信息化環(huán)境下高校檔案管理中的問題及改善策略

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，我國教育領(lǐng)域面臨著重大機(jī)遇和挑戰(zhàn)。信息技術(shù)在高校教育中的進(jìn)一步融入，傳統(tǒng)的高校檔案管理模式已經(jīng)逐漸跟不上時代發(fā)展步伐。基于此，信息化環(huán)境下，高校檔案管理應(yīng)該尋找新的突破口。現(xiàn)階段，我國高校檔案管理仍然存在諸多問題亟待解決，結(jié)合信息發(fā)展新趨勢，我們需要不斷找出問題、解決問題，使高校檔案管理質(zhì)量再邁新臺階。本文基于信息化環(huán)境下高校檔案管理中的問題及改善策略進(jìn)行研究，尋找良好的管理路徑，以期實(shí)現(xiàn)高校檔案管理工作的最大效能。

關(guān)鍵詞：信息化;高校;檔案管理;問題;策略;互聯(lián)網(wǎng)

高校檔案是國家選用人才和社會招聘人才最直觀的參考依據(jù)，是記錄全校師生信息的重要資料。當(dāng)前，我國高校檔案管理模式逐漸向信息化管理轉(zhuǎn)變。然而，由于各個高?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)不同，其檔案管理質(zhì)量也存在較大差異。基于此，我們只有深入高校檔案管理工作系統(tǒng)之中，在問題中尋找策略，策略下謀求發(fā)展，才能實(shí)現(xiàn)高校檔案高質(zhì)量管理。本文圍繞著信息化環(huán)境下高校檔案管理中的問題和改善策略，探究當(dāng)前高校檔案管理存在諸多問題，結(jié)合高校檔案管理重要價值內(nèi)涵，更好的尋找管理新路徑。

一、關(guān)于高校檔案的重要價值內(nèi)涵

1.教學(xué)文化重要構(gòu)成

高校檔案是高校教學(xué)文化的重要構(gòu)成部分。高校檔案記錄著全校學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)活動、學(xué)習(xí)成績、行為紀(jì)律等。學(xué)生檔案信息直接體現(xiàn)出學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)表現(xiàn)，學(xué)生依據(jù)檔案，不斷提高自己學(xué)習(xí)水平。學(xué)生檔案能夠從側(cè)面反映出學(xué)生所在專業(yè)的教師教學(xué)質(zhì)量，高校教師能夠依據(jù)學(xué)生檔案不斷提高自己的教學(xué)本領(lǐng)、專業(yè)素養(yǎng)。因此，高校檔案管理對高校教育者和學(xué)生有著激勵和鞭策的作用，能夠提高教育工作者的工作水平。此外，高校檔案也記錄著高校教師的教學(xué)活動、教學(xué)成果，是高校教師教學(xué)工作的重要結(jié)晶，教師能夠依照檔案信息不斷改善自己的教學(xué)質(zhì)量，鞏固和提高自己的教學(xué)成果，推動高校教學(xué)文化的不斷前進(jìn)。

2.教學(xué)發(fā)展的重要工具

高校檔案不僅僅記錄著學(xué)生在校信息，更記錄著教師、輔導(dǎo)員、以及其他教育工作者的重要信息。它是高校歷代教師教學(xué)成果的濃縮，也是高校發(fā)展的文化資源，是高校教學(xué)、科研、管理等必不可少的重要組成部分。高校檔案，記錄著高校歷屆教育工作者的重要教學(xué)、科研成果，當(dāng)前階段的教育工作者能夠充分挖掘歷屆教育工作者的教育心得，將其轉(zhuǎn)化吸收，在原有的教學(xué)成果上不斷創(chuàng)新研究，助推教學(xué)水平不斷進(jìn)步向前。因此，高校檔案是高校教學(xué)發(fā)展的重要工具，真實(shí)有據(jù)的材料，為高校的發(fā)展提供真實(shí)性的參考依據(jù)，助推高校不斷邁入新臺階。

3.精神傳承的重要載體

高校檔案是學(xué)校和社會的寶貴財(cái)富。高校檔案以各種形式記錄學(xué)校的發(fā)展歷程，我們通過檔案可以很清晰地查閱高校的發(fā)展歷史，以及高校在歷史長河中對社會所做出的貢獻(xiàn)。高校檔案是學(xué)校先輩們的智慧結(jié)晶和精神所在，我們通過檔案，可以看到高校歷代杰出教育工作者的教學(xué)精神，有助于高校教育精神的傳承。例如，山西大學(xué)是我國創(chuàng)辦最早的3所國立大學(xué)之一，發(fā)展歷史悠久，建校至今涌現(xiàn)出了一批有卓越貢獻(xiàn)的教育工作者，如李鏡蓉、彭堃墀、馬作楫等等。這些杰出的教育者的在校教學(xué)、科研信息等利用檔案形式保存，有助于后代教育者的參考和學(xué)習(xí)，將高校教育精神傳承下去。

二、基于信息化環(huán)境下高校檔案管理特點(diǎn)

互聯(lián)網(wǎng)背景下，信息技術(shù)已經(jīng)逐漸應(yīng)用于社會各個領(lǐng)域，并且掀起了一股信息化管理熱潮。當(dāng)前階段，高校檔案管理的智能化、數(shù)字化、實(shí)效化是高校檔案管理信息化主要特點(diǎn)。首先，高校檔案管理智能化方面。傳統(tǒng)的高校檔案管理大多依靠人工實(shí)現(xiàn)，檔案的收集、錄入、借出等環(huán)節(jié)上，強(qiáng)調(diào)人工操作。巨量的檔案信息和工作任務(wù)，極其容易造成檔案在管理過程中的丟失和信息收集不完整等問題。而信息化環(huán)境下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的介入，能夠精簡檔案管理繁瑣環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)智能自動化管理。通過計(jì)算機(jī)技術(shù)創(chuàng)建起的電子檔案，可以改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)借閱模式，大大提高檔案的利用率。其次，高校檔案數(shù)字化方面。傳統(tǒng)高校檔案一般呈現(xiàn)為紙質(zhì)化，然而隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，人們對檔案借閱的需求已經(jīng)從傳統(tǒng)的紙質(zhì)化向數(shù)字化轉(zhuǎn)變。對此，高校檔案管理數(shù)字化能夠解除空間、時間上的限制，使得各種檔案都能夠長期有效的保存于平臺，不用再受傳統(tǒng)環(huán)境因素所制約，滿足社會大眾對電子檔案的需求。最后，高校檔案管理實(shí)效化方面。傳統(tǒng)高校檔案管理模式過于依賴人工，工作人員進(jìn)行檔案信息錄入和信息整合時，受個人工作能力、主觀情緒、環(huán)境因素等影響，檔案管理過程中很容易出現(xiàn)工作上的失誤，而信息化環(huán)境下，計(jì)算機(jī)能夠幫助人們自動篩選和處理檔案信息，提高檔案管理的實(shí)效性。

三、信息化環(huán)境下高校檔案管理存在的問題

1.檔案數(shù)字化建設(shè)遭受制約

傳統(tǒng)的檔案管理，一直比較重視檔案的收藏，輕視檔案的借出和應(yīng)用，導(dǎo)致高校檔案成為了一座“沉睡的寶庫”，檔案本身的價值無法呈現(xiàn)。信息化環(huán)境下，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校檔案管理中的進(jìn)一步融入，這種傳統(tǒng)的“重藏輕用”不良管理觀念負(fù)面效果日漸顯現(xiàn)出來，最典型的體現(xiàn)就是數(shù)字化檔案建設(shè)受阻。數(shù)字化檔案建設(shè)最終目的就是滿足人們對電子檔案的借閱需求，方便人們對檔案利用。由于檔案管理人員受“重藏輕用”的工作觀念影響，網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化檔案建設(shè)過程中，仍然偏重于檔案的藏而忽視檔案的用，造成數(shù)字化檔案建設(shè)與社會大眾需求背道而馳，導(dǎo)致數(shù)字化檔案建設(shè)緩慢，一直止步不前。

2.缺少信息化標(biāo)準(zhǔn)，安全建設(shè)不到位

互聯(lián)網(wǎng)背景下，信息技術(shù)的不斷發(fā)展，很多依托于大數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)平臺、app、網(wǎng)上管理系統(tǒng)被人們大力開發(fā)。新形勢下，高校檔案管理信息化，各個高校將檔案信息化建設(shè)看作重要任務(wù)。但是，目前階段我國高校檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量卻止步不前，一直卡在固有水平線上。一部分高校為了響應(yīng)號召，將檔案管理信息化建設(shè)看作簡單的工作任務(wù)，存在盲目跟風(fēng)現(xiàn)象，信息化建設(shè)缺少標(biāo)準(zhǔn)。高校檔案信息化建設(shè)缺少科學(xué)的參考標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理中必然漏洞百出，檔案安全問題頻頻發(fā)生。高校檔案記載著全校師生重要信息，檔案信息一旦遭受破壞，信息的完整性就無法得到保障，會造成不可估量的損失。

3.檔案信息化管理硬軟件設(shè)施短缺

信息化環(huán)境下，高校檔案管理前提是具備完善的信息化管理設(shè)施，信息化管理設(shè)施是檔案管理的硬件基礎(chǔ)，只有保證硬件的完整，檔案管理工作才能穩(wěn)中有進(jìn)、持續(xù)進(jìn)步。據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前我國部分高校仍然缺少信息化管理設(shè)施，原先的檔案管理設(shè)備陳舊落后，不能滿足現(xiàn)代化檔案管理工作需求。檔案信息化管理是依靠計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)發(fā)展起來的，如網(wǎng)絡(luò)掃描設(shè)備、復(fù)印設(shè)備、計(jì)算機(jī)管理設(shè)備，以及網(wǎng)上管理系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)輔助軟件等網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，這些都是檔案管理信息化建設(shè)必不可少的基礎(chǔ)硬件。各個地區(qū)發(fā)展情況的不同，當(dāng)?shù)馗咝n案管理建設(shè)質(zhì)量也有所差異，并且目前全國各個高校檔案管理信息設(shè)施并不能實(shí)現(xiàn)共享，因此，檔案信息化管理設(shè)施短缺問題已經(jīng)成為了當(dāng)下高校檔案管理重要問題之一。

4.檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)偏低

當(dāng)前，高校檔案管理人員專業(yè)知識匱乏、綜合素養(yǎng)不高是常見現(xiàn)象。一方面由于檔案管理人員任用方法不同于教學(xué)老師，另一方面檔案管理人員受傳統(tǒng)觀念影響，工作觀念無法跟上時代發(fā)展步伐。根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國高校檔案管理人員的專業(yè)背景，很多都與檔案管理無關(guān)，由于檔案管理人員沒有受過專業(yè)性的學(xué)習(xí)，所以檔案管理工作很難達(dá)到新時代高校發(fā)展的要求。一些高校甚至出現(xiàn)崗位互相調(diào)用情況，缺少固定的專業(yè)性檔案管理人才，導(dǎo)致高校檔案管理過程中出現(xiàn)各種問題。信息化環(huán)境下，互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展，高校檔案管理已經(jīng)從傳統(tǒng)的管理模式向信息化管理模式轉(zhuǎn)變，檔案管理理念的轉(zhuǎn)變也對高校檔案管理人員提出了新的要求，然而一些檔案管理人員并不能適應(yīng)這一變化，檔案管理人員信息素養(yǎng)偏低，成為當(dāng)今高校檔案管理不良現(xiàn)狀。

四、信息化環(huán)境下高校檔案管理改善路徑

1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作觀念，加快數(shù)字化檔案建設(shè)

信息技術(shù)與高校教育進(jìn)一步的融合，高校檔案信息化建設(shè)刻不容緩?；诖?。高校應(yīng)將檔案數(shù)字化建設(shè)看作一個重要、長期、系統(tǒng)的工作任務(wù)。管理改進(jìn)，理念先行。信息化環(huán)境下，高校檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，更新檔案管理思維，主動學(xué)習(xí)管理新技術(shù)，采用創(chuàng)新的管理模式，打破傳統(tǒng)因素對數(shù)字化檔案建設(shè)的制約，從根本上解決數(shù)字化檔案建設(shè)難題。高校檔案管理人員要徹底消除“重藏輕用”這一不良觀念。高校應(yīng)組建專業(yè)性的數(shù)字化檔案建設(shè)隊(duì)伍，引用計(jì)算機(jī)專業(yè)性人才，在高校網(wǎng)絡(luò)平臺創(chuàng)建起高質(zhì)量的數(shù)字化檔案庫，完善數(shù)字化檔案管理模塊，依托于信息技術(shù)創(chuàng)建起多個管理功能，如檔案信息收集功能、檔案檢索功能、檔案借閱功能、檔案跟蹤功能等等，其中在模塊創(chuàng)建的過程中，要以“用”為重點(diǎn)，突出檔案的應(yīng)用，強(qiáng)調(diào)檔案數(shù)字化應(yīng)用價值，從而滿足大眾對檔案的借閱需求、滿足國家選用人才對檔案信息參考的要求，最大限度提升數(shù)字化檔案的價值意義。

2.堅(jiān)持信息化管理，安全建設(shè)找標(biāo)桿

教育工作需要高質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)體系作支撐，高校檔案管理也需要標(biāo)準(zhǔn)體系作參考。首先，高校檔案信息化建設(shè)上，應(yīng)該認(rèn)真貫徹落實(shí)國家的相關(guān)要求和精神號召。高校檔案管理人員應(yīng)走出校門，參加高校聯(lián)合交流會議，吸收他人經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合本校檔案管理現(xiàn)狀，建立起信息化檔案管理新標(biāo)準(zhǔn)。高校檔案管理人員應(yīng)該定時參加培訓(xùn)，學(xué)習(xí)其它高校先進(jìn)的檔案管理理念與模式，在業(yè)界找標(biāo)桿，借鑒同行的豐富研究成果，提高自身水平。高校引進(jìn)專業(yè)性信息技術(shù)人才，對高校檔案管理人員進(jìn)行“幫、扶、帶”，建立起完善的安全防范系統(tǒng)，創(chuàng)建后臺信息備份、數(shù)據(jù)找回等板塊功能，減少檔案信息丟失帶來的損失。

3.完善檔案管理設(shè)施，豐富信息化管理軟件

基礎(chǔ)設(shè)施是檔案管理工作開展的前提和基礎(chǔ)保障?；谛畔⒒h(huán)境下，高校檔案管理質(zhì)量的再提高，高校應(yīng)將基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提上日程，提高在檔案領(lǐng)域的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力量，加大投入成本，完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施。硬件設(shè)備方面，高校應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，更替原有的舊設(shè)備。軟件設(shè)備方面，應(yīng)該豐富信息化管理軟件，增設(shè)信息化管理模塊，完善檔案管理信息系統(tǒng)。結(jié)合學(xué)校檔案管理工作開展的需要，應(yīng)該建立起專項(xiàng)基金，提供足夠的物力、財(cái)力、人力。信息化管理軟件與系統(tǒng)方面，應(yīng)該由專業(yè)信息技術(shù)人才對其完善和更新，檔案管理人員在管理過程中，應(yīng)做到管理系統(tǒng)的定時更新和維護(hù)，保持管理系統(tǒng)跟隨著信息變化而變化，進(jìn)一步提高檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量。

4.完善工作培訓(xùn)機(jī)制，提高管理人員素養(yǎng)

高校檔案管理工作是一個持續(xù)前進(jìn)的過程，高校檔案管理人員需要加強(qiáng)專業(yè)知識學(xué)習(xí)，提高內(nèi)力、豐富頭腦，更好的適應(yīng)現(xiàn)代化高校檔案管理新需求。高校應(yīng)建立起專業(yè)培訓(xùn)系統(tǒng)，完善高校檔案管理培訓(xùn)機(jī)制，通過對檔案管理人員的培訓(xùn)，使檔案管理質(zhì)量再邁新臺階。信息化環(huán)境下，高校應(yīng)該認(rèn)識到檔案管理這一環(huán)節(jié)的重要性，加強(qiáng)重視檔案管理工作，完善檔案管理培訓(xùn)機(jī)制，號召學(xué)校檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)內(nèi)容的學(xué)習(xí)。檔案管理人員要增加實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。走出校門參加高校聯(lián)合培訓(xùn)，向優(yōu)秀的高校檔案管理老師學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，要加大學(xué)習(xí)力度，不斷提高自身的管理水平和專業(yè)素養(yǎng)，更好的在崗位上發(fā)光發(fā)熱，實(shí)現(xiàn)自身價值。此外，高校檔案本身是一種學(xué)習(xí)資源，高校檔案管理人員應(yīng)該學(xué)習(xí)先輩們的工作精神，認(rèn)真貫徹落實(shí)國家的教育管理理念，認(rèn)真負(fù)責(zé)、忠于職守、實(shí)事求是，自覺的樹立起當(dāng)代高校檔案管理教師模范，為學(xué)校發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。

五、結(jié)束語

綜上所述，信息化環(huán)境下，高校檔案作為學(xué)校的文化寶庫、社會的知識財(cái)富。應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理質(zhì)量，提高檔案的價值意義。新形勢下，只有不斷提高檔案管理人員管理水平、加快數(shù)字化檔案建設(shè)、完善檔案管理設(shè)施、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作觀念、堅(jiān)持信息化管理理念，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的最大效能。高校檔案管理人員應(yīng)緊跟時代發(fā)展步伐，與時俱進(jìn)、勇于創(chuàng)新，在檔案管理過程中不斷尋找問題，問題中不斷尋找策略，策略下謀求新發(fā)展，推動高校檔案管理高質(zhì)量發(fā)展。

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（作者單位：山西大學(xué)）

作者簡介：楊金梅（1970-），女，漢族，山西太原人，大專，研究方向：檔案管理。