高校電子文件歸檔和電子檔案管理問(wèn)題研究

高海燕 解素芳

摘 要：高校電子文件和電子檔案記錄了高校教學(xué)、科研、日常管理以及學(xué)生個(gè)人成績(jī)、基本信息，真實(shí)反映了高校不同階段的辦學(xué)理念和歷史面貌。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，高校逐漸實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化辦公，在教學(xué)、科研、管理過(guò)程中，形成了大量的電子文件，這些電子文件和電子檔案的內(nèi)容十分豐富，是高校開(kāi)展教學(xué)、科研以及管理的前提和基礎(chǔ)。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在高校的廣泛應(yīng)用，高校產(chǎn)生的各類(lèi)電子文件和電子檔案數(shù)量越來(lái)越多，由于高校財(cái)務(wù)、學(xué)生信息管理體系、教務(wù)系統(tǒng)等缺乏有效的溝通與共享機(jī)制，從而導(dǎo)致高校的電子文件和電子檔案無(wú)法進(jìn)行統(tǒng)一管理，造成嚴(yán)重的資源浪費(fèi)。本文闡述了當(dāng)前高校電子文件歸檔和電子檔案管理現(xiàn)狀，高校還需要制定統(tǒng)一的歸檔技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和要求，完善電子檔案歸檔相關(guān)管理制度，各系統(tǒng)共享的身份認(rèn)證、數(shù)字簽名等使用規(guī)范，才能實(shí)現(xiàn)單軌制電子檔案在線歸檔目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：高校;電子文檔;電子檔案管理

隨著教育信息化發(fā)展，高校的辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化逐漸完善，為高校電子校務(wù)的開(kāi)展創(chuàng)造了有利的條件，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)逐漸取代過(guò)去的辦公行文和來(lái)往函件，電子文件逐漸取代了過(guò)去的紙質(zhì)文件。電子文件指在數(shù)字設(shè)備環(huán)境下產(chǎn)生，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等介質(zhì)，并依靠計(jì)算機(jī)、手機(jī)等數(shù)字設(shè)備進(jìn)行閱讀，在網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸?shù)奈募?，包括電子?bào)表、電子文檔、電子信件、電子文書(shū)等。與紙質(zhì)文件相比，電子文件具有容易存儲(chǔ)、不容易損壞、可復(fù)制、可利用價(jià)值高等優(yōu)點(diǎn)。然而，由于高校的電子文件存儲(chǔ)主要保存在相應(yīng)的載體，存儲(chǔ)隨意性比較大，沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一管理，一旦存儲(chǔ)介質(zhì)出現(xiàn)問(wèn)題，則可能導(dǎo)致電子文件遺失、破壞等問(wèn)題。電子檔案作為電子文件的一部分，主要存儲(chǔ)高校師生信息、學(xué)校發(fā)展歷史相關(guān)資料，是信息時(shí)代高校教學(xué)、科研以及日常管理的原始記錄。隨著高校信息化建設(shè)，電子文件歸檔和電子管理問(wèn)題嚴(yán)重影響到高校的發(fā)展。因此，必須做好高校電子文件歸檔和電子檔案管理工作。

一、高校電子文件歸檔和電子檔案管理現(xiàn)狀

高校電子文件主要來(lái)自于三個(gè)方面：第一，高校財(cái)務(wù)部門(mén)、黨務(wù)部門(mén)、教務(wù)部門(mén)、后勤部門(mén)等日常工作總，通過(guò)OA系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)等辦公軟件工作生產(chǎn)的電子文件。第二，高校在實(shí)行雙軌制期間，將紙質(zhì)文件檔案資料進(jìn)行電子備份，并將紙質(zhì)文檔同時(shí)歸檔的電子文件。第三，高校信息化過(guò)程中，將紙質(zhì)文件進(jìn)行處理后形成的圖像或者圖形文件。目前，高校大部分的電子文件主要是通過(guò)第二種途徑和第三種途徑產(chǎn)生的文件。高校的0A系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的電子文件歸檔的數(shù)量比較少，大部分0A系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)資料，往往只是用來(lái)打印文件，或者用來(lái)發(fā)送、接收公文，并沒(méi)有將OA系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行保存，并進(jìn)行歸檔。

1.高校不重視電子文件歸檔和檔案管理工作

隨著高校信息化建設(shè)步伐加快，大部分高?；緦?shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，但是由于高校缺乏電子文件統(tǒng)一管理理念，由于電子文件是電子信息媒體的載體，由文字、圖片、視頻、聲音等多種媒體信息構(gòu)成，形式比較多樣，增加了電子文件管理歸檔的難度。首先，電子文件涉及的內(nèi)容比較多，分布在各個(gè)部門(mén)不同的電腦系統(tǒng)，增加了統(tǒng)一歸檔的難度。其次，由于電子文件在傳輸保存過(guò)程中容易被改動(dòng)，改動(dòng)之后沒(méi)有留下任何痕跡，復(fù)制后的文件和原始文件一模一樣，沒(méi)有固定的載體，無(wú)法像紙質(zhì)文件一樣，通過(guò)字跡、內(nèi)容、格式、印章等外部特征判斷其原始性，并像紙質(zhì)文件一樣進(jìn)行統(tǒng)一管理。因此，高校辦公自動(dòng)化產(chǎn)生的文件大多數(shù)分散在各個(gè)部門(mén)、使用者的電腦中，沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一的管理。

2.缺乏完善的電子文件歸檔和電子檔案管理制度

首先，電子文件的歸檔和電子檔案的管理是一項(xiàng)綜合性、系統(tǒng)性的工作，需要專(zhuān)人負(fù)責(zé)對(duì)其進(jìn)行處理。隨著信息化進(jìn)程的不斷加快，國(guó)家越來(lái)越重視電子文件和電子檔案的管理，并先后頒布了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等相關(guān)電子文件管理政策，并不斷加強(qiáng)電子文件和電子檔案管理的研究。但是十多年過(guò)去了，高校并沒(méi)有形成電子文件與電子檔案管理相關(guān)管理制度，無(wú)法真正將國(guó)家電子文件歸檔和管理各項(xiàng)政策落到實(shí)處。其次，OA系統(tǒng)在使用過(guò)程中，高校管理者、老師往往考慮到電子文件實(shí)時(shí)傳遞和便捷性，忽視了電子文件最后的歸屬，從而導(dǎo)致這些文件沒(méi)有有效的保管。且電子文件與電子文檔系統(tǒng)相互獨(dú)立，電子文件與檔案管理沒(méi)有進(jìn)行有效的連接。電子文件的歸檔管理遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后學(xué)校電子校務(wù)發(fā)展需求，檔案管理部門(mén)無(wú)法將電子檔案進(jìn)行有效的處理。如果無(wú)法將電子文件歸檔，電子檔案存儲(chǔ)管理，電子文件生成設(shè)備和載體逐漸淘汰更新，那么大量的電子文件將會(huì)遺失，給高校造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。

3.缺乏電子文件歸檔和電子檔案管理人才

電子文件歸檔和電子檔案管理比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件和紙質(zhì)檔案管理更難，由于電子文件和電子檔案是計(jì)算機(jī)信息技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，電子文件包括文字、圖片、視頻、音頻等各種介質(zhì)的文件，并在計(jì)算機(jī)等設(shè)備支持進(jìn)行存儲(chǔ)管理，電子文件的歸檔和電子檔案的管理對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備具有一定的依賴性，電子文件的信息與載體具有一定的分離性，增加了電子文件和電子檔案管理難度。高校的電子檔案管理與政府職能部門(mén)、事業(yè)單位的檔案管理不同，電子文件的歸檔只是文件的轉(zhuǎn)移，也就是業(yè)務(wù)部門(mén)將文件轉(zhuǎn)移到檔案部門(mén)進(jìn)行歸檔管理，在轉(zhuǎn)移過(guò)程中，不僅要實(shí)現(xiàn)信息管理權(quán)限的轉(zhuǎn)移，而且還要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的物理轉(zhuǎn)移。但是，目前高校的電子文件歸檔和電子檔案管理人員缺乏這方面的意識(shí)，大部分電子文件在歸檔的時(shí)候，只是從各個(gè)部門(mén)將電子文件和檔案拷貝到檔案館的計(jì)算機(jī)設(shè)備，或者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接傳輸?shù)接?jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)電子文件的歸檔，沒(méi)有確認(rèn)和審核電子文件和檔案數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、完整性。

二、單軌制電子檔案在線歸檔實(shí)現(xiàn)路徑

單軌制電子檔案是指電子設(shè)備生成的電子文件，在歸檔時(shí)只保留電子檔案，不再生成和保存紙質(zhì)電子文檔。由于高校電子文件和電子檔案缺乏有效的管理，增加了電子檔案管理成本。由于管理不當(dāng)，造成了數(shù)據(jù)丟失或者遺失問(wèn)題，這是當(dāng)前單軌制電子檔案在線歸檔存在的主要問(wèn)題，想要解決這個(gè)問(wèn)題，需要從這幾個(gè)方面進(jìn)行完善。

1.建立電子文件歸檔和電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與管理制度

只有建立電子文件歸檔和電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)管理制度，才能讓高校所有的教職員工按照要求，將電子文件和電子文檔及時(shí)歸檔，使用者對(duì)制作、使用、歸檔的電子文件和電子檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。通過(guò)完善的電子文件歸檔的標(biāo)準(zhǔn)和電子檔案管理制度，可以明確每一個(gè)人的職責(zé)和要求，并要求他們?cè)诠ぷ髦袊?yán)格按照要求執(zhí)行，確保電子文件及時(shí)歸檔。

2.建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口和編碼系統(tǒng)

針對(duì)當(dāng)前高校各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)各自為陣，無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享，高校應(yīng)該建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口和編碼系統(tǒng)，確保電子文件交換、共享的一致性和便捷性。電子檔案管理是將各個(gè)系統(tǒng)的電子文件聚合統(tǒng)一進(jìn)行系統(tǒng)性的管理過(guò)程，從而實(shí)現(xiàn)電子文件的交換、使用。想要實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，則需要在電子文件歸檔時(shí)進(jìn)行規(guī)范化處理，給每一份電子文件建立編碼，給予唯一的身份標(biāo)識(shí)，防止電子文件在存儲(chǔ)和管理過(guò)程中出現(xiàn)混亂。在使用過(guò)程中，與每一份電子文件相關(guān)的文件和附件可以通過(guò)編碼建立相關(guān)聯(lián)系，從而快速判斷文件的來(lái)源，確保電子文件信息的真實(shí)性和完整性。

3.建立各系統(tǒng)共享的身份認(rèn)證、數(shù)字簽名等使用規(guī)范

高校在實(shí)施單軌制電子文件歸檔時(shí)，需要使用電子簽章，確認(rèn)歸檔資料信息的真實(shí)性。電子文件在起草、審批、批復(fù)和發(fā)布過(guò)程中，需要使用數(shù)字簽名確認(rèn)相關(guān)證據(jù)信息。因此，想要實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔和電子檔案管理，則需要明確高校各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和電子檔案系統(tǒng)的數(shù)字簽名、身份認(rèn)證、時(shí)間戳以及電子章等數(shù)字證據(jù)使用的規(guī)范性，確保電子文件和電子檔案的原始效力。電子文件和電子檔案在接收、入庫(kù)、處置、鑒定等環(huán)節(jié)進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和格式轉(zhuǎn)換過(guò)程中可能造成的文件修改等關(guān)鍵環(huán)節(jié)應(yīng)該采用數(shù)字簽名和時(shí)間戳，確保電子文件信息真實(shí)性的可追溯性。

三、構(gòu)建電子文件和電子檔案在線歸檔系統(tǒng)

1.建立電子文件和電子檔案在線歸檔業(yè)務(wù)流程

電子文件和電子檔案在線歸檔系統(tǒng)想要正常運(yùn)行，必須建立從電子文件的生成到歸檔全過(guò)程的統(tǒng)一規(guī)劃，理清電子文件形成到電子文檔管理部門(mén)整個(gè)過(guò)程的流程，從而形成一套切實(shí)可行的電子文件和檔案在線歸檔業(yè)務(wù)流程，以及每一個(gè)環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人需要遵循的原則，這樣才能確保電子文件數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性。其業(yè)務(wù)流程可以分為三大部分：一是對(duì)高校各個(gè)電子政務(wù)系統(tǒng)的文件、網(wǎng)站發(fā)布的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行自動(dòng)追蹤、收集，并將其存儲(chǔ)到電子政務(wù)網(wǎng)站檔案文件在線歸檔系統(tǒng)的臨時(shí)文件庫(kù);二是在線歸檔系統(tǒng)根據(jù)設(shè)定的電子文件和電子檔案的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)臨時(shí)文件庫(kù)的文件進(jìn)行初步鑒定，符合要求則自動(dòng)歸檔，并按照要求自動(dòng)分類(lèi)，如果不符合要求，則需要檔案管理人員對(duì)其進(jìn)行二次鑒定，符合要求的錄入系統(tǒng)相應(yīng)的分類(lèi)文件，如果不符合要求，則可以將臨時(shí)文件庫(kù)的電子文件刪除;三是經(jīng)過(guò)系統(tǒng)分門(mén)別類(lèi)處理后，通過(guò)物理歸檔或者邏輯歸檔的方式納入到歸檔接口直接歸檔，在歸檔的過(guò)程中，系統(tǒng)還將再次對(duì)電子文件的真實(shí)性進(jìn)行鑒定。鑒定完成后，需要由相關(guān)鑒定人員或者審核人員進(jìn)行填表蓋章簽字，并一同將電子檔案移交給電子檔案管理部門(mén)，進(jìn)行統(tǒng)一管理。

2.建立電子文件和電子檔案在線歸檔信息平臺(tái)

由于高校各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互獨(dú)立，導(dǎo)致各個(gè)部門(mén)的電子文件和電子信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享。高校想要實(shí)現(xiàn)電子文件和電子檔案在線歸檔管理，必須建立在線歸檔信息平臺(tái)，通過(guò)這個(gè)平臺(tái)，可以將高校各個(gè)部門(mén)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行采集管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享。根據(jù)《教育管理信息化標(biāo)準(zhǔn)》的相關(guān)要求，結(jié)合高校實(shí)際情況，制定符合本校信息化建設(shè)的方案，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)劃，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)，規(guī)定相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù)的接口標(biāo)準(zhǔn)和集成模式。這個(gè)信息平臺(tái)，可以匯聚各個(gè)部門(mén)的數(shù)據(jù)信息，并將各個(gè)部門(mén)的電子文件進(jìn)行提取，存儲(chǔ)到在線歸檔系統(tǒng)的臨時(shí)文件庫(kù)。在線歸檔信息平臺(tái)，可以根據(jù)高校的教務(wù)信息、后勤系統(tǒng)、學(xué)生管理等相關(guān)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)信息，了解到學(xué)生的教學(xué)活動(dòng)和學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，并根據(jù)學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，及時(shí)調(diào)整學(xué)校的教學(xué)方案，讓學(xué)生的日常教學(xué)活動(dòng)符合學(xué)生的實(shí)際情況，提高教師教學(xué)效率。

3.提高高校電子文件和電子檔案管理人員綜合素質(zhì)

在信息時(shí)代，各類(lèi)電子設(shè)備和計(jì)算機(jī)設(shè)備更新?lián)Q代的速度非常快，高校如果不及時(shí)保管學(xué)校的各類(lèi)電子文件和電子文檔，容易造成電子文件和電子檔案的遺失。高校必須嚴(yán)格按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》相關(guān)要求，成立檔案管理部門(mén)，并按照檔案管理要求增設(shè)相關(guān)的檔案管理人員，高校檔案人員不僅具備電子檔案管理的知識(shí)和技術(shù)，而且還要具備檔案數(shù)字化建設(shè)的要求，可以熟練使用計(jì)算機(jī)、打印機(jī)和掃描機(jī)，并對(duì)電子文件進(jìn)行有效的管理。針對(duì)當(dāng)前電子文件和電子檔案管理人員信息水平比較低，高校充分利用自身的教育優(yōu)勢(shì)，將檔案館與計(jì)算機(jī)信息學(xué)院合作，讓學(xué)校計(jì)算機(jī)學(xué)院對(duì)檔案管理人員開(kāi)展信息技術(shù)培訓(xùn)，讓他們?cè)谑煜n案管理業(yè)務(wù)知識(shí)的時(shí)候，也具備計(jì)算機(jī)信息處理能力和技術(shù)，可以熟練地利用計(jì)算機(jī)設(shè)備、電子設(shè)備處理電子文件和管理電子文件，滿足高校檔案數(shù)字化建設(shè)需求。高校還需要加快數(shù)字檔案館建設(shè)步伐，建立數(shù)字檔案館建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，讓數(shù)字檔案館工作人員嚴(yán)格按照相關(guān)要求進(jìn)行文件掃描、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)加工處理、圖文編輯，確保電子文檔的真實(shí)性和可靠性，為后期電子文件和電子檔案的利用開(kāi)發(fā)奠定基礎(chǔ)。

四、結(jié)束語(yǔ)

高校電子文件歸檔和電子檔案管理是我國(guó)檔案信息化重要的組成部分，電子文件歸檔管理是檔案部門(mén)的一次變革，給高校的檔案管理工作帶來(lái)一定的挑戰(zhàn)。高校的管理者必須正確認(rèn)識(shí)到電子文件歸檔和電子檔案管理工作的重要性，加快檔案信息化建設(shè)步伐，建立與數(shù)字化檔案建設(shè)相應(yīng)的環(huán)境，培養(yǎng)懂檔案管理知識(shí)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才。

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（作者單位：濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院）