紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作實(shí)踐及探索

李福明

摘要：開(kāi)展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，是推進(jìn)建設(shè)規(guī)范數(shù)字檔案室的重要環(huán)節(jié)，是提高檔案使用效率的有效途徑。探索行之有效的管理措施，對(duì)推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作具有重要意義。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案;數(shù)字化;實(shí)踐;探索

1.前期調(diào)研情況

2020年，為推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，組織各業(yè)務(wù)科室、專業(yè)服務(wù)公司對(duì)2019年以前的檔案建設(shè)工作進(jìn)行了集中調(diào)研。

1.1文書(shū)檔案情況

街道黨政辦文書(shū)檔案300盒（3cm），已整理、裝盒。但，歸檔章要素及檔案卷盒填寫(xiě)不完整，需進(jìn)行補(bǔ)充完善;條目著錄和原文未進(jìn)行數(shù)字化，未制作目錄。

拆遷檔案盒各業(yè)務(wù)處室檔案2000盒（3cm），已進(jìn)行收集。但，未達(dá)到檔案規(guī)范化管理要求，需進(jìn)行鑒定、整理、立件、歸檔;條目著錄和原文未進(jìn)行數(shù)字化，未制作目錄。

1.2會(huì)計(jì)檔案情況

會(huì)計(jì)檔案1500盒。其中，會(huì)計(jì)憑證需整理?yè)Q盒，填寫(xiě)全宗、目錄、案卷號(hào)、附件張數(shù)等內(nèi)容;會(huì)計(jì)賬本、報(bào)表需進(jìn)行整理組卷。未進(jìn)行條目著錄，未制作目錄。

1.3實(shí)物檔案情況

實(shí)物檔案100件，已收集管理。但，需進(jìn)行整理、編目、歸檔;未進(jìn)行條目著錄，未制作目錄。

1.4人事檔案情況

人事檔案60盒，已進(jìn)行收集分類整理。但，需進(jìn)行進(jìn)一步鑒定、審核;未進(jìn)行條目著錄，未制作目錄。

2.紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作實(shí)踐

2020年初，采取外包服務(wù)的方式，啟動(dòng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，采取以下步驟和措施。

2.1強(qiáng)化日常管理，科學(xué)系統(tǒng)整理紙質(zhì)檔案，為數(shù)字化打好基礎(chǔ)

一是領(lǐng)導(dǎo)重視，責(zé)任到位。把檔案管理工作列入部門(mén)考核、個(gè)人崗位職責(zé);二是有章可循，嚴(yán)格執(zhí)行。制定《檔案保密制度》《檔案管理制度》《檔案室管理制度》《檔案整理歸檔制度》《檔案人員崗位職責(zé)》《檔案借（查）閱制度》等規(guī)章制度，堅(jiān)持上年應(yīng)歸檔材料，在本年2月底前完成立卷、歸檔、編號(hào)、編目、排列入柜任務(wù);三是歸檔統(tǒng)一規(guī)范，數(shù)字化工作有根基。依據(jù)歸檔文件整理規(guī)則（DAT 22-2015），認(rèn)真按照分類大綱，采取分年度、分類別、分保管期限等方法進(jìn)行組卷，做到案卷裝具標(biāo)準(zhǔn)，歸檔齊全，分類科學(xué)。

2.2、提前編制預(yù)算，工作經(jīng)費(fèi)有保障

第一步，依據(jù)上一階段紙質(zhì)檔案歸檔調(diào)研情況，分類編制綜合文書(shū)檔案、拆遷及業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案、人事檔案數(shù)字化加工經(jīng)費(fèi)預(yù)算。如：

第二步，將所需費(fèi)用納入政府支出年度預(yù)算，保障經(jīng)費(fèi)。

2.3加工服務(wù)公司選聘及質(zhì)量控制

第一步，編制檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目購(gòu)買(mǎi)服務(wù)方案。有幾個(gè)重要內(nèi)容需特別注意。一要說(shuō)明編制依據(jù)，如：國(guó)家、省、市相關(guān)文件、法規(guī)要求;二要在編制《X X X檔案數(shù)字化加工費(fèi)用預(yù)算編制》的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步明細(xì)規(guī)范參數(shù)、工程量及控制單價(jià)。如：

三要依據(jù)省、市檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)管理有關(guān)規(guī)定，明確承接標(biāo)準(zhǔn)，如：具備提供本項(xiàng)服務(wù)所必需的設(shè)施、人員和專業(yè)技術(shù)能力。必須具有“云南省檔案數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)備案證書(shū)”，且證書(shū)在有效期內(nèi)，等等;四要明確購(gòu)買(mǎi)方式。根據(jù)《云南省人民政府辦公廳關(guān)于印發(fā)云南省2020年政府集中采購(gòu)目錄及標(biāo)準(zhǔn)的通知》（云政辦函〔2020〕25號(hào)）文件規(guī)定，明確購(gòu)買(mǎi)方式，如：集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)采購(gòu)項(xiàng)目及部門(mén)集中采購(gòu)項(xiàng)目之外屬于分散采購(gòu)，單項(xiàng)或批量金額在60萬(wàn)元（不含）以下的項(xiàng)目，不屬于政府采購(gòu)范圍，由單位按照內(nèi)控、財(cái)務(wù)制度執(zhí)行（按照以上文件要求，根據(jù)項(xiàng)目規(guī)模酌情確定）;五要明確評(píng)選條件。除應(yīng)具備以上要求的承接標(biāo)準(zhǔn)外，建議綜合考慮單價(jià)和總額，綜合選定;六要明確結(jié)算方式。建議按中標(biāo)單價(jià)、實(shí)際量結(jié)算。其他內(nèi)容，根據(jù)需要酌情編制。

第二步，選聘服務(wù)公司。根據(jù)《檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目購(gòu)買(mǎi)服務(wù)方案》明確的購(gòu)買(mǎi)方式，選聘服務(wù)公司，建議在省、市官方網(wǎng)站分布的“檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)備案情況公示”中選定。

第三步簽訂《項(xiàng)目服務(wù)合同》《保密協(xié)議》。合同約定事項(xiàng)要重點(diǎn)明確以下內(nèi)容。一是中標(biāo)報(bào)價(jià)清單，注意核對(duì)是否與競(jìng)標(biāo)報(bào)價(jià)清單一致;二是加工技術(shù)參數(shù)，進(jìn)一步明細(xì)各個(gè)加工環(huán)境技術(shù)參數(shù);三是安全保密，明確安全保密措施;其他事項(xiàng)根據(jù)合同規(guī)范確定?！侗Ｃ軈f(xié)議》要重點(diǎn)明確以下內(nèi)容。一是明確保密空間;二是保密義務(wù)期限;三是明確保密內(nèi)容;四是加工人員保密協(xié)議簽訂和日常教育;五是明確罰則。

第四步，提供加工條件。提供具備加工條件的場(chǎng)所，盡量與檔案室相連，避免長(zhǎng)途移動(dòng)檔案，造成檔案遺失、破損;提供具備保密要求的加工設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、聲像采集設(shè)備、移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等。

第五步，質(zhì)量控制。設(shè)置專人負(fù)責(zé)督促檢查服務(wù)公司落實(shí)保密、安全管理、操作規(guī)范等工作，及內(nèi)部協(xié)調(diào)工作;服務(wù)公司設(shè)置專人負(fù)責(zé)水、電及防盜安全及保密安全，負(fù)責(zé)督促落實(shí)檔案資料管理要求等工作。

第六步，組織驗(yàn)收。下一步，將依據(jù)國(guó)家、省、市紙質(zhì)檔案數(shù)字化制度，借鑒云南省檔案局研究成果《紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)體系》，通過(guò)服務(wù)公司自檢、街道初驗(yàn)、組織上級(jí)檔案部門(mén)專家驗(yàn)收三個(gè)階段，對(duì)安全保密、檔案掃描、圖象處理、目錄建庫(kù)、數(shù)據(jù)掛接、文件級(jí)目錄及題名、檔案整理、數(shù)據(jù)備份等九個(gè)環(huán)節(jié)開(kāi)展驗(yàn)收工作。

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