檔案管理工作存在的難點(diǎn)問題解析

摘 要：我黨在十九大會(huì)議中明確給出了“創(chuàng)建交通強(qiáng)國(guó)”這一偉大戰(zhàn)略目標(biāo)，這也成為了我黨在新的歷史時(shí)期所確定的一大主要戰(zhàn)略部署，為未來一段時(shí)間的交通建設(shè)奠定了總的基調(diào)。這必將對(duì)交通檔案的管理工作產(chǎn)生重大影響，發(fā)現(xiàn)并探索新時(shí)代交通檔案管理工作存在的問題與策略，成為了增強(qiáng)交通檔案管理質(zhì)量的基本前提。所以，應(yīng)當(dāng)從交通運(yùn)輸檔案管理的基本理念、管理內(nèi)容、管理模式以及管理方法上進(jìn)行改革，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展對(duì)交通運(yùn)輸檔案管理提出的要求，增強(qiáng)交通運(yùn)輸檔案管理能力和水平，助力交通運(yùn)輸事業(yè)發(fā)展。本文闡述了交通運(yùn)輸檔案特點(diǎn)、意義及現(xiàn)實(shí)問題基礎(chǔ)上，圍繞交通運(yùn)輸檔案的管理而給出了相應(yīng)的對(duì)策，一般能夠?yàn)樵摲矫娴墓ぷ魈峁┙梃b。

關(guān)鍵詞：交通運(yùn)輸檔案;現(xiàn)狀;對(duì)策;信息化

交通運(yùn)輸檔案是指交通運(yùn)輸部門在交通運(yùn)輸行政管理、業(yè)務(wù)工作中所形成的，具有保存價(jià)值的歷史記錄。最近幾年，交通設(shè)施建設(shè)在我國(guó)開始引起了廣泛關(guān)注，因而在該方面獲得了極大發(fā)展，交通事業(yè)發(fā)展迎來了快速發(fā)展期。從《2019年交通運(yùn)輸行業(yè)發(fā)展統(tǒng)計(jì)公報(bào)》可以看出，到2019年底，全國(guó)公路總里程501.25萬公里，較2018年增加了16.6萬公里，交通固定資產(chǎn)投資完成32451億元，比2018年增長(zhǎng)了3.1%。隨著交通基礎(chǔ)投入的增加，有力促進(jìn)了交通運(yùn)輸事業(yè)發(fā)展，由此所產(chǎn)生的交通運(yùn)輸檔案呈現(xiàn)出較大幅度增長(zhǎng)。當(dāng)前，現(xiàn)代信息技術(shù)在交通運(yùn)輸檔案管理領(lǐng)域中的應(yīng)用日趨深入，使得交通運(yùn)輸檔案管理面臨的形勢(shì)和要求呈現(xiàn)出新情況、新問題和新挑戰(zhàn)。為此，需要從交通運(yùn)輸檔案管理理念、管理內(nèi)容、管理模式以及管理方法上進(jìn)行改革，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展對(duì)交通運(yùn)輸檔案管理提出的要求。

一、交通運(yùn)輸檔案特點(diǎn)

1.內(nèi)容組成廣泛

從交通運(yùn)輸管理部門的職責(zé)來看，交通運(yùn)輸檔案主要包括公路、運(yùn)輸管理、航道、基礎(chǔ)項(xiàng)目建設(shè)等各個(gè)方面在日常管理過程中產(chǎn)生的檔案資料。如公路，包括省、縣、鄉(xiāng)道公路建設(shè)及后期管養(yǎng)過程中產(chǎn)生的各種檔案資料。運(yùn)輸管理類檔案資料包括道路運(yùn)輸類檔案，客運(yùn)經(jīng)營(yíng)許可類檔案，以及各條線路、站點(diǎn)設(shè)置檔案。此外，還包括高速公路、跨江大橋等客貨交通運(yùn)輸線路項(xiàng)目設(shè)計(jì)、咨詢、建設(shè)、建立等形成的各類檔案資料。因此，內(nèi)容組成方面十分廣泛、多樣。

2.產(chǎn)生數(shù)量龐大

隨著國(guó)家不斷加大交通基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以及我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，全國(guó)各地交通基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)連年攀升。交通運(yùn)輸管理部門承擔(dān)著大量具體行政管理職能，如交通運(yùn)輸項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)營(yíng)和管理，也包括交通運(yùn)輸專業(yè)資質(zhì)管理和交通規(guī)費(fèi)征收等等檔案。因此，無論是履行交通運(yùn)輸職能，還是交通運(yùn)輸項(xiàng)目建設(shè)等方面，所產(chǎn)生的交通運(yùn)輸檔案數(shù)量都呈快速增長(zhǎng)趨勢(shì)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，按里程折算高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案量，約為100～150卷/公里?？梢姡〗煌ㄖ攸c(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案就高達(dá)數(shù)十萬卷。

3.專業(yè)門類細(xì)化

交通運(yùn)輸檔案依其性質(zhì)劃分，可將其細(xì)分為機(jī)關(guān)檔案、工程檔案、業(yè)務(wù)檔案、企業(yè)檔案等等。不同門類的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和要求存在較大差異，也給后期檔案管理帶來較大難度。比如，交通運(yùn)輸行政管理方面的檔案依據(jù)《機(jī)關(guān)檔案管理工作條例》;交通運(yùn)輸基礎(chǔ)項(xiàng)目建設(shè)形成檔案，應(yīng)依據(jù)《交通文件材料立卷歸檔辦法》等。此外，交通運(yùn)輸檔案具有很強(qiáng)的專業(yè)性、行業(yè)性特點(diǎn)，隨著專業(yè)門類的進(jìn)一步細(xì)分，需要嚴(yán)格依據(jù)交通運(yùn)輸業(yè)檔案特點(diǎn)和管理實(shí)際，做好檔案資料的收集、歸檔、整理等等。

4.信息缺少銜接

從之前的交通檔案管理來看，普遍存在信息化水平較低的現(xiàn)象，在對(duì)信息資源進(jìn)行管理時(shí)，一般都是通過手工完成，同時(shí)將其以紙質(zhì)的形式加以保存。但是，交通事業(yè)并非最近幾年才發(fā)展起來的，它已存在較長(zhǎng)的時(shí)間，具備了一定的歷史性，加上之前的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施都已變得十分陳舊，因而不得不通過紙質(zhì)形式將之前的檔案保存起來，久而久之這類檔案就變得越來越多，由于受到有關(guān)因素的影響，當(dāng)中所記錄的部分信息已變得模糊不清，產(chǎn)生了缺失性問題，倘若要想將此類檔案轉(zhuǎn)換成電子文檔，那么除了要耗費(fèi)較多的時(shí)間以外，還會(huì)面臨較大的銜接難度，所以，這就成為了創(chuàng)建電子檔案的一大難題。

5.載體類型多樣

近年來，隨著信息技術(shù)在交通運(yùn)輸檔案管理領(lǐng)域中的應(yīng)用，交通運(yùn)輸檔案載體類型呈現(xiàn)出多樣化特點(diǎn)。比如，紙質(zhì)載體檔案與磁性載體檔案、光介質(zhì)載體檔案并存，存儲(chǔ)交通運(yùn)輸檔案不僅有磁盤，還有軟盤、錄音錄像帶，還包括云盤等等。電子文件格式有WMA、WAV、MP3等音頻文件，JPEG、TIFF、等格式圖片文件，還包括MPG視頻格式文件，載體類型的多樣化，也給后期檔案管理增添了難度。

6.管理缺少規(guī)范

在推進(jìn)工作項(xiàng)目的過程中，檔案管理人員一般會(huì)按照自己的想法隨意整理及保存各種信息資料，甚至還會(huì)造成檢索工具辨識(shí)度欠佳等問題。事實(shí)上，合理高效的檢索可以給檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，然而，假如其所創(chuàng)建的硬性指標(biāo)未能符合預(yù)期目標(biāo)，那么就無法產(chǎn)生較高的檢索能效。不能借助檢索工具來呈現(xiàn)有關(guān)信息，哪怕輸入了關(guān)鍵詞匯，也無法迅速找到所需內(nèi)容，于是只能到存放檔案的相應(yīng)區(qū)域里面進(jìn)行搜索，不僅會(huì)耗費(fèi)大量的精力與時(shí)間，而且會(huì)降低服務(wù)質(zhì)量。

二、交通運(yùn)輸檔案管理價(jià)值

對(duì)于交通運(yùn)輸事業(yè)來說，交通運(yùn)輸檔案不僅能夠記錄其發(fā)展歷史，而且能夠?yàn)槠浒l(fā)展提供保障。所以，做好交通運(yùn)輸檔案不僅具有積極的社會(huì)價(jià)值，也具有很高的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

1.增強(qiáng)交通項(xiàng)目決策科學(xué)

交通運(yùn)輸檔案包含了交通運(yùn)輸部門履行其職責(zé)過程中產(chǎn)生和收集到的各種信息資料，后期，通過這些交通運(yùn)輸檔案資料信息的整理、挖掘，能夠幫助人們更加全面掌握前期交通運(yùn)輸工作成效及存在不足，從而為后期新的交通運(yùn)輸項(xiàng)目決策的科學(xué)性、合理性提供重要參考。

2.促進(jìn)交通運(yùn)輸事業(yè)發(fā)展

交通運(yùn)輸是一項(xiàng)事關(guān)民生福祉的基礎(chǔ)性事業(yè)，通過各個(gè)時(shí)期交通運(yùn)輸檔案資料的查詢和了解，能夠有效幫助決策部門及機(jī)構(gòu)全面掌握區(qū)域交通運(yùn)輸線路承載、運(yùn)行狀態(tài)，也為后期及時(shí)做好交通運(yùn)輸線路的運(yùn)營(yíng)、管理和維護(hù)等，提供第一手?jǐn)?shù)據(jù)資料。

3.提升經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展效益

交通運(yùn)輸行業(yè)在推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展方面發(fā)揮著舉足輕重的作用，交通運(yùn)輸能夠改善區(qū)域間交通聯(lián)絡(luò)，交通運(yùn)輸基礎(chǔ)投資能夠推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。此外，還可以解決大量就業(yè)等等。因此，加大交通運(yùn)輸檔案利用，促進(jìn)交通運(yùn)輸事業(yè)發(fā)展，對(duì)提升經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展整體效益具有重要作用。

4.促進(jìn)交通事業(yè)的科學(xué)化管理

從本質(zhì)上來看，交通檔案其實(shí)是憑借圖片、影像以及文字與圖表之類的方式，將交通工程的各種信息記錄下來，并完成后續(xù)的歸納與整理，進(jìn)而使此類信息涵蓋整個(gè)交通工程的具體情況。交通管理部門對(duì)交通檔案進(jìn)行分析，能夠掌握更多的工程實(shí)況，從而實(shí)現(xiàn)了信息反饋的有效性與時(shí)效性。另外，交通檔案還能將交通運(yùn)輸?shù)母鞣N實(shí)情體現(xiàn)出來，便于采用相應(yīng)的措施來加強(qiáng)保養(yǎng)與維護(hù)，最終促成交通事業(yè)的有序發(fā)展。所以，對(duì)于交通部門來說，應(yīng)將交通檔案管理視為一項(xiàng)重點(diǎn)工作，這樣才能實(shí)現(xiàn)交通事業(yè)的迅猛發(fā)展。

三、交通運(yùn)輸檔案管理對(duì)策

目前，交通運(yùn)輸檔案管理方面，檔案管理人員綜合業(yè)務(wù)素能薄弱、管理理念滯后、管理基礎(chǔ)薄弱等問題和不足，需要采取有效措施，認(rèn)真予以解決。

1.前提：加強(qiáng)交通運(yùn)輸檔案資料收集。新時(shí)代，做好交通運(yùn)輸檔案管理工作的前提是要確保交通運(yùn)輸檔案資料完整、規(guī)范、全面的收集。為此，交通運(yùn)輸管理部門要成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，明確小組組成部門及人員，制定交通運(yùn)輸檔案資料收集、整理的具體工作職責(zé)、分工，以及時(shí)間、標(biāo)準(zhǔn)等要求，做到檔案資料收集“三同時(shí)”，與交通運(yùn)輸重大項(xiàng)目同步跟進(jìn)，尤其是一些重大活動(dòng)、重點(diǎn)工作，檔案管理部門需安排專人來負(fù)責(zé)檔案的收集與歸檔，在達(dá)到有關(guān)交通運(yùn)輸檔案收集要求的前提下，力爭(zhēng)做到資料同步搜集、同步整理和同步歸檔，從源頭上，把牢交通運(yùn)輸檔案資料收集、歸檔質(zhì)量。

2.保障：完善交通運(yùn)輸檔案管理制度。交通運(yùn)輸檔案數(shù)量眾多、類型多樣、門類更細(xì)。為此，要結(jié)合交通運(yùn)輸管理部門業(yè)務(wù)職能實(shí)際，完善交通運(yùn)輸檔案管理制度。根據(jù)《保密法》《檔案法》，制定交通運(yùn)輸檔案資料收集、整理、歸檔、利用、銷毀、借閱等等制度。如《交通運(yùn)輸建設(shè)項(xiàng)目歸檔管理規(guī)定》《交通運(yùn)輸檔案查詢、借閱、歸還細(xì)則》《交通運(yùn)輸檔案數(shù)字化若干規(guī)定》等等，進(jìn)一步明確交通運(yùn)輸檔案資料收集主體、歸檔范圍、保管期限、銷毀流程、借閱手續(xù)等等，通過完善的規(guī)章制度的建立，確保交通運(yùn)輸檔案管理的科學(xué)化。

3.規(guī)范：補(bǔ)充制定公路、港口建設(shè)項(xiàng)目檔案、運(yùn)管檔案、航閘養(yǎng)護(hù)檔案、工程質(zhì)量監(jiān)督檔案等專題檔案規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)化修訂工作，交通建設(shè)項(xiàng)目主管部門和承擔(dān)單位按照規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)要求，嚴(yán)把重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案登記、驗(yàn)收關(guān)，并結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際，探索、總結(jié)適應(yīng)地方項(xiàng)目管理特點(diǎn)的項(xiàng)目檔案管理與質(zhì)量控制的新方式、新措施，推動(dòng)交通運(yùn)輸建設(shè)項(xiàng)目檔案管理全面發(fā)展。

4.關(guān)鍵：創(chuàng)新交通運(yùn)輸檔案服務(wù)方式。檔案的價(jià)值在于其利用，實(shí)現(xiàn)發(fā)揮交通運(yùn)輸檔案價(jià)值最大化，需要不斷創(chuàng)新交通運(yùn)輸檔案服務(wù)方式。要不斷創(chuàng)新交通運(yùn)輸檔案服務(wù)方式方法，切實(shí)發(fā)揮交通運(yùn)輸檔案利用價(jià)值。比如，利用數(shù)字化技術(shù)，構(gòu)建交通運(yùn)輸檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù);開發(fā)“兩微一端”，結(jié)合移動(dòng)終端設(shè)備，實(shí)現(xiàn)交通運(yùn)輸檔案查詢實(shí)時(shí)化、便捷化。利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，消除交通運(yùn)輸檔案查詢、借閱、歸還的物理隔閡，使交通運(yùn)輸檔案服務(wù)變得越來越智能化。

5.利用：可以借助分類利用的方式將交通檔案的功效充分發(fā)揮出來。交通檔案的分類利用屬于一個(gè)層次管理過程，先是要將檔案加以分類，按照鐵路與公路的發(fā)展方向進(jìn)行定位;然后再結(jié)合檔案當(dāng)中的內(nèi)容對(duì)各個(gè)類別進(jìn)行細(xì)分;主要是將利用目的加以合理分類，憑借已有經(jīng)驗(yàn)劃分出相應(yīng)層次。在此基礎(chǔ)上，便能達(dá)到分類利用的目的，同時(shí)讓使用過程變得十分簡(jiǎn)便。除此以外，還應(yīng)形成合理的交通檔案管理系統(tǒng)，使其涵蓋收集階段、整理階段以及利用階段當(dāng)中的質(zhì)量檢驗(yàn)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和科學(xué)化管理。借助系統(tǒng)運(yùn)作能夠使管理變得十分規(guī)范，并給后續(xù)發(fā)展做好鋪墊。交通檔案管理部門應(yīng)當(dāng)廢除以往的檔案使用方式，最大限度滿足用戶在檔案信息方面的需求，并對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行更新，同時(shí)合理優(yōu)化現(xiàn)有檔案信息的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)及其使用流程，提高數(shù)據(jù)搜索性能，以便用戶能夠在較短的時(shí)間內(nèi)查詢到所需內(nèi)容。

6.基礎(chǔ)：提升交通運(yùn)輸檔案科技水平。要適應(yīng)新時(shí)代交通運(yùn)輸檔案管理面臨的形勢(shì)發(fā)展需要，切實(shí)加大交通運(yùn)輸檔案基礎(chǔ)設(shè)施投入力度。從硬件方面，要加大檔案庫(kù)房建設(shè)、添置計(jì)算機(jī)、掃描儀、密集架等等;軟件方面，要加大交通運(yùn)輸檔案管理軟件開發(fā)和使用力度，加快交通運(yùn)輸檔案管理數(shù)字化進(jìn)程，設(shè)置專門的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，既要做好館藏檔案資料的數(shù)字化信息采集、輸入，也要做好新增檔案資料的信息化錄入，根據(jù)交通運(yùn)輸檔案專題，設(shè)立各個(gè)專題數(shù)據(jù)庫(kù)，便于后期的查詢和利用。

7.重點(diǎn)：增強(qiáng)交通運(yùn)輸檔案人員素能。交通運(yùn)輸檔案管理工作的重點(diǎn)在于不斷增強(qiáng)從業(yè)人員的綜合業(yè)務(wù)素能。一方面要加大專業(yè)人才引進(jìn)力度，根據(jù)交通運(yùn)輸檔案工作任務(wù)量及規(guī)模，加大擁有檔案學(xué)專業(yè)理論知識(shí)人才的引進(jìn)力度;另一方面要加強(qiáng)已有從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素能提升。通過業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)、專題授課、業(yè)務(wù)講座、崗位練兵等等，注重加大交通運(yùn)輸業(yè)務(wù)知識(shí)、檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)學(xué)等理論知識(shí)的教育培訓(xùn)力度，著力打造一支高素質(zhì)、復(fù)合型人才隊(duì)伍，為交通運(yùn)輸檔案管理提供可靠人才支持和保障。

8.延伸：做好交通運(yùn)輸檔案編研工作。要進(jìn)一步挖掘交通運(yùn)輸檔案潛在價(jià)值，根據(jù)館藏交通運(yùn)輸檔案資料，立足交通運(yùn)輸檔案特點(diǎn)和實(shí)際情況，圍繞各個(gè)時(shí)期交通運(yùn)輸事業(yè)發(fā)展實(shí)際需要，合理選擇檔案編研主題，切實(shí)做好交通運(yùn)輸檔案編研工作，有針對(duì)性的編纂出交通運(yùn)輸檔案專題匯編，如《交通運(yùn)輸檔案管理制度匯編》《交通運(yùn)輸項(xiàng)目建設(shè)檔案資料收集工作匯編》等等，通過檔案編研工作，編纂出具有高價(jià)值的檔案編研產(chǎn)品，為領(lǐng)導(dǎo)決策、政策研究、運(yùn)營(yíng)管理等提供參考和依據(jù)。

9.考核：可以通過抽查與定期檢查的方式來考核交通運(yùn)輸檔案的各項(xiàng)管理工作，并將檔案的保護(hù)措施及其查閱質(zhì)量確定為主要的考核依據(jù)，同時(shí)將檔案的信息化建設(shè)與基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)選做關(guān)鍵考核內(nèi)容。將激勵(lì)體制與考核結(jié)果有機(jī)融合到一起，為在檔案管理工作中做出貢獻(xiàn)的員工提供獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)嚴(yán)格貫徹檔案管理制度的單位給予表?yè)P(yáng);與此同時(shí)，應(yīng)當(dāng)要求存在問題的單位進(jìn)行整改，真正做到全面落實(shí)交通檔案管理的各項(xiàng)工作要求。

10.創(chuàng)新：要想彌補(bǔ)以往交通檔案管理當(dāng)中的不足，就應(yīng)當(dāng)有效調(diào)整檔案收集方式，從而確保檔案的全面性與真實(shí)性;借助先進(jìn)的信息技術(shù)手段來增強(qiáng)檔案管理的時(shí)效性，并將更多精力放在制度體系與人才隊(duì)伍的創(chuàng)建上，從而給交通運(yùn)輸檔案的高效搜集與管理做好鋪墊。

四、結(jié)語(yǔ)

總體而言，要想較好地適應(yīng)“創(chuàng)建交通強(qiáng)國(guó)”這一戰(zhàn)略目標(biāo)，交通檔案管理工作就必須不斷提升管理水平，將交通檔案的功效完全發(fā)揮出來，使其產(chǎn)生更好的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益。由于云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、智慧交通的發(fā)展已變得日新月異，因而當(dāng)今的檔案管理已具備了新的內(nèi)涵，它將給交通事業(yè)的發(fā)展提供有力保障。筆者分析了交通檔案管理在交通事業(yè)中的作用，并給出了發(fā)揮檔案管理功效的幾點(diǎn)建議。值得注意的是，這些建議只能適用于大范圍以內(nèi)的交通檔案管理，而各地的交通部門應(yīng)在參考此類建議的基礎(chǔ)上，從自身實(shí)際出發(fā)，借助各種創(chuàng)新性的舉措來發(fā)揮出交通檔案應(yīng)有的功效，進(jìn)而促成交通事業(yè)的有序發(fā)展。雖然目前我國(guó)交通運(yùn)輸行業(yè)的檔案管理工作依舊存在許多問題，但是相信在不斷改善下，交通運(yùn)輸行業(yè)的檔案水平一定會(huì)有所提升，進(jìn)而使得我國(guó)交通運(yùn)輸行業(yè)實(shí)現(xiàn)良好發(fā)展，從而真正意義上發(fā)揮檔案管理的作用，提高其經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫明霞.淺述江蘇交通檔案的特[J]檔案與建設(shè)，2009

[2]蘭 洋.交通運(yùn)輸檔案信息化管理在云數(shù)據(jù)時(shí)代若干問題的研究與思考[J]蘭臺(tái)內(nèi)外，2019

[3]楊 桐.基于交通運(yùn)輸檔案管理的“新常態(tài)”相關(guān)分析[J]市場(chǎng)周刊，2020

[4]胡建鳴.運(yùn)輸檔案管理工作初探[J]浙江檔案，2001

[5]陳麗鸚.如何提升道路運(yùn)輸行業(yè)的檔案管理水平[J].城建檔案，2014

（作者單位：濟(jì)寧市道路運(yùn)輸事務(wù)中心）

作者簡(jiǎn)介：馬文宇（1983—），女，漢族，山東成武人，本科，館員，主要從事檔案管理研究。