基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作存在的問題及對策研究

摘 要：紀(jì)檢監(jiān)察工作在開展時(shí)，基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案工作是重要的組成部分，既可以還原辦案人員工作的整個(gè)流程，也能夠?qū)?zhí)行這項(xiàng)工作的具體內(nèi)容進(jìn)行記錄，是紀(jì)檢執(zhí)行辦案工作的重要憑證。本篇文章對基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作存在的問題進(jìn)行了分析和研究，制定了具有針對性的解決措施，希望可以推動基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案工作穩(wěn)定可持續(xù)地開展。

關(guān)鍵詞：基層;紀(jì)檢監(jiān)察;案件;檔案管理

紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作的開展，在一定程度上可以有效提高辦案的質(zhì)量，對整個(gè)辦案流程起到監(jiān)督管理的作用。通過對案件辦理的過程進(jìn)行全方位的資料記錄，也能有效規(guī)范工作的具體程序和行為，保障紀(jì)檢工作人員在處理案件時(shí)具有充足的證據(jù)。

一、紀(jì)檢監(jiān)察檔案的作用

紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)在開展職能活動時(shí)，有關(guān)檔案管理的內(nèi)容是重要的組成部分，紀(jì)檢監(jiān)察檔案資料具有一定的保存價(jià)值，可以對日常機(jī)關(guān)所舉行的會議、案件審理、案件管理工作、信訪記錄進(jìn)行充分的信息匯總?；鶎蛹o(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作包含的范圍非常廣泛，其中會涉及到監(jiān)管類、人事類、文書類、審查類的信息，通過進(jìn)行信息的匯總以及記錄，可以有效提高工作的效率和質(zhì)量。檔案的全面性和謹(jǐn)慎性可以幫助工作人員辦理案件，有效提高工作人員的工作效率和質(zhì)量，在短時(shí)間內(nèi)為案件的辦理找出法律依據(jù)，提高了工作的精準(zhǔn)度，充分發(fā)揮了紀(jì)檢監(jiān)察檔案的重要性。紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作在開展時(shí)，其中最重要的內(nèi)容是宣傳材料，紀(jì)檢檔案的內(nèi)容非常豐富，積累了許多案件辦理的經(jīng)驗(yàn)，工作人員通過后期的瀏覽以及學(xué)習(xí)可以從中吸取教訓(xùn)，紀(jì)檢檔案資料能起到警鐘長鳴的作用，還能加強(qiáng)相關(guān)的防范措施，以免在后期辦案時(shí)重蹈覆轍。

二、基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理中存在的問題

1.人力資源有限

基層工作人員有限，并且人員流動性較大，缺乏專業(yè)性的人才?；鶎蛹o(jì)檢檔案管理工作在開展時(shí)，自身的知識結(jié)構(gòu)和技術(shù)方式都比較落后，無法滿足當(dāng)下社會的工作需求，紀(jì)檢部門也沒有組織相應(yīng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)。在新的發(fā)展形勢下，紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理對工作人員提出了越來越多的要求。現(xiàn)階段，在紀(jì)檢監(jiān)察部門中，經(jīng)常存在工作人員一崗多職的現(xiàn)象，兼職的工作人員流動性較大，在工作交接上容易出現(xiàn)問題，使得部分文件經(jīng)常沒有進(jìn)行及時(shí)歸檔。紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理人員能力有限，專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)都需要進(jìn)一步提高。除此之外，紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理仍然應(yīng)用的是傳統(tǒng)管理模式，針對于音像和圖片等電子檔案的保存工作力度有所欠缺，部分科室只是對已經(jīng)查結(jié)的案件進(jìn)行資料保存。人員的配備存在明顯的不足，許多基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作人員只配備了兩名，并且這兩名工作人員還身兼其他的職務(wù)。工作人員短缺，檔案文件量卻急速增長，這就造成許多工作人員沒有足夠的精力放在檔案的管理上，無法推動檔案管理工作向信息化和現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

2.資金投入不足

部門單位的辦公條件達(dá)不到要求，財(cái)政經(jīng)費(fèi)的來源比較少，資金投入力度不足，這些因素都限制了紀(jì)檢監(jiān)察系統(tǒng)檔案管理工作的開展。由于投入的現(xiàn)代化設(shè)備不足，以至于沒有專門的檔案室對檔案資料進(jìn)行存儲，再加上對方的方式不當(dāng)，檔案經(jīng)常會出現(xiàn)遺失或者是查找困難的問題。檔案室的配套設(shè)施并不能達(dá)到上級部門的要求，工作人員的綜合水平較差，不能對現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行熟練的操作，影響了紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展。

3.檔案資料收集困難

現(xiàn)階段，部門對于檔案材料的收集制度還存在一定的問題，各個(gè)科室的職責(zé)內(nèi)容出現(xiàn)重疊，不能較好的協(xié)同完成檔案資料管理工作。由于檔案資料的需求不同，以至于檔案資料分散在各個(gè)科室以及個(gè)別工作人員手中，這就導(dǎo)致檔案資料處于分散的狀態(tài)，不利于對檔案資料進(jìn)行管理。部門的管理負(fù)責(zé)人對文件歸檔制度沒有全面的了解，為了方便自己工作，經(jīng)常將大量的檔案資料堆積在自己手中，以至于不能發(fā)揮檔案資料正常的作用。檔案資料管理的保密制度沒有得到貫徹落實(shí)，部分科室針對于一些特定范圍的檔案資料拒絕歸檔，影響到了檔案資料的全面性。

4.檔案信息化水平較低

紀(jì)檢監(jiān)察系統(tǒng)當(dāng)中的工作人員比較少，工作的立卷形式仍然以手工立卷為主，浪費(fèi)了大量的工作時(shí)間，許多工作人員一崗多職，并沒有時(shí)間充分利用檔案信息資源，以至于檔案管理工作一直停滯不前。工作人員應(yīng)用傳統(tǒng)的立卷方式，在開展檢索文件以及后期開發(fā)利用時(shí)效率較低，程序也比較繁瑣。紀(jì)檢監(jiān)察系統(tǒng)在開展工作時(shí)，不僅應(yīng)用計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等相關(guān)的硬件設(shè)施，還需要積極引進(jìn)信息化技術(shù)，以便于可以對檔案管理工作進(jìn)行高效全面地開展。紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理行為一直沒有得到有效的規(guī)范，以至于檔案資料即使是輸入到電腦中，工作人員也不進(jìn)行備份和存檔，當(dāng)電腦出現(xiàn)故障或者是網(wǎng)絡(luò)問題時(shí)，檔案資料很容易出現(xiàn)丟失或者損毀。

5.紀(jì)檢監(jiān)察案件檔案規(guī)范化管理水平較低

紀(jì)檢監(jiān)察部門的基層工作人員大多數(shù)沒有經(jīng)過系統(tǒng)性的培訓(xùn)，在辦理案件時(shí)缺乏對管理工作深入的了解。故此，紀(jì)檢監(jiān)察工作人員對案件的檔案資料進(jìn)行收集時(shí)，也存在著許多不規(guī)范的地方。工作人員在整理相關(guān)文件資料時(shí)，并沒有按照時(shí)間進(jìn)行分類、保管相應(yīng)檔案資料，也沒有按照相關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行，在轉(zhuǎn)移或者是遞交檔案資料時(shí)沒有進(jìn)行記錄。紀(jì)檢監(jiān)察工作人員對于檔案管理的重要性沒有足夠的認(rèn)識，經(jīng)常會忽視案件在查辦過程中對資料進(jìn)行收集和整理，部分工作人員認(rèn)為，只要提交紀(jì)檢監(jiān)察報(bào)告和相應(yīng)的檢查意見之后，就可以對紀(jì)檢監(jiān)察行為進(jìn)行實(shí)施。

三、加強(qiáng)紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理的對策與建議

1.加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)

在選擇工作人員的過程中，需要選擇具有較強(qiáng)責(zé)任心、綜合素養(yǎng)較高的工作人員，與此同時(shí)，工作人員還要具有較高的專業(yè)水平和技術(shù)能力。除此之外，部門要加強(qiáng)對工作人員的業(yè)務(wù)技能水平，不斷提高紀(jì)檢監(jiān)察工作人員的管理水平，從而提高檔案管理工作的質(zhì)量。紀(jì)檢監(jiān)察部門要加強(qiáng)工作人員的業(yè)務(wù)知識能力培訓(xùn)，使得工作人員能夠快速掌握檔案資料迅速查找、綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)、檢索信息、研究判斷等多方面綜合技能。再通過系統(tǒng)性和專業(yè)化的培訓(xùn)之后，工作人員可以熟練的應(yīng)用計(jì)算機(jī)對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入，進(jìn)一步提高數(shù)據(jù)庫的保密性和安全性。強(qiáng)化工作人員的責(zé)任感，提高理論專業(yè)水平，在進(jìn)行系統(tǒng)化的培訓(xùn)之后，工作人員的知識體系得到了優(yōu)化和調(diào)整，視野也得到了進(jìn)一步地拓展。

2.加大資金投入

紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)需要加強(qiáng)對檔案管理工作的重視程度，統(tǒng)籌部門的財(cái)力，增加對于檔案室建設(shè)的資金投入。根據(jù)檔案部門的發(fā)展需求和實(shí)際的發(fā)展現(xiàn)狀，展開資金方面的支持，確保檔案室在建設(shè)的過程中可以得到資金的支持，貫徹落實(shí)各項(xiàng)現(xiàn)代化設(shè)備的引進(jìn)政策，確保項(xiàng)目可以得到穩(wěn)定落實(shí)。紀(jì)檢監(jiān)察檔案工作室現(xiàn)代化設(shè)備引進(jìn)的過程中，需要將現(xiàn)代科技充分地應(yīng)用在檔案工作管理中，加快速度推動檔案信息管理工作向數(shù)字化、智能化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。無論是人才培養(yǎng)還是數(shù)據(jù)庫管理，都需要積極引進(jìn)信息化技術(shù)，以便于對工作行為進(jìn)行規(guī)范，持續(xù)推動檔案管理工作向現(xiàn)代化和全面化發(fā)展。紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作在發(fā)展的過程中，不能停留于傳統(tǒng)的工作模式，應(yīng)該緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，逐漸將手工記錄轉(zhuǎn)向?yàn)橛?jì)算機(jī)記錄。加大力度投入硬件設(shè)備和軟件，對檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范，設(shè)定清晰的職責(zé)范圍和規(guī)章制度，為紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

3.加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)管理建設(shè)

對檔案管理工作行為進(jìn)行規(guī)范，強(qiáng)化工作的規(guī)范性，明確檔案資料歸檔的具體需求，要細(xì)致到裝訂、封面設(shè)計(jì)、填寫規(guī)格、標(biāo)題格式等等。加強(qiáng)紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作的組織建設(shè)，對相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行完善，規(guī)范工作人員的行為，提高工作隊(duì)伍的專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)。部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一的管理，強(qiáng)化資料收集、資料管理、資料應(yīng)用、環(huán)節(jié)制度，定期對檔案資料進(jìn)行收集，加大力度對檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行研究和分析。對工作的觀念進(jìn)行及時(shí)更新，創(chuàng)新基層紀(jì)檢監(jiān)察等工作的管理模式，工作人員要針對現(xiàn)階段檔案管理工作的內(nèi)容和形式進(jìn)行研究和分析，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作存在的特點(diǎn)和規(guī)律，實(shí)現(xiàn)觀念和思維上的創(chuàng)新。通過對紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整，可以為紀(jì)檢監(jiān)察工作未來的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)，通過設(shè)立健全的管理制度，可以進(jìn)一步提高系統(tǒng)工作的管理水平和管理質(zhì)量。貫徹落實(shí)紀(jì)檢監(jiān)察管理制度，確定檔案資料歸檔的范圍、保管時(shí)間、歸檔流程、整理形式、歸檔需求等相關(guān)內(nèi)容。建立更加嚴(yán)謹(jǐn)?shù)陌踩Ｃ苤贫?，明確工作人員的職責(zé)，確保檔案資料不會出現(xiàn)丟失和損毀的問題，即使出現(xiàn)也能夠追責(zé)到具體的工作人員。設(shè)置檔案管理登記工作表，其中要記錄紀(jì)檢監(jiān)察檔案轉(zhuǎn)移的次數(shù)，借閱登記的信息，確?？梢詫o(jì)檢監(jiān)察檔案進(jìn)行全方位的管理。當(dāng)然在進(jìn)行存檔、借閱、移交的時(shí)候，管理員需要對案卷資料信息的完整度進(jìn)行考察和審核，根據(jù)審核的結(jié)果填寫登記記錄表。除此之外，還需要做好防蟲蛀、防火、防盜、防潮等相關(guān)工作。工作人員在開展檔案信息管理時(shí)，需要遵守每一個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)章制度，確保責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，有效加強(qiáng)檔案信息資料管理力度，避免案卷資料出現(xiàn)損毀或者遺失。

4.提高檔案管理的信息化水平

基層紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作在開展時(shí)，需要積極引進(jìn)現(xiàn)代化的辦公軟件，以便于可以通過信息系統(tǒng)對檔案文件資料進(jìn)行管理。為了推進(jìn)紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作向現(xiàn)代化發(fā)展，需要將紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)變成數(shù)字信息檔案，將檔案信息的各方面內(nèi)容錄入到信息管理系統(tǒng)中。工作人員需要定期對檔案信息進(jìn)行整理，加大力度建立數(shù)據(jù)庫，充分發(fā)揮數(shù)據(jù)庫中信息資源的作用。檔案信息管理每一個(gè)環(huán)節(jié)都要制定統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，提高紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作的建設(shè)力度，實(shí)現(xiàn)紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作向現(xiàn)代化、科學(xué)化、智能化的方向發(fā)展。紀(jì)檢監(jiān)察檔案信息資料中會涉及到一些涉密的內(nèi)容，因此需要加強(qiáng)管理工作的安全性和保密性，明確信息資料的使用范圍，嚴(yán)格按照規(guī)章制度展開保管工作，按照規(guī)定的時(shí)間對信息資料進(jìn)行銷毀，確保資料不會出現(xiàn)外泄。在未來檔案信息管理工作中，電子檔案和紙質(zhì)檔案并存已經(jīng)成為了主要的發(fā)展趨勢，電子檔案具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性、安全性、便捷性，可以實(shí)現(xiàn)長期的保存，對于檔案信息管理工作來說具有深遠(yuǎn)的推動意義。檔案管理工作在進(jìn)行電子化發(fā)展，通過對歸檔的方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，有效提高了工作的效率。社會在快速向前發(fā)展，現(xiàn)代社會對檔案管理工作提出了更多的要求，傳統(tǒng)的文字資料已經(jīng)不能滿足工作人員的發(fā)展需求，需要交紙質(zhì)版的資料轉(zhuǎn)變成電子信息資料。電子檔案在具體應(yīng)用時(shí)應(yīng)該設(shè)定清晰的使用范圍，根據(jù)檔案信息的內(nèi)容設(shè)定密級層次，工作人員針對不同的保密級別需要展開特殊的管理。紀(jì)檢監(jiān)察檔案信息電子化發(fā)展，并不是完全開放的發(fā)展，不能通過拷貝的方式進(jìn)行使用，在應(yīng)用電子化檔案時(shí)，需要在全程有效監(jiān)控之下進(jìn)行。信息檔案資料要用網(wǎng)絡(luò)的方式進(jìn)行瀏覽，需要對特定的檔案進(jìn)行加密處理，定期或者是不定期修改密鑰，避免錯(cuò)誤的操作給檔案信息管理庫帶來損失。強(qiáng)化工作人員對于檔案信息的重視程度，確?？梢杂行男凶陨砺氊?zé)，充分發(fā)揮電子檔案信息的最大化效用，保障紀(jì)檢監(jiān)察檔案信息的安全。

四、紀(jì)檢監(jiān)察系統(tǒng)檔案規(guī)范化管理的成效

紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作開展時(shí)，傳統(tǒng)的工作方式會涉及大量的信息，人工操作容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，工作人員對龐大的信息進(jìn)行處理時(shí)會消耗大量的時(shí)間。通過引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)信息檔案工作向標(biāo)準(zhǔn)化和信息化的方向發(fā)展，采取統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對檔案信息資料進(jìn)行管理，以便可以充分發(fā)揮信息的作用，提高檔案資料的服務(wù)水平。紀(jì)檢監(jiān)察部門在開展工作時(shí)，可以通過互聯(lián)網(wǎng)對檔案信息進(jìn)行收集和匯總，也可以展開交流和分享。傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案資料容易受損，占據(jù)空間較大，當(dāng)工作人員出現(xiàn)崗位調(diào)離的情況時(shí)，工作在進(jìn)行交接時(shí)容易出現(xiàn)問題，會造成檔案信息的遺漏和不足。通過開展現(xiàn)代信息化檔案工作管理，可以有效提高紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

五、結(jié)束語

紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作在發(fā)展的過程中，不能停留于傳統(tǒng)的工作模式，應(yīng)該緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，通過對歸檔的方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，有效提高了工作的效率。在未來檔案信息管理工作中，電子檔案和紙質(zhì)檔案并存已經(jīng)成為了主要的發(fā)展趨勢，通過提高紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作的建設(shè)力度，實(shí)現(xiàn)紀(jì)檢監(jiān)察檔案管理工作向現(xiàn)代化、科學(xué)化、智能化的方向發(fā)展。

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（作者單位：沈陽市紀(jì)委監(jiān)委）

作者簡介：李月惠（1974-），女，漢族，黑龍江雞西人，本科，中級職稱，研究方向：檔案。