檔案管理對醫(yī)院科研發(fā)展促進作用研究

摘 要：本文立足檔案管理對醫(yī)院科研發(fā)展的重要促進作用分析基礎(chǔ)上，探討了醫(yī)院科研檔案管理的現(xiàn)實特點、原則要求，以及做好新時期醫(yī)院科研檔案管理的具體舉措，從而發(fā)揮出其應(yīng)有促進作用，具有積極現(xiàn)實指導(dǎo)和參考價值。

關(guān)鍵詞：科研檔案;科研發(fā)展;檔案管理;醫(yī)院

概述

醫(yī)院科研包括課題項目申報、科研經(jīng)費管理、課題批文管理、論文發(fā)表登記、學(xué)術(shù)著作管理、成果鑒定驗收等文件材料，可分為課題立項、組織實施、項目驗收及項目評審等內(nèi)容。通過上述內(nèi)容形成的科研檔案，反映科研活動的全過程，具有重要的參考和憑證作用，也是醫(yī)院重要科研信息資源。做好科研檔案管理，對提升科研發(fā)展水平、規(guī)范科研行為、展示科研成果、增強醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)水平等具有重要現(xiàn)實意義。

1 檔案管理在科研發(fā)展中的作用

醫(yī)院科研檔案包括科研準(zhǔn)備階段的依據(jù)性資料（開題報告、項目申請書、論證資料等）、研究階段的過程性資料（關(guān)鍵技術(shù)、醫(yī)療流程、階段小結(jié)、數(shù)據(jù)分析等）、總結(jié)階段的結(jié)論性資料（研究報告、論文、專著、鑒定證書、結(jié)題報告等）、申報階段的成果性資料（科研成果獎?wù)隆⒆C書、專利證書等）、推廣階段的應(yīng)用性資料（臨床使用許可、轉(zhuǎn)讓合同、轉(zhuǎn)讓協(xié)議書等），醫(yī)院科研檔案內(nèi)容豐富，作用巨大。

1.1 利于科研工作延續(xù)

醫(yī)院科研檔案見證相關(guān)科研的各個過程，新的科研成果往往建立在前人科研成果基礎(chǔ)之上的深化。因此，醫(yī)院科研檔案成為后期科研重要文獻(xiàn)參考依據(jù)。今人通過對前人醫(yī)學(xué)領(lǐng)域相關(guān)科研成果的吸收、借鑒，并結(jié)合個人研究觀點和成果，將前人未解決的醫(yī)藥或醫(yī)療技術(shù)問題作為其新的研究對象，并對此開展新的更深層次的科學(xué)研究。因此，從科研活動的繼承性來看，做好科研檔案管理有利于科研工作的延續(xù)，將科研思路、技術(shù)路線、研究方法等應(yīng)用到新的科研領(lǐng)域，獲得新的科研成果。

1.2 利于科研成果轉(zhuǎn)化

醫(yī)院科研檔案包含大量醫(yī)學(xué)研究成果、醫(yī)學(xué)結(jié)論，以專利、成果、技術(shù)等形式呈現(xiàn)給廣大科研人員，成為醫(yī)院重要的信息資源和無形資產(chǎn)。通過科研檔案整理、編研和信息挖掘，促使科研成果向臨床轉(zhuǎn)化，解決醫(yī)學(xué)難題，造福于廣大患者，促進人類健康整體水平的提升。

1.3 利于科研活動管理

醫(yī)院科研檔案具有重要的借鑒、參考價值。做好醫(yī)院科研檔案管理，有利于科學(xué)研究的承接、新的科研項目的申報、指導(dǎo)學(xué)術(shù)交流。

2 醫(yī)院科研檔案管理的現(xiàn)實特點

2.1 業(yè)性強

從醫(yī)院科研檔案的內(nèi)容來看，醫(yī)院科研檔案具有很強的醫(yī)療專業(yè)性和檔案專業(yè)性，既要遵守《檔案法》，也要落實《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，以及《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》等。

2.2 成套性

從醫(yī)院科研檔案的形式來看，醫(yī)院科研檔案具有明顯的成套性。成套性是指醫(yī)院科研檔案的收集、整理和歸檔依附于特定的課題項目、科研工作而形成的一整套檔案資料內(nèi)容，其內(nèi)容前后有著密切聯(lián)系，是一個不可分割的有機整體。

2.3 階段性

從醫(yī)院科研檔案的過程來看，醫(yī)院科研檔案呈現(xiàn)出顯著的階段性，每一個階段都有著較為明確的檔案資料收集整理范圍、時間要求。準(zhǔn)備階段，需要收集醫(yī)院科研報告、課題論證資料、科研計劃書、設(shè)計書、任務(wù)書、合同書等。推廣應(yīng)用階段，需要收集醫(yī)院科研的成果轉(zhuǎn)讓協(xié)議、轉(zhuǎn)讓合同，應(yīng)用方案及科研成果執(zhí)行情況等。

2.4 現(xiàn)實性

從醫(yī)院科研檔案的價值來看，醫(yī)院科研檔案主要用以指導(dǎo)臨床，探索解決疑難雜癥的診治方案，提高醫(yī)療技術(shù)水平，以及相關(guān)的醫(yī)療管理等方面的新技術(shù)、新方案，具有很強的現(xiàn)實應(yīng)用性。而且，科研檔案會在較長時期內(nèi)發(fā)揮其現(xiàn)行應(yīng)用、參考價值，成為醫(yī)院科研發(fā)展、診療革新的重要依據(jù)。

3 醫(yī)院科研檔案管理的原則要求

《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》為新時期醫(yī)院科研檔案管理，發(fā)揮科研檔案在醫(yī)院科研發(fā)展中的作用提供了可靠保障。

3.1 保護利用原則

醫(yī)院科研檔案含有大量重要、有價值的科研信息，是推動醫(yī)院科研發(fā)展、促進醫(yī)療科技進步的重要支撐，因此，做好醫(yī)院科研檔案保護應(yīng)秉持保護與利用相統(tǒng)一原則，統(tǒng)籌做好醫(yī)院科研檔案管理和價值發(fā)揮。

3.2 集中統(tǒng)一原則

醫(yī)院科研檔案集中統(tǒng)一管理原則，就是要建立健全符合醫(yī)院科研檔案管理實際所需的科研檔案管理規(guī)章制度。要做到醫(yī)院科研檔案管理制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等統(tǒng)一，醫(yī)院科研檔案管理權(quán)應(yīng)集中于檔案管理部門或人員，發(fā)揮檔案管理人員的專業(yè)作用。

3.3 “三納入”“四同時”原則

“三納入”：醫(yī)院科研檔案納入科研管理制度體系，使科研檔案與科研工作制度方面深度融合;將科研檔案工作納入科研管理流程，使科研檔案與科研工作實踐同步推進;將科研檔案工作納入科研部門及人員職責(zé)考核體系，使科研檔案工作與科研考核及職責(zé)融合?！八耐健保横t(yī)院科研檔案與科研項目工作同部署，從下發(fā)科研計劃同時應(yīng)擬好科研歸檔計劃;同落實，將科研活動與檔案管理工作一道落實;同檢查，即科研項目檢查與科研文件資料管理同步;同驗收，即科研成果鑒定或驗收應(yīng)與科研檔案驗收一并推進。

3.4 分類分級審查/驗收原則

醫(yī)院科研檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守驗收原則，在項目結(jié)題驗收時，嚴(yán)格做好科研檔案完整、真實、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性驗收。醫(yī)院科研檔案驗收應(yīng)一級驗收一級，分類分級做好驗收。

3.5 經(jīng)費列入預(yù)算原則

經(jīng)費是科研活動的基礎(chǔ)和保障。醫(yī)院科研檔案工作應(yīng)堅持將科研檔案工作經(jīng)費納入科研經(jīng)費，做好預(yù)算，為后期醫(yī)院科研檔案管理提供扎實物質(zhì)保障。

4 醫(yī)院科研檔案管理的對策措施

4.1 完善醫(yī)院科研檔案管理制度

嚴(yán)格按照《檔案法》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，建立健全醫(yī)院科研檔案收集、整理、歸檔、移交、查詢及利用的具體規(guī)章制度，明確科研部門、檔案管理部門及人員的崗位職責(zé)，確?？蒲袡n案管理更加科學(xué)、規(guī)范、有序。

4.2 規(guī)范醫(yī)院科研檔案立卷

從預(yù)立卷與立卷兩個方面做好科研檔案立卷工作。預(yù)立卷是要求檔案管理人員根據(jù)科研檔案管理的現(xiàn)實特點和需要，及時收集科研檔案，分類存放。在做好預(yù)立卷工作基礎(chǔ)上，依據(jù)科研檔案管理規(guī)范，做好立卷，可按照科題項目組卷，按照文件資料形成先后順序進行排序，規(guī)范打頁碼，編制科研檔案檔號、案卷號及案卷題名，制定相應(yīng)的保管期限和密級，然后在規(guī)定的時間內(nèi)做好檔案移交，雙方簽字、存查。

4.3 統(tǒng)一醫(yī)院科研檔案管理

醫(yī)院科研管理部門應(yīng)及時將長期或永久保存的科研檔案移交至醫(yī)院檔案管理部門統(tǒng)一接收、管理，以維護醫(yī)院科研檔案的完整性、系統(tǒng)性。要做好醫(yī)院科研檔案的數(shù)字化、信息化管理，及時進行數(shù)字信息掛接，便于查詢和利用。做好醫(yī)院科研檔案的信息安全管理，通過身份認(rèn)證、密鑰、數(shù)字備份等形式，切實做好非傳統(tǒng)安全威脅因素的防范，切實筑牢科研檔案安全屏障。

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作者簡介：潘琳，大學(xué)學(xué)歷，天津市海河醫(yī)院館員，主要從事醫(yī)院檔案管理工作。