關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)電子發(fā)票管理的對策探討

摘 要：隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)為代表的信息技術(shù)的飛速發(fā)展，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈技術(shù)日新月異，電子發(fā)票隨之而生。電子發(fā)票作為信息時代的產(chǎn)物，一方面解決了紙質(zhì)發(fā)票查詢和保存不便的問題，規(guī)范了電子商務(wù)納稅行為，降低企業(yè)發(fā)票管理成本，提高涉稅工作效率;然而另一方面，電子發(fā)票作為一種電子影像，具有可復(fù)制且可重復(fù)打印的特點(diǎn)，因此對于信息化管理水平不高的傳統(tǒng)制造型企業(yè)來說，電子發(fā)票的應(yīng)用反而對企業(yè)的發(fā)票管理模式及內(nèi)部控制提出了更高的要求，如何有效管理電子發(fā)票成為了企業(yè)關(guān)注的熱點(diǎn)問題。本文結(jié)合電子發(fā)票的管理，以中車貴陽車輛有限公司（簡稱“貴陽公司”）為例，闡述電子發(fā)票管理中遇到的問題，并探討相應(yīng)的應(yīng)對策略。

關(guān)鍵詞：電子發(fā)票;紙質(zhì)發(fā)票;管理系統(tǒng);應(yīng)對策略

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，各類信息的數(shù)量規(guī)模不斷增加、傳輸速度不斷加快、處理能力不斷提升，現(xiàn)代商事活動的開展變得越來越高效便捷，為順應(yīng)時代的變化和現(xiàn)代商業(yè)交易的需要，電子發(fā)票應(yīng)運(yùn)而生并且廣泛普及，逐漸替代了紙質(zhì)發(fā)票。2012年我國電子發(fā)票試點(diǎn)推行，2013年6月京東商城在北京開具了第一張電子發(fā)票，2020年我國電子發(fā)票開具數(shù)量為246億張，預(yù)計(jì)2021年將達(dá)到近500億張，然而隨著電子發(fā)票的廣泛運(yùn)用，在給企業(yè)管理帶來便利的同時，也帶來了較大的風(fēng)險(xiǎn)挑戰(zhàn)，并對企業(yè)內(nèi)部控制及信息技術(shù)水平提出了更高的要求。

一、電子發(fā)票的特征及管理要求

（一）電子發(fā)票的特征

1.無紙化

電子發(fā)票的載體是無形的數(shù)據(jù)電文，替換了原有的物理載體，無需耗用紙張，開辟了發(fā)票使用的新時達(dá)。一方面降低企業(yè)發(fā)票管理成本，節(jié)省了財(cái)務(wù)人員前往稅務(wù)機(jī)關(guān)排隊(duì)領(lǐng)取紙質(zhì)發(fā)票的時間成本，以及印制、傳遞、存儲、保管紙質(zhì)發(fā)票的經(jīng)濟(jì)成本;另一方面簡化企業(yè)發(fā)票開具程序，減輕稅務(wù)人員的開票負(fù)擔(dān)，最大程度降低發(fā)票開具的錯誤率，并且有效避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票易損壞、易丟失、易被盜的風(fēng)險(xiǎn)。

2.高效化

電子發(fā)票隨開隨用、高效便捷，電子數(shù)據(jù)信息處理速度快、傳輸時間短。發(fā)票未實(shí)行電子化之前，稅務(wù)人員需要花費(fèi)較多的時間通過人工輸入、查找、整理、統(tǒng)計(jì)、分析紙質(zhì)發(fā)票的相關(guān)信息，然而發(fā)票電子化后，電子發(fā)票的相關(guān)信息可以通過電腦實(shí)現(xiàn)自動化統(tǒng)計(jì)分析，傳統(tǒng)的手工操作轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)自動處理，不僅大大提升財(cái)務(wù)人員工作效率及工作質(zhì)量，并且最大程度縮短業(yè)務(wù)人員及管理人員的等待時間。

3.規(guī)范化

電子發(fā)票需在線領(lǐng)購、在線開具、在線傳遞，發(fā)票真實(shí)性得到保證，不易篡改。傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票時代，企業(yè)財(cái)務(wù)人員需要耗費(fèi)大量時間查驗(yàn)發(fā)票真?zhèn)?，電子發(fā)票的出現(xiàn)杜絕了傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票難辨真假的問題，有效防止了偷稅、漏稅情況的發(fā)生，并且?guī)椭悇?wù)機(jī)關(guān)開展實(shí)時的稅務(wù)監(jiān)管，企業(yè)不用再擔(dān)心收到假發(fā)票、或者收取的發(fā)票對方未真實(shí)繳稅等問題，確保企業(yè)發(fā)票規(guī)范管理，企業(yè)經(jīng)營依法合規(guī)運(yùn)行。

（二）電子發(fā)票的管理要求

近年來，國家先后出臺了一系列電子發(fā)票相關(guān)政策文件，對電子發(fā)票的應(yīng)用和管理提出了系列要求，具體如表1所示。

二、貴陽公司電子發(fā)票管理過程中存在的實(shí)際問題

（一）費(fèi)用報(bào)銷監(jiān)管難度大

貴陽公司目前電子發(fā)票的報(bào)銷方式仍然是以其紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷入賬依據(jù)，然而現(xiàn)實(shí)情況卻是電子發(fā)票作為一種電子資料，可以多次重復(fù)打印，如果財(cái)務(wù)人員無法進(jìn)行有效監(jiān)管，信息系統(tǒng)無法有效甄別重復(fù)的電子發(fā)票，便可能存在業(yè)務(wù)人員惡意重復(fù)報(bào)銷從而套取公司資金的可能性。與此同時，電子發(fā)票作為一種電子影像，雖然其本身具備防偽識別技術(shù)，但隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，各類修圖軟件層出不窮，電子發(fā)票的貨物數(shù)量、貨物單價(jià)、貨物金額、購買方信息等關(guān)鍵數(shù)據(jù)極易被篡改，如何鑒別發(fā)票真?zhèn)?，這對于貴陽公司的財(cái)務(wù)人員和財(cái)務(wù)信息化能力均提出了更大的挑戰(zhàn)和更高的要求。貴陽公司必須打破當(dāng)期陳舊的管理模式，探索適合企業(yè)發(fā)展的信息化發(fā)展之路，方可有效適應(yīng)電子發(fā)票時代的來臨。

（二）電子會計(jì)憑證歸檔系統(tǒng)不健全

貴陽公司的電子發(fā)票的歸檔主要以其紙質(zhì)打印件為主，然而自2020年3月財(cái)政部和國家檔案局發(fā)布《關(guān)于規(guī)范電子會計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》（財(cái)會[2020]6號）之后，要求企業(yè)以電子會計(jì)憑證的紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時保存打印該紙質(zhì)件的電子會計(jì)憑證。這對貴陽公司的電子會計(jì)檔案管理提出了更高的要求，必須建立完善的電子會計(jì)憑證歸檔系統(tǒng)，一方面需實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票全面在線歸檔，并且按照《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，確保電子會計(jì)檔案長期保存、可讀、可調(diào)閱、且不能被隨意篡改;另一方面需要結(jié)合企業(yè)管理需求，實(shí)現(xiàn)電子會計(jì)憑證歸檔系統(tǒng)與財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的對接，確保電子會計(jì)檔案有序歸檔、且達(dá)到雙向查詢功能，從電子發(fā)票可查詢至?xí)?jì)憑證，從會計(jì)憑證也可查詢至電子發(fā)票，方可實(shí)現(xiàn)電子會計(jì)檔案的快速查找和利用。

（三）信息技術(shù)水平有待提升

貴陽公司目前使用的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)金蝶K3 ERP是公司于2004年購入的，迄今為止從未聘請過外部運(yùn)營商進(jìn)行更新升級，主要依靠企業(yè)自身信息化人員進(jìn)行個性化定制及改造，依托于金蝶K3 ERP平臺及BI數(shù)據(jù)平臺企業(yè)自行開發(fā)設(shè)計(jì)了生產(chǎn)調(diào)度指揮系統(tǒng)、應(yīng)收賬款逾期預(yù)警系統(tǒng)、成本分析系統(tǒng)、質(zhì)量管理系統(tǒng)、能源監(jiān)控管理系統(tǒng)等，搭建了一套適應(yīng)于企業(yè)業(yè)務(wù)特點(diǎn)的信息化系統(tǒng)。然而受企業(yè)成本效益影響，財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)已久未更新，當(dāng)前的信息化水平已不能滿足電子發(fā)票時代的需求，而當(dāng)前較為熱門的OCR識別、稅企直連、銀企直連、財(cái)務(wù)共享、RPA機(jī)器人等自動化技術(shù)，對于利潤薄弱的傳統(tǒng)制造型企業(yè)來說，均是一筆不小的投入，因此如何以低成本高價(jià)值的方式，利用好企業(yè)現(xiàn)有資源，既能解決當(dāng)前企業(yè)面臨的困境，又能滿足電子發(fā)票時代的要求，成為了貴陽公司財(cái)務(wù)人員面臨的最大難題。

（四）信息系統(tǒng)的安全性不能保障

電子發(fā)票的載體為無形的數(shù)據(jù)電文，雖然具備低成本、高效率、不易丟失等優(yōu)勢，但在安全性保障上的壓力卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)發(fā)票，紙質(zhì)發(fā)票擁有物理形態(tài)的載體，其傳播范圍、傳播速度相當(dāng)有限，而電子發(fā)票以互聯(lián)網(wǎng)作為傳播渠道，信息提取便捷，傳播速度快，應(yīng)用范圍廣，安全防范的風(fēng)險(xiǎn)壓力則隨之增加。一方面電子發(fā)票時代的來臨必然帶來海量的數(shù)據(jù)信息，信息的傳輸、存儲及保管均是企業(yè)當(dāng)前面臨的問題，如何建立信息安全管理機(jī)制，確保信息安全存儲、安全提取并且安全公開成為了貴陽公司當(dāng)前的巨大難題;另一方面各行業(yè)間及各企業(yè)間的信息技術(shù)水平參差不齊，然而市場上一些網(wǎng)絡(luò)犯罪的手段、各種病毒、木馬等層出不窮、且隱蔽性較高，普通的信息人員難以準(zhǔn)確識別，信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)較高。

三、貴陽公司改進(jìn)電子發(fā)票管理的應(yīng)對策略

為有效應(yīng)對電子發(fā)票時代的來臨所帶來的各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)問題，貴陽公司結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)及資源配置情況，一方面基于企業(yè)成本效益考慮，盡量采取了低成本高價(jià)值的開發(fā)方式，主要依靠自身的信息開發(fā)能力搭建了適用于企業(yè)特點(diǎn)的電子發(fā)票管理系統(tǒng);另一方面通過強(qiáng)化內(nèi)部管控措施，從制度上、流程上、環(huán)境上強(qiáng)化電子發(fā)票信息安全管理及安全利用。

（一）搭建電子發(fā)票管理系統(tǒng)

1.甄別重復(fù)發(fā)票

貴陽公司依托于企業(yè)現(xiàn)有的BI數(shù)據(jù)決策平臺搭建了電子發(fā)票管理系統(tǒng)，借助員工自身的通訊設(shè)備，利用通訊設(shè)備自帶的圖像識別功能甄別重復(fù)的電子發(fā)票號，以此解決了電子發(fā)票使用后企業(yè)可能存在的重復(fù)打印、多次報(bào)銷的行為。員工進(jìn)入電子發(fā)票管理系統(tǒng)后，利用自身通訊設(shè)備掃描電子發(fā)票二維碼，系統(tǒng)自動提取電子發(fā)票信息，并且以“日期+發(fā)票代碼+發(fā)票號碼”作為編碼規(guī)則，為每張電子發(fā)票編制一個唯一的流水號，當(dāng)流水號重復(fù)時，系統(tǒng)自動提示業(yè)務(wù)人員該張發(fā)票已經(jīng)報(bào)銷入賬、無法成功上傳，從業(yè)務(wù)源頭杜絕電子發(fā)票重復(fù)報(bào)銷的行為。

2.電子發(fā)票歸檔

財(cái)政部《關(guān)于規(guī)范電子會計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》（財(cái)會[2020]6號）第四條規(guī)定“企業(yè)以電子會計(jì)憑證的紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時保存打印該紙質(zhì)件的電子會計(jì)憑證”，并且第五條也規(guī)定“符合檔案管理要求的電子會計(jì)檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。除法律、行政法規(guī)另有規(guī)定外，電子會計(jì)檔案可不再另以紙質(zhì)形式保存”，表明不管企業(yè)以電子發(fā)票或以其紙質(zhì)打印件報(bào)銷入賬的，均需保存電子會計(jì)檔案。因此電子發(fā)票管理系統(tǒng)除了需要甄別重復(fù)發(fā)票、預(yù)防多次報(bào)銷的風(fēng)險(xiǎn)外，還需按照《會計(jì)檔案管理辦法》的要求存儲保管電子發(fā)票原件。因此貴陽公司員工掃描電子發(fā)票二維碼后，需上傳電子發(fā)票原件，由于貴陽公司費(fèi)用報(bào)銷目前仍以紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷入賬歸檔依據(jù)，因此財(cái)務(wù)人員需在系統(tǒng)中對電子發(fā)票原件進(jìn)行審核，確認(rèn)其與紙質(zhì)打印件對比無誤后，方可履行費(fèi)用報(bào)銷程序。

3.財(cái)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)

在電子發(fā)票管理系統(tǒng)中存儲的電子發(fā)票等文件檔案，既要確保數(shù)據(jù)安全存儲、長期可讀;又要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)分類檢索、方便查閱，方可有效滿足企業(yè)電子檔案歸檔及長期利用的要求。因此貴陽公司將電子發(fā)票管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)，實(shí)現(xiàn)了會計(jì)憑證信息與電子發(fā)票信息的互相檢索。電子發(fā)票經(jīng)財(cái)務(wù)人員審核通過并履行費(fèi)用報(bào)銷程序后，財(cái)務(wù)系統(tǒng)信息反填至電子發(fā)票管理系統(tǒng)中，方可最終實(shí)現(xiàn)電子發(fā)票存檔歸檔，且不可再隨意篡改。通過電子發(fā)票管理系統(tǒng)，不僅可以查閱到電子發(fā)票原件及電子發(fā)票相關(guān)信息，還可以調(diào)閱到電子發(fā)票在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的具體報(bào)銷信息，例如該張電子發(fā)票對應(yīng)的審核時間、報(bào)銷時間、報(bào)銷人員、審核人員、科目信息等等;并且信息數(shù)據(jù)的利用更為廣泛，財(cái)務(wù)人員根據(jù)管理需求設(shè)置查詢條件后，系統(tǒng)可自動按要求生成可視化圖表。

電子發(fā)票管理系統(tǒng)運(yùn)行流程如圖1所示：

（二）完善電子發(fā)票內(nèi)控措施

1.完善發(fā)票制度建設(shè)

內(nèi)控機(jī)制的有效運(yùn)行必須以制度建設(shè)為支撐，一套完整的電子發(fā)票管理制度和標(biāo)準(zhǔn)是電子發(fā)票內(nèi)控措施運(yùn)行有效的重要前提條件。貴陽公司結(jié)合電子發(fā)票管理系統(tǒng)的建設(shè)，從不相容崗位職責(zé)分離、內(nèi)部控制重要節(jié)點(diǎn)、電子發(fā)票報(bào)銷流程及審核要點(diǎn)、電子檔案編碼要求、電子檔案存儲介質(zhì)、電子信息查閱及信息安全管理等方面著手，逐一確定規(guī)范的工作標(biāo)準(zhǔn)及工作流程，完善電子發(fā)票授權(quán)審批制度，明確各級管理監(jiān)督職責(zé)，建立責(zé)任追究制度，落實(shí)獎懲激勵措施，強(qiáng)化考核，以確保電子發(fā)票內(nèi)部控制制度運(yùn)行有效。

2.重塑發(fā)票管理規(guī)范

電子發(fā)票管理系統(tǒng)需要重塑員工費(fèi)用報(bào)銷的業(yè)務(wù)習(xí)慣和操作規(guī)范，因此新系統(tǒng)的上線必然面臨員工的不習(xí)慣和不適應(yīng)，而建立員工的使用習(xí)慣其實(shí)就是企業(yè)重新梳理管理規(guī)范的過程，為此制定標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)范、建立獎懲激勵機(jī)制就顯得尤為重要。首先要加強(qiáng)宣傳培訓(xùn)，充分利用內(nèi)部培訓(xùn)平臺、公司公眾號、小視頻等方式加大宣傳力度，讓員工能夠多渠道了解電子發(fā)票管理系統(tǒng)操作規(guī)范;其次提升財(cái)務(wù)人員服務(wù)意識，財(cái)務(wù)人員要多站在業(yè)務(wù)人員的角度換位思考，幫助他們解決問題;最后通過建立獎懲激勵機(jī)制，設(shè)置信用黑名單，約束員工不規(guī)范行為，激勵員工快速適應(yīng)新系統(tǒng)，重塑企業(yè)發(fā)票管理規(guī)范。

（三）建立信息安全管理機(jī)制

1.區(qū)分信息管理權(quán)限。建立信息系統(tǒng)授權(quán)審批制度及操作權(quán)限分級管理制度，按照身份認(rèn)證、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)密級等嚴(yán)格執(zhí)行，明確各級責(zé)任、加強(qiáng)監(jiān)督管控，確保信息在提取、處理、傳輸及存儲的各個環(huán)節(jié)中均不外泄給非授權(quán)者;

2.建立安全防范措施。通過防火墻、殺毒軟件、局域網(wǎng)、入侵防護(hù)、流量監(jiān)控、信息加密等技術(shù)提高信息系統(tǒng)安全防范能力，且內(nèi)部信息技術(shù)人員要定期維護(hù)系統(tǒng)，及時更新補(bǔ)丁和軟件，處理系統(tǒng)漏洞，加強(qiáng)信息系統(tǒng)過程監(jiān)管;

3.做好數(shù)據(jù)備份工作。形成數(shù)據(jù)日常備份機(jī)制，建立數(shù)據(jù)容災(zāi)備份中心，通過遠(yuǎn)程備份以提高數(shù)據(jù)安全性、容災(zāi)性，制訂完備的數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)方案，確保數(shù)據(jù)資源安全有效存儲，避免因數(shù)據(jù)誤刪、網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客攻擊等問題導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失;

4.提高安全防范意識。強(qiáng)化信息安全培訓(xùn)教育工作，提高信息技術(shù)人員及普通員工的整體信息安全防范意識，規(guī)范電子發(fā)票管理系統(tǒng)操作行為，限定信息使用范圍及使用方式，從操作源頭杜絕內(nèi)部人員信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]郭英.電子發(fā)票管理的現(xiàn)狀及國際借鑒探析.財(cái)會通訊，2018年第16期，122-126.

[2]李曉.我國電子發(fā)票推廣應(yīng)用中存在的問題與對策研究.中國產(chǎn)經(jīng)，2020（ 10），55-56.

作者簡介：

胡琴，1993年9月，女，漢，湖北省荊州市，本科學(xué)歷，注冊會計(jì)師、中級會計(jì)師，研究方向：財(cái)務(wù)管理。