民生檔案利用典型事例視角下的我校民生檔案建設(shè)

摘 要：本文從我校民生檔案利用典型事例的視角，闡述了加強(qiáng)民生檔案工作的重要性，并詳細(xì)介紹了我校在民生檔案建設(shè)方面的經(jīng)驗(yàn)與做法。

關(guān)鍵詞：民生檔案;利用;典型事例;建設(shè)

“些小吾曹州縣吏，一枝一葉總關(guān)情?！秉h和國(guó)家一直非常重視民生問(wèn)題和民生檔案建設(shè)，多次在各種重大會(huì)議上做出加強(qiáng)民生檔案建設(shè)的莊嚴(yán)承諾。高校民生檔案作為民生檔案的一個(gè)重要組成部分，它不是一種特定的專(zhuān)門(mén)檔案，而是指高校在辦學(xué)過(guò)程中產(chǎn)生的與教師和學(xué)生以及社會(huì)大眾切身利益密切相關(guān)的各類(lèi)專(zhuān)門(mén)檔案的集合。隨著我國(guó)改革開(kāi)放的不斷深入，民生檔案的利用率越來(lái)越高，服務(wù)民生已經(jīng)成為我校檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。在這個(gè)過(guò)程中，涌現(xiàn)出了許多感人的典型事例。

一、我校民生檔案利用典型事例

1.歷盡千帆歸來(lái)仍是少年——一位老校友的尋親故事?！皻v盡千帆歸來(lái)仍是少年”，寥寥數(shù)語(yǔ)，凝結(jié)著一位九旬老人對(duì)母校的拳拳深情，蘊(yùn)含著一個(gè)畢業(yè)66年的學(xué)子尋找母校的曲折故事。

1950年，青春年少的周文哉考入華東工業(yè)部同濟(jì)高級(jí)工業(yè)學(xué)校機(jī)械科。1951年，學(xué)校從上海遷到南京中山路。1953年，學(xué)校又遷到南京童家山，并由機(jī)械科單獨(dú)組建為中央第一機(jī)械工業(yè)部南京機(jī)器制造學(xué)校。三年學(xué)校生活，學(xué)校搬了兩次家還更改了校名。1953年，周文哉和同學(xué)們畢業(yè)了，他們響應(yīng)祖國(guó)的號(hào)召“我是祖國(guó)的一塊磚，哪里需要哪里搬，到最艱苦的地方去，到祖國(guó)最需要的地方去?！本瓦@樣被分配到全國(guó)各地。周文哉分配到天津自行車(chē)廠，后調(diào)到浙江嘉興自行車(chē)廠。時(shí)值解放初期，百?gòu)U待興，信息、交通不便，在當(dāng)時(shí)的歷史環(huán)境下，畢業(yè)時(shí)不搞同學(xué)通訊錄，離校之后同學(xué)之間失去聯(lián)系，周文哉與母校的聯(lián)系也斷了，更不知母校的發(fā)展和變遷。

“落其實(shí)者思其樹(shù)，飲其流者懷其源”，周文哉一直深深思念母校，隨著年紀(jì)的增長(zhǎng)，他的母校情結(jié)日益濃烈，幾度查尋卻沒(méi)有結(jié)果。2019年9月，九十歲的周老先生更加難以抑制母校情懷，試探性地寫(xiě)信給南京工業(yè)大學(xué)校長(zhǎng)，信件轉(zhuǎn)到檔案館，認(rèn)真負(fù)責(zé)的檔案人發(fā)現(xiàn)周老先生找錯(cuò)了家門(mén)，并沒(méi)有一推了之，而是聯(lián)系到南京工程學(xué)院檔案館，將周文哉的信息轉(zhuǎn)到我的手中，我一刻沒(méi)有停留，立即組織檔案館的同事，一起加入了查尋的行列。

六十六載悠悠歲月，當(dāng)年的南京機(jī)器制造學(xué)校，幾經(jīng)變遷，已經(jīng)成為今天的南京工程學(xué)院。1983年，南京機(jī)器制造學(xué)校升格為南京機(jī)械專(zhuān)科學(xué)校，1993年更名為南京機(jī)械高等專(zhuān)科學(xué)校，2000年與原南京電力高等專(zhuān)科學(xué)校合并組建為南京工程學(xué)院，2001年，原南京工業(yè)學(xué)校并入。文革期間的一場(chǎng)大火，把很多珍貴的檔案付之一炬，其中包含建國(guó)初期的學(xué)籍檔案。通過(guò)大家的努力，在幸存的檔案中找到了當(dāng)年的畢業(yè)生分配表，確認(rèn)周文哉是我校1953年機(jī)乙三班的畢業(yè)生。同時(shí)，我聯(lián)系學(xué)校人事處調(diào)閱當(dāng)年留校學(xué)生的相關(guān)信息，走訪還健在的老師，找到了周文哉當(dāng)年留校的校友，并將校友的聯(lián)系方式及時(shí)告知周老先生。周老先生收到我的電話回復(fù)后，激動(dòng)不已。電話中我還簡(jiǎn)單介紹了學(xué)校的現(xiàn)狀，熱情歡迎周老先生回母?？纯?。

歷盡千帆終于找到了根，那份喜悅之情難以言表。為感激母校培育之恩，周老先生親筆寫(xiě)下了“歷盡千帆歸來(lái)仍是少年”的書(shū)法豎帖贈(zèng)與母校，并將珍藏的參加紀(jì)念中國(guó)人民抗日戰(zhàn)爭(zhēng)暨世界反法西斯戰(zhàn)爭(zhēng)勝利70周年的禮品——“中華人民共和國(guó)中央人民政府之印” 限量仿制藏品捐獻(xiàn)給母校留念。

周文哉老先生與我校史金飛校長(zhǎng)互通書(shū)信。周老先生在信中表達(dá)了對(duì)檔案館工作人員的感激之情，史校長(zhǎng)也在回信中高度贊揚(yáng)了檔案館對(duì)工作的認(rèn)真負(fù)責(zé)?！坝邢衲粯拥?5萬(wàn)余名校友的鼎力支持，有像莫顯初、薛云起、曹?chē)?guó)梁、劉天一、王調(diào)江等2000余名教職員工的努力奉獻(xiàn)，有2.5萬(wàn)在校大學(xué)生的勤奮學(xué)習(xí)、創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)，我對(duì)南京工程學(xué)院的未來(lái)發(fā)展充滿(mǎn)信心，對(duì)能擔(dān)任南京工程學(xué)院院長(zhǎng)一職倍感榮幸！”為黨管檔，為校守史，為民解難，我們的工作得到了廣大校友、學(xué)校和社會(huì)的肯定。

2.檔案為憑，證明房產(chǎn)承租關(guān)系?！爸x謝你，王老師，聽(tīng)到這個(gè)好消息他們不知道該有多高興呢！”人事處的方老師一遍又一遍地跟我說(shuō)著謝謝。

方老師口中的“他們”是居住在我校東校區(qū)家屬區(qū)的一對(duì)兄妹。由于特殊的歷史原因，我校東校區(qū)家屬區(qū)有一批一居室的房子一直沒(méi)有房改，只提供給學(xué)校教職工租住。2019年，這一片因?yàn)榕f城改造被列入拆遷改造范圍，拆遷工作小組在調(diào)查統(tǒng)計(jì)的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)兄妹倆全家都不是我校教職工，也未曾與我校簽訂過(guò)公房承租合同。這樣的話，按照規(guī)定，他們只能象征性地取得很少的房屋拆遷補(bǔ)償款。如果他們是房屋承租人的話，將取得房屋拆遷補(bǔ)償?shù)?0%，也就是200多萬(wàn)元。兄妹倆說(shuō)他們的父親潘志烈是我校原南京機(jī)械高等專(zhuān)科學(xué)校的教職工，這套房子就是當(dāng)年學(xué)校分給潘老先生的承租房，1980年潘老先生病故后，房子就一直由他們兄妹打理。拆遷工作小組聽(tīng)了兄妹倆的解釋后，認(rèn)為如果他們能提供潘老先生是我校教職工的證明材料就可以按照房屋承租人的標(biāo)準(zhǔn)給與補(bǔ)償。

于是潘氏兄妹倆找到了學(xué)校人事處，申請(qǐng)查詢(xún)潘老先生的人事檔案。人事處檔案室的老師查閱了所有的人事檔案也沒(méi)有找到潘老先生的任何資料，咨詢(xún)?cè)暇C(jī)械高等專(zhuān)科學(xué)校的老教工們，由于年代久遠(yuǎn)，學(xué)校變遷，也沒(méi)有人認(rèn)識(shí)潘老先生。但潘氏兄妹堅(jiān)稱(chēng)潘老先生是我校教職工，一再來(lái)人事處查詢(xún)，事情陷入了停滯。

無(wú)奈之下，方老師打電話向我求助，看看檔案館保存的綜合檔案中有沒(méi)有潘老先生的相關(guān)記載。原南京機(jī)械高等專(zhuān)科學(xué)校文書(shū)類(lèi)檔案我們已經(jīng)全部數(shù)字化，我根據(jù)方老師提供的潘老先生的名字進(jìn)入檔案管理軟件搜索，沒(méi)有搜到任何關(guān)于潘老先生的信息。于是我直接到庫(kù)房按照全引目錄從1970年到1980年一本一本地查，還是一無(wú)所獲。再往前推10年，依然毫無(wú)進(jìn)展。再往前推5年到1955年，還是外甥打燈籠——照舊。歷時(shí)近30年的檔案中都沒(méi)有任何的記載，看來(lái)潘老先生真的不是我們學(xué)校的教職工。這個(gè)時(shí)候，我真的想放棄了，但一想到潘氏兄妹期盼的目光，又勸說(shuō)自己耐心地把剩下的2年看查完吧，雖然結(jié)果一樣，但至少讓大家心安。突然，我在一份1953年10月的南京機(jī)器制造學(xué)?！度＝搪毠せ麅?cè)》中看到了三個(gè)字——“潘志烈”！這真是“山窮水復(fù)疑無(wú)路，柳暗花明又一村”啊！我顧不上收拾攤開(kāi)的全引目錄和檔案，趕緊把這個(gè)好消息告訴了方老師，于是有了故事開(kāi)頭的這感人一幕。

二、民生檔案就在我們身邊

長(zhǎng)期以來(lái)，人們對(duì)民生檔案的認(rèn)識(shí)和重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。我校民生檔案利用的兩個(gè)典型事例告訴我們，民生檔案其實(shí)就在我們身邊，和我們的日常生活息息相關(guān)，只是我們平時(shí)沒(méi)有意識(shí)到，“檔到用時(shí)方覺(jué)少”，需要用的時(shí)候才想起那些泛黃變脆的紙張?jiān)瓉?lái)對(duì)自己是那么的重要，甚至在我們百年之后還能造福于子孫后代。利用工資發(fā)放清單幫助曾經(jīng)在校工作過(guò)的臨時(shí)工辦理養(yǎng)老保險(xiǎn);利用教職工住宅樓圖紙等對(duì)房屋進(jìn)行修繕;畢業(yè)生畢業(yè)后補(bǔ)辦畢業(yè)證明書(shū)、學(xué)位證明書(shū)和個(gè)人檔案，需要回母校查閱在校期間的新生錄取名冊(cè)、畢業(yè)生驗(yàn)印登記表、發(fā)放學(xué)位證書(shū)的清冊(cè)、學(xué)習(xí)成績(jī)單等材料;畢業(yè)生出國(guó)留學(xué)或落戶(hù)需要核實(shí)其在校期間的學(xué)籍檔案;校慶活動(dòng)和校友活動(dòng)時(shí)需要查詢(xún)畢業(yè)生名單，查閱畢業(yè)生的家庭住址、聯(lián)系電話及畢業(yè)合影等。

1.與教職工切身利益相關(guān)的民生檔案

（1）人事相關(guān)檔案：學(xué)歷學(xué)位、人事任免、職稱(chēng)評(píng)審和聘用、轉(zhuǎn)正定級(jí)、教師資格認(rèn)定、培訓(xùn)進(jìn)修、掛職鍛煉、獎(jiǎng)懲及考核考評(píng)情況等;

（2）教學(xué)相關(guān)檔案：教學(xué)計(jì)劃、方案，教學(xué)量工作完成情況，教學(xué)參考書(shū)目、考試題，教學(xué)實(shí)習(xí)材料，教學(xué)獎(jiǎng)懲情況等;

（3）科研相關(guān)檔案：科研課題立項(xiàng)及完成情況、科研成果轉(zhuǎn)化情況、科研專(zhuān)利、科研論文、科技發(fā)明、指導(dǎo)學(xué)生在科技競(jìng)賽中獲獎(jiǎng)情況等;

（4）民主政治相關(guān)檔案：政治面貌、組織關(guān)系、政治評(píng)價(jià)、政治作為、來(lái)信來(lái)訪、民主選舉、工齡黨齡、獎(jiǎng)懲情況等;

（5）基建相關(guān)檔案：涉及個(gè)人的征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖、拆遷、補(bǔ)償協(xié)議書(shū)、教職工住宅樓圖紙等;

（6）社會(huì)保障相關(guān)檔案：工資福利、醫(yī)療保險(xiǎn)、養(yǎng)老保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)和津貼、失業(yè)保險(xiǎn)、住房公積金和住房補(bǔ)貼、婚姻狀況、戶(hù)籍等;

（7）其他相關(guān)檔案。

2.與學(xué)生切身利益相關(guān)的民生檔案

（1）個(gè)人基本情況相關(guān)檔案：姓名、性別、民族、家庭成員及主要社會(huì)關(guān)系、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、體檢表等;

（2）學(xué)籍相關(guān)檔案：高考成績(jī)、普通高等學(xué)校錄取新生名冊(cè)、學(xué)籍及學(xué)籍變更材料、學(xué)歷學(xué)位信息等;

（3）政治相關(guān)檔案：政治面貌、黨團(tuán)組織材料等;

（4）成績(jī)相關(guān)檔案：學(xué)習(xí)成績(jī)單、外語(yǔ)等級(jí)考試成績(jī)、計(jì)算機(jī)等級(jí)考試成績(jī)、普通話等級(jí)考試成績(jī)、各類(lèi)從業(yè)資格證書(shū)成績(jī)等;

（5）畢業(yè)生相關(guān)檔案：實(shí)習(xí)及就業(yè)情況、檔案及黨團(tuán)關(guān)系轉(zhuǎn)接情況等;

（6）聲像相關(guān)檔案：入學(xué)照片、畢業(yè)照及一些重大活動(dòng)照片;

（7）其他相關(guān)檔案。

三、以人為本做好我校民生檔案建設(shè)

“群眾利益無(wú)小事，民生問(wèn)題大于天?！蔽倚８叨戎匾暶裆鷻n案建設(shè)工作，注重群眾利用民生檔案的需求，不斷創(chuàng)新工作模式，為建設(shè)和諧校園、構(gòu)建和諧社會(huì)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

1.大力宣傳民生檔案的相關(guān)知識(shí)，提高民生檔案意識(shí)，嚴(yán)格按照《高等學(xué)校歸檔范圍和保管期限》，加強(qiáng)民生檔案的收集、整理、歸檔，建立覆蓋民生、覆蓋廣大師生的檔案資源體系。

（1）黨群類(lèi)：DQ12? ?黨員處分、復(fù)查資料;群眾來(lái)信來(lái)訪及處理意見(jiàn)等;DQ13? 落實(shí)政策的有關(guān)材料;副處級(jí)以上干部任免、調(diào)動(dòng)和離休報(bào)告、決定、批復(fù)、通知等（包括上級(jí)批準(zhǔn)的，要附任免呈報(bào)表）;副處級(jí)以上干部名冊(cè);黨員名冊(cè);表彰先進(jìn)黨員材料等;DQ15? ?本校各級(jí)人大代表、政協(xié)委員名單（冊(cè)）及審批材料;各民主黨派成員和負(fù)責(zé)人名冊(cè)及有關(guān)材料等;DQ16? 表彰工會(huì)先進(jìn)集體個(gè)人的材料、名單;處分會(huì)員的有關(guān)材料;基層工會(huì)干部名冊(cè)等;DQ17? 表彰和獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)團(tuán)支部、優(yōu)秀團(tuán)員的材料;處分團(tuán)員的材料及復(fù)查材料;團(tuán)員名冊(cè)等。

（2）行政類(lèi)：XZ12? 人事處權(quán)限內(nèi)的干部任免文件及名冊(cè);表彰和獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)集體、先進(jìn)教職工的材料;處分教職工的材料和復(fù)查、撤銷(xiāo)處分的材料;教師進(jìn)修計(jì)劃、安排、總結(jié);教師工作量的規(guī)定及執(zhí)行情況;教師業(yè)務(wù)考核的材料;教職工名冊(cè);教職工評(píng)定、聘任專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)材料及上級(jí)批復(fù);教職工工資調(diào)整材料、名冊(cè);教職工退職、離職和出國(guó)的有關(guān)材料;教職工福利工作等;XZ13? 處級(jí)以上干部離任經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)材料等;XZ14? 本校師生員工案件的偵察、調(diào)查、處分結(jié)論材料及上級(jí)的批復(fù)、判決書(shū);本校師生員工案件的平反、復(fù)查處理結(jié)論及上級(jí)的批復(fù);復(fù)員、轉(zhuǎn)業(yè)、退伍軍人、軍烈屬名冊(cè)和登記表（卡）等。

（3）教學(xué)類(lèi)：JX11? 教學(xué)檢查、評(píng)估和各級(jí)優(yōu)秀教學(xué)質(zhì)量評(píng)獎(jiǎng)材料;非學(xué)歷教育的培訓(xùn)班、進(jìn)修班材料等;JX13? 新生錄取材料及新生名單;委培、代培、自費(fèi)生計(jì)劃、合同及名單等;JX14? 新生入學(xué)登記表;學(xué)生學(xué)籍卡片;學(xué)生成績(jī)總冊(cè);在校學(xué)生名冊(cè);學(xué)生學(xué)籍變更材料; 學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)材料;學(xué)生處分材料等;JX15? 教學(xué)實(shí)習(xí)、生產(chǎn)實(shí)習(xí)計(jì)劃、總結(jié)及有關(guān)材料;社會(huì)調(diào)查、社會(huì)實(shí)踐計(jì)劃、總結(jié)及有關(guān)材料等;JX16? 學(xué)位委員會(huì)授予各層次學(xué)位清冊(cè)等;JX17? 畢業(yè)生正式分配方案及調(diào)配派遣名冊(cè);畢業(yè)證、派遣證存根領(lǐng)取簽收冊(cè)等。

（4）科研類(lèi)：課題開(kāi)題報(bào)告、調(diào)研論證材料、結(jié)題報(bào)告;申報(bào)科學(xué)基金及有關(guān)批復(fù);科研成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)與審批材料;科研成果獲獎(jiǎng)材料（獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū)）原件或影印件;專(zhuān)利證書(shū);轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書(shū)等;

（5）基建類(lèi)：教職工住宅樓圖紙;涉及個(gè)人的征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖、拆遷、補(bǔ)償協(xié)議書(shū)等;

（6）財(cái)會(huì)類(lèi)：工資發(fā)放名冊(cè)、卡片;工資轉(zhuǎn)移、證明、通知存根;各種獎(jiǎng)金、獎(jiǎng)學(xué)金、貸學(xué)金、助學(xué)金、名冊(cè)、卡片等;

（7）聲像類(lèi)：入學(xué)照、畢業(yè)照及一些重大活動(dòng)照片等;

（8）其他與民生有關(guān)的檔案。

2.加強(qiáng)民生檔案方面的編研，將利用率高的民生檔案摘錄出來(lái)，編制各類(lèi)檔案專(zhuān)題匯編，以便更好地滿(mǎn)足教師和學(xué)生對(duì)民生檔案的利用要求。我校檔案館編制了《南京工程學(xué)院校友名錄》《南京工程學(xué)院歷屆畢業(yè)生統(tǒng)計(jì)（分專(zhuān)業(yè)統(tǒng)計(jì)）》《南京工程學(xué)院歷史沿革和大事記》《南京工程學(xué)院干部任免文件匯編》《南京工程學(xué)院就業(yè)情況統(tǒng)計(jì)分析》《南京工程學(xué)院師資情況統(tǒng)計(jì)分析》《南京工程學(xué)院科研情況統(tǒng)計(jì)分析》《南京工程學(xué)院檔案利用效果事例匯編》《南京工程學(xué)院檔案工作規(guī)章制度匯編》等專(zhuān)題匯編，深受廣大師生的好評(píng)。

3.加快民生檔案的數(shù)字化，提高利用效率。我校檔案館將師生員工利用率高的民生檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化，如將新生錄取名冊(cè)、畢業(yè)生成績(jī)單、學(xué)籍卡、畢業(yè)生驗(yàn)印名冊(cè)、學(xué)位授予名冊(cè)、教職工任免職文件、職稱(chēng)評(píng)審的文件、科研項(xiàng)目立項(xiàng)、結(jié)題材料等紙質(zhì)檔案進(jìn)行全文掃描并錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，掛接到綜合檔案管理軟件中，實(shí)現(xiàn)了民生檔案的全文檢索利用。

4.開(kāi)拓創(chuàng)新，充分發(fā)揮民生檔案的服務(wù)功能，建立服務(wù)民生、服務(wù)廣大師生的檔案利用體系。新冠肺炎疫情發(fā)生以來(lái)，我校檔案館不斷創(chuàng)新民生檔案工作方式，努力克服疫情期間校園封閉帶來(lái)的影響，積極啟動(dòng)“居家辦公、線上服務(wù)”模式，通過(guò)電話、傳真、電子郵件、門(mén)戶(hù)網(wǎng)站、微信公眾號(hào)等非接觸式業(yè)務(wù)受理方式遠(yuǎn)程查檔，妥善處理教育部學(xué)位與研究生教育發(fā)展中心認(rèn)證處、省高校招生就業(yè)指導(dǎo)服務(wù)中心等單位及學(xué)生在就業(yè)應(yīng)聘、出國(guó)留學(xué)、考研深造、晉升補(bǔ)檔等檔案需求方面的查檔和信息咨詢(xún)工作，確保防疫、工作兩不誤，線上查檔不打烊，為戰(zhàn)疫出力，做到疫情當(dāng)前，服務(wù)有情。

參考文獻(xiàn)：

[1]國(guó)家檔案局.關(guān)于印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見(jiàn)》的通知（檔發(fā)〔2007〕12 號(hào)）

[2]南京工程學(xué)院檔案館http：//dag.njit.edu.cn

（作者單位：南京工程學(xué)院檔案館）

作者簡(jiǎn)介：王調(diào)江（1973-），男，漢族，湖南隆回人，助理研究員，文學(xué)士，主要從事檔案管理和年鑒編纂工作。