新時(shí)代背景下企業(yè)檔案資源建設(shè)探析

宋曉玉

（黑龍江省八五四農(nóng)場辦公室，黑龍江 雞西 158403）

當(dāng)下互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代發(fā)展的越來越快，高科技資源從單一文字性資料向多類型、廣范圍性資源轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的檔案資源的分類化管理和分享已經(jīng)落后于互聯(lián)網(wǎng)線上檔案資源共享。組建面向互聯(lián)網(wǎng)的企業(yè)檔案資源共享平臺，有助于資源的高效管理呈現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效率共享，提升檔案資源的利用價(jià)值，并且同時(shí)減少個(gè)人尋找相關(guān)檔案資源的難度，最大化提供信息查找的便捷性，優(yōu)化資源配置。

當(dāng)前我國正在邁向信息化時(shí)代，信息化資源的高效利用離不開以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和高度共享的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)作為基礎(chǔ)支撐，并結(jié)合現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)編程技術(shù)，通過線上方式實(shí)現(xiàn)資源整合管理和優(yōu)化配置，提高檔案資源的共享速度，降低檔案資源獲取成本，從而為全民信息時(shí)代快速發(fā)展提供技術(shù)途徑。鑒于此本文高度考慮當(dāng)前信息化資源的共享特性，構(gòu)建基于HTML、php、JavaScript開發(fā)語言和Mysql數(shù)據(jù)庫、warmp server的企業(yè)范圍內(nèi)檔案資源共享在線平臺，旨在優(yōu)化電網(wǎng)檔案資源配置和分享效率。

本文在研究國內(nèi)外檔案資源建設(shè)模式和機(jī)制的基礎(chǔ)上，通過對檔案資源平臺共享模式的研究，結(jié)合我國檔案資源建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，分析了資源建設(shè)中存在的問題，找出問題產(chǎn)生的原因，提出解決問題的方法，以當(dāng)前基礎(chǔ)檔案資源建設(shè)為實(shí)踐依據(jù)，從技術(shù)層面制定符合檔案資源建設(shè)要求的共享標(biāo)準(zhǔn)。該標(biāo)準(zhǔn)要求具有一定的通用性、平臺獨(dú)立性、技術(shù)實(shí)現(xiàn)簡單、易于推廣，不違反現(xiàn)行相關(guān)政策和標(biāo)準(zhǔn)。通過統(tǒng)一的資源共享標(biāo)準(zhǔn)，逐步消除基礎(chǔ)檔案資源建設(shè)過程中的“數(shù)據(jù)孤島”現(xiàn)象，通過資源共享標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用和實(shí)施，真正實(shí)現(xiàn)跨平臺，建立了跨產(chǎn)品、分布式的檔案資源共享網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，建立了一套示范性的檔案資源共享平臺。

1 企業(yè)檔案資源管理平臺建設(shè)

1.1 開發(fā)工具介紹

1.1.1 PHP簡介

PHP是超文本預(yù)處理器的英文縮寫，作為一種跨平臺的開放源代碼服務(wù)器的嵌入式腳本語言，其在當(dāng)前的所流行的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用程序開發(fā)業(yè)務(wù)中具有廣泛的應(yīng)用價(jià)值。這種開發(fā)語言，其植入性強(qiáng)，能夠字HTML框架的任意位置植入，并且對應(yīng)開發(fā)程序相對容易操作，入門門檻不高，適合初學(xué)者使用。當(dāng)前這種開發(fā)語言平臺，完全免費(fèi)，且源代碼高度開放，對應(yīng)的資源種類豐富繁多，且語法結(jié)構(gòu)簡單，所實(shí)現(xiàn)的功能業(yè)務(wù)多樣化，此外在MySQL數(shù)據(jù)庫強(qiáng)勁支持下，能夠提高數(shù)據(jù)庫訪問效率，對應(yīng)的代碼執(zhí)行效率和可靠性高，能夠適應(yīng)當(dāng)前的絕大多數(shù)網(wǎng)頁設(shè)計(jì)需求。

1.1.2 MySQL數(shù)據(jù)庫簡介

MySQL數(shù)據(jù)庫是一種新的小型高操控性數(shù)據(jù)庫，其由瑞典MySQL AB公司所開發(fā)，其作為一種關(guān)聯(lián)式數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，對應(yīng)的體積小，執(zhí)行效率高，并且部分成本低廉，尤其是能夠同開源的方式，共享了很多數(shù)據(jù)庫資源，這對于小型網(wǎng)站設(shè)計(jì)中為了降低部署成本，往往采用MySQL作為其數(shù)據(jù)庫的最佳選擇。此外該數(shù)據(jù)庫性能顯著，能夠同PHP和Apache等組成動態(tài)化的高穩(wěn)定和高安全性的網(wǎng)站開發(fā)環(huán)境。在實(shí)際開發(fā)中，很多人采用PHP、Apache和MySQL聯(lián)合使用，從而實(shí)現(xiàn)相應(yīng)網(wǎng)站的快速設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。

1.1.3 Apache服務(wù)器簡介

在網(wǎng)站設(shè)計(jì)后，其價(jià)值的體現(xiàn)在于網(wǎng)頁的共享性，即將所設(shè)計(jì)的網(wǎng)站通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行分享，用戶通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行訪問，從而達(dá)成網(wǎng)頁信息的傳輸，以此實(shí)現(xiàn)宣傳的目的。對于這一網(wǎng)頁分享過程則需要在Web服務(wù)器和Web服務(wù)器軟件支持下運(yùn)行發(fā)布。當(dāng)前Apache服務(wù)器是使用最廣泛的Web服務(wù)器軟件，世界上超過50%的web服務(wù)器都在運(yùn)行Apache服務(wù)器軟件。這一軟件能夠得到廣泛的支持的最大原因在于其提供開源的代碼支持和廣泛的跨平臺嵌入使用。因此本文也采用這一服務(wù)器軟件進(jìn)行網(wǎng)站的部署。

1.1.4 WampServer簡介

對于網(wǎng)站的開發(fā)應(yīng)用中，對應(yīng)的開發(fā)環(huán)境會涉及Web服務(wù)器、PHP源代碼解釋器以及DBMS等網(wǎng)絡(luò)組建軟件的安裝。這些軟件的安裝過程極為復(fù)雜，且需要反復(fù)配置環(huán)境變量，因此為了提升開發(fā)效率，則采用將上述過程集于一體的WampServer軟件來實(shí)現(xiàn)開發(fā)環(huán)境的部署。WampServer是基于Windows系統(tǒng)的Apache服務(wù)器、PHP解釋器以及MySQL數(shù)據(jù)庫等集成于一體的軟件包，這一軟件包已經(jīng)處于開放免費(fèi)試用狀態(tài)，并且在安裝配制過程中采用圖形化引導(dǎo)方式完成，從而避免復(fù)雜的安裝配制過程，能夠降低開發(fā)人員的開發(fā)難度。

1.2 企業(yè)檔案資源管理平臺建設(shè)

1.2.1 系統(tǒng)功能分析

本系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)分析如下：

管理員功能：用戶管理，咨詢管理，信息上傳管理，信息編輯管理，企業(yè)檔案資源狀態(tài)管理。

其中用戶管理、企業(yè)檔案資源管理、企業(yè)檔案資源共享管理均可以查詢、添加、修改和刪除相關(guān)記錄的信息。而企業(yè)檔案資源信息編輯管理和企業(yè)檔案資源狀態(tài)管理則可以直接對用戶的需求信息進(jìn)行在線管理。

普通用戶功能：注冊新用戶，個(gè)人注冊信息管理，企業(yè)檔案資源共享查詢，企業(yè)檔案資源狀態(tài)信息查詢，企業(yè)檔案資源查詢。

用戶可通過對企業(yè)檔案資源相關(guān)的詳細(xì)信息進(jìn)行查詢，選擇自己需要的資訊進(jìn)行在線查閱，直接提交需求建立和建設(shè)方的聯(lián)系，用戶可在系統(tǒng)中可向提供資源方進(jìn)行咨詢。信息查詢、企業(yè)檔案資源企業(yè)查詢和企業(yè)檔案資源狀態(tài)三部分是有機(jī)的聯(lián)系整體。

1.2.2 系統(tǒng)的概要設(shè)計(jì)

本系統(tǒng)是基于PHP+MySQL的Web應(yīng)用系統(tǒng)，采用B/S模式。系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)和升級方便，管理成本較低等是其主要的優(yōu)勢。簡潔的界面，直觀可視化的操作，用戶訪問或者操作可以不受使用地點(diǎn)和操作方式的限制；共享平臺的設(shè)計(jì)簡化需要額外單獨(dú)安裝的軟件，只需在瀏覽器就可以進(jìn)行操作。正因?yàn)閼?yīng)用程序運(yùn)行在服務(wù)器端，系統(tǒng)的管理與升級，更新和維護(hù)變得便捷。在保證服務(wù)端和客戶端之間的較低依賴程度的同時(shí)利用了應(yīng)用程序代碼的安全密封性，保護(hù)系統(tǒng)平臺和服務(wù)端的數(shù)據(jù)庫的安全。

1.2.3 安全性設(shè)計(jì)

對于軟件的安全性應(yīng)從“管理”和“設(shè)計(jì)”兩方面著手，而這個(gè)系統(tǒng)的安全主要是數(shù)據(jù)庫的安全，也就是保證數(shù)據(jù)庫內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。將從以下三個(gè)方面進(jìn)行概括說明：1）后臺數(shù)據(jù)庫劃分在用戶可操作范圍之外。在基于PHP的管理信息系統(tǒng)中，后臺數(shù)據(jù)是在獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫軟件中開發(fā)的，而數(shù)據(jù)庫與前臺的聯(lián)系則是通過OLE聯(lián)結(jié)的。只要通過對用戶授權(quán)機(jī)制，就可以保證數(shù)據(jù)庫的合理操作，防止非法操作對數(shù)據(jù)的修改和刪除。2）對注冊用戶的密碼加以保護(hù)。用戶一經(jīng)注冊，其詳細(xì)資料便被保存到數(shù)據(jù)表中，而用戶若需要修改和查看自己的信息則需要正確的登錄之后才可以進(jìn)行。這樣便可以保證密碼的安全性。3）角色與權(quán)限。對于管理員和普通用戶，二者的操作范圍各有不同，不可越界操作。管理員能夠?qū)ζ髽I(yè)檔案資源信息和用戶等信息進(jìn)行創(chuàng)建、更新和刪除。而普通用戶則僅僅可以查看企業(yè)檔案資源相關(guān)信息，修改自己的注冊信息。

2 總體設(shè)計(jì)原則

系統(tǒng)功能模塊的劃分以需求分析為基礎(chǔ)，將功能復(fù)雜的系統(tǒng)分解為幾個(gè)基本獨(dú)立、功能簡單、易于實(shí)現(xiàn)的功能模塊。模塊劃分的優(yōu)點(diǎn)是系統(tǒng)各模塊基本獨(dú)立，功能明確，便于各模塊的獨(dú)立開發(fā)、維護(hù)和修改，不影響系統(tǒng)中其他模塊。

模塊劃分應(yīng)遵循低耦合、高聚合的原則。耦合程度表示模塊之間的連接程度。聚合表示模塊中組件之間的連接程度。低耦合意味著模塊之間的連接較弱，反之，連接度較強(qiáng)。耦合度越低，模塊之間的聯(lián)系越弱，相互影響和連鎖反應(yīng)的概率越小。也就是說，當(dāng)某個(gè)模塊出現(xiàn)故障或需要修改和維護(hù)時(shí)，對系統(tǒng)其他模塊的影響很小。這一原則有助于提供系統(tǒng)的可維護(hù)性和可擴(kuò)展性。

3 提升企業(yè)檔案資源管理工作水平的對策

3.1 提高管理者職業(yè)素養(yǎng)

當(dāng)前現(xiàn)代企業(yè)對檔案管理工作的不足實(shí)際上表現(xiàn)在管理者的職業(yè)素養(yǎng)不足以支撐當(dāng)前的職業(yè)要求，對此提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，打造一支專業(yè)水平的檔案管理工作隊(duì)伍是關(guān)鍵。對此主要的措施就是著力提升管理人員的職業(yè)水準(zhǔn)，通過培訓(xùn)的手段來提升。其次要對企業(yè)層面在檔案資料管理上長期忽視病例資料完善的情況，要做好統(tǒng)一協(xié)調(diào)，以此優(yōu)化病例檔案的統(tǒng)一，在通過檔案資料管理人員之手實(shí)現(xiàn)分類管理，由此提高整體管理效率，提升檔案資料的連貫性、完善性，由此為企業(yè)運(yùn)作提供有效依據(jù)。

3.2 完善檔案資源收集工作

檔案資料的管理，其首要環(huán)節(jié)就是做好對檔案資源的收集工作，對此要求完善檔案資料的收集，建立完善的檔案收集流程。當(dāng)前我國企業(yè)的檔案資料種類繁多，數(shù)量極大，對此要針對檔案管理模式進(jìn)行改革，從而以優(yōu)化管理局面，提升檔案資料的整體利用率。對此首先要建立健全的管理機(jī)制，對此對信息收集、資源整理、分類以及歸檔等環(huán)節(jié)的工作要進(jìn)行嚴(yán)格詳細(xì)劃分，從而實(shí)現(xiàn)資料收集范圍，以此實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。其次要做好財(cái)務(wù)相關(guān)資料的收集，比如各個(gè)科室所涉及的預(yù)算、決算等資料，并定期對病例信息進(jìn)行收集和整理、歸檔。當(dāng)然參與管理的人員要做好保密工作，嚴(yán)守檔案資料設(shè)計(jì)內(nèi)容，避免信息被泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

3.3 建立企業(yè)檔案管理機(jī)制

當(dāng)前企業(yè)的檔案管理工作中，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的改革，其首要工作在于推動企業(yè)檔案管理機(jī)制的健全化工作，對每個(gè)企業(yè)檔案管理的細(xì)節(jié)流程明確化，從而以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。此外要建立信息監(jiān)管專門機(jī)構(gòu)，對病例記錄細(xì)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督與管理，確保形成的病例資料真實(shí)有效，從而為建立科學(xué)連貫的病例檔案資料提供可靠支撐，從而提升所涉及的檔案資料的利用價(jià)值。

4 結(jié)語

本文立足于新時(shí)代背景，重點(diǎn)概述了企業(yè)檔案資源平臺建設(shè)和基本原則。在此基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提出了企業(yè)檔案資源管理工作水平提升的對策，為現(xiàn)代企業(yè)日常檔案管理提供技術(shù)支持。