檔案信息化建設(shè)中的問題與建設(shè)路徑初探

柳春紅

摘要：如今互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展速度不斷加快，信息化逐漸融入人們的生活，在這一背景下，原本的紙質(zhì)文件慢慢被數(shù)字文件所取代。檔案數(shù)字化越來越常見。原本檔案資源具有各種不同的功能，但隨著檔案信息化的發(fā)展，可以將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案信息，通過信息化的方式進(jìn)行存儲并相互連接，各項管理也是通過計算機(jī)系統(tǒng)來進(jìn)行，從而使檔案信息庫變得更加有序，在需要的時候及時將資源調(diào)出，真正做到資源共享。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;問題;路徑

信息技術(shù)從20世紀(jì)90年代逐漸普及，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用發(fā)展速度不斷加快，檔案信息化得到了很大的發(fā)展。在該時期，產(chǎn)生了很多電子文件，通過固有的管理方式無法對紙質(zhì)檔案文件進(jìn)行較好的保護(hù)，檔案必須要有足夠的可靠性及原始性，不過這個時期檔案書面文件被損毀的情況相對普遍，比較嚴(yán)重的甚至無法識讀。2005年4月1日出臺了相關(guān)的法律，使電子文件管理朝著獨立化方向發(fā)展。2015年國家檔案局發(fā)表了相關(guān)文件，這給檔案信息化服務(wù)提供了良好的政策環(huán)境。檔案信息化是一種新型的檔案信息形態(tài)，將存儲技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)等集于一體，查找資源比較便利，不容易遭到損害，是新時代背景下的互聯(lián)網(wǎng)交互技術(shù)。

一、檔案信息化概述

（一）檔案信息化的概念

在國家檔案建設(shè)管理部門做出規(guī)劃背景下，檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)運而生，將現(xiàn)代化信息技術(shù)運用到檔案管理過程中，通過數(shù)字化技術(shù)對檔案信息作出相應(yīng)的整理，從而給查閱提供便利。原本檔案整理模式最主要的是通過文件書面的形式裝訂成冊，在需要信息的時候查找翻閱，而如今則是通過數(shù)字化對各種文件信息進(jìn)行存儲，在查找的時候更為便利，逐漸朝著社會化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化及數(shù)字化方向發(fā)展。檔案信息化建設(shè)務(wù)必遵守以下三個原則：保障網(wǎng)絡(luò)安全、文檔一體化及雙軌制。

（二）檔案信息化的內(nèi)容

1.檔案信息的數(shù)字化

其含義是通過高速掃描、數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)壓縮等技術(shù)，把聲像文件、紙質(zhì)文件存儲為電子檔案，通過系統(tǒng)化的處理方式，形成有序的檔案信息庫。其主要原則包括以下幾點：效益性、規(guī)范性及安全性原則。檔案信息數(shù)字化內(nèi)容主要包括以下兩點：一是檔案目錄信息，二是檔案全文信息，二者皆需要數(shù)字化。面臨的困難包括：技術(shù)尚未達(dá)到比較成熟的程度，沒有形成規(guī)模化、數(shù)字化問題。

2.檔案網(wǎng)站建設(shè)

在公共信息服務(wù)網(wǎng)站以上，檔案機(jī)構(gòu)通常會設(shè)立一個站點，這便是檔案網(wǎng)站。其通常是以主頁的形式呈現(xiàn)，使用戶能夠享受有關(guān)的檔案服務(wù)，并進(jìn)行各項檔案宣傳活動。為了推動檔案信息化建設(shè)，一定要做好檔案網(wǎng)站的工作，它可以讓檔案部門與社會各界形成更加緊密的聯(lián)系。如果檔案網(wǎng)站建設(shè)發(fā)展比較順利，之后的各項工作都能夠從中獲得便利，既可以讓工作變得更加輕松，同時也能夠節(jié)約時間。檔案網(wǎng)站的功能主要包括以下幾點：交流、服務(wù)及宣傳。其內(nèi)容則通常包括下述幾方面：檔案利用服務(wù)信息、檔案工作信息、檔案資源信息及檔案機(jī)構(gòu)信息。推動檔案網(wǎng)站的發(fā)展，可以對檔案工作形成助推作用。讓中國檔案管理工作朝著一體化、規(guī)范化方向發(fā)展。

（三）檔案管理系統(tǒng)

該系統(tǒng)會讓標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范模板更加統(tǒng)一，從而使整個文件管理過程朝著更加規(guī)范化的方向發(fā)展;促使檔案資源信息共享服務(wù)平臺變得更加完善，推動編研發(fā)布、采集、借閱利用及移交接收等整個檔案管理過程朝著信息化方向發(fā)展。與此同時，業(yè)務(wù)管理模式逐漸朝著服務(wù)化方向轉(zhuǎn)變，并在此基礎(chǔ)上發(fā)展數(shù)據(jù)流及業(yè)務(wù)流。正是在檔案管理系統(tǒng)的作用下，使企事業(yè)單位的檔案管理朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)從一方面來說，能夠讓用戶對檔案進(jìn)行更好的管理，同時便于進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)查詢，從另一方面來說，可以和MIS信息管理系統(tǒng)及OA辦公自動化結(jié)合，發(fā)揮更大的

作用。

二、檔案信息化過程中存在的問題

（一）檔案信息化程度不高

目前在進(jìn)行檔案收集的時候，大部分還是通過紙質(zhì)來進(jìn)行，缺乏足夠的信息化建設(shè)水平。工程建設(shè)所錄制的視頻、聲像及圖片等檔案，未能完全收集起來，工程項目周期檔案記錄也缺乏完整性，檔案收集形式不夠多樣，與信息化檔案建設(shè)不相符。同時也缺乏檔案信息化建設(shè)意識，對檔案信息化并未進(jìn)行深入的了解。

（二）檔案信息化的平臺建設(shè)水平較低

如今檔案信息化主要是通過新媒體及互聯(lián)網(wǎng)等媒介進(jìn)行，許多建設(shè)單位及檔案管理部門還在“摸著石頭過河”，信息化平臺建設(shè)尚存在不足之處，不管是開發(fā)利用、人機(jī)交互，亦或是在線指導(dǎo)、遠(yuǎn)程監(jiān)督，都具有大量問題。在整個檔案行業(yè)中，移動客戶端的發(fā)展速度并不快。從整體來說，企業(yè)硬件設(shè)備相對缺乏，對于信息化及數(shù)字化的有關(guān)設(shè)備，不愿意投入資金來進(jìn)行購買，這從某種程度上來說，對工程檔案信息化發(fā)展產(chǎn)生了一定的制約

作用。

（三）檔案的信息化建設(shè)人員素質(zhì)不高

檔案信息化建設(shè)中缺乏高質(zhì)量的優(yōu)秀人才，建設(shè)企業(yè)的檔案管理人員流動大，專業(yè)性人才缺乏，年輕人對檔案工作重視不足，覺得檔案工作不可以充分發(fā)揮其發(fā)展?jié)摿?。檔案管理工作人員缺乏標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，對信息化管理檔案缺乏充足的了解，促使信息化檔案管理建設(shè)不能非常好地應(yīng)用推廣，依靠傳統(tǒng)模式管理檔案，已經(jīng)無法滿足當(dāng)前的檔案工作需要。許多公司的檔案管理還滯留在手工制作管理環(huán)節(jié)，不能滿足信息化管理的新

規(guī)定。

三、檔案信息化建設(shè)問題的解決方法

（一）重視檔案信息化建設(shè)

第一，推動信息化標(biāo)準(zhǔn)朝著更加規(guī)范的方向發(fā)展。檔案管理部門應(yīng)該按規(guī)矩辦事，根據(jù)國家所制定的各項標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范開展工作，無論是檔案整理錄入、整理模板還是驗收標(biāo)準(zhǔn)，都要進(jìn)行統(tǒng)一，并真正貫徹落實，不可有絲毫松懈。第二，要進(jìn)行更加有效的監(jiān)督指導(dǎo)。工程建設(shè)的整個過程都要進(jìn)行相關(guān)的監(jiān)督及指導(dǎo)，對于檔案信息化所具有的各項優(yōu)點，要積極開展宣傳活動，可采取進(jìn)入工地指導(dǎo)、培訓(xùn)等方式，推動檔案信息化建設(shè)工作的發(fā)展。讓工作人員具有強(qiáng)烈的工程檔案信息化意識，知曉其優(yōu)勢并進(jìn)行充分的利用。第三，企業(yè)要貫徹落實有關(guān)規(guī)范。企業(yè)是工程項目的重要參與者，對于檔案信息化建設(shè)的各項標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，應(yīng)該進(jìn)行嚴(yán)格的落實。

（二）建設(shè)檔案信息化平臺

從信息化的角度來說，信息化平臺建設(shè)有著非常重要的意義，要想讓平臺變得更加完善，首先應(yīng)該明確服務(wù)對象的需求。第一，檔案管理部門應(yīng)該不斷加大力度，推動交互式網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)，從而使檔案信息化變得更加簡單。通過信息化平臺，檔案管理部門可以及時監(jiān)督各項資料的真實性，對此做出相應(yīng)的審核。第二，建設(shè)單位同樣要發(fā)揮主動性，積極參與到信息化平臺建設(shè)過程中，對平臺的各項工作，安排專門的人員跟進(jìn)，從而真正做到檔案信息化發(fā)展。比如視頻、圖紙等資料，建設(shè)單位要盡快上傳，從而給檔案管理部門留足審核時間，如果文件與規(guī)范不相符，要及時告知，等到工程師順利結(jié)束后將相關(guān)紙質(zhì)文件進(jìn)行保存。

（三）培育檔案信息化人才

人才建設(shè)是完成信息化管理檔案建設(shè)的有力保障，檔案信息化管理必須懂工程專業(yè)知識又懂檔案專業(yè)，與此同時還需要具有電子信息技術(shù)的專業(yè)人才。首先，做好檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。組織檔案管理人員學(xué)習(xí)新政策、最前沿基礎(chǔ)理論、專業(yè)技能等，持續(xù)開闊職工視野，做好檔案管理。其次，按時進(jìn)行公司檔案管理人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)。以集中化開班、公司具體指導(dǎo)、網(wǎng)上咨詢等方式、多種渠道進(jìn)行學(xué)習(xí)培訓(xùn)，讓公司更全方位地把握檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。比如：邀約檔案領(lǐng)域的權(quán)威專家和有關(guān)技術(shù)性人員向檔案管理人員開展講課，根據(jù)有關(guān)案例解讀存檔方法。高度重視人才的培養(yǎng)、人性化服務(wù)，讓優(yōu)秀人才保留下來，防止員工流失導(dǎo)致工作

間斷。

四、結(jié)束語

如今信息化發(fā)展速度不斷加快，在當(dāng)前的時代背景下，信息化已經(jīng)融入人們的生活，在許多不同的行業(yè)都得到了發(fā)展。不斷加大工作力度，促使企業(yè)檔案朝著信息化方向發(fā)展，這與本國信息化戰(zhàn)略目標(biāo)相符，同時也能讓現(xiàn)代用戶的需求得到更好的滿足。企業(yè)檔案信息化建設(shè)需要時間來慢慢完善，不可能很輕易就取得成功。歷經(jīng)幾十年的發(fā)展，我國企業(yè)檔案信息化建設(shè)確實取得了進(jìn)步，收獲了一定的成效，但跟其他行業(yè)相比之下，企業(yè)檔案信息化建設(shè)起步較晚。就目前情況來看，還面臨著大量問題，需要在實踐中不斷完善。為了推動企業(yè)檔案信息化的發(fā)展，我們應(yīng)該做到以下幾點：培養(yǎng)具有較強(qiáng)專業(yè)性的企業(yè)檔案人才、對企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行統(tǒng)一的管理、讓企業(yè)檔案信息化具有更強(qiáng)的安全保障、促使企業(yè)檔案信息化基礎(chǔ)條件的完善、樹立良好的企業(yè)檔案信息化觀念。唯有如此，才可以讓企業(yè)檔案信息化建設(shè)實現(xiàn)跨越式發(fā)展。

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