以檔案為核心的醫(yī)院知識資源整合方案比選

張金紅

摘 要：在闡述醫(yī)院知識資源整合必要性和可行性的基礎(chǔ)上，本文提出醫(yī)院知識資源整合的兩種方案，并從整合成本、整合難易程度、整合效果和整合的適用類型等四個維度對兩種方案進行比較分析。筆者建議不同類型的醫(yī)院機構(gòu)應(yīng)根據(jù)實際選擇適合自身的整合方案。

關(guān)鍵詞：檔案;醫(yī)院;知識資源;資源整合;方案比選

對以醫(yī)院檔案為核心的醫(yī)院知識資源進行科學有效的整合和管理利用，是當前醫(yī)院知識管理關(guān)注的重點問題，也是醫(yī)院檔案部門順應(yīng)時代發(fā)展，拓展提升檔案管理的重要路徑。

1 以檔案為核心的醫(yī)院知識整合

1.1 醫(yī)院知識資源整合的緣由

1.1.1 醫(yī)院知識資源較為分散，管理上存在諸多不便。醫(yī)院知識資源不僅包含檔案、圖書、學術(shù)期刊等顯性知識資源，還包括存在醫(yī)院人員頭腦中的隱性知識。醫(yī)院隱性知識主要存儲于醫(yī)院人員的頭腦中和各種活動的過程中，大部分可通過各種方式和載體進行固化，而固化后的隱性知識主要以專家黃頁、網(wǎng)絡(luò)社區(qū)、員工建議庫、技術(shù)庫等形式分散在醫(yī)院各部門及其相應(yīng)的數(shù)字管理系統(tǒng)中。[1]從分布上來看，醫(yī)院知識資源具有較強的分散性，難以進行統(tǒng)一集中管理。

1.1.2 醫(yī)院知識資源系統(tǒng)的不兼容，難以滿足用戶的利用需求。當前，醫(yī)院存在著多種與知識管理相關(guān)的電子系統(tǒng)，除了檔案管理系統(tǒng)、圖書資料管理系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、醫(yī)療系統(tǒng)，還有對各種隱性知識資源進行管理的系統(tǒng)和知識管理模塊，這些系統(tǒng)標準各異，系統(tǒng)中的信息和知識無法對接集成，各系統(tǒng)內(nèi)的信息與知識孤立存在，醫(yī)院知識用戶往往無法通過檢索端口對相關(guān)知識資源進行統(tǒng)一檢索，難以滿足知識用戶的利用需求。

1.2 醫(yī)院知識資源整合的可行性

1.2.1 檔案管理為醫(yī)院知識資源整合提供了基礎(chǔ)。一般而言，醫(yī)院都有自己的檔案管理機構(gòu)，并按照國家要求建立了相應(yīng)的檔案管理制度，對檔案的管理都有比較規(guī)范的做法，尤其是在檔案信息組織方面，通常會對檔案進行基礎(chǔ)性的元數(shù)據(jù)標引、著錄，使得檔案信息成為一種規(guī)范有序的知識資源，便于醫(yī)院知識用戶的利用和共享。尤其伴隨近幾年檔案數(shù)字化項目的開展，海量的醫(yī)療業(yè)務(wù)記錄文件已形成數(shù)字化的檔案，這將為醫(yī)院知識整合提供強大的資源基礎(chǔ)。

1.2.2 信息技術(shù)的發(fā)展為醫(yī)院知識資源整合提供了技術(shù)支撐。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，醫(yī)院機構(gòu)開始加速推動醫(yī)院的信息化建設(shè)，注重利用信息技術(shù)和理念對醫(yī)院形成的知識資源進行有效管理。當前，伴隨醫(yī)院信息化建設(shè)，醫(yī)院已建立諸多的知識管理相關(guān)的信息化系統(tǒng)，在醫(yī)院知識管理方面積累了一定的基礎(chǔ)和經(jīng)驗。

2 醫(yī)院知識資源的整合方案

2.1 方案一：編制醫(yī)院知識索引目錄。該方案是指在不改變現(xiàn)有醫(yī)院知識資源分布存儲位置的基礎(chǔ)上，僅對醫(yī)院分散的知識點進行梳理和分類，編制醫(yī)院知識清單，在此基礎(chǔ)上確定醫(yī)院知識點分布位置，并據(jù)此編制醫(yī)院知識索引目錄。

當醫(yī)院知識用戶需要查找某項知識時，根據(jù)醫(yī)院知識索引目錄的標示到相應(yīng)位置和系統(tǒng)中查找即可，具體步驟為：（1）梳理分散的醫(yī)院知識點，按照一定標準對醫(yī)院知識資源進行分類;（2）編制醫(yī)院知識清單，確定知識點的分布位置;（3）編制醫(yī)院知識索引目錄;（4）通過醫(yī)院知識索引目錄，幫助醫(yī)院知識用戶確定所需知識的具體位置。

2.2 方案二：構(gòu)建醫(yī)院知識庫。構(gòu)建醫(yī)院知識庫能夠?qū)⑨t(yī)院分散的不同的知識進行整合提升，并通過統(tǒng)一的檢索端口提供檢索，有利于發(fā)揮醫(yī)院知識資源的合力。

[1]醫(yī)院知識庫具有以下功能：（1）知識采集。知識庫系統(tǒng)既涵蓋了內(nèi)部檔案、資料、圖書期刊等顯性知識，還囊括了員工的創(chuàng)意想法、員工建議等隱性知識。（2）知識組織。知識庫可以使雜亂的企業(yè)信息有序化，有序的信息知識化，最終有效地為用戶提供服務(wù)。（3）知識檢索。知識庫具有統(tǒng)一的檢索端口，實現(xiàn)對庫內(nèi)知識的統(tǒng)一、智能檢索。（4）知識利用共享。知識庫不僅要設(shè)計瀏覽訪問、下載等功能，還要通過信息推送技術(shù)將相關(guān)知識熱點推薦給相關(guān)用戶，從而促進知識的利用共享。[2]

3 醫(yī)院知識資源整合方案比選

3.1 從整合成本來看。方案一的特點是不改變各類醫(yī)院知識資源的分布存儲位置和管理模式，僅需通過對各知識點的梳理編制醫(yī)院知識索引目錄，工作量相對有限，所需人力相對較少，也無需開發(fā)新的系統(tǒng)和提升硬件設(shè)備，資金投入較少;方案二中，知識庫的構(gòu)建可能變動原有知識的存儲位置和管理方式，對醫(yī)院各個部門都會產(chǎn)生較大影響，且需要各部門投入一定人力梳理各自產(chǎn)生的知識資源，并按照知識庫構(gòu)建的統(tǒng)一要求和標準，進行知識分類和知識標引，最終能以標準的知識形式提供給用戶。此外，知識庫系統(tǒng)的設(shè)計開發(fā)也需投入較大的財力，少則幾十萬，多則數(shù)百萬。因此，方案二可能會給醫(yī)院財務(wù)造成一定壓力。

3.2 從整合難易度來看。方案一僅通過對各醫(yī)院知識點的梳理，編制醫(yī)院知識索引目錄，幫助用戶對醫(yī)院現(xiàn)有全部分散知識的掌握，由于不改變各類知識資源的分布存儲位置和管理方式，也無需對原有知識形態(tài)進行整理和二次加工，實現(xiàn)起來相對簡單，成本低，周期較短。

方案二的知識庫系統(tǒng)構(gòu)建是一項全新的系統(tǒng)性工作，甚至是一項顛覆性工作，影響到一所醫(yī)院檔案、信息、和知識管理的全局，甚至是涉及醫(yī)院整體戰(zhàn)略，需要較長的周期，整合難度較大。構(gòu)建醫(yī)院知識庫的前提是對知識資源進行數(shù)字化，要求對醫(yī)院形成的非數(shù)字資源進行數(shù)字化處理，同時還需要對數(shù)字化資源進行二次加工（著錄和標引等），而這些也需要一定周期，醫(yī)院并非短期能夠完成。

3.3 從整合效果來看。由于方案一只能提供某項知識的大體位置線索，用戶通過知識索引目錄獲取某項知識的位置路徑后，需要手工到相應(yīng)位置和系統(tǒng)中進行查找。

例如某用戶需要查找一份病例檔案，通過知識索引目錄查找到該檔案的存儲位置為“醫(yī)院檔案室/醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)”，然后需要到醫(yī)院檔案室或者醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中去再次檢索獲取。這種資源獲取方式相對落后，效率較低，很難滿足對及時性和查準率要求較高的用戶需求。一般而言，用戶在醫(yī)院知識庫中可以一鍵獲取所需的知識資源，以增強用戶體驗。

3.4 從整合的適用類型來看。方案一的醫(yī)院知識資源整合成本較低，周期較短，更適合人力、資金較為有限的中小型醫(yī)院機構(gòu)。同時由于小型醫(yī)院機構(gòu)相關(guān)用戶對知識資源需求的數(shù)量較少，需求相對單一，編制醫(yī)院知識索引目錄的知識整合方案基本可以滿足用戶的需求。方案二的醫(yī)院知識庫構(gòu)建將需要大量人力和資金成本，建設(shè)周期較長和過程較為復雜，較為適合有一定實力的大中型醫(yī)院機構(gòu)。