信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及對策

李進(jìn)軍

摘 要：在科學(xué)技術(shù)發(fā)展的推動(dòng)下，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用到人們生活中，信息化時(shí)代的到來標(biāo)志著人類的文明史邁入了新的階段。在當(dāng)前的檔案管理之中，現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用正在逐漸地增加，這些技術(shù)的應(yīng)用可以使得檔案管理所獲得的效率變得更高?？梢哉f信息技術(shù)的發(fā)展對于檔案管理工作的順利進(jìn)行發(fā)揮著極其重要的作用。基于此，本文主要對信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題進(jìn)行了分析，并提出了改進(jìn)策略。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案管理;問題;策略

隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作的重要性逐漸得到體現(xiàn)，在檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)能夠提升管理的質(zhì)量。在當(dāng)前，無論是檔案的數(shù)量，還是檔案的類型都是多種多樣的，這使檔案管理工作的開展變得更加復(fù)雜，在這樣的背景下檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)也出現(xiàn)了一定的變化。為了滿足這些新要求，進(jìn)一步地將信息技術(shù)的優(yōu)勢發(fā)揮出來，對于改善檔案管理的質(zhì)量有著十分重要的意義。

一、信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題

1.管理人員意識(shí)缺失

如果想要實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理工作，那么首先就要求檔案管理人員能夠在檔案管理的時(shí)候，將自己的角色地位分清，在思想意識(shí)上能夠正確地看待檔案管理這項(xiàng)工作。檔案管理人員的思想意識(shí)是檔案管理工作順利開展的基礎(chǔ)保障，能夠切實(shí)地影響到檔案管理工作最終所獲得的管理效果。但是從現(xiàn)階段檔案管理整體進(jìn)展來看，很多檔案管理人員開展檔案管理的工作中，對于這份工作的認(rèn)識(shí)還處于非常淺顯的層次，由于缺乏正確的檔案管理意識(shí)，所以使得檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化的進(jìn)程一拖再拖，進(jìn)而影響到了檔案管理的效率。管理人員如果不能嚴(yán)格要求自己，那么會(huì)使得檔案管理工作的進(jìn)展非常緩慢并且是雜亂無章的，這樣下去檔案管理效率還有檔案管理的質(zhì)量都會(huì)受到非常大的影響，如果管理人員的管理意識(shí)一直不能得到提升，那么就會(huì)嚴(yán)重影響到當(dāng)前檔案管理事業(yè)的深入發(fā)展。所以，相關(guān)部門應(yīng)該對管理人員檔案管理意識(shí)培養(yǎng)的工作給予更多地重視，使其能夠適應(yīng)信息時(shí)代下的檔案管理工作。

2.管理人員能力較差

在當(dāng)前許多的企業(yè)單位里面，檔案管理人員的專業(yè)能力相對較差，這主要是因?yàn)楣芾砣藛T通常由其他部門員工擔(dān)任的，這些員工身兼多職，因此很多的管理人員本身沒有良好的檔案管理專業(yè)能力，對于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)也不到位，所以這就使其不能很好地滿足檔案管理工作所提出的一些基本的要求。此外，一些檔案管理人員年齡比較大，對于信息技術(shù)的應(yīng)用并不熟悉，加上這些員工的學(xué)習(xí)能力比不上年輕員工，由于受到管理技術(shù)以及專業(yè)管理能力的限制，使得這些管理人員在開展檔案管理的過程中通常都是根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)對檔案進(jìn)行管理，但是在信息化技術(shù)應(yīng)用的管理體系中，一些以往的經(jīng)驗(yàn)并不能很好地適應(yīng)現(xiàn)代的管理理念以及管理模式，最終導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量受到影響。

3.檔案管理手段單一

雖然現(xiàn)階段我國信息化技術(shù)的應(yīng)用非常廣泛，在檔案管理工作中計(jì)算機(jī)信息技術(shù)也有著較大的應(yīng)用，但是由于很多的企業(yè)部門對于信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的認(rèn)識(shí)不足，加上受到以往檔案管理理念的影響，很多企業(yè)的檔案管理模式還仍處于單一的程度。不管是以往形式的管理模式，還是當(dāng)前形勢的管理模式，許多企業(yè)都未能對其進(jìn)行創(chuàng)新，未能根據(jù)自身的需求對檔案管理方式進(jìn)行優(yōu)化。雖然有些企業(yè)部門將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，但是也僅僅是應(yīng)用技術(shù)的存檔、搜索等功能，其他深層次的技術(shù)并未得到實(shí)際的應(yīng)用，如通過大數(shù)據(jù)對相關(guān)的信息內(nèi)容進(jìn)行分析等，這些單一形式的管理使得檔案管理的價(jià)值并未有效地發(fā)揮出來，所以這種管理方式相對較為低效，這也是當(dāng)前檔案管理面臨的巨大

挑戰(zhàn)。

4.信息安全受到影響

在檔案管理中，通過電子檔案管理能夠使得檔案管理的效率得到提升，在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，通常都是通過用戶的手機(jī)驗(yàn)證碼以及用戶的賬號、密碼登錄到相關(guān)的管理頁面進(jìn)行管理的，通過這樣的管理模式能夠很好地將檔案管理風(fēng)險(xiǎn)降低。不過，面臨最大的問題是檔案資料庫的密碼初選遺失以及泄漏這一類的現(xiàn)象，不法分子就能夠自己破解賬號密碼登錄到檔案數(shù)據(jù)庫里面，然后將相關(guān)的信息數(shù)據(jù)盜取，或者將一些重要的檔案資料進(jìn)行更改，從而使得數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)信息安全受到巨大的威脅，如果出現(xiàn)信息數(shù)據(jù)失真的情況，那么對于企業(yè)部門來說，無疑是巨大的損失。此外，在信息技術(shù)的應(yīng)用下進(jìn)行電子檔案管理也會(huì)面臨網(wǎng)絡(luò)病毒的威脅，如果管理人員不小心將網(wǎng)絡(luò)病毒帶到企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)之中，那么這些病毒很可能將檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行破解并讀取、復(fù)制、傳輸，如果檔案數(shù)據(jù)中有企業(yè)的核心機(jī)密，那么這對于企業(yè)來說是非常大的影響。輕則經(jīng)濟(jì)出現(xiàn)損失，重則企業(yè)可能倒閉。

5.檔案管理體系不完善

由于檔案對于企業(yè)部門的發(fā)展有著重要的意義，所以通過一個(gè)更加完善的檔案管理體系可以更好地確保檔案管理工作能夠非?？茖W(xué)、高效、有序地進(jìn)行下去。不過，以現(xiàn)階段我國檔案管理總體的情況來看，檔案管理體系中存在著眾多的不足，影響著檔案管理工作的開展。現(xiàn)階段我國現(xiàn)有的一些法律也不能更好地對檔案管理工作形成更為有效的約束，所以這使檔案管理工作所取得效果沒能達(dá)到預(yù)期制定的管理目標(biāo)，從而使得企業(yè)發(fā)展受到很大的限制。在這種限制中，企業(yè)的每一項(xiàng)活動(dòng)開展都會(huì)受到一定的影響，這也是企業(yè)發(fā)展遇到瓶頸的一個(gè)重要因素。

二、信息時(shí)代提升檔案管理質(zhì)量的對策

1.建立檔案數(shù)據(jù)庫

在信息技術(shù)高度應(yīng)用的時(shí)代中，通過應(yīng)用信息化技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)高效的檔案管理，但是現(xiàn)階段很多企業(yè)的檔案管理效率并不高，甚至是離預(yù)期的目標(biāo)還有很長一段路要走，造成這種情況的重要因素之一是很多企業(yè)的人員無法正確地認(rèn)識(shí)到，在信息時(shí)代想要更好地將檔案管理開展下去需要自身對檔案管理工作有一個(gè)科學(xué)的認(rèn)識(shí)。開展檔案管理工作要求大量的信息數(shù)據(jù)作為管理工作的基本支持，所以企業(yè)需要針對信息化的檔案管理建立專門的數(shù)據(jù)庫，這樣能夠使得信息傳遞獲得非常有效地支持。通過數(shù)據(jù)庫的建立，可以進(jìn)一步地保障檔案管理工作在良好的環(huán)境下順利進(jìn)行。此外，相關(guān)企業(yè)在開展檔案管理的時(shí)候還應(yīng)該能夠進(jìn)一步地考慮到企業(yè)整體方向上的發(fā)展戰(zhàn)略要求，從而保障檔案管理能夠符合企業(yè)的實(shí)際發(fā)展需求。僅僅建立相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)庫還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，在數(shù)據(jù)庫建立之后企業(yè)還需要進(jìn)一步地將檔案維修以及檔案保護(hù)落實(shí)到檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)之中，這樣能夠保障檔案管理工作所取得的效果以及質(zhì)量得到更大程度提升。

2.保障軟件的兼容性

在當(dāng)前信息化的時(shí)代中，想要更好地將檔案管理工作落實(shí)到位，那么企業(yè)應(yīng)該認(rèn)識(shí)到在檔案管理工作中應(yīng)用信息化設(shè)備的重要性，通過應(yīng)用先進(jìn)的信息化技術(shù)可以使得企業(yè)的檔案信息資源在不同的部門之間實(shí)現(xiàn)共享，這樣能夠提升檔案資源的利用效率，從而使得每個(gè)部門可以將需要的檔案信息及時(shí)存檔、調(diào)取，提升了工作效率。所以，企業(yè)的每一個(gè)部門都應(yīng)該能夠進(jìn)一步地對檔案管理中所涉及的信息技術(shù)進(jìn)行優(yōu)化以及創(chuàng)新，這樣能夠有效降低查找檔案的時(shí)間，提升工作的效率。為了達(dá)成這樣的目標(biāo)，檔案管理部門應(yīng)該協(xié)調(diào)企業(yè)的財(cái)務(wù)部門、預(yù)算部門、采購部門等，將更多的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)的檔案管理中來，通過先進(jìn)的軟件技術(shù)使檔案的類型、內(nèi)容等相關(guān)信息能夠自動(dòng)化地被科學(xué)分成不同的種類，然后根據(jù)所分的類別對這些信息進(jìn)行儲(chǔ)存，但是企業(yè)一定要確保所采購的檔案管理軟件能夠具備非常高的兼容性，這可以更好地避免信息檔案管理與以往形式的檔案出現(xiàn)重疊，而導(dǎo)致信息出現(xiàn)混亂的形式，這對于保障檔案信息的準(zhǔn)確性發(fā)揮了較大作用。

3.規(guī)范檔案管理工作

企業(yè)需要針對檔案管理制定一個(gè)更加完善的檔案管理制度，通過對檔案管理涉及到的所有工作內(nèi)容進(jìn)行明確地界定，然后將制度落實(shí)到實(shí)際的管理之中，能夠進(jìn)一步地保障檔案管理工作變得更加規(guī)范、更加有效，從而將檔案管理的最大能效更好地發(fā)揮出來。此外，在大多的情況下企業(yè)在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，往往涉及許多部門協(xié)調(diào)工作，共同開展，所以此時(shí)應(yīng)該進(jìn)一步地將不同部門、不同人員所需要承擔(dān)的職責(zé)進(jìn)行明確，從而保障這些檔案管理人員可以更好地將檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、保存、管理，這能夠在很大程度上使得檔案數(shù)據(jù)丟失情況出現(xiàn)的概率降低，最終進(jìn)一步保障檔案管理可以有效地將企業(yè)的發(fā)展提升到一個(gè)新的高度，在信息化時(shí)代中得到更為穩(wěn)定的發(fā)展。

4.提升檔案信息安全性

檔案信息對于我國社會(huì)發(fā)展有著十分重要的意義，由于檔案信息是一個(gè)企業(yè)的核心組成，所以如果想要在信息化時(shí)代中進(jìn)一步地將檔案管理工作落實(shí)好，那么相關(guān)的企業(yè)首先應(yīng)該考慮到如何提升檔案信息的安全性，從而保障企業(yè)信息的安全。第一，企業(yè)應(yīng)該從根本上將傳統(tǒng)檔案管理的理念進(jìn)行有效地轉(zhuǎn)變，應(yīng)該深刻地意識(shí)到檔案信息對于企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的重要作用，通過使用安全程度更高的數(shù)據(jù)庫或者加密系統(tǒng)能夠避免企業(yè)的信息被一些違法分子盜取，避免企業(yè)受到非常大的損失;第二，企業(yè)需要對用戶的登錄身份進(jìn)行多種形式的驗(yàn)證，通過多樣化的驗(yàn)證能夠使得信息的安全性得到更好的保障，如企業(yè)可以通過內(nèi)部管理人員語音解鎖等形式進(jìn)一步地確定用戶信息，這樣可以避免用戶假冒內(nèi)部人員身份登錄到數(shù)據(jù)庫中竊取數(shù)據(jù);第三，采用先進(jìn)的殺毒軟件定期對程序進(jìn)行殺毒，將一些潛在的網(wǎng)絡(luò)病毒找出并清理掉，能夠保障檔案管理系統(tǒng)更加順暢地運(yùn)行，也可提升信息的安全程度;第四，設(shè)置信息瀏覽記錄報(bào)警系統(tǒng)，如果用戶在企業(yè)的數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行信息瀏覽需要對其設(shè)置限制，如果用戶長時(shí)間沒有反應(yīng)則觸發(fā)警報(bào)系統(tǒng)，或者用戶復(fù)制大量信息時(shí)也會(huì)觸發(fā)警報(bào)，這樣能夠更好地將企業(yè)的損失降至最低，從而提升檔案的安全性。

5.提升管理人員專業(yè)能力

在進(jìn)行檔案管理的過程中，管理人員的管理能力會(huì)直接影響到管理的質(zhì)量。所以，企業(yè)應(yīng)該不斷使得管理人員專業(yè)能力得到增強(qiáng)，通過定期為企業(yè)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，在培訓(xùn)過后對這些人員進(jìn)行階段性的考核，然后針對管理人員考核成績有針對性地對其進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)或者懲罰，這樣能夠提升管理人員的積極性。同時(shí)企業(yè)可以聯(lián)合一些高校進(jìn)行人才的培養(yǎng)，通過高校為企業(yè)培養(yǎng)更多專業(yè)的檔案管理人才，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的信息化檔案管理工作，這樣能夠保障有足夠新鮮的血液流入到企業(yè)的檔案管理工作中，保障檔案管理的科學(xué)性以及精準(zhǔn)性。此外，企業(yè)與企業(yè)之間也可以組織檔案管理人員交流大會(huì)，在交流中將當(dāng)前階段企業(yè)面臨的問題進(jìn)行解決，在交流中管理人員的專業(yè)能力可以得到更大程度地提升。

6.構(gòu)建完善的管理體系

檔案管理體系的建立是標(biāo)志著一個(gè)企業(yè)具備完善的管理能力的集中體現(xiàn)，只有在體制的約束下企業(yè)的每一個(gè)人員才能夠?qū)⒆约旱墓ぷ髀鋵?shí)到位。檔案管理體制的建立能夠促使管理人員按照相關(guān)的規(guī)定開展檔案管理工作，這可以更好地避免工作人員玩忽職守、監(jiān)守自盜等行為的出現(xiàn)。首先，企業(yè)應(yīng)該將檔案進(jìn)行分層管理，按檔案信息的重要程度以及安全保密程分類，針對不同安全保密級別的檔案管理制定不同的管理體制;其次，對于檔案信息的存儲(chǔ)、讀取、下載等都應(yīng)該進(jìn)行嚴(yán)格的要求，明確指出哪些人員具備哪些權(quán)限，哪些人員堅(jiān)決不能對檔案信息進(jìn)行這些操作，將信息的管理限定到指定的范圍內(nèi)能夠增加檔案信息管理的安全性，如果出現(xiàn)信息的泄露或者是遺失能夠針對性地找到問題所在;第三，將檔案管理的職責(zé)細(xì)分，不同管理能力的人員對不同安全保密級別的檔案進(jìn)行管理，將責(zé)任分擔(dān)到個(gè)人的頭上，這樣可以使得檔案管理變得更具針對性，在出現(xiàn)檔案問題后也可以根據(jù)責(zé)任制度追究相關(guān)人員的責(zé)任;第四，獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制的建立是檔案管理制度中重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，需要企業(yè)根據(jù)自身檔案管理實(shí)際的特點(diǎn)針對性地制定獎(jiǎng)懲制度，但是獎(jiǎng)懲制度應(yīng)該適度，既讓管理人員感覺到壓力，同時(shí)也讓其積極性得到提升。

7.建立檔案信息丟失處理機(jī)制

檔案信息的丟失對于企業(yè)來說是非常麻煩的，在信息時(shí)代中檔案信息丟失的概率在提升，所以針對檔案信息丟失的情況，企業(yè)應(yīng)該能夠制定一個(gè)針對性地處理機(jī)制，根據(jù)不同等級的檔案信息進(jìn)行不同的處理方案，這樣能夠在檔案信息丟失的第一時(shí)間內(nèi)有針對性地解決，從而使得企業(yè)的損失降至最低。首先，企業(yè)在檔案丟失后第一時(shí)間應(yīng)該找出丟失的原因;其次，針對這些原因給出處理方案，如果是管理人員疏忽的因素，應(yīng)該及時(shí)將檔案信息進(jìn)行補(bǔ)全，如果是外部人員竊取，應(yīng)該將相關(guān)的證據(jù)交給警方處理;最后，針對檔案信息管理系統(tǒng)的漏洞給出合理的解決方案，將漏洞填補(bǔ)，避免以后發(fā)生類似的現(xiàn)象。通過制定科學(xué)補(bǔ)救方案不僅能使得企業(yè)在檔案信息泄露后受到更小的損失，同時(shí)也能夠提升企業(yè)檔案管理的安全防范能力，對于企業(yè)發(fā)揮至關(guān)重要。

三、結(jié)束語

總而言之，在信息化時(shí)代中，檔案信息管理所面對的挑戰(zhàn)是多種多樣的，這就要求相關(guān)的企業(yè)能夠有針對性地對檔案管理制定更為科學(xué)的管理方案，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的管理，這樣能夠使得企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量得到提升，從而使得企業(yè)的發(fā)展可以更加穩(wěn)定、安全。

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（作者單位：貴州省黔西南州檔案館）