新形勢(shì)下事業(yè)單位文書檔案管理工作內(nèi)容淺析

鄭慧麗

摘 要：我國(guó)改革進(jìn)程不斷推進(jìn)，經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平逐步提高，檔案管理工作的重要性也在日益提升。事業(yè)單位是人才的聚集地，也是促進(jìn)我國(guó)各方面進(jìn)步和發(fā)展的重要領(lǐng)域，其發(fā)展和改革的步伐也需要不斷加快，以更好地推進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)事業(yè)和檔案管理事業(yè)的快速成長(zhǎng)?；诖?，各大事業(yè)單位對(duì)于文書檔案管理工作的認(rèn)知度也在逐步提高，由此可見，文書檔案管理工作需要予以充分的重視。國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展速度持續(xù)加快，事業(yè)單位文書檔案管理工作對(duì)于國(guó)家檔案的作用不可輕視，不僅有利于本單位的工作，對(duì)于國(guó)家檔案事業(yè)的發(fā)展同樣具有推動(dòng)作用。事業(yè)單位所處地位不同于一般性企業(yè)，既有共通之處又不盡相同，其對(duì)于積極提升單位的管理水平與服務(wù)質(zhì)量具有十分重要的影響作用，同時(shí)在提高事業(yè)單位工作效率方面的效果也逐步體現(xiàn)，為其奠定了扎實(shí)的發(fā)展基礎(chǔ)。但是目前，事業(yè)單位檔案管理工作面臨的問題也漸次出現(xiàn)，許多因素和問題對(duì)其產(chǎn)生了相應(yīng)的阻礙，其發(fā)展受到一定程度的影響，導(dǎo)致事業(yè)單位的社會(huì)形象和工作成績(jī)表現(xiàn)出后勁不足，因此，針對(duì)這一問題，積極采取有效措施，利用先進(jìn)的檔案管理理念，結(jié)合實(shí)際工作管理經(jīng)驗(yàn)，制訂合理完善的檔案管理體系，對(duì)于事業(yè)單位文書檔案管理工作具有十分重要的促進(jìn)作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理;事業(yè)單位;文書檔案;管理

近年來，事業(yè)單位對(duì)于我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到了重要的推動(dòng)作用，而事業(yè)單位檔案管理工作又是重中之重，加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理對(duì)于促進(jìn)事業(yè)單位的持續(xù)健康發(fā)展具有重要意義。因此，應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作所存在的現(xiàn)實(shí)問題，運(yùn)用科學(xué)合理的方法和理念促進(jìn)事業(yè)單位呈現(xiàn)出積極良好的發(fā)展態(tài)勢(shì)，使其在長(zhǎng)期社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中擁有較高的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)此項(xiàng)工作的高效化和持續(xù)化發(fā)展。

一、新形勢(shì)下事業(yè)單位文書檔案管理工作存在的問題

1.事業(yè)單位文書檔案管理工作被重視度不高

在以往的檔案管理工作中，因所處位置原因，一直未受到應(yīng)有的重視，尤其是文書檔案管理工作，因其在單位經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的重要性不足，不能夠直接為單位創(chuàng)造出應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)效益，加之事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)本身就對(duì)于文書檔案管理工作存在認(rèn)知誤區(qū)，因此在長(zhǎng)期工作當(dāng)中，文書檔案管理工作一直處于被動(dòng)地位。一方面因其本身工作特性，同時(shí)也因?yàn)槲臅鴻n案管理工作不同于其他部門工作，能夠?qū)挝还ぷ鳟a(chǎn)生直接作用，在整個(gè)事業(yè)單位管理工作中的角色感較差，所處地位重要性無法得以充分體現(xiàn);另一方面對(duì)于單位的經(jīng)濟(jì)效益或各方面發(fā)展不能夠起到立竿見影的效果，進(jìn)而也不能很好地為單位創(chuàng)新發(fā)展提供直接幫助。因此，一部分管理者對(duì)文書檔案的管理工作不重視，態(tài)度敷衍，沒有對(duì)其進(jìn)行充分的了解，認(rèn)為文書檔案管理工作的作用就是應(yīng)付檢查以及資料的保管，存在感較差。由于經(jīng)濟(jì)建設(shè)的全面快速發(fā)展，事業(yè)單位的主要精力放在了注重單位效益和實(shí)際利益方面，長(zhǎng)此以往，文書檔案管理工作逐漸居于事業(yè)單位附屬性地位，不被重視，甚至被邊緣化。

2.文書檔案的相關(guān)管理工作處于較低水平

根據(jù)相關(guān)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，由于檔案管理工作在事業(yè)單位所處的地位一直不是非常重要，單位對(duì)于檔案管理工作相關(guān)人員的綜合要求也不是很高，認(rèn)為事業(yè)單位的發(fā)展和優(yōu)化重點(diǎn)不在于此，眼光不夠長(zhǎng)遠(yuǎn)，把檔案管理工作放在了其他管理工作的后面，造成檔案管理工作的形式化，而其中的文書檔案管理工作就更加得不到重視。雖然我國(guó)在事業(yè)單位人員聘用方面實(shí)行的是崗位聘用制，并且公開招聘，但是在人員管理方面依然是沿用原有的管理制度，檔案管理人員與當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展制度不匹配，不能夠很好的相互適應(yīng)，協(xié)調(diào)發(fā)展，從而導(dǎo)致檔案管理人員的價(jià)值得不到有效的體現(xiàn)。并且，目前我國(guó)事業(yè)單位所聘用的檔案從業(yè)人員專業(yè)度不夠，自身學(xué)習(xí)能力和認(rèn)知水平不足，對(duì)于檔案管理類工作的認(rèn)識(shí)還停留在以往傳統(tǒng)的意識(shí)形態(tài)，沒有與時(shí)俱進(jìn)，甚至對(duì)于檔案管理工作一知半解，盲目應(yīng)付，另外還有相當(dāng)一部分檔案管理人員是兼職從事工作，在檔案管理工作方面投入的精力和時(shí)間相當(dāng)有限，也不會(huì)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行必要的深入的學(xué)習(xí)、鉆研和付出。長(zhǎng)此以往，檔案管理工作的這種狀態(tài)得不到及時(shí)改變，相關(guān)管理者也不投入其中進(jìn)行研究和改善，那么其對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作的消極影響就會(huì)逐步擴(kuò)大，嚴(yán)重者甚至?xí)绊懯聵I(yè)單位的長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展和相應(yīng)經(jīng)濟(jì)效益的提升。

3.文書檔案管理的規(guī)范程度較低

目前，我國(guó)很多單位尤其是事業(yè)單位，對(duì)于檔案管理的規(guī)范程度較低，如卷宗的分類不清晰、出現(xiàn)組卷錯(cuò)亂、文件的檔號(hào)出現(xiàn)錯(cuò)誤、缺少目錄以及文件檢索效率不高等。檔案檢索一般分為人工檢索和電子檢索兩種形式。當(dāng)前形勢(shì)下，電子檢索因其速度快，質(zhì)量高等優(yōu)勢(shì)被大量應(yīng)用，也符合社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)。但是，目前的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，通用性不足，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化還有待進(jìn)一步提高。另外，因特殊原因，文書檔案部門在事業(yè)單位中往往成為機(jī)構(gòu)改革和人員精簡(jiǎn)的對(duì)象，也是閑雜人員安置的重災(zāi)區(qū)，尤其是年紀(jì)較大的人員，對(duì)于先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)接受度較差，基本操作存在障礙，或者由于其他原因沒有安裝高質(zhì)量的檢索軟件，依然采用傳統(tǒng)的手工檢索方式，從而導(dǎo)致了檔案管理工作的滯后發(fā)展，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不適應(yīng)當(dāng)前信息時(shí)代的發(fā)展要求。最終導(dǎo)致文書檔案管理的規(guī)范度較低。

4.文書工作與檔案工作的銜接度不足

文書檔案管理工作具體包含兩個(gè)方面內(nèi)容：一是文書，二是檔案，其二者看似不同，實(shí)則互為聯(lián)系，關(guān)系緊密，具有不可分割性。在實(shí)際的文書檔案管理工作中，將兩者緊密銜接，使其互相配合，是當(dāng)前檔案管理工作者需要重視和考慮的，只有二者相互配合，緊密銜接才能夠使檔案管理工作形成一個(gè)整體，構(gòu)成一個(gè)完整的檔案管理體系。但是，在新時(shí)期通常采取的管理方式為分模塊式，這種管理方式必須單獨(dú)操作，無法對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一，從而無法使管理工作成為一個(gè)完整的整體，即使一些個(gè)別單位建立了相應(yīng)的管理體系，也往往流于表面，無法根本解決問題。針對(duì)于此，站在客觀角度對(duì)其進(jìn)行分析，分模塊式管理方式在一定程度上加大了文書管理和檔案管理工作之間的距離，使兩者的配合出現(xiàn)了較大偏差。

二、新形勢(shì)下事業(yè)單位文書檔案管理的有效策略

1.領(lǐng)導(dǎo)層面加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作的強(qiáng)化意識(shí)

目前，社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)均在產(chǎn)生變化，為適應(yīng)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的快速發(fā)展，事業(yè)單位中各項(xiàng)工作都需要隨之進(jìn)步和改善，文書檔案工作也不例外。與時(shí)俱進(jìn)，不斷完善是每一個(gè)單位領(lǐng)導(dǎo)者和參與者都需要做到的，面對(duì)以往存在的問題和不足，就需要加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，提高重視，積極解決，完善規(guī)范。在文書檔案管理工作中，首先應(yīng)該改變認(rèn)識(shí)的就是相關(guān)管理者，也就是領(lǐng)導(dǎo)者，為了事業(yè)單位能夠在市場(chǎng)環(huán)境中體現(xiàn)出其規(guī)范性和引領(lǐng)性。當(dāng)前，事業(yè)單位中的文書檔案管理工作重要性逐步提升，越來越多的人意識(shí)到文書檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位的長(zhǎng)期發(fā)展所帶來的影響。以往對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作的忽視事實(shí)上已經(jīng)制約了事業(yè)單位管理工作的良性發(fā)展和有效運(yùn)行，在某些環(huán)節(jié)或者隱性方面得以體現(xiàn)，因此要想從根本上提高事業(yè)單位的管理效益和經(jīng)濟(jì)效益，就應(yīng)該從基礎(chǔ)出發(fā)，在多個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行完善和改進(jìn)，對(duì)各項(xiàng)管理工作予以同等重視，起到良好的示范作用和領(lǐng)導(dǎo)作用。

2.檔案管理人員的素質(zhì)需全面提升

文書檔案管理工作看似簡(jiǎn)單沒有技術(shù)性，事實(shí)上，這項(xiàng)工作內(nèi)容復(fù)雜，涉及的相關(guān)環(huán)節(jié)也十分眾多。檔案管理工作專業(yè)性強(qiáng)，工作量大，因此需要具備一定精力、體力和耐力的專業(yè)人員參與其中，選擇責(zé)任意識(shí)強(qiáng)、工作熱情高、有奉獻(xiàn)精神、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的人員，這些都是選擇人員時(shí)應(yīng)該具備的基本素質(zhì)，還要加大對(duì)于人員現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用能力要求。從人才方面促進(jìn)事業(yè)單位文書檔案管理的進(jìn)一步優(yōu)化，人才是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展基本條件，對(duì)于今后的文書檔案管理工作具有積極促進(jìn)作用，有利于事業(yè)單位檔案工作的持續(xù)健康發(fā)展。事業(yè)單位與其他商業(yè)性單位存在不同，其具有較強(qiáng)服務(wù)性，也存在一定的表率性，對(duì)社會(huì)發(fā)展起到一定指導(dǎo)作用，因此事業(yè)單位需要以身作則，做好文書檔案管理的工作，為其他社會(huì)性單位提供一定借鑒和指導(dǎo)，同時(shí)有助于自身的高效發(fā)展和良好運(yùn)行。面對(duì)愈加快速的社會(huì)發(fā)展，檔案管理工作內(nèi)容也需要隨之不斷改進(jìn)和完善，檔案管理人員管理意識(shí)和管理素質(zhì)都需要加以重視和提升。事業(yè)單位檔案管理工作更需要加強(qiáng)改革，對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)，從檔案管理的內(nèi)容、信息化管理流程、管理軟件的使用，以及信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化的處理等內(nèi)容進(jìn)行強(qiáng)化。以復(fù)合型人才應(yīng)用為前提，從各個(gè)方面提高檔案管理人員的綜合水平。

3.文書檔案管理工作的現(xiàn)代化應(yīng)用

社會(huì)發(fā)展速度與日俱增，事業(yè)單位文書檔案管理工作也需要進(jìn)一步強(qiáng)化、完善和創(chuàng)新。新形勢(shì)下，事業(yè)單位的文書檔案管理工作也同其他商業(yè)單位一樣，面臨著更加多元化的挑戰(zhàn)，為了跟緊時(shí)代，更好適應(yīng)變化，文書檔案管理工作也必須進(jìn)行大幅度的改革和創(chuàng)新。在事業(yè)單位文書檔案管理過程中，融入新型的檔案管理模式，貫徹科學(xué)系統(tǒng)的管理理念，以數(shù)字化管理方式對(duì)檔案進(jìn)行集中管理，根據(jù)其不同范圍類型進(jìn)行收集、歸類和儲(chǔ)存，以文檔一體化和數(shù)字化管理的方式對(duì)檔案資料進(jìn)行管理，主動(dòng)接受新技術(shù)和新模式，充分利用先進(jìn)技術(shù)和優(yōu)秀的管理理念，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代文書檔案管理的有效性和科學(xué)性，從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)科技引領(lǐng)下的新型文書檔案管理工作的全面發(fā)展。

4.文書檔案管理基礎(chǔ)工作的強(qiáng)化

由于當(dāng)前我國(guó)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)事業(yè)都在快速發(fā)展，各大事業(yè)單位文書檔案管理的基礎(chǔ)工作十分重要。檔案管理基礎(chǔ)工作需要持續(xù)大量的投入相當(dāng)數(shù)量資源，有效大量的資源投入才能夠夯實(shí)檔案管理工作內(nèi)容，更好推動(dòng)檔案管理工作的健康運(yùn)行。物質(zhì)與資金是保障各項(xiàng)事業(yè)平穩(wěn)運(yùn)行的基礎(chǔ)，同樣，只有基礎(chǔ)工作做好，后續(xù)工作開展才會(huì)得到保障，也才能夠創(chuàng)造出更大更多經(jīng)濟(jì)效益，從而實(shí)現(xiàn)單位物質(zhì)和資金的良性循環(huán)和健康發(fā)展。當(dāng)前，各大事業(yè)單位對(duì)于文書檔案管理工作的重視度逐漸加強(qiáng)，但是其規(guī)范化和科學(xué)化意識(shí)并不是很充分，對(duì)于加強(qiáng)文書檔案工作的方法和實(shí)施步驟還沒有全面掌握。文書檔案管理的基礎(chǔ)工作至關(guān)重要，其中基礎(chǔ)設(shè)施的采購就是最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，如網(wǎng)線、計(jì)算機(jī)設(shè)備、檔案管理軟件、辦公設(shè)備等，這些設(shè)備和設(shè)施的充足保障是檔案管理工作開展的基本要素，其嚴(yán)重影響著檔案管理工作的具體實(shí)施和實(shí)際操作。事業(yè)單位檔案管理工作需要領(lǐng)導(dǎo)層面的高度關(guān)注，從根本上加以重視，從檔案管理工作的更深層次進(jìn)行調(diào)查研究，根據(jù)其運(yùn)行原則和發(fā)展規(guī)律進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的規(guī)劃。想要做好文書檔案管理工作，必須從基礎(chǔ)工作入手，檔案管理人員應(yīng)該從檔案的錄入、檔案的整理，以及檔案的存檔等方面入手，以嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真、富有責(zé)任心的工作態(tài)度投入其中，從自身業(yè)務(wù)能力方面高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求，對(duì)于工作中出現(xiàn)的錯(cuò)誤及時(shí)改正，對(duì)于可能存在隱性失誤深挖糾正，避免相應(yīng)問題的再一次發(fā)生，杜絕專業(yè)范疇內(nèi)的一切失誤和錯(cuò)誤行為。

5.檔案管理工作與其他部門的有效配合

檔案管理工作并非獨(dú)立存在，在事業(yè)單位中，其與多個(gè)部門相互交叉，配合協(xié)調(diào)。因此，在開展檔案管理工作時(shí)，做好與其他相關(guān)部門之間的配合協(xié)調(diào)工作也同樣十分重要。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層要主動(dòng)協(xié)調(diào)各部門之間銜接工作，當(dāng)涉及其他部門時(shí)應(yīng)要求其全力配合，避免拖延推諉。當(dāng)出現(xiàn)沖突時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)于各部門工作進(jìn)行調(diào)節(jié)，平衡利弊，協(xié)調(diào)權(quán)衡，在確保檔案管理工作正常開展的情況下，對(duì)其他部門工作進(jìn)行合理安排，進(jìn)而確保檔案管理工作和其他部門的工作能夠順利進(jìn)行，繼續(xù)開展。事業(yè)單位人事檔案管理工作重要性日益顯現(xiàn)，當(dāng)面臨人事檔案管理工作時(shí)，需要相關(guān)部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保上交的檔案信息和內(nèi)容真實(shí)可靠，為今后人事管理工作提供基礎(chǔ)保障，同時(shí)促進(jìn)文書檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展和完善。

三、結(jié)語

事業(yè)單位文書檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，其功能是補(bǔ)充國(guó)家檔案信息完整性，對(duì)單位信息進(jìn)行全面的記載。新形勢(shì)下，數(shù)字化、信息化是社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的基本要求，隨著各方面工作的全面進(jìn)步，文書檔案管理工作必須加快建設(shè)步伐，盡快完善和優(yōu)化相關(guān)方式和內(nèi)容，以全面適應(yīng)現(xiàn)代形式。事業(yè)單位文書檔案管理工作不可避免地要加入科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的這一歷史洪流當(dāng)中，作為內(nèi)部管理工作的重要內(nèi)容，文書檔案管理工作的意義遠(yuǎn)不止于一般意義上的記錄和保存。隨著時(shí)代快速發(fā)展，檔案管理內(nèi)容和形式勢(shì)必會(huì)進(jìn)一步改革和創(chuàng)新，事業(yè)單位檔案管理工作不能僅僅停留在原始工作模式當(dāng)中，需要結(jié)合時(shí)代發(fā)展實(shí)際需要，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方式和管理理念，運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)于檔案管理工作進(jìn)行更加全面化、信息化、系統(tǒng)化、現(xiàn)代化的改革和創(chuàng)新。總而言之，文書檔案管理工作的優(yōu)化和完善有利于事業(yè)單位的改革和創(chuàng)新，其重要性也被逐漸提升，同時(shí)也需要相關(guān)檔案管理人員對(duì)自身專業(yè)水平主動(dòng)提高，有意識(shí)地加強(qiáng)學(xué)習(xí)，在工作中積極提出問題并解決問題，主動(dòng)發(fā)現(xiàn)文書檔案管理工作的不足和欠缺，以充分的熱情和積極的態(tài)度對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行全面完善，從根本上促進(jìn)事業(yè)單位文書檔案工作的有效運(yùn)行，為我國(guó)檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。

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（作者單位：山東省淡水漁業(yè)研究院）