滯后

文書檔案的數(shù)字化管理需要建立在完善的信息化平臺建設(shè)基礎(chǔ)上，各企事業(yè)單位必須有足夠的重視及資金投入才能實現(xiàn)。但在現(xiàn)實情況中，由于管理部門對該項工作的忽視，進而不能實現(xiàn)應有資金的投入，相應的掃描設(shè)備、軟硬件設(shè)備無法配套，人員培訓稍有欠缺，就會造成信息化平臺建設(shè)的擱淺。在這種情況下，信息化平臺建設(shè)無法到位，將導致文書檔案的數(shù)字化管理淪為一紙空談。

4 新形勢下文書檔案數(shù)字化管理的改進策略

4.1 領(lǐng)導重視，統(tǒng)一規(guī)劃

文書檔案的所在部門負責人和分管領(lǐng)導應對檔案數(shù)字化管理的必要性和重要性有高度認可，充分提高對此項工作的重視和關(guān)注，并制定相應的工作規(guī)劃。這需要檔案管理員充分學習檔案法及相關(guān)規(guī)定，并對現(xiàn)代化文書檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀及存在的問題學透吃透，以便于向分管領(lǐng)導作出充分的解釋說明。在確定文書檔案的管理模式后，核算應用數(shù)字化管理所涉及到的人力、物力和財力，以便于統(tǒng)籌管理過程中的財務預算，更快更準確地通過招投標購買計算機、掃描儀、軟硬件等實用性強且利于數(shù)字化管理的工具。

4.2 完善標準，優(yōu)化管理

新形勢下，文書檔案數(shù)字化實行優(yōu)化式的管理策略，通過數(shù)字化技術(shù)的配合，多角度整理、優(yōu)化思路，盡可能多地創(chuàng)建并整合管理機制，并增加篩選和階段性封存機制，為更多的信息儲備提供充足的空間。文書檔案的優(yōu)化策略需要長期的規(guī)劃和設(shè)計，并非一朝一夕就可完成，每個單位從事的行業(yè)領(lǐng)域各不相同，應從多個不同的信息管理策略中不斷優(yōu)化而制定出可操作性強且極具標準性的管理規(guī)劃，并充分借鑒學習兄弟單位在該領(lǐng)域好的經(jīng)驗和做法，對其他單位在數(shù)字化管理過程中出現(xiàn)的問題和瑕疵進行提前規(guī)避，以確保各項工作有序推進。