數(shù)字檔案館環(huán)境下企業(yè)數(shù)碼照片檔案管理的做法

李斌

摘 要：本文對數(shù)字檔案館環(huán)境下企業(yè)數(shù)碼照片的現(xiàn)狀進行了分析，并對數(shù)碼照片檔案的收集、整理等提出了相應的解決對策。

關鍵詞：數(shù)字檔案館;企業(yè);數(shù)碼照片;歸檔;檔案管理

本文根據(jù)數(shù)字檔案館建設實踐，通過對數(shù)碼照片檔案的歸檔、整理、掛接及利用的實踐操作，提出具體管理的一些做法。

1 問題

目前數(shù)碼照片檔案管理存在諸多問題，有的單位數(shù)碼照片檔案歸檔職責部門不明確，讓各部門形成的照片都歸檔，結果是歸檔的數(shù)碼照片質(zhì)量良莠不齊;將歸檔的數(shù)碼照片不按永久和定期的保管期限分開，統(tǒng)一劃分為永久，刻一張光盤歸檔;一組內(nèi)照片未按典型張選出，同一場景十幾張，走入“有照必歸”的誤區(qū);組照片文字說明擬寫不規(guī)范;數(shù)碼照片文件名擬寫不規(guī)范，在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中不方便檢索利用，等等。

為規(guī)范數(shù)碼照片管理，必須進一步創(chuàng)新管理方式，從歸檔職責入手，提高歸檔要求;從整理上下功夫，嚴守檔案規(guī)范;從利用上求便捷，方便查找利用。

2 做法

2.1 明確歸檔范圍?！稊?shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014）中歸檔范圍很籠統(tǒng)，可操作性差，可結合本企業(yè)的主要職能活動和工作性質(zhì)確定具體可操作的歸檔范圍。企業(yè)網(wǎng)站上企業(yè)要聞及部門動態(tài)中的數(shù)碼照片及文字說明都屬于歸檔范圍。

2.2 明確歸檔責任部門。企業(yè)各職能部門形成的照片比較多，但一般都交由負責企業(yè)宣傳的部門如黨建部（或辦公室）審核后在網(wǎng)站上掛接，可由黨建部（或辦公室）第二年一季度將上一年所有掛接的照片和文字說明系統(tǒng)整理后，統(tǒng)一向檔案室移交歸檔。

企業(yè)建設項目或技改項目形成的工程照片，可由負責參建的施工單位和監(jiān)理單位在工程竣工后，經(jīng)系統(tǒng)整理后向檔案室移交歸檔。

2.3 劃分保管期限?！稊?shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014）4.2指出：數(shù)碼照片檔案的保管期限劃分為永久和定期，其中定期分為30年和10年，但怎么劃分未提及。企業(yè)可根據(jù)單位職能劃定保管期限，如表1所示。

2.4 細化組的命名。《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014）5.2.2指出：照片組號：為4位阿拉伯數(shù)字，同一年度內(nèi)的照片組從“0001”開始順序編號，也就是說，組號僅標識為四位數(shù)，未揭示主題內(nèi)容。為便于揭示組內(nèi)數(shù)碼照片的主要內(nèi)容，可在組號四位數(shù)后加冒號，并注明數(shù)碼照片的拍攝時間和主要內(nèi)容。如：0001：20190109 ××電廠召開安全生產(chǎn)委員會2019年第一次擴大會議。0002：20190111××電廠召開領導班子民主生活會征求意見座談會。0003：20190116 ××電廠召開2019年第一次技術監(jiān)督會。

2.5 規(guī)范組的排列。年度內(nèi)照片組不多的，如不超過300組，可不分問題或部門，在保管期限內(nèi)直接按時間順序排列。如果比較多的，可在同一保管期限內(nèi)再分問題或部門，在每個問題或部門下再按時間排序，最后再統(tǒng)一排大流小號。

2.6 規(guī)范組內(nèi)數(shù)碼照片文件的命名?！禗AT數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T 50-2014）5.2.2指出，組內(nèi)照片按保管期限、年度、照片組號、張?zhí)枴U展名的格式命名，這樣標識，如果組內(nèi)就一個照片可以，如果多張照片則區(qū)分不出每張照片的不同場景，所以應對組內(nèi)多張照片逐張標識出不同場景。對于組內(nèi)有多張照片的，文件命名可采用“文件名”+“主要場景”格式，如：C1302-ZP2019-Y-0008-0001大會主席臺領導.jpg;C1302-ZP2019-Y-0008-0002大會會場全景.jpg;C1302-ZP2019-Y-0008-0004黨支部×××書記進行了現(xiàn)場述職.jpg。

2.7 照片文字說明宜采用網(wǎng)頁宣傳稿件文字。照片文字說明可直接采用網(wǎng)頁宣傳稿件文字，內(nèi)空翔實具體，將所有第一人稱改為第三人稱，另存為pdf文件，保存在組文件夾內(nèi)。下例原為網(wǎng)頁宣傳稿件文字：

××電廠召開2019年黨的建設工作會議

2019年2月21日至22日，××廠在七樓會議室召開2019年黨的建設工作會議，總結2018年黨的建設工作，部署2019年黨的建設重點任務。

廠黨委書記、副廠長×××，廠長、黨委副書記×××出席會議并講話。廠領導×××、×××、××、×××、×××、×××參加會議?！痢痢链韽S黨委作黨的建設工作報告。

會議全面總結了2018年黨的建設主要工作。會議指出，……（略）

數(shù)字檔案館中著錄的文字說明應簡單概括，如：2019年2月21日至22日，××電廠召開2019年黨的建設工作會議，總結2018年黨的建設工作，部署2019年黨的建設重點任務。

2.8 檔案部門匯總年度數(shù)碼照片，并編制數(shù)碼照片目錄。檔案部門根據(jù)年度歸檔的企業(yè)宣傳數(shù)碼照片及建設項目等數(shù)碼照片，分開保管期限進行組號排列，并編制年度數(shù)碼照片目錄。數(shù)碼照片目錄項目主要包括：序號、年度、照片檔號（起止號）、 組號、照片張數(shù)、照片組題名、拍攝時間（起止）、保管期限、互見號、備注、攝影者、文字說明、歸檔部門、文件格式、開放狀態(tài)等。

2.9 導入數(shù)字館系統(tǒng)。檔案部門根據(jù)數(shù)字檔案館中數(shù)碼照片檔案元數(shù)據(jù)，完善數(shù)碼照片目錄著錄項目，并設置好導入數(shù)字檔案館系統(tǒng)的對應字段，將編制好的數(shù)碼照片目錄數(shù)據(jù)導入數(shù)字檔案館中，并按要求批量掛接數(shù)碼照片和文字說明，不需要在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中重新錄入數(shù)碼照片檔案內(nèi)容。[1]2.10 用戶可通過數(shù)字館系統(tǒng)查詢利用。企業(yè)用戶可用戶名、密碼及權限登錄數(shù)字檔案館系統(tǒng)對數(shù)碼照片檔案進行檢索利用。

3 效果及影響

本文能夠解決數(shù)碼照片檔案管理中的實操問題，實現(xiàn)數(shù)碼照片從歸檔、整理、命名、電子文件存儲、導入數(shù)據(jù)庫到實現(xiàn)線上利用等全過程的管理創(chuàng)新，同時也大大節(jié)省了數(shù)碼照片著錄數(shù)字檔案館的工作量，提高了數(shù)碼照片檔案的檢索利用效率。