互聯(lián)網(wǎng)下中職學(xué)校檔案管理的挑戰(zhàn)與應(yīng)對(duì)策略

高春湘

摘要：隨著信互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，很多先進(jìn)的信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)均被應(yīng)用到各大領(lǐng)域，其中就有中職教育領(lǐng)域。所以檔案管理作為中職學(xué)校管理體系重要組成部分，也應(yīng)用到了各種信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使得中職學(xué)校檔案管理逐漸適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展新趨勢(shì)，并實(shí)現(xiàn)信息化及網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，大大提升了中職學(xué)校檔案管理水平，由此可見(jiàn)互聯(lián)網(wǎng)對(duì)中職學(xué)校檔案管理的重要性。對(duì)此，本文根據(jù)相關(guān)文獻(xiàn)，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)下中職學(xué)校檔案管理的挑戰(zhàn)與應(yīng)對(duì)策略進(jìn)行了詳細(xì)分析，希望對(duì)實(shí)際的檔案管理工作起到積極作用。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代;中職學(xué)校;檔案管理;挑戰(zhàn);應(yīng)對(duì)策略

學(xué)校的檔案管理記錄了學(xué)校的發(fā)展歷程、運(yùn)作情況及學(xué)生信息等，所以檔案管理成為了中職學(xué)校管理體系重要組成部分，其管理水平更是直接影響整個(gè)中職學(xué)校發(fā)展及中職教育事業(yè)進(jìn)步，故不僅引來(lái)了中職學(xué)校管理者的重視，還引來(lái)了社會(huì)各方人士的關(guān)注。也文獻(xiàn)顯示，互聯(lián)網(wǎng)下中職學(xué)校迎來(lái)了很多機(jī)遇，并在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)等的支持下得到了檔案管理體系完善及管理水平提升，但同時(shí)也迎來(lái)了很多挑戰(zhàn)及困難，如果處理不當(dāng)則會(huì)影響中職學(xué)校檔案管理水平提升，更阻礙中職教育發(fā)展。所以作為中職學(xué)校檔案管理工作者，要與時(shí)俱進(jìn)，不斷完善和重新檔案管理措施及方法，以更好地應(yīng)對(duì)各種互聯(lián)網(wǎng)帶來(lái)的挑戰(zhàn)及困難，從而提高檔案管理水平，促進(jìn)中職教育發(fā)展。

1互聯(lián)網(wǎng)下中職學(xué)校檔案管理的挑戰(zhàn)

1.1管理要求提高

每個(gè)中職學(xué)校都有自己的檔案儲(chǔ)存室，這意味著每個(gè)中職學(xué)校都必須開(kāi)展有效的檔案管理，以保證學(xué)校檔案能夠發(fā)揮出自己的作用及價(jià)值，所以不斷提高檔案管理水平成為了很多中職學(xué)校的重要工作任務(wù)。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，很多先進(jìn)的信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被引入中職教育領(lǐng)域，所以中職學(xué)校在檔案管理中應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是一種必然趨勢(shì)，也是檔案管理信息化發(fā)展的必然選擇[1]?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代對(duì)中職學(xué)校檔案管理提出了很多要求，不僅要求實(shí)現(xiàn)信息化管理，還要求完善管理體系、管理制度、管理標(biāo)準(zhǔn)及管理技術(shù)體系等，所以在該形式下中職學(xué)校對(duì)檔案管理工作及管理人員的要求大幅度提高，增加了中職學(xué)校檔案管理工作難度。

1.2風(fēng)險(xiǎn)增加

很多資料顯示，雖然互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代給中職學(xué)校檔案管理帶來(lái)了很多機(jī)遇，也促使很多先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，提高檔案管理信息化水平。但因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)的開(kāi)放性、便利性及時(shí)效性，使得開(kāi)展信息化檔案管理時(shí)出現(xiàn)了很多網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，增加信息泄露、機(jī)密文件被盜、病毒入侵和黑客攻擊等風(fēng)險(xiǎn)，造成檔案缺失和流失，甚至造成毀滅性打擊，增加檔案管理難度。

1.3載體脆弱

“互聯(lián)網(wǎng)”時(shí)代環(huán)境下，檔案的記錄形式及管理模式都發(fā)生了轉(zhuǎn)變，從傳統(tǒng)的文字記錄形式轉(zhuǎn)變?yōu)橛脖P(pán)記錄和U盤(pán)電子設(shè)備記錄，檔案歸檔、整理及管理等也使用相應(yīng)的電子設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行處理。雖然大大提高了檔案管理效率，但電子設(shè)備在壽命和使用率等方面都非常有限，加上容易受到病毒攻擊等，導(dǎo)致電子及網(wǎng)絡(luò)載體脆弱，影響檔案安全，甚至降低檔案管理質(zhì)量，所以在使用電子及網(wǎng)絡(luò)載體時(shí)都需要做好殺毒、安裝防御系統(tǒng)及定期更換載體等工作[2]。

另外，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，部分中職學(xué)校的檔案管理方向不明確，管理模式及思維也沒(méi)有及時(shí)轉(zhuǎn)型和升級(jí)，導(dǎo)致很多傳統(tǒng)老舊的管理模式及方法依然被延用在當(dāng)下的檔案管理中，導(dǎo)致檔案管理難以適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代發(fā)展需求，更難以實(shí)現(xiàn)信息化、現(xiàn)代化、數(shù)字化及電子化發(fā)展。

2互聯(lián)網(wǎng)下中職學(xué)校檔案管理策略

2.1強(qiáng)化管理人員的網(wǎng)絡(luò)意識(shí)

首先，要積極轉(zhuǎn)變管理思維。即檔案管理人員不僅要熟悉各種傳統(tǒng)檔案收集方法、歸檔方法、整理方法等，還需要逐步引入現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)思維，并利用各種網(wǎng)絡(luò)資源創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)共享系統(tǒng)，提高檔案資源使用率;其次，要在不涉及中職學(xué)校機(jī)密的前提下擴(kuò)大服務(wù)范圍，并利用互聯(lián)網(wǎng)積極向社會(huì)提供檔案共享服務(wù);最后，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)意識(shí)。不僅要根據(jù)實(shí)際情況正確設(shè)置防火墻和嚴(yán)格審查計(jì)算機(jī)共享系統(tǒng)，還需要設(shè)計(jì)受控訪問(wèn)功能來(lái)保證檔案信息的安全性、完整性以及可靠性，減少信息泄露等風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生[3]。

2.2構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)

首先，利用互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建系統(tǒng)模塊。不僅要有數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換模塊，還要有統(tǒng)計(jì)報(bào)表、光盤(pán)制作、檔案銷毀、檢索、數(shù)據(jù)錄入及權(quán)限管理等模塊，以保證電子檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)崟r(shí)檢索和瀏覽圖形檔案、圖像檔案、文件檔案等等;其次，設(shè)計(jì)系統(tǒng)功能。不僅要具備集中存儲(chǔ)功能、還需要具備目錄結(jié)構(gòu)功能、文檔排序功能、顯示模式功能、全文搜索功能、文檔編輯功能、文件上傳功能、Office集成功能、鎖定保護(hù)功能、權(quán)限管理功能、文檔借閱功能、催還和歸還功能等[4]。

2.3加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

首先，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)信息數(shù)字化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)高速掃描和數(shù)據(jù)壓縮等，提高檔案數(shù)字化水平;其次，建設(shè)檔案網(wǎng)站。實(shí)質(zhì)上就是在中職學(xué)校公共服務(wù)網(wǎng)站上構(gòu)建一個(gè)檔案站點(diǎn)，然后由該站點(diǎn)進(jìn)行檔案宣傳、檔案服務(wù)和檔案交等;最后，建設(shè)數(shù)字檔案館。主要由檔案、電子文件及其他數(shù)據(jù)資源等組成，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)各類檔案信息的自動(dòng)化收集、輸入、輸出、存儲(chǔ)及管理等。

2.4合理應(yīng)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

首先，利用數(shù)據(jù)采集技術(shù)快速且高精準(zhǔn)度地采集檔案信息，并在該基礎(chǔ)上利用可視化技術(shù)和清洗技術(shù)預(yù)處理這些檔案信息;其次，利用挖掘技術(shù)深度挖掘隱藏信息，保證檔案信息的真實(shí)、可靠性和安全性;最后，利用儲(chǔ)存技術(shù)將檔案信息儲(chǔ)存到NoSQL數(shù)據(jù)庫(kù)中[5]。此外，還要引進(jìn)各種殺毒軟件及病毒預(yù)防系統(tǒng)，以隨時(shí)監(jiān)督檔案管理信息系統(tǒng)、電子系統(tǒng)及數(shù)據(jù)系統(tǒng)，保證檔案信息安全，減少檔案遺漏和缺失等風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。

結(jié)語(yǔ)

總之，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，中職學(xué)校檔案管理已經(jīng)應(yīng)用到了各種信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并取得了很好的應(yīng)用效果，不僅提高了中職學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量及效率，還促進(jìn)了中職學(xué)校檔案管理信息化水平，更在一定程度上促進(jìn)了中職教育領(lǐng)域發(fā)展。盡管如此，實(shí)際的中職學(xué)校檔案管理中依然會(huì)遇到很多挑戰(zhàn)及困難，諸如管理要求提高、風(fēng)險(xiǎn)增加及載體脆弱等，大大增加了檔案管理難度。因此，上文基于對(duì)這些挑戰(zhàn)的了解，從強(qiáng)化管理人員的網(wǎng)絡(luò)意識(shí)、構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)等方面分析了具體的管理措施及方法。

參考文獻(xiàn)

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湖南省衡陽(yáng)市商業(yè)技工學(xué)校 421008