提高檔案管理科學(xué)化水平的有效途徑探索

摘 要：隨著現(xiàn)代社會(huì)的迅速發(fā)展，檔案管理工作的基本形式出現(xiàn)變化，科學(xué)化管理水平的提升對(duì)檔案管理工作來(lái)講，意義非凡。在新的時(shí)代背景下，檔案管理領(lǐng)域工作人員在執(zhí)行各項(xiàng)工作的時(shí)候需要積極應(yīng)用到更加科學(xué)化的管理技術(shù)，這樣才能夠在原有的基礎(chǔ)上提升檔案管理工作的質(zhì)量，從根本上完善國(guó)家軟實(shí)力，信息化技術(shù)的應(yīng)用同時(shí)也是歷史發(fā)展的必然趨勢(shì)，這對(duì)于推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化進(jìn)程是極為重要的工作環(huán)節(jié)。本文對(duì)現(xiàn)階段檔案管理工作的實(shí)際情況進(jìn)行了分析和總結(jié)，并提出一些切實(shí)可行的實(shí)施方案，旨在幫助更多工作人員能夠積極應(yīng)用科學(xué)管理技術(shù)完善工作環(huán)境。

關(guān)鍵詞：檔案管理;科學(xué)化水平;提高路徑

提升檔案管理的科學(xué)化水準(zhǔn)對(duì)推進(jìn)國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)和精神文明的發(fā)展來(lái)講，意義非凡，同時(shí)也是信息化發(fā)展的核心趨勢(shì)，對(duì)全方位地推進(jìn)檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化而言，能夠發(fā)揮無(wú)可忽略的作用。檔案是對(duì)時(shí)代信息、社會(huì)信息以及企業(yè)信息的記錄，是人類漫長(zhǎng)發(fā)展歷程中的重要記載，在不同時(shí)間節(jié)點(diǎn)下扮演的角色存在相應(yīng)的差異性，但是仍舊發(fā)揮著相應(yīng)的作用，能夠?yàn)闅v史提供充足的借鑒作用，為今后國(guó)家發(fā)展提供充足的支撐。檔案作為現(xiàn)代社會(huì)建設(shè)發(fā)展的重要信息資源支撐，對(duì)其科學(xué)化管理能夠極大程度地促進(jìn)檔案管理科學(xué)化水準(zhǔn)的提升，所以這就要求相關(guān)單位能夠針對(duì)性地做出分析，尋找提升檔案管理科學(xué)化水平的策略。

一、檔案管理科學(xué)化是新時(shí)代的重點(diǎn)要求

1.完善檔案管理科學(xué)化水準(zhǔn)是提升國(guó)家文化軟實(shí)力的必然支撐

眾所周知，歷史檔案的記憶向來(lái)都是極為豐富、充實(shí)的精神財(cái)富和文化財(cái)富，在歷史檔案中的各種原始記錄可以揭露本質(zhì)，最為重要的是其能夠真實(shí)具體地映射出社會(huì)歷史活動(dòng)的本來(lái)面貌，以便于后代進(jìn)行深入研究分析，明確當(dāng)時(shí)發(fā)生的各種歷史事件，是人類精神文明的重要結(jié)晶。檔案所涵蓋的領(lǐng)域不僅有經(jīng)濟(jì)和政治，同時(shí)也包含各種社會(huì)民族文化，是實(shí)現(xiàn)對(duì)國(guó)家文化遺產(chǎn)保護(hù)的重要資料。在經(jīng)濟(jì)全球化趨勢(shì)日漸推進(jìn)的情況下，各種外來(lái)思潮逐漸涌入到青少年群體當(dāng)中，產(chǎn)生著巨大的影響，在此種情況下的國(guó)家和國(guó)家的競(jìng)爭(zhēng)已經(jīng)不再是經(jīng)濟(jì)和政治層面的競(jìng)爭(zhēng)，而是需要深入囊括上述二者的情況下，實(shí)現(xiàn)文化競(jìng)爭(zhēng)，從全局角度著手，誰(shuí)能夠占領(lǐng)文化制高點(diǎn)，誰(shuí)的意識(shí)形態(tài)便會(huì)更為優(yōu)秀，掌握國(guó)際發(fā)展領(lǐng)導(dǎo)主動(dòng)權(quán)利。由此可見(jiàn)，積極地優(yōu)化完善檔案管理形態(tài)，使各種檔案作用能夠被充分發(fā)揮具有極為重要的作用，能夠促使各種有文化價(jià)值的檔案資源更好地服務(wù)于國(guó)家的建設(shè)發(fā)展。

2.提升檔案管理科學(xué)化水準(zhǔn)是提升國(guó)家信息技術(shù)發(fā)展水準(zhǔn)的基礎(chǔ)

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的迅速發(fā)展與應(yīng)用使得檔案管理形態(tài)產(chǎn)生改變，尤其是對(duì)信息技術(shù)的深層次使用，能夠極大程度地豐富充實(shí)檔案管理活動(dòng)形態(tài)，有效完成對(duì)檔案資料的收集、分析和應(yīng)用，為國(guó)家文化建設(shè)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的支撐作用，可以說(shuō)檔案管理工作正伴隨著數(shù)字化和信息化技術(shù)而產(chǎn)生相應(yīng)的改變。與此同時(shí)，伴隨現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，對(duì)檔案管理的需要越發(fā)提升，也使得檔案管理工作者承擔(dān)著更高的社會(huì)責(zé)任，這將會(huì)提出更高要求。要求有關(guān)工作者能夠充分貼合當(dāng)前時(shí)代發(fā)展進(jìn)程，從信息技術(shù)的最前沿審視檔案管理科學(xué)化工作，認(rèn)真分析研究各種科學(xué)技術(shù)的脈搏，從信息技術(shù)的最前沿著手分析，努力地提升檔案管理準(zhǔn)確性和有效性，為國(guó)家、社會(huì)建設(shè)提供更為堅(jiān)實(shí)的支撐作用。

結(jié)合嶄新的社會(huì)形勢(shì)，檔案管理工作仍舊需要跨越諸多歷程，積極地解決路途中可能會(huì)出現(xiàn)的矛盾與問(wèn)題。首先，從業(yè)者的職業(yè)素養(yǎng)的高度是需要獲得提升的，現(xiàn)階段，如果是從宏觀角度來(lái)看，雖然從上至下的檔案管理工作正在穩(wěn)定發(fā)展，但是卻仍舊存在各種不同層次的問(wèn)題與矛盾，此類問(wèn)題將會(huì)極大程度地威脅到檔案管理工作的建設(shè)與發(fā)展。其次，信息化水準(zhǔn)相對(duì)落后。從宏觀角度來(lái)講，我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)水準(zhǔn)仍舊處于較低的水平上，許多工作者仍舊被傳統(tǒng)的管理概念所束縛，在應(yīng)用的檔案管理軟件也較為落后，整體工作質(zhì)量和工作效率都處于較低的水平，還有人們非常關(guān)注的問(wèn)題，也就是檔案管理的安全化問(wèn)題，此類問(wèn)題將會(huì)直接影響到檔案管理工作的展開，但同時(shí)卻也是對(duì)各種信息技術(shù)的迫切需要。

二、現(xiàn)代檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.檔案管理重要性受到忽略

檔案管理是對(duì)各種歷史文化資源的記錄，無(wú)論是對(duì)國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展還是對(duì)文化建設(shè)來(lái)講，均發(fā)揮著無(wú)可忽略的作用。但實(shí)際上卻發(fā)現(xiàn)目前我國(guó)部分企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視力度明顯不足，對(duì)其并未形成科學(xué)、客觀的認(rèn)識(shí)，因而導(dǎo)致檔案管理工作嚴(yán)重流于形式，此舉勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致檔案的正常記錄和使用受到影響，將會(huì)極大程度地威脅到企事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)建設(shè)發(fā)展。此類問(wèn)題具體表現(xiàn)為：企業(yè)認(rèn)為檔案管理工作僅僅需要完成對(duì)各種信息資源的記錄保存即可，并不會(huì)關(guān)注檔案資源的合理性以及完整性，同時(shí)也并不會(huì)真正將其應(yīng)用在單位自身的生產(chǎn)活動(dòng)當(dāng)中，無(wú)法給企業(yè)帶來(lái)可觀的經(jīng)濟(jì)收益，久而久之勢(shì)必會(huì)影響到企事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的態(tài)度，檔案管理的有效性受到巨大的影響，將會(huì)嚴(yán)重影響企事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)建設(shè)與發(fā)展。

2.檔案管理規(guī)范性相對(duì)較低

檔案管理工作者是推動(dòng)檔案管理工作建設(shè)的核心支撐，是保障檔案信息被有效理記錄的關(guān)鍵。在21世紀(jì)，各種新型技術(shù)逐漸發(fā)展成熟，正在相當(dāng)大的程度上影響著現(xiàn)代社會(huì)的變化發(fā)展，人力資源在此種情況下的受重視程度越發(fā)提升，已經(jīng)成為推動(dòng)國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展的重要支撐。由此可以明確新時(shí)代正在呼喚各種優(yōu)秀人才，但是部分企事業(yè)單位在開展檔案管理工作的過(guò)程中，卻并未尋找充足的符合檔案管理新時(shí)代需求的優(yōu)秀人才，反而是選擇兼職人員或者非本職業(yè)人員，此類工作者的職業(yè)素養(yǎng)和檔案管理意識(shí)均是不夠強(qiáng)烈的，在執(zhí)行檔案管理工作的時(shí)候并不會(huì)結(jié)合具體的規(guī)定執(zhí)行，對(duì)檔案管理和手續(xù)交接等重視程度明顯不足，因而常常會(huì)引發(fā)檔案管理資源丟失的問(wèn)題，加上此類問(wèn)題的責(zé)任界定存在困難，將會(huì)極大程度地影響到單位的檔案信息資源的時(shí)效性，后期應(yīng)用也會(huì)因此而受到影響。

3.檔案管理技術(shù)支持落后

科學(xué)合理的技術(shù)軟件能夠極為有效地提升檔案管理質(zhì)量和效率，幫助相關(guān)工作者更為高效保質(zhì)地開展檔案管理工作。就目前來(lái)看，由于企事業(yè)單位并未對(duì)檔案管理工作形成充足的重視與認(rèn)識(shí)，因而導(dǎo)致檔案管理工作者普遍不具備良好的職業(yè)素養(yǎng)以及文化思想。此外，企事業(yè)單位也沒(méi)有針對(duì)性地開展檔案管理培訓(xùn)教育活動(dòng)和思想教育活動(dòng)，因而導(dǎo)致檔案管理工作效率降低，甚至出現(xiàn)信息資料失真的情況，最終所造成的結(jié)果便是檔案與實(shí)際情況存在相應(yīng)的差異，檔案的完整性和時(shí)效性嚴(yán)重缺乏。

4.檔案管理宣傳教育力度較低

檔案管理工作者并未積極地宣傳教育檔案管理的重要性，因而導(dǎo)致單位內(nèi)部的工作者無(wú)法形成對(duì)其深入地認(rèn)識(shí)，同時(shí)也會(huì)嚴(yán)重影響到社會(huì)群眾對(duì)檔案管理工作的理解，與此同時(shí)檔案管理工作因?yàn)樾枰^高專業(yè)性，所以往往需要投入更為充沛的精力和時(shí)間，只有這樣才能有效完成管理工作，從根本上提升檔案管理質(zhì)量和效率，但是由于前期宣傳力度相對(duì)較小，因而導(dǎo)致檔案管理工作者無(wú)論是使用方法還是自身知識(shí)儲(chǔ)備，都處于較為落后的地步。

三、提高檔案管理科學(xué)化管理水平的有效途徑

1.明確檔案管理工作的基礎(chǔ)定位

明確檔案管理工作對(duì)企事業(yè)單位建設(shè)發(fā)展以及現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的核心作用是提升檔案管理科學(xué)化水準(zhǔn)的關(guān)鍵，相關(guān)工作者需要明確檔案是為現(xiàn)代社會(huì)、群眾服務(wù)而存在的，這是開展檔案管理工作的基本。檔案管理工作者需要將此種思想認(rèn)識(shí)融合在自己的思想認(rèn)知當(dāng)中，堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展觀念，深入開展指導(dǎo)工作，注重深入學(xué)習(xí)并貫徹黨的執(zhí)政綱領(lǐng)、路線和方針，注重掌控現(xiàn)代社會(huì)形勢(shì)變化情況，考慮并規(guī)劃文件管理形式，全方位地強(qiáng)化自身政治意識(shí)、責(zé)任意識(shí)以及大局意識(shí)。檔案管理工作者需要充分貼合現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展進(jìn)程，而如何實(shí)現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)顯然是需要重點(diǎn)思考的內(nèi)容。只有從多元化角度著手分析考量問(wèn)題才能更好地掌握全局，從而優(yōu)化提升科學(xué)化管理水準(zhǔn)，切實(shí)有效地從所有細(xì)節(jié)著手，不斷進(jìn)行優(yōu)化完善，同時(shí)還不能忽略技術(shù)手段的優(yōu)化創(chuàng)新，這具有極為重要的意義。相關(guān)工作者需要實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)管理模式和信息化管理模式的融合應(yīng)用，重點(diǎn)調(diào)控各個(gè)階段的工作，全面強(qiáng)化自身主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，這樣才能更為高效地收集各種有價(jià)值信息并實(shí)現(xiàn)對(duì)其整理應(yīng)用。

2.貫徹落實(shí)檔案管理科學(xué)化理念

對(duì)檔案管理科學(xué)化水準(zhǔn)的提升往往需要從檔案管理理念等方面貫徹落實(shí)，相關(guān)部門需要積極地強(qiáng)化對(duì)此類內(nèi)容的服務(wù)的意識(shí)。在企業(yè)迅速發(fā)展的過(guò)程中，需要形成對(duì)檔案管理工作的充分關(guān)注與認(rèn)識(shí)，形成相應(yīng)的主動(dòng)性意識(shí)，同時(shí)將其貫徹落實(shí)在社會(huì)調(diào)研工作當(dāng)中，這對(duì)展現(xiàn)出企業(yè)檔案管理信息資源的作用來(lái)講，具有極為重要的作用。與此同時(shí)，相關(guān)工作者需要積極地強(qiáng)化自身對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)自身責(zé)任意識(shí)，對(duì)信息的安全以及完整性做出科學(xué)合理的管控處理，并且自覺(jué)地參與到維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定建設(shè)的工作當(dāng)中，保護(hù)人民和國(guó)家的利益。

3.提升檔案管理工作者的職業(yè)素養(yǎng)

檔案管理工作者的職業(yè)素養(yǎng)和檔案管理科學(xué)化水準(zhǔn)是密切相關(guān)的，只有檔案管理工作者具備良好的認(rèn)知能力和工作態(tài)度，才能夠推動(dòng)檔案管理工作的展開，為企事業(yè)單位的檔案收集、記錄、分類和應(yīng)用提供良好的支撐作用。為切實(shí)有效地提升檔案管理工作水平，相關(guān)單位有必要從多個(gè)角度著手，企業(yè)在招聘工作者的時(shí)候想，需要優(yōu)先選擇具備良好管理能力的人才，或者選擇相關(guān)專業(yè)的優(yōu)秀工作者。信息技術(shù)的建設(shè)發(fā)展是日新月異的，檔案管理的技術(shù)也正在飛速發(fā)展，如果想要行之有效地提高管理者的職業(yè)素養(yǎng)，就需要定期開展針對(duì)此類工作者的培訓(xùn)教育活動(dòng)。需要增強(qiáng)管理者的職業(yè)信心以及職業(yè)自豪感，同時(shí)也可以通過(guò)宣講的方式提升薪酬待遇，保證其能夠更為深刻地了解檔案管理工作的存在意義。

4.強(qiáng)化基礎(chǔ)建設(shè)

為有效提升檔案管理科學(xué)化水準(zhǔn)，有必要積極地強(qiáng)化在硬件設(shè)施以及軟件上的建設(shè)投入，只有這樣才能從本質(zhì)上保障檔案管理的準(zhǔn)確性與科學(xué)性，做好能夠?yàn)樘嵘龣n案管理科學(xué)化水平的提升帶來(lái)良好的支撐作用;全方位地強(qiáng)化軟件管理，通過(guò)對(duì)電子閱覽室、信息共享平臺(tái)以及檔案網(wǎng)站等方面的建設(shè)，方便用戶檢索各種信息內(nèi)容，同時(shí)完成對(duì)資源的共享應(yīng)用，提升各種檔案管理資源的利用率?？茖W(xué)合理地應(yīng)用各種類別的檔案管理載體，通過(guò)對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)手段的應(yīng)用，完善優(yōu)化電子檔案信息內(nèi)容，采取更為現(xiàn)代化的檔案管理模式，使其能夠擁有更為顯著的科學(xué)化水準(zhǔn)。全方位地加速檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)歷程，積極地?cái)[脫傳統(tǒng)檔案管理缺陷的限制影響，加快構(gòu)建各種綜合性檔案室，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)信息資源的精準(zhǔn)管理;全面加速檔案的移交審批，從根本上優(yōu)化管理制度和流程，保證審批權(quán)限能夠被有效地應(yīng)用，使得所有數(shù)據(jù)文件都能夠有所依存。做好對(duì)檔案資源的動(dòng)態(tài)管理，定期組織工作者參與到檔案信息資源的檢閱、規(guī)范活動(dòng)中，使得檔案資料能夠與時(shí)俱進(jìn)。

5.加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

在信息化時(shí)代下，全面加快檔案管理數(shù)字化、信息化以及智能化建設(shè)具有極為重要的作用，而如果想要完成上述目標(biāo)，需要完成的便是構(gòu)建科學(xué)合理的文件檔案管理信息系統(tǒng)。鑒于此，需要從以下幾點(diǎn)著手：

首先，在使用電子檔案的過(guò)程中，應(yīng)該充分關(guān)注電子檔案的安全性等問(wèn)題，根本原因在于現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的飛速發(fā)展使得電子檔案的范圍日漸擴(kuò)大，但與此同時(shí)卻也面臨著來(lái)自于黑客以及計(jì)算機(jī)病毒的侵襲，全方位地保障電子檔案的安全性極為重要。與此同時(shí)，電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題也是需要重點(diǎn)關(guān)注的。在開展實(shí)際工作的時(shí)候，由于從電子文件的生成到歸檔缺乏規(guī)范化的系統(tǒng)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的相互銜接，就目前來(lái)看，難以保障電子文件數(shù)據(jù)內(nèi)容的完整歸檔，所以這就要求相關(guān)工作者能積極地加深對(duì)信息系統(tǒng)建設(shè)上的投入。

其次，由于電子文件能夠根據(jù)不同的需求而在不同的載體上同時(shí)出現(xiàn)，也能夠相互轉(zhuǎn)化，包含文件的字體、印章以及簽名等，借助于計(jì)算機(jī)基本的剪切、復(fù)制和粘貼功能便可以達(dá)成相互一致，這使得電子文件僅僅能夠保障真實(shí)性，但是難以確定原始性。即便這樣，也能夠應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，完成對(duì)電子文件和資料信息的充分保護(hù)。例如，將文檔設(shè)置為只讀模式或者對(duì)電子檔案文件做加密處理，從而完成對(duì)電子檔案文件的有效保護(hù)。而且由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中信息的相互獨(dú)立以及計(jì)算機(jī)環(huán)境自身的特征，使得工作者能夠行之有效地完成對(duì)信息的增添、刪減和修改等操作，并且在修改后可以迅速形成嶄新的文件，而看不出任何改動(dòng)的痕跡。在此種情況下，如果沒(méi)有做備份，數(shù)據(jù)被修改后，原有文檔的丟失必然會(huì)引發(fā)各種問(wèn)題，所以這就要求檔案室能夠?qū)⑿纬傻牡谝皇治募Y料及時(shí)備份存檔，用于今后進(jìn)行準(zhǔn)確的分析利用，切實(shí)有效地解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理效率低下、質(zhì)量薄弱的問(wèn)題。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，檔案文件已經(jīng)不再被限制于傳統(tǒng)的個(gè)人身份審查核實(shí)、工作檢查以及學(xué)習(xí)研究上，越來(lái)越多的普通公民能夠通過(guò)其維護(hù)自身合法權(quán)益，使得各種不涉及秘密的檔案信息可以從冰冷形象轉(zhuǎn)化為鮮活的形象，被現(xiàn)代社會(huì)所應(yīng)用，為人民服務(wù)。在嶄新的社會(huì)形式下，檔案管理工作的科學(xué)性和豐富性越發(fā)提升，檔案管理工作者不僅需要具備良好的操作能力，而且還需要掌握充足的現(xiàn)代手段以及管理技術(shù)，只有這樣才能貼合新時(shí)代的需要，提升檔案管理水準(zhǔn)，更好地為人民和國(guó)家服務(wù)。

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（作者單位：貴州省黔西南州檔案館）

作者簡(jiǎn)介：李進(jìn)軍（1980-），男 ，漢族，貴州興仁人，本科 ，館員，研究方向：檔案保管利用。