當(dāng)前企業(yè)檔案收集與整理存在的主要問題及對(duì)策

石麗樺

摘 要：收集與整理是企業(yè)檔案管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，直接影響企業(yè)整個(gè)檔案管理工作的順利開展?；诖耍疚姆治霎?dāng)前企業(yè)檔案收集與整理工作中存在的主要問題，提出做好檔案收集與整理工作的對(duì)策，供參考。

關(guān)鍵詞：收集;整理;檔案;企業(yè);問題;對(duì)策

企業(yè)檔案類型多種多樣：經(jīng)營(yíng)（行政）管理、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、人事、會(huì)計(jì)等檔案，在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。檔案收集整理是企業(yè)檔案管理工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，是確保企業(yè)檔案齊全完整、安全保管和有效利用的重要前提。在信息社會(huì)高度發(fā)達(dá)的今天，檔案信息資源越來(lái)越多，企業(yè)檔案收集面臨一些新的情況和問題，需要我們認(rèn)真對(duì)待，深入分析研究，采取有效對(duì)策，及時(shí)解決

1 現(xiàn)階段企業(yè)檔案收集與整理工作中存在的主要問題

1.1 對(duì)檔案收集與整理工作重視程度不夠

一些企業(yè)未能正確認(rèn)識(shí)檔案收集與整理工作的重要性及作用。有的企業(yè)檔案收集與整理工作未納入企業(yè)檔案管理應(yīng)有的議事日程，未制定相關(guān)的規(guī)章制度，檔案收集與整理工作難以順利開展。有的企業(yè)雖然制定了檔案管理制度，但并沒有在實(shí)際工作中有效落實(shí)和嚴(yán)格執(zhí)行，形同虛設(shè)，難以有效發(fā)揮作用。

1.2 檔案管理人員的收集整理意識(shí)薄弱

一些企業(yè)檔案管理人員收集整理檔案的意識(shí)比較薄弱，檔案收集整理能力及專業(yè)技能不強(qiáng)，實(shí)效性差。有的檔案管理人員收集劃分檔案資料時(shí)，更關(guān)注重要的文件資料，對(duì)于普通的檔案資料缺乏重視，降低了檔案收集與整理的效率和質(zhì)量，甚至出現(xiàn)珍貴的檔案資料收集不完整、缺失及破損的問題，難以保障檔案的全面性和真實(shí)性。有的檔案管理人員責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，尤其是各相關(guān)業(yè)務(wù)部門兼職負(fù)責(zé)本業(yè)務(wù)部門檔案收集的人員，或出于日后自己工作方便隨拿隨有的思想，不愿意歸檔移交給綜合檔案室，用的時(shí)候才發(fā)現(xiàn)無(wú)從查找。有的沒有認(rèn)真核實(shí)資料的來(lái)源及出處，缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性和規(guī)范性，不能確保檔案材料的真實(shí)性、可靠性，影響檔案利用。

1.3 檔案收集工作不到位

現(xiàn)階段企業(yè)檔案收集與整理工作不到位的現(xiàn)象比較普遍。

1.3.1檔案收集整理流程規(guī)范性較差。檔案管理人員在進(jìn)行檔案歸類時(shí)，沒有按照規(guī)則嚴(yán)格合理地分類排列，對(duì)文件資料的擺放較隨意，交叉歸檔，不成章法，嚴(yán)重降低了管理工作的效率與質(zhì)量。

1.3.2 檔案收集與整理工作模式陳舊。隨著現(xiàn)代科技的快速發(fā)展，企業(yè)檔案中不僅包括紙質(zhì)檔案，也出現(xiàn)了許多數(shù)字檔案，由于受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，對(duì)數(shù)字檔案的認(rèn)識(shí)不足，電子檔案管理難以落實(shí)，無(wú)法與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式有機(jī)融合，最終使得企業(yè)檔案工作效率與質(zhì)量無(wú)法有效提升

1.3.3 檔案信息的真實(shí)可靠性較低。檔案是企業(yè)歷史信息的統(tǒng)計(jì)及記錄，只有保證檔案資料信息真實(shí)可靠，才能夠充分發(fā)揮作用。目前企業(yè)檔案收集與整理工作中仍存在信息篡改現(xiàn)象，檔案信息的真實(shí)可靠性降低。

1.3.4 檔案完整性不足。一些檔案在時(shí)間和頁(yè)碼上有連貫性。而有些企業(yè)在收集整理檔案歸檔時(shí)，沒有將相關(guān)時(shí)間（要素）錄入其中，存在檔案缺頁(yè)的現(xiàn)象，大大降低了企業(yè)檔案資料的完整性。

1.4 實(shí)際整理操作不夠規(guī)范

1.4.1 文書檔案

1.4.1.1 重“紅頭”文件材料收集、輕其他文件材料。特別是各類基礎(chǔ)性文件材料的收集與歸檔比較欠缺，如黨組（支部）會(huì)議記錄、各種會(huì)議形成成套材料、總結(jié)、計(jì)劃、報(bào)表、反映重要活動(dòng)過程、評(píng)先表彰材料、收發(fā)文登記簿、職工花名冊(cè)、介紹信存根等。

1.4.1.2 檔案編目不夠規(guī)范，如合同協(xié)議的題名未體現(xiàn)甲乙雙方及合同內(nèi)容，會(huì)議紀(jì)要題名未摘錄議題，文件辦理單未摘錄文件主要內(nèi)容，涉及本單位人物的題名未補(bǔ)充姓名，內(nèi)情通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等特殊文號(hào)填寫不規(guī)范;在多個(gè)責(zé)任者之間未用“;”隔開，責(zé)任者未使用全稱或規(guī)范簡(jiǎn)稱。

1.4.1.3 文件排列不夠系統(tǒng)，如同一事項(xiàng)的關(guān)聯(lián)文件未集中排列，分開排列的請(qǐng)示、批復(fù)未相互備注，“件”內(nèi)文件未按正文、附件、簽發(fā)單、草稿、賬外文件順序排列。

1.4.2 科技檔案

文件類目與項(xiàng)目劃分的準(zhǔn)確性，相關(guān)項(xiàng)目歸檔范圍判斷的準(zhǔn)確率、案卷題名是否完善，卷內(nèi)目錄是否逐條錄入，是否編頁(yè)碼，填寫卷內(nèi)備考表，是否收集歸檔項(xiàng)目施工照片等，容易被忽略，導(dǎo)致不齊全、不準(zhǔn)確。

1.4.3 會(huì)計(jì)檔案

1.4.3.1 會(huì)計(jì)檔案編制不夠規(guī)范、完善。如賬簿、報(bào)表、其他類未用綿紙封角，財(cái)務(wù)報(bào)告未蓋財(cái)務(wù)專用章、缺卷內(nèi)目錄，會(huì)計(jì)憑證包角未蓋騎縫章，備考表格式誤用文書檔案格式，備考表中財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、立卷人以打印或復(fù)印代替親筆簽名，財(cái)務(wù)報(bào)告、賬簿漏編頁(yè)碼，案卷編號(hào)不規(guī)范，會(huì)計(jì)檔案卷皮（盒）填寫不完善

1.4.3.2 案卷目錄填寫不夠規(guī)范，案卷題名填寫未體現(xiàn)立檔單位、年度月份、會(huì)計(jì)形式等。

1.4.4 聲像檔案

1.4.4.1 企業(yè)公務(wù)活動(dòng)中形成的聲像材料收集和歸檔較少，如錄音、錄像、反映本單位核心業(yè)務(wù)活動(dòng)的照片，照片說(shuō)明一同移交不足，整理人員無(wú)法完整地填寫照片六要素說(shuō)明。

1.4.4.2 整理、編目與裝具不夠規(guī)范，照片編號(hào)不規(guī)范，組號(hào)未編寫，照片說(shuō)明中背景信息、人物位置交待不細(xì)致。

2 解決企業(yè)檔案收集與整理工作中存在問題的對(duì)策

2.1 提高對(duì)檔案收集整理工作的認(rèn)識(shí)，建立完善相關(guān)制度

為進(jìn)一步做好檔案收集與整理工作，發(fā)揮作用，必須轉(zhuǎn)變觀念，提高對(duì)檔案收集整理工作的認(rèn)識(shí)，將檔案收集整理作為企業(yè)檔案管理工作的重要內(nèi)容來(lái)抓，歸檔制度，明確檔案分類方案、保管期限劃分，歸檔時(shí)間、范圍、要求等，全面提升效率。應(yīng)明確歸檔期限，合理分類，避免出現(xiàn)遺失。應(yīng)合理確定檔案歸檔范圍。根據(jù)企業(yè)的主營(yíng)業(yè)務(wù)、發(fā)展目標(biāo)、組織架構(gòu)和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，確定企業(yè)檔案的歸檔范圍，確保檔案歸檔范圍的適應(yīng)性及針對(duì)性，保證企業(yè)檔案齊全完整。應(yīng)及時(shí)更新完善檔案管理制度，結(jié)合實(shí)際需求及企業(yè)發(fā)展情況，及時(shí)對(duì)檔案管理制度中存在的不適應(yīng)性進(jìn)行調(diào)整和更新，確保制度能夠適應(yīng)不同階段檔案收集與歸檔工作，避免出現(xiàn)與實(shí)際需求不一致的現(xiàn)象。

2.2 改進(jìn)工作方式，規(guī)范和提高檔案收集與整理的有效性

進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)檔案收集及整理的規(guī)范性，采取行之有效的措施，加大收集力度，注重加強(qiáng)基礎(chǔ)性文件材料、實(shí)物檔案等特殊載體檔案材料的收集歸檔，應(yīng)收盡收、門類齊全、整理規(guī)范。對(duì)傳統(tǒng)落后的工作方式予以改進(jìn)，提高檔案收集與整理的有效性。

2.2.1 應(yīng)對(duì)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)立專門或者兼職的管理崗位，配置專門管理人員，收集、整理、歸檔、保存階段性檔案材料，實(shí)時(shí)監(jiān)控檔案管理工作，一旦發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)上報(bào)并作出有效處理，保證檔案收集整理工作的有效性。

2.2.2 進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念和信息化管理設(shè)備，開發(fā)企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，全面推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)，提升檔案收集整理的效率。應(yīng)把檔案數(shù)字化工作納入檔案工作重要內(nèi)容，統(tǒng)籌規(guī)劃和安排室藏檔案數(shù)字化工作，加快傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。建立電子文件管理制度，推動(dòng)增量檔案電子化，不斷提高檔案信息化水平，為企業(yè)的發(fā)展提供更好服務(wù)。

2.2.3 從被動(dòng)向主動(dòng)方式轉(zhuǎn)變。檔案管理人員應(yīng)化被動(dòng)為主動(dòng)，積極與企業(yè)其他部門溝通聯(lián)系，統(tǒng)籌安排檔案收集整理工作進(jìn)程，制定合理工作流程，定期檢查，確保完整性、真實(shí)性，滿足檔案資料高效利用需求。

2.3 加強(qiáng)宣傳培訓(xùn)，提高企業(yè)有關(guān)人員收集整理檔案的意識(shí)及能力

企業(yè)有關(guān)人員應(yīng)進(jìn)一步增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，通過宣傳教育，使其正確認(rèn)識(shí)檔案工作在企業(yè)發(fā)展中的重要性，不斷提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)檔案工作責(zé)任意識(shí)，培養(yǎng)專業(yè)技能與專業(yè)素養(yǎng)，保證企業(yè)檔案收集與整理工作高效開展。

2.3.1 企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔案管理的普法宣傳教育。企業(yè)應(yīng)多渠道宣傳檔案工作，普及檔案管理工作基本知識(shí)、法律法規(guī);通過生動(dòng)事例對(duì)檔案的性質(zhì)及內(nèi)容等方面知識(shí)進(jìn)行講解，讓相關(guān)人員能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要性，在實(shí)際工作中自覺遵守檔案管理規(guī)章制度，積極參與檔案管理有關(guān)工作。

2.3.2 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。應(yīng)結(jié)合檔案管理人員實(shí)際工作情況及階段性績(jī)效考核目標(biāo)，健全機(jī)制，加大資金投入，采取有力措施，制定合理的、有針對(duì)性的專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃，提升檔案管理人員的管理理念，促使掌握專業(yè)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力。應(yīng)對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行必要的考評(píng)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)不足并予以完善。

收集與整理是企業(yè)檔案管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，對(duì)搞好企業(yè)檔案管理工作有重要影響和作用。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案收集與整理工作，針對(duì)工作中存在的問題，采取有效的對(duì)策，提高檔案收集與整理工作的規(guī)范性和有效性，為企業(yè)檔案管理工作的正常開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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（作者單位：福建泉廈高速公路管理有限公司）