新時(shí)期人事檔案電子信息化管理探討

蔡云艷

摘 要：在新的歷史時(shí)期下，傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案管理已不能滿足時(shí)代的要求，人事檔案須向電子信息化方向轉(zhuǎn)變，本文從電子信息化管理方式與傳統(tǒng)紙質(zhì)管理方式對(duì)比的角度，強(qiáng)調(diào)了人事檔案電子信息化的必要性，對(duì)人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)行探討，并給出相關(guān)建議，希望給相關(guān)人員及部門提供幫助。

關(guān)鍵詞：人事檔案;新時(shí)期;管理;電子信息化

人事檔案是個(gè)人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力等情況的真實(shí)記錄，是一個(gè)人真實(shí)面貌的客觀反映，正如《人事檔案管理概論》中描述的“檔如其人”或“檔即其人”一樣，人事檔案是了解人、使用人的重要依據(jù)，那么在這個(gè)知識(shí)時(shí)代的新時(shí)期，企業(yè)想要獲得更好的發(fā)展，就要通過(guò)人事檔案管理，實(shí)現(xiàn)人力資源的合理配置，因此做好人事檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展具有重大意義。而目前我國(guó)人事檔案管理正處于轉(zhuǎn)型期，推進(jìn)人事檔案電子信息化是現(xiàn)代企業(yè)信息化的必然結(jié)果，也是今后企業(yè)人事檔案管理工作的目標(biāo)和方向。

一、新時(shí)期人事檔案電子信息化的必要性

隨著信息化社會(huì)的到來(lái)，電子科技的普及使得人們的生活、工作方式發(fā)生了很多變化。比如，網(wǎng)上購(gòu)物和快捷支付等等。目前，電子技術(shù)已經(jīng)成為各行各業(yè)工作中的一大助力，但是仍有一些領(lǐng)域延續(xù)著過(guò)去傳統(tǒng)的工作方式，如在人事檔案管理領(lǐng)域，還在使用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)的管理方式。在科技逐漸發(fā)展的條件下，人事檔案管理者應(yīng)該認(rèn)識(shí)到電子技術(shù)的重要協(xié)助作用，思考如何將電子化、信息化技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理中，進(jìn)而改變傳統(tǒng)的檔案管理模式這一重要問(wèn)題。眾所周知，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)的管理方式會(huì)產(chǎn)生繁重的工作量，而檔案信息量過(guò)大還可能導(dǎo)致檔案存放的雜亂無(wú)章、進(jìn)而出現(xiàn)信息共享率低和查詢不方便的普遍現(xiàn)象。紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)方式也很容易出現(xiàn)檔案資料保存不完整和資料損壞等情況的發(fā)生。另外，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，還可能存在因人為因素造成信息不對(duì)稱、信息失真、虛假等現(xiàn)象（如圖1）?；诖耍瑐鹘y(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)不適用于現(xiàn)代的發(fā)展要求，尤其是在發(fā)展迅速、工作人員巨多的中央企業(yè)，人事檔案工作更是繁重。因此在新時(shí)期的背景下，人事檔案管理有必要從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理向電子信息化管理邁進(jìn)，人事檔案電子信息化管理，就是以計(jì)算機(jī)為載體，以一個(gè)系統(tǒng)為依托，對(duì)各種信息進(jìn)行集成處理，能夠簡(jiǎn)化各種復(fù)雜數(shù)據(jù)，而在電子化和數(shù)字化的條件支撐下，對(duì)檔案進(jìn)行查閱也更為方便，不用再翻閱紙質(zhì)檔案，在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行檢索，信息能在最快時(shí)間內(nèi)被查閱出來(lái)，同時(shí)有專門的人員對(duì)信息進(jìn)行更新維護(hù)，極大地發(fā)揮出了檔案的價(jià)值。人事檔案電子信息化不僅順應(yīng)了時(shí)代發(fā)展的需求與變化，還會(huì)提高人事檔案管理的工作效率，保障人事檔案管理的安全性和保密性。

1.易管理、方便查閱

人事檔案電子信息化具有易管理、方便查閱的優(yōu)點(diǎn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案管理方式不僅會(huì)形成巨大的工作量、增加人事檔案管理的難度，長(zhǎng)此以往，還會(huì)因紙張存放造成一定程度的成本費(fèi)用，尤其是員工人數(shù)眾多的中鐵集團(tuán)。而且，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保存需要特定的房間和條件，需要專門的人員對(duì)此進(jìn)行管理，管理者不可能是長(zhǎng)期不變的，如果檔案管理者發(fā)生變動(dòng)，檔案還可能因此出現(xiàn)信息記錄不完整和檔案遺失的現(xiàn)象，而這些潛在的問(wèn)題無(wú)形中給資料的查詢和工作的調(diào)用帶來(lái)了巨大的不便。與此相反，將人事檔案進(jìn)行電子信息化管理不僅會(huì)減少因紙張存放造成的各種成本費(fèi)用，也可以避免因紙質(zhì)檔案堆放雜亂無(wú)章進(jìn)而導(dǎo)致檔案查詢困難的問(wèn)題（如圖2所示）。另外，也可以減少因管理者調(diào)動(dòng)造成的檔案記錄不完整和檔案缺失的現(xiàn)象。而且人事檔案電子化管理可以在計(jì)算機(jī)上直接而準(zhǔn)確的查詢到需要的信息，能夠在較短時(shí)間高效的完成工作。綜上所述，人事檔案電子信息化不僅可以彌補(bǔ)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的不足，實(shí)現(xiàn)了人事檔案既方便管理又方便查詢，而且減少了人事檔案管理的成本費(fèi)用，提高人事檔案管理的工作效率。

2.易更新，不受限制

人事檔案電子信息化還具有檔案易更新，不受行業(yè)限制的特點(diǎn)。人事變動(dòng)較大是建筑行業(yè)明顯區(qū)別于其他行業(yè)的特點(diǎn)，這在無(wú)形中增加了建筑行業(yè)人事檔案管理的難度。在傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案管理模式下，建筑行業(yè)的人事檔案信息與實(shí)際情況相比表現(xiàn)出了明顯的滯后性，進(jìn)而使得無(wú)法做好檔案的動(dòng)態(tài)管理工作。而人事檔案電子信息化管理能明顯克服傳統(tǒng)紙質(zhì)管理的困難，能夠做到實(shí)時(shí)收集信息并把信息及時(shí)存入數(shù)據(jù)庫(kù)，做到對(duì)職工的檔案隨時(shí)更新、修改和補(bǔ)充，不受時(shí)間和地點(diǎn)的限制，保證人事信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。同時(shí)電子檔案的儲(chǔ)存量也遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)紙質(zhì)的檔案儲(chǔ)存方式，不會(huì)受到紙張的限制，可以使其記錄的信息與紙質(zhì)的相比更加完整、細(xì)致。

3.易保存、防涂改

與傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案管理相比，人事檔案信息化管理具有易保存和易涂改的特點(diǎn)。電子檔案能有效避免溫度、水、微生物等不可控因素對(duì)檔案耐久性的影響，還可以避免因管理人員變動(dòng)造成檔案內(nèi)容的丟失、損壞等現(xiàn)象，大大降低了紙質(zhì)檔案損壞不可復(fù)原的風(fēng)險(xiǎn)。雖然人事檔案電子化已經(jīng)是必然趨勢(shì)，但是紙質(zhì)檔案也絕對(duì)不會(huì)因此而消弭，紙質(zhì)檔案始終是人事檔案管理的重要組成部分。在人事檔案管理工作中，保證電子檔案流程化、規(guī)范化后，要對(duì)紙質(zhì)檔案與電子檔案分開管理，雙管齊下可以避免因人為因素造成的檔案惡意修改、惡意盜取等現(xiàn)象。紙質(zhì)檔案遺失時(shí)，電子檔案也可以做到補(bǔ)充作用，在平時(shí)工作中電子檔案就足以滿足要求，這也大大降低了紙質(zhì)檔案因?yàn)楣ぷ餍枰a(chǎn)生的磨損。也就是說(shuō)對(duì)人事檔案信息化管理能夠高度實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和管理自動(dòng)化，而對(duì)人事檔案分別進(jìn)行紙質(zhì)管理和電子化管理能高度保證鐵路集團(tuán)人事檔案信息的安全性和保密性。

二、新時(shí)期下人事檔案電子信息化管理的措施

1.提高相關(guān)工作人員的工作素質(zhì)

人事檔案作為一個(gè)人經(jīng)歷和德才的反應(yīng)，本身就具有嚴(yán)謹(jǐn)性的特點(diǎn)，因此這就對(duì)從事該項(xiàng)工作的人員提出了嚴(yán)格的要求。在要求工作人員滿足最基本的具有責(zé)任心的基礎(chǔ)上，具備一定的人事管理經(jīng)驗(yàn)和檔案管理技術(shù)，同時(shí)還需要具有嚴(yán)格的保密意識(shí)，對(duì)相關(guān)的技術(shù)人員的人事檔案進(jìn)行嚴(yán)格的保密，才能避免技術(shù)和內(nèi)部重要文件的泄露。而在新時(shí)期，隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，人事檔案管理工作對(duì)從事該項(xiàng)工作的人員提出了新要求，不但要求工作人員掌握一定程度的電子信息化管理技術(shù)和計(jì)算機(jī)操作水平，還要求其具有一定的工作責(zé)任心和保密意識(shí)。在人事檔案電子信息化管理的工作中，充分發(fā)揮科技的力量，充分利用先進(jìn)的技術(shù)，提高人事檔案管理的效率，構(gòu)建高效的人事檔案查詢系統(tǒng)和管理系統(tǒng)，保證人事檔案查詢的快捷和檔案信息的實(shí)時(shí)更新等內(nèi)容，同時(shí)還要保障檔案信息的秘密管理，防止出現(xiàn)人事檔案信息泄露。也就是說(shuō)，企業(yè)應(yīng)該對(duì)從事人事檔案管理工作的人員進(jìn)行培訓(xùn)，在培養(yǎng)他們責(zé)任心和保密意識(shí)的同時(shí)，提高其專業(yè)技能和計(jì)算機(jī)操作水平，在遵循規(guī)范流程開展管理活動(dòng)時(shí)，提升企業(yè)人事檔案管理的實(shí)效性。

2.建立完善電子檔案管理系統(tǒng)

隨著科技的發(fā)展，人事檔案電子信息化與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比具有種種優(yōu)點(diǎn)，那么在這個(gè)新時(shí)期下，人事檔案電子信息化將是必然的發(fā)展趨勢(shì)和企業(yè)人事檔案管理的重要發(fā)展方向。人事檔案從傳統(tǒng)紙質(zhì)邁向電子信息化的過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)了新問(wèn)題。我們想要實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理，就需要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中，而這恰恰需要合適的系統(tǒng)為依托，才能進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案的電子信息化管理。也就是說(shuō)，企業(yè)或集團(tuán)想要人事檔案電子化管理落地實(shí)施，其重中之重就是建立一個(gè)可靠的檔案管理系統(tǒng)。想要建立可靠的檔案管理系統(tǒng)，就需要企業(yè)在系統(tǒng)開發(fā)和管理方面投入足夠的資金，還要引進(jìn)技術(shù)型和管理型人才，才能建立一個(gè)集信息收集、檔案分類、檔案信息更改和查閱于一體的檔案管理系統(tǒng)，滿足人事檔案電子信息化管理的要求。想要順利完成檔案信息化管理僅僅是在系統(tǒng)上進(jìn)行資金投入是不夠的，還需要進(jìn)一步為檔案管理工作配置合適的設(shè)備，還需要專門的人員定期對(duì)設(shè)備和系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，保證檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。同時(shí)企業(yè)要建立相關(guān)的檔案管理的規(guī)章制度，保障企業(yè)人事檔案管理有效開展，才能使人事檔案電子信息化管理逐步規(guī)范化、流程化。

3.加大人事檔案與時(shí)俱進(jìn)的更新

傳統(tǒng)的人事檔案管理工作操作簡(jiǎn)單，檔案信息長(zhǎng)期靜止，當(dāng)員工業(yè)績(jī)、崗位、學(xué)歷和技能發(fā)生變化和調(diào)整時(shí)，不能夠在檔案信息中得到體現(xiàn)。也就是說(shuō)，人事檔案信息與人員的實(shí)際情況相比表現(xiàn)出了明顯的滯后性和不準(zhǔn)確性。而電子信息化可以通過(guò)電腦的簡(jiǎn)單操作保證信息的更新，便于查詢。在電子檔案建成后，還要根據(jù)實(shí)際情況對(duì)檔案信息進(jìn)行錄入，不斷對(duì)人事信息進(jìn)行完善，保障人事檔案信息的與時(shí)俱進(jìn)。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)該設(shè)立專門的檔案管理部門，以對(duì)檔案信息進(jìn)行跟蹤和維護(hù)，實(shí)現(xiàn)人事信息的更新工作。另外，應(yīng)該對(duì)人事檔案信息設(shè)立權(quán)限，厘清哪些人是具有查閱的資格，哪些人對(duì)檔案信息具有修改的資格，這也將進(jìn)一步增加檔案信息的可靠性和安全性。

4.加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視程度

在傳統(tǒng)人事檔案管理工作中，人事檔案信息與實(shí)際情況相比表現(xiàn)出了明顯的滯后性，這其中很大一部分原因是領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對(duì)人事檔案管理的不重視，使得企業(yè)員工的工作能力、思想素質(zhì)等其他個(gè)人信息在人事檔案中得不到體現(xiàn)，在人事調(diào)動(dòng)和工作安排中人事檔案不能發(fā)揮其原本的作用。因此，要加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息化建設(shè)的重視程度，在領(lǐng)導(dǎo)的重視下引導(dǎo)管理人員和工作人員對(duì)其重視程度，逐步提升管理能力，以更好的態(tài)度為人事檔案信息化的管理開展而服務(wù)，做到及時(shí)錄用、更新信息，使人事檔案在人事調(diào)動(dòng)中發(fā)揮出其最大化價(jià)值，使企業(yè)能夠唯才是舉，知人善任，進(jìn)而使企業(yè)員工在企業(yè)中發(fā)揮出最大化價(jià)值。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，人事檔案電子信息化管理不僅能代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式，彌補(bǔ)其不足之處，還能提高人事檔案管理的工作效率，保障人事檔案管理的安全性和保密性。在企業(yè)的人事檔案信息管理工作中，做好對(duì)信息的分類管理，以及電子化管理，能夠使人事信息清晰、明確的呈現(xiàn)在系統(tǒng)上，方便管理。這些人事信息往往是企業(yè)保密工作的重點(diǎn)，也是進(jìn)行工作分配和工作決策的重要依據(jù)。保證人事檔案管理的高效和便捷，對(duì)于集團(tuán)整體工作來(lái)說(shuō)是十分重要的。因此在新時(shí)期下，人事檔案電子信息化管理的發(fā)展和落實(shí)非常值得重視。

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（作者單位：陜西中鐵一局正方天域置業(yè)有限公司）