高職院校學(xué)籍檔案利用價(jià)值影響因素分析及對(duì)策

摘 要：本文探討了高職院校學(xué)籍檔案具有內(nèi)容多樣性、形成周期性、資料真實(shí)性和利用頻繁性等特點(diǎn)，并且學(xué)籍檔案在就業(yè)、校園文化宣傳中發(fā)揮著憑證、參考、激勵(lì)及服務(wù)價(jià)值作用。此外，還提出了影響高職院校學(xué)籍檔案利用價(jià)值的影響因素，即完整度、真實(shí)度和安全度，并針對(duì)高職院校學(xué)籍檔案的這些特點(diǎn)，提出了做好高職院校學(xué)籍檔案管理的對(duì)策措施，對(duì)提升高職院校學(xué)籍檔案工作具有積極的參考意義。

關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案;檔案利用價(jià)值;高職院校

概述

據(jù)統(tǒng)計(jì)，截至2020年末，我國專科層次職業(yè)教育在校生達(dá)到1480萬人。高職院校是我國教育的重要組成部分，肩負(fù)著為經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)與發(fā)展培養(yǎng)技能型、應(yīng)用型人才的使命。2019年以來，黨中央、國務(wù)院高度重視職業(yè)教育工作，鼓勵(lì)高職院校大力培養(yǎng)具有“工匠精神”的應(yīng)用型技能人才。高職院校學(xué)籍檔案是指高職院校學(xué)生通過考試，達(dá)到指定學(xué)校錄取條件并被錄取的過程記載，以及學(xué)生入校后德、智、體、美、勞全方面真實(shí)的情況。高職院校學(xué)籍檔案在就業(yè)、校園文化宣傳中發(fā)揮著憑證、情報(bào)、教育及服務(wù)的價(jià)值作用。

1 高職院校學(xué)籍檔案特點(diǎn)

1.1 內(nèi)容多樣性

高職院校學(xué)籍檔案包括學(xué)生的個(gè)人基本信息、在校期間的學(xué)業(yè)完成情況、在校期間獲得榮譽(yù)，還包括后期社會(huì)實(shí)踐等重要資料[1 ]。具體來說，包括高職院校學(xué)生報(bào)名注冊(cè)登記表、個(gè)人基本情況、注冊(cè)學(xué)習(xí)專業(yè)、學(xué)習(xí)課程，以及考試成績表、學(xué)籍異動(dòng)情況登記表，就業(yè)協(xié)議書，等等，內(nèi)容十分豐富、多樣，成為全面評(píng)價(jià)高職院校學(xué)生的重要來源。

1.2 形成周期性

高職院校分為三年制、五年制，學(xué)生的學(xué)籍檔案根據(jù)其學(xué)制年份的差異，在內(nèi)容形成上表現(xiàn)出明顯的周期性特點(diǎn)[2 ]。這就要求檔案工作者立足高職院校招生、培養(yǎng)的特點(diǎn)和實(shí)際，做好周期性學(xué)籍檔案資料的收集、分類、管理和歸檔，增強(qiáng)高職院校學(xué)生檔案管理的科學(xué)性。

1.3 管理動(dòng)態(tài)性

高職院校學(xué)籍檔案是一個(gè)不斷累積的動(dòng)態(tài)發(fā)展過程。相應(yīng)的資料都應(yīng)做到隨時(shí)收集、隨時(shí)記載，確保學(xué)籍檔案中的重要資料內(nèi)容的完整性，準(zhǔn)確反映高職院校學(xué)生的全面情況。

1.4 資料真實(shí)性

高職院校學(xué)籍檔案所記載的主要是反映學(xué)生基本情況，以及獎(jiǎng)勵(lì)和懲處等情況的原始資料，這些原始資料常需要教務(wù)處、學(xué)工處等履行相關(guān)審批手續(xù)，如“優(yōu)秀學(xué)生”資料審批，需要教務(wù)處學(xué)工對(duì)高職各個(gè)系（部）上報(bào)學(xué)生表現(xiàn)進(jìn)行鑒定，并經(jīng)審核后才能給予認(rèn)定。因此，學(xué)籍檔案資料真實(shí)、可靠。

1.5 利用頻繁性

據(jù)統(tǒng)計(jì)，學(xué)籍檔案是高職院校各種檔案利用中最為頻繁的一類檔案資料，約占利用人次的85%以上。高職院校學(xué)生畢業(yè)后就業(yè)，以及升學(xué)深造等，都需要頻繁應(yīng)用到學(xué)籍檔案資料。

2 高職院校學(xué)籍檔案價(jià)值

2.1 憑證價(jià)值

憑證價(jià)值是檔案的一項(xiàng)最基本價(jià)值，也是學(xué)籍檔案形成及特點(diǎn)所決定。高職院校學(xué)籍檔案記錄了學(xué)生從入學(xué)至畢業(yè)期間的學(xué)習(xí)歷程，客觀真實(shí)地反映了學(xué)生德智體美勞等綜合素能[3 ]。高職院校學(xué)生畢業(yè)后或就業(yè)，或深造，或參軍等，此時(shí)，學(xué)籍檔案將發(fā)揮法律憑證作用，證明學(xué)生的學(xué)歷、經(jīng)歷和能力。

2.2 參考價(jià)值

學(xué)籍檔案真實(shí)記錄了高職院校學(xué)生在學(xué)校期間學(xué)習(xí)，以及社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的原始記錄，通過學(xué)籍檔案資料的信息統(tǒng)計(jì)分析，能夠及時(shí)掌握專業(yè)就業(yè)情況、專業(yè)求學(xué)情況，根據(jù)學(xué)籍檔案信息的分析統(tǒng)計(jì)，分析高職專業(yè)的社會(huì)需求，從而為高職院校在專業(yè)的設(shè)置、修訂、完善，以及專業(yè)教學(xué)內(nèi)容的改革等方面提供重要參考價(jià)值。

2.3 激勵(lì)價(jià)值

高職院校學(xué)生畢業(yè)后采取的是自主擇業(yè)，以及企業(yè)擇優(yōu)錄取的雙向選擇，學(xué)籍檔案真實(shí)記錄了高職院校學(xué)生在校期間德智體美勞等情況信息，以及獲得榮譽(yù)和成果。學(xué)籍檔案中的這些重要信息，激勵(lì)在校學(xué)生刻苦學(xué)習(xí)、積極向上，具有教育、激勵(lì)和引導(dǎo)價(jià)值。

2.4 服務(wù)價(jià)值

高職院校的學(xué)籍檔案服務(wù)價(jià)值功能十分明顯。一方面，為高職院校的學(xué)科建設(shè)和改革提供參考，另一方面，也為廣大用人單位在選人用人等方面提供服務(wù)，幫助用人單位更加全面、準(zhǔn)確地做好人員選聘工作。此外，學(xué)籍檔案還能夠?yàn)閷W(xué)生畢業(yè)深造提供輔助服務(wù)，根據(jù)要求提供高職院校學(xué)生的學(xué)籍卡、成績單等相關(guān)資料。

3 影響高職院校學(xué)籍檔案價(jià)值因素

3.1 檔案完整度

高職院校學(xué)籍檔案能否發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值和功能，其中，很重要的一項(xiàng)影響因素，便是高職院校學(xué)籍檔案資料收集、整理、歸檔的完整度。完整度是評(píng)價(jià)高職院校學(xué)籍檔案的一個(gè)重要指標(biāo)[4 ]。如果學(xué)籍檔案資料收集不完整，有缺項(xiàng)，或者有遺漏，尤其是重要學(xué)籍檔案資料有缺失，將會(huì)給后期的檔案利用帶來不利影響，出現(xiàn)查詢不到所需檔案資料的窘?jīng)r。

3.2 內(nèi)容真實(shí)度

雖然學(xué)籍檔案真實(shí)性較高，相關(guān)的檔案資料也通過校內(nèi)各個(gè)系、部、處（室）的審核，但依然存在一些影響學(xué)籍檔案內(nèi)容真實(shí)的情形存在。一旦學(xué)籍檔案資料真實(shí)性得不到有效保障，其相應(yīng)的憑證、參考和服務(wù)價(jià)值勢必會(huì)大打折扣。

3.3 保管安全度

高職院校學(xué)籍檔案保管的安全因素較高，不僅需要保證檔案自身的保存安全，也要防止因后期的查詢利用過程中發(fā)生缺失、篡改等。如果安全保管難以保障，相關(guān)的安全保管條件、制度等存在短板，勢必會(huì)導(dǎo)致高職院校學(xué)籍檔案后期的查詢、利用的效率和效果也難以保障，甚至?xí)霈F(xiàn)學(xué)籍檔案丟失等嚴(yán)重事故。

4 高職院校學(xué)籍檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)路徑

4.1 提升學(xué)籍檔案管理認(rèn)識(shí)

高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案事關(guān)學(xué)生、學(xué)校、用人單位等多方利益，是學(xué)生權(quán)益的重要保障，也是學(xué)校發(fā)展重要成果，更是用人單位選人用人的重要參考。因此，作為高職院校檔案工作者及管理者，要在思想上高度重視學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作，樹牢“四個(gè)意識(shí)”，增強(qiáng)“四個(gè)自信”，做到“兩個(gè)維護(hù)”，把學(xué)籍檔案管理工作與日常教學(xué)工作擺在同等重要位置，強(qiáng)化人財(cái)物保障力度。

4.2 嚴(yán)格學(xué)籍檔案管理規(guī)范

高職院校學(xué)籍檔案管理有其自身特點(diǎn)，且檔案資料繁雜、多樣，又表現(xiàn)出突出的周期性特點(diǎn)。因此，要始終把規(guī)范擺在重要位置，包括規(guī)范學(xué)籍檔案收集、整理的時(shí)間、責(zé)任部門，以及檔案資料整理的具體標(biāo)準(zhǔn)和要求，還包括學(xué)籍檔案原始表的規(guī)范填寫，檔案資料紙張、照片的規(guī)范等要符合國家及教育部門相關(guān)規(guī)定。

4.3 完善學(xué)籍檔案管理制度

高職院校學(xué)籍檔案管理需要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度，尤其是《檔案法》《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī)。要加強(qiáng)制度執(zhí)行考核力度，自上而下出臺(tái)高職院校學(xué)籍檔案管理制度及相應(yīng)的考核制度，并在高職院校官方微博微信公眾號(hào)平臺(tái)推送，在學(xué)校招生或就業(yè)指導(dǎo)中加大學(xué)籍檔案管理知識(shí)手冊(cè)宣傳，增強(qiáng)執(zhí)行學(xué)籍檔案管理制度的行為自覺，使高職院校學(xué)籍檔案管理制度化、落實(shí)制度化。

4.4 強(qiáng)化學(xué)籍檔案管理流程

針對(duì)高職院校學(xué)籍檔案管理的動(dòng)態(tài)性特征，要注重從學(xué)籍檔案資料建立、收集、整理、歸檔、立卷、錄入和信息化等各環(huán)節(jié)做好學(xué)籍檔案全流程管理。如：新生學(xué)籍檔案管理，需要在新生報(bào)到后規(guī)定時(shí)間內(nèi)將采集的數(shù)據(jù)信息錄入完整，簽字并交教務(wù)處學(xué)籍科，畢業(yè)前領(lǐng)取原始檔案及高職期間檔案資料，組織裝檔并審核封檔，招生就業(yè)指導(dǎo)處統(tǒng)一收取封檔檔案加蓋公章，畢業(yè)典禮結(jié)束后交由系、科統(tǒng)一領(lǐng)取。針對(duì)學(xué)籍異動(dòng)的，首先要登錄學(xué)校網(wǎng)站或者在教務(wù)處領(lǐng)取學(xué)籍異動(dòng)表，由學(xué)生填寫并簽字，之后分別由教務(wù)處、校長或分管校長簽字，按要求返回各部門。

4.5 注重學(xué)籍檔案管理安全

在學(xué)籍檔案管理過程中，要做好學(xué)籍檔案安全，既要注重學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)的安全，也要注重內(nèi)容信息的安全，防止被篡改等。在此基礎(chǔ)上，要打通教務(wù)處、學(xué)工處、財(cái)務(wù)處等多方信息壁壘，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案信息資源共享，發(fā)揮學(xué)籍檔案在高職院校學(xué)生、教學(xué)和管理中的應(yīng)有作用，為學(xué)生、學(xué)校和用人單位提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡介：黃麗萍，大學(xué)學(xué)歷，廣西衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案室管理員，主要從事綜合檔案管理研究。