關(guān)于大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案工作分析

摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，對(duì)各行各業(yè)都帶來了巨大影響，大數(shù)據(jù)在檔案管理工作中的使用，也為當(dāng)前的檔案管理工作帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，以往采取的紙質(zhì)檔案文件管理模式，無法再滿足當(dāng)前的檔案管理工作要求。面對(duì)著日益增長(zhǎng)的檔案信息，紙質(zhì)檔案管理工作程序，需逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案信息，并且進(jìn)一步轉(zhuǎn)換和更新技術(shù)模式，從而應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理工作的要求。鑒于此，本文結(jié)合大數(shù)據(jù)的定義和特征，闡述了大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案工作面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，并對(duì)此提出了大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理工作的改革和應(yīng)對(duì)策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案工作;機(jī)遇;挑戰(zhàn)

檔案信息的保存和處理，作為一項(xiàng)較為復(fù)雜和繁重的工作，在具體實(shí)施時(shí)，面臨著多方面的限制因素，而為了讓檔案更好的服務(wù)于社會(huì)和人民，就需進(jìn)一步改革和轉(zhuǎn)變以往的檔案工作方式，結(jié)合信息化和大數(shù)據(jù)時(shí)代背景，增強(qiáng)對(duì)信息數(shù)據(jù)的利用率，從而達(dá)到對(duì)檔案的信息化建設(shè)，并極大的提升檔案服務(wù)質(zhì)量，將更多更有價(jià)值的信息提供給人們，從而促進(jìn)社會(huì)的進(jìn)一步建設(shè)和發(fā)展。為此，檔案工作者需認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來的挑戰(zhàn)，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)和多媒體技術(shù)的使用，深入分析和探討檔案的理論和管理技術(shù)，提升檔案管理工作的高度和進(jìn)度，并針對(duì)其中存在的問題，提出相應(yīng)的改革和應(yīng)對(duì)措施，從而充分保障檔案信息建設(shè)工作的順利開展。本文結(jié)合當(dāng)前實(shí)況，就大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案工作的具體思路作一探討。

一、大數(shù)據(jù)定義及特征

1.大數(shù)據(jù)定義

繼物聯(lián)網(wǎng)和云計(jì)算之后，IT產(chǎn)業(yè)又出現(xiàn)了一項(xiàng)重大的技術(shù)變革，即大數(shù)據(jù)（Big Data）。對(duì)于國(guó)家、企業(yè)乃至個(gè)人，大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)都為其帶來了非常深遠(yuǎn)的影響，并促使全世界進(jìn)入到大數(shù)據(jù)時(shí)代，進(jìn)一步影響著當(dāng)前的檔案管理工作。麥肯錫對(duì)于大數(shù)據(jù)的定義為：使用傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件工具，無法在特定時(shí)間內(nèi)抓取、管理和處理內(nèi)容的一種數(shù)據(jù)集合。大數(shù)據(jù)作為一種數(shù)據(jù)集合，不僅具有較大的規(guī)模，還預(yù)示著信息技術(shù)的變革，及思想觀念的轉(zhuǎn)變，作為國(guó)家發(fā)展史上重要的發(fā)展條件及戰(zhàn)略資源，極大的推動(dòng)了新時(shí)代的到來。

2.大數(shù)據(jù)的特征

（1）數(shù)據(jù)量大（Volume）

大數(shù)據(jù)的基本特征，即為數(shù)據(jù)量龐大，現(xiàn)代技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，極大的拓展了事物的緯度，在描述相同的事物時(shí)，使用的數(shù)據(jù)量也逐漸增多。在描述完整的事物概況時(shí)，若單純采用抽樣數(shù)據(jù)則遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，甚至?xí)z漏與事物相關(guān)的內(nèi)容，從而得到相反的結(jié)論。因此，在分析和處理某一事物時(shí)，需對(duì)其全面數(shù)據(jù)進(jìn)行評(píng)估，從而了解事物本質(zhì)，并得到更為科學(xué)和精確的結(jié)論。

（2）數(shù)據(jù)類型多樣（Variety）

大數(shù)據(jù)的重要特征，即為數(shù)據(jù)類型繁雜，復(fù)雜多變，以往的數(shù)據(jù)大都為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，更加注重結(jié)構(gòu)化信息，并強(qiáng)調(diào)大眾化和標(biāo)準(zhǔn)化的屬性，在處理數(shù)據(jù)方面也呈現(xiàn)出線性增長(zhǎng)的趨勢(shì)。近年來，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及傳感器得到了廣泛應(yīng)用和發(fā)展，與此同時(shí)也出現(xiàn)了較多的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，其結(jié)構(gòu)屬性不統(tǒng)一，在表示時(shí)也無法借助表結(jié)構(gòu)來完成。而大數(shù)據(jù)則對(duì)非結(jié)構(gòu)化信息更為關(guān)注，注重小眾化和體驗(yàn)化。

（3）數(shù)據(jù)處理速度快（Velocity）

大數(shù)據(jù)的另一特性即為處理數(shù)據(jù)的速度較快，互聯(lián)網(wǎng)和傳感器的普及和發(fā)展，以及傳播技術(shù)的突飛猛進(jìn)，促使數(shù)據(jù)的產(chǎn)生和發(fā)布更為方便，數(shù)據(jù)的增長(zhǎng)趨勢(shì)呈現(xiàn)出“爆炸式”，新數(shù)據(jù)的大量涌現(xiàn)，對(duì)數(shù)據(jù)處理的速度也提出了更高的要求，而伴隨著時(shí)間的推移，數(shù)據(jù)的價(jià)值則逐漸降低，與傳統(tǒng)海量數(shù)據(jù)不同的是，大數(shù)據(jù)還需對(duì)新增的大量數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)處理。

（4）數(shù)據(jù)價(jià)值密度低（Value）

在對(duì)事物全部細(xì)節(jié)的獲取方面，大數(shù)據(jù)對(duì)于全體數(shù)據(jù)的使用，保留了數(shù)據(jù)的原貌，且在不采樣數(shù)據(jù)的情況下，提升了可供分析的信息，因此將大量的無異議乃至錯(cuò)誤的信息引入其中，降低了數(shù)據(jù)的價(jià)值密度。而相對(duì)來說，一些應(yīng)用無效信息，在其它的應(yīng)用方面則可能是關(guān)鍵信息，同時(shí)具有相對(duì)的數(shù)據(jù)價(jià)值。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作面臨的機(jī)遇

1.大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案信息管理帶來的機(jī)遇

（1）檔案信息的儲(chǔ)存和管理方式。大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案信息的管理更加安全、高效、優(yōu)質(zhì)。通過分離保存和利用二者，來避免原始材料過多的損耗，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案壽命的延長(zhǎng)。再者，借助數(shù)據(jù)備份的方式，可安全存儲(chǔ)重要的檔案信息。此外，還可對(duì)檔案的增長(zhǎng)和使用情況進(jìn)行快速準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)。在信息管理方面，大數(shù)據(jù)技術(shù)利用全新的數(shù)據(jù)管理理念，可極大的減輕檔案管理人員的工作量，節(jié)省工作時(shí)間，從而充分保障檔案的安全性、可靠性及長(zhǎng)期有效性。

（2）檔案信息資源的收集工作。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，可確保檔案更加完整和完善。依據(jù)當(dāng)前的大數(shù)據(jù)環(huán)境，如新聞、電子政務(wù)等，采取大數(shù)據(jù)技術(shù)可智能分析當(dāng)前的文件和材料，并以此為依據(jù)來分析其價(jià)值，從而擴(kuò)展歸檔范圍，保證檔案的完整性。

2.大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案知識(shí)挖掘帶來的機(jī)遇

（1）大數(shù)據(jù)技術(shù)的使用，有助于獲得更為全面和完整的信息。大數(shù)據(jù)的分析對(duì)象為全部樣本，在對(duì)檔案信息資源的處理方面，并不采取以往的以“抽取部分代表性樣本”作為結(jié)論，而實(shí)施“樣本=全體”的方式，從而避免依賴以往的經(jīng)驗(yàn)和理論，而對(duì)局部檔案信息進(jìn)行片面化和不完整的分析。

（2）大數(shù)據(jù)技術(shù)的使用，可智能化提取及深度挖掘當(dāng)前的檔案數(shù)據(jù)資源。大數(shù)據(jù)檔案管理改變了以往的“卷”及信息間的單方面關(guān)聯(lián)模式，通過對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的計(jì)算，從信息密度較低的大量檔案數(shù)據(jù)中，迅速獲取有價(jià)值的信息;再者，采取數(shù)據(jù)探索型研究方式如“數(shù)據(jù)思維”，可轉(zhuǎn)變以往的數(shù)據(jù)計(jì)算模式為數(shù)據(jù)處理模式，深入挖掘檔案信息，并采取交換、整合和分析方式，將檔案中涵蓋的經(jīng)驗(yàn)性、歷史性及社會(huì)性知識(shí)總結(jié)出來。

（3）大數(shù)據(jù)的使用，可避免丟失檔案信息。大數(shù)據(jù)利用從已有檔案資料中獲取的信息，來協(xié)助人們?cè)跀?shù)據(jù)量更大的數(shù)據(jù)庫(kù)中找到與相應(yīng)設(shè)計(jì)和建設(shè)相關(guān)的檔案信息，并通過挖掘相關(guān)數(shù)據(jù)的特征和規(guī)律，來對(duì)庫(kù)存檔案信息進(jìn)行補(bǔ)充，從而健全缺失檔案信息。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作面臨的挑戰(zhàn)

1.檔案資源方面

當(dāng)前，大多數(shù)地區(qū)的檔案部門依然采取紙質(zhì)檔案的方式，館藏檔案不夠數(shù)字化，一些偏遠(yuǎn)地區(qū)甚至仍使用手工查找檔案的工作方式，不能滿足大多數(shù)用戶的需求。此外，一些檔案部門雖已采取電子檔案的保管形式，但由于收藏標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，造成檔案資源極易出現(xiàn)重復(fù)和遺漏保管現(xiàn)象，而檔案保管部門使用的存儲(chǔ)管理系統(tǒng)不同，也導(dǎo)致電子檔案資源無法實(shí)現(xiàn)共建共享，異構(gòu)數(shù)據(jù)資源則達(dá)不到互通，從而實(shí)現(xiàn)不了檔案資源的整體效益。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息資源的數(shù)量和類型需較多，且具有數(shù)字形式的數(shù)據(jù)信息，在有利于利用者查閱的基礎(chǔ)上，也可作為數(shù)據(jù)樣本以供隨機(jī)選取，從而滿足每個(gè)用戶的信息需求。然而，結(jié)合當(dāng)前的檔案工作還具有較多不足之處，檔案工作仍需注重對(duì)檔案數(shù)據(jù)資源的大力建設(shè)。

2.檔案工作流程方面

檔案管理工作從文件歸檔開始，直至遞交到檔案部門，包含檔案的收集、整合、保存、檢索、使用及編碼。紙質(zhì)時(shí)代的工作流程滿足檔案工作的需求，但是伴隨著社會(huì)的進(jìn)一步發(fā)展，涌現(xiàn)出了大量的電子檔案，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理工作也逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案的收集和利用，且逐漸加快進(jìn)程。信息技術(shù)和一體化信息管理系統(tǒng)的使用，將轉(zhuǎn)變檔案的收集方式，使其為在線實(shí)時(shí)提供。而檔案資源的類型則由紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮?、由結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)榉墙Y(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，具有多種多樣的類型。在檔案的接收、鑒定和保存方面，將具有更高的技術(shù)成本，需采取前端控制模式，在計(jì)算機(jī)技術(shù)和其它智能手段的作用下加強(qiáng)管理，并將其延伸至檔案的產(chǎn)生部門。檔案的利用方式和利用效率也將發(fā)生重要改變。檔案服務(wù)也從以往的被動(dòng)式檢索，轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)推介式服務(wù)模式。結(jié)合當(dāng)前的檔案工作來看，其還未能達(dá)到大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求。

3.檔案工作思維方面

將來的檔案工作主體將轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔＜?，其承?dān)的工作內(nèi)容及提供的服務(wù)也有所不同，即依據(jù)用戶的特定需求，在數(shù)量繁雜的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，尋找出具有價(jià)值的檔案，并將其提供給客戶。當(dāng)前一些檔案工作者的觀念還未轉(zhuǎn)變，仍具有“重藏輕用”的保管理念，將檔案看作是不可廣泛利用的寶貴財(cái)產(chǎn)，在提供服務(wù)方面也存在著消極和被動(dòng)的思想。而電子檔案的出現(xiàn)，導(dǎo)致一些檔案工作者持排斥態(tài)度，對(duì)學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)不積極，從而造成由于能力和態(tài)度的問題，而無法更好的收集和保管檔案信息，對(duì)檔案工作的進(jìn)一步開展產(chǎn)生了巨大干擾。此外，還有一些檔案工作者一味的堅(jiān)持以往的工作方式，不求突破和轉(zhuǎn)變，缺乏強(qiáng)烈的社會(huì)責(zé)任感，無法置身于社會(huì)環(huán)境中來開展檔案工作，以上這些，都在很大程度上阻礙了檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作應(yīng)對(duì)策略

1.轉(zhuǎn)變觀念，加大檔案大數(shù)據(jù)管理力度

當(dāng)前，各行各業(yè)具有逐漸較高的全球化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化程度，造成對(duì)不同數(shù)據(jù)的采集也更加方便，一些企業(yè)認(rèn)準(zhǔn)時(shí)機(jī)，通過積累和使用海量數(shù)據(jù)，取得了有利戰(zhàn)機(jī)，并作出戰(zhàn)略決策，達(dá)到事半功倍的效果，從而實(shí)現(xiàn)了成功。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來是歷史推進(jìn)和社會(huì)發(fā)展的結(jié)果，同樣，也是檔案領(lǐng)域發(fā)展的必然趨勢(shì)，在檔案的管理和服務(wù)方面，提供了全新的思路和發(fā)展方案。因此檔案工作者需積極轉(zhuǎn)變以往的觀念，加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)的研究，并借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，來提升對(duì)檔案的管理能力，增強(qiáng)檔案工作的效果，在信息化技術(shù)的依托下，為將來的社會(huì)檔案提供相應(yīng)的服務(wù)。此外，還需要指出的是，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，信息量越發(fā)增多，對(duì)此，在管理檔案時(shí)，需要建章立制，對(duì)信息收集、整理、處理等流程進(jìn)行規(guī)范化調(diào)整，防止出現(xiàn)信息雜亂無序的情況出現(xiàn)。另外，還需要現(xiàn)實(shí)需要，對(duì)各類檔案管理辦法進(jìn)行適當(dāng)?shù)母倪M(jìn)與優(yōu)化，使其更好的為檔案管理工作而服務(wù)。

2.提升檔案工作者的綜合素質(zhì)

為了創(chuàng)建更加完善和全面的檔案信息庫(kù)，首先需建立一批具有較強(qiáng)工作能力的檔案工作者團(tuán)隊(duì)，尤其是在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，對(duì)檔案信息的利用和工作方面都提出了更高的要求，不再是簡(jiǎn)單的裝訂和查閱，因此檔案人員需著眼于檔案的數(shù)據(jù)方面，借助大數(shù)據(jù)來促進(jìn)和完善檔案館的管理和服務(wù)工作。為此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案人員需逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)椤皵?shù)據(jù)科學(xué)家”，完善自身的綜合技能，一方面需具備全面的數(shù)學(xué)知識(shí)，能夠創(chuàng)建數(shù)據(jù)模型，另一方面能夠借助信息技術(shù)創(chuàng)建數(shù)據(jù)模型分析系統(tǒng)，最后還需對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和分析，并總結(jié)出自己的獨(dú)到見解。此外，還需要做好相關(guān)工作人員的培訓(xùn)功能，豐富其檔案管理專業(yè)知識(shí)，強(qiáng)化也操作技能，尤其是各種先進(jìn)的管理方法、儀器設(shè)備的操作方法等，使之更好的迎合社會(huì)發(fā)展需要，更好的滿足檔案管理需要，更好的為檔案管理工作而服務(wù)。

3.積極推進(jìn)知識(shí)化和數(shù)字化的館藏檔案方式

大數(shù)據(jù)時(shí)代，需積極轉(zhuǎn)變館藏檔案的存在形式，使其不再是以往的紙質(zhì)檔案和無法處理的電子檔案形式，而應(yīng)是包含數(shù)據(jù)信息的數(shù)字形式，應(yīng)將館藏轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N最基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)資源，而不僅僅作為被查閱者。為此，檔案部門需注重館藏的數(shù)字化工作，并提升其對(duì)內(nèi)容數(shù)據(jù)的建設(shè)能力，實(shí)現(xiàn)館藏?cái)?shù)據(jù)資源化建設(shè)。提升檔案管理高度，使其轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)管理，從而作為數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，以供大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理和服務(wù)工作參考。

4.創(chuàng)新檔案服務(wù)模式，加快市場(chǎng)化開放

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，逐漸顯現(xiàn)出了一些模糊的因素，而大數(shù)據(jù)也通過服務(wù)職能化方面，來進(jìn)一步影響著檔案工作，在信息技術(shù)的迅速發(fā)生背景下，檔案服務(wù)更能滿足用戶的需求，并為其提供更具針對(duì)性和準(zhǔn)確性的服務(wù)。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，將改變傳統(tǒng)的閱覽、咨詢和展覽等檔案服務(wù)，而采取館藏方式，為社會(huì)提供數(shù)據(jù)分析和挖掘服務(wù)。當(dāng)前檔案管理人員還面臨著更大的挑戰(zhàn)，即如何活用靜態(tài)的檔案，連接同處一個(gè)空間內(nèi)但互不關(guān)聯(lián)的檔案資源，使其形成一個(gè)綜合的智能化系統(tǒng)，并為使用者提供全面化的服務(wù)內(nèi)容。

5.強(qiáng)化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

因數(shù)字檔案信息不僅多樣而且還十分復(fù)雜，只有將各個(gè)系統(tǒng)綜合在一起，方能將其功能最大化發(fā)揮出來。首先，針對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)而言，需要內(nèi)嵌保管期限表、歸檔范圍以及電子文件分類方案，并且還應(yīng)具備半自動(dòng)或者全自動(dòng)鑒定電子文件歸檔范圍、劃定保管期限等功能，可以高質(zhì)量的完成格式轉(zhuǎn)換等功能。其次，具有能夠管理多門類檔案的功能，合理劃分檔案門類，采用軟件界面檔案門類樹羅列準(zhǔn)確。另外，還需要指出的是，系統(tǒng)還需要具備音響、文書等檔案門類管理。最后，系統(tǒng)應(yīng)能夠?qū)ξ臅⒄掌?、錄音等類型的電子文件急性自?dòng)或手動(dòng)收集的功能，具有能對(duì)傳統(tǒng)載體歸檔文件等進(jìn)行輔助接收、采集的功能。只有具備上述功能要求，才能使檔案工作變得更為高效、先進(jìn)。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，把大數(shù)據(jù)技術(shù)融合到檔案管理當(dāng)中，能夠?yàn)槠涔芾砟Ｊ降膭?chuàng)新提供切實(shí)助力，其除了能夠?qū)n案管理流程進(jìn)行不斷優(yōu)化之外，還能實(shí)現(xiàn)檔案的自身價(jià)值。需要指出的是，大數(shù)據(jù)時(shí)代為未來信息發(fā)展格局下的必然趨勢(shì)，所以，檔案管理工作者應(yīng)在此大環(huán)境下，提高相關(guān)工作的數(shù)據(jù)性、信息化水平，為管理工作的更好開展提供切實(shí)保障，推動(dòng)此項(xiàng)工作的可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：陜西陜煤黃陵礦業(yè)有限公司）

作者簡(jiǎn)介：王娜（1987—），女，漢族，陜西渭南人，職稱：助理館員，學(xué)歷：本科，研究方向：辦公室業(yè)務(wù)及檔案管理。